新聞發(fā)布會(huì)會(huì)前準(zhǔn)備充分與否，是發(fā)布會(huì)成敗的決定性因素。上海市政府的新聞發(fā)布有發(fā)言人的例行發(fā)布、發(fā)言人邀請(qǐng)有關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行專(zhuān)題發(fā)布、網(wǎng)上發(fā)布和書(shū)面發(fā)布等不同類(lèi)型，其準(zhǔn)備工作的重點(diǎn)也不盡相同。我不想面面俱到地談每一類(lèi)型發(fā)布會(huì)的具體準(zhǔn)備工作，僅根據(jù)我們的實(shí)踐和個(gè)人體會(huì)，從例行新聞發(fā)布會(huì)的準(zhǔn)備方面談點(diǎn)想法。
一、重視發(fā)布主題的確定
地方政府是直接面對(duì)市民百姓的，其新聞發(fā)言人的主要職責(zé)是通過(guò)發(fā)布消息宣傳政策，或者解疑釋惑，澄清事實(shí)，從而起到服務(wù)大局、引導(dǎo)輿論、塑造形象和溝通大眾的作用。地方政府的新聞發(fā)布，最重要的不是通過(guò)羅列工作、體現(xiàn)政績(jī)，而是要通過(guò)政府信息的發(fā)布，回答百姓關(guān)心的話題，體現(xiàn)政府的作為，凝聚人心。政府新聞發(fā)布要精心策劃設(shè)計(jì)發(fā)布內(nèi)容，這樣，既可以保障群眾知情權(quán)，增加政府工作透明度，又可以主導(dǎo)話題，營(yíng)造氛圍。
實(shí)踐證明，內(nèi)容選擇得當(dāng)，可以大大提高發(fā)布會(huì)的實(shí)際效果。上海市政府新聞發(fā)布制度建立以來(lái)，我們的發(fā)布內(nèi)容中，有80%是涉及群眾利益的政策性話題，近期發(fā)布的如“2005年市政府實(shí)事項(xiàng)目”、“上海市停車(chē)場(chǎng)（庫(kù)）管理辦法”、“上海新一輪三年環(huán)保行動(dòng)計(jì)劃推進(jìn)情況”、“上海市居住證暫行規(guī)定”、“地鐵1號(hào)線北延伸段將于年底開(kāi)通試運(yùn)行”、“近期交通排堵主要措施”等。這些政策性新聞的發(fā)布，報(bào)紙都在頭版突出報(bào)道，引起廣大市民的關(guān)注，獲得了好評(píng)。
同時(shí)，發(fā)布的主題還必須是記者感興趣的話題。國(guó)務(wù)院新聞辦副主任王國(guó)慶同志有個(gè)精辟的概括：新聞發(fā)布的切入點(diǎn)是：輿情+民情。要做到這一點(diǎn)是有難度的。因?yàn)榘傩贞P(guān)心的，不一定媒體特別有興趣；上海媒體有興趣的，不一定國(guó)內(nèi)其他媒體有興趣；中國(guó)媒體有興趣的，不一定外國(guó)媒體有興趣；外國(guó)媒體有興趣的，又不一定是中國(guó)百姓關(guān)心的。因此，我把它總結(jié)成為“三個(gè)點(diǎn)”的結(jié)合，即：政府關(guān)心點(diǎn)、百姓關(guān)注點(diǎn)、記者興趣點(diǎn)的結(jié)合。
二、重視新聞性的提煉
我們發(fā)布內(nèi)容的依據(jù)往往是政府工作性文件，而政府文件中最多的是工作語(yǔ)言。但新聞發(fā)布會(huì)最忌的就是通篇工作語(yǔ)言。我們總結(jié)一下成功的新聞發(fā)布會(huì)的經(jīng)驗(yàn)，發(fā)布人不是讀文件，而是用生動(dòng)的語(yǔ)言，抓往重點(diǎn)，把最重要、最有說(shuō)服力的新聞性?xún)?nèi)容跳出來(lái)，一下子吸引記者。而不成功的發(fā)布會(huì)，幾乎無(wú)一例外的是照本宣科，穿靴戴帽，從指導(dǎo)思想到工作認(rèn)識(shí)，無(wú)一遺漏，好像不如此就不完全，怕犯錯(cuò)誤。豈不知如此這般，恰恰倒了記者的胃口，他們的心里有了抵觸，注意力不集中，交頭接耳，或看別的東西，反倒把重要的內(nèi)容疏忽了。
由此可見(jiàn)，新聞發(fā)布會(huì)準(zhǔn)備工作很重要的一環(huán)，就是把政府文件中的工作性語(yǔ)言化為新聞?wù)Z言，該舍棄的堅(jiān)決舍棄，不要求全。如2004 5月12日我們發(fā)布的《上海市揚(yáng)塵污染防治管理辦法（草案）》。這是一個(gè)政府規(guī)章，有不少法律術(shù)語(yǔ)。為凸現(xiàn)其新聞性，我們開(kāi)宗明義：“揚(yáng)塵污染是大氣污染的一個(gè)重要方面。這些年來(lái)上海發(fā)展很快，建設(shè)工地很多，客觀上造成揚(yáng)塵污染比較嚴(yán)重。對(duì)此，人們的直接感覺(jué)是空氣中灰塵多，比較臟。市政府這次從政府規(guī)章的高度對(duì)揚(yáng)塵污染防治提出明確的管理辦法，就是為了理順關(guān)系，明確職責(zé)，通過(guò)各種嚴(yán)格的舉措有力地控制揚(yáng)塵污染的產(chǎn)生，讓廣大市民有一片更干凈的天空”。接著扼要地從監(jiān)管部門(mén)、監(jiān)督機(jī)制、防治措施和違章處罰等方面作了介紹，發(fā)布內(nèi)容的新聞性得到增強(qiáng)，媒體樂(lè)于采用，百姓容易理解，很受歡迎。又如2003年6月3日上海市政府第一次新聞發(fā)布會(huì)有一個(gè)內(nèi)容，即《上海市人民政府關(guān)于加強(qiáng)自身建設(shè)的若干規(guī)定》。這個(gè)《規(guī)定》早在2003年4月已經(jīng)出臺(tái)并全文刊載政府網(wǎng)上。我們?cè)诎l(fā)布時(shí)，將《規(guī)定》24項(xiàng)條款中新聞要素提煉出來(lái)，集中發(fā)布新一屆政府強(qiáng)調(diào)：要努力建設(shè)成為憂民所憂、樂(lè)民所樂(lè)的服務(wù)政府，務(wù)實(shí)高效、廉潔勤政的責(zé)任政府，依法行政、公正嚴(yán)明的法治政府的施政理念，以及精減會(huì)議和各類(lèi)活動(dòng)的規(guī)定、“七個(gè)不準(zhǔn)”、“四個(gè)嚴(yán)禁”的規(guī)定等。發(fā)布稿只有一頁(yè)多紙，但效果極好，中外媒體競(jìng)相刊載。
三、重視與政府部門(mén)的溝通
政府的政策措施，都是由各部門(mén)草擬提出和貫徹落實(shí)的。因此，各部門(mén)掌握著最鮮活、生動(dòng)的素材。作為政府“代言人”的新聞發(fā)言人，首先必須做好與有關(guān)部門(mén)的溝通。這種溝通包括兩方面。一是在確定發(fā)布主題之前，要通過(guò)及時(shí)與市政府有關(guān)部門(mén)溝通，了解通過(guò)部門(mén)工作體現(xiàn)的、適合市政府新聞發(fā)言人發(fā)布的全局性政策、規(guī)章、工作舉措等，以確定發(fā)布選題。市政府辦公廳于2004年5月下發(fā)了《關(guān)于報(bào)送擬發(fā)布新聞信息的通知》，請(qǐng)各委、辦、局在每季度第一個(gè)月的第一周，將擬請(qǐng)市政府發(fā)言人發(fā)布的和本部門(mén)擬發(fā)布的新聞信息報(bào)送至市政府新聞發(fā)言人工作小組。我們根據(jù)市政府當(dāng)前的工作重點(diǎn)加以綜合篩選，確定發(fā)布的主題。二是主題確定以后，在新聞發(fā)布會(huì)舉行之前，我們?cè)俑鶕?jù)發(fā)布內(nèi)容召開(kāi)發(fā)布準(zhǔn)備會(huì)，邀請(qǐng)有關(guān)部門(mén)的分管領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)處室的同志，請(qǐng)他們介紹制訂出臺(tái)此項(xiàng)政策的原因、背景、過(guò)程、敏感問(wèn)題和要把握的政策底線等等。同時(shí)，還采取換位思考的方式，從記者角度提出一些問(wèn)題請(qǐng)他們回答，有一些重要問(wèn)題還請(qǐng)他們按程序送審。這樣，就做到了對(duì)發(fā)布內(nèi)容“心中有數(shù)”、“心中有底”。
四、重視與記者的會(huì)前溝通
有些部門(mén)開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)，為了給領(lǐng)導(dǎo)做好準(zhǔn)備，不使領(lǐng)導(dǎo)難堪，工作人員總是在會(huì)前要求記者預(yù)報(bào)提問(wèn)的題目。這個(gè)做法非常普遍，中外都有，但記者對(duì)此是很反感的，甚至他事先告訴你這個(gè)問(wèn)題，會(huì)上卻提其他的問(wèn)題。這是因?yàn)橛浾邅?lái)參加發(fā)布會(huì)，一方面是想得到平時(shí)得不到的信息；另一方面也要通過(guò)提問(wèn)表現(xiàn)自己的水準(zhǔn)，引起注意，以擴(kuò)大自己所在媒體的影響。所以在發(fā)布會(huì)前要記者報(bào)提問(wèn)題目這樣的溝通方式我們是不采用的。但是，我們很重視發(fā)言人工作小組接聽(tīng)記者電話詢(xún)問(wèn)。通過(guò)對(duì)這些來(lái)電反映問(wèn)題的分析，有助于了解記者目前關(guān)心的問(wèn)題。對(duì)于這些問(wèn)題，能夠電話答復(fù)的，我們盡量答復(fù)。其中一些關(guān)注度很高、帶有普遍性的問(wèn)題，我們會(huì)準(zhǔn)備好口徑，在發(fā)布會(huì)上如有提問(wèn)時(shí)就給予回答。
此外，我這里所說(shuō)的溝通，更重要的是指與記者交朋友，聊天，喝咖啡，自然而然地了解情況，掌握動(dòng)向。除了平時(shí)與記者交朋友外，我們每年都要召開(kāi)一些座談會(huì)，分別邀請(qǐng)中央和兄弟省市駐滬媒體、境外駐滬媒體和上海媒體的記者，采取輕松的形式，敞開(kāi)心扉地談。通過(guò)這種形式了解媒體要求和記者們關(guān)心的熱點(diǎn)問(wèn)題，交流我們的想法，從而達(dá)到充分溝通的目的。
五、重視輿情動(dòng)態(tài)和口徑的準(zhǔn)備
這是十分重要的環(huán)節(jié)。海外輿情、國(guó)內(nèi)輿情，外國(guó)記者關(guān)心什么，上海記者關(guān)心什么，中央駐滬記者關(guān)心什么，兄弟省市記者關(guān)心什么話題等等，都要有所了解，所謂知己知彼。在此基礎(chǔ)上，準(zhǔn)備口徑就不是盲目的了。
從我們的工作實(shí)踐看，記者在發(fā)布會(huì)上的提問(wèn)大致可分為圍繞發(fā)布主題的提問(wèn)和其他熱點(diǎn)問(wèn)題提問(wèn)兩類(lèi)。對(duì)于圍繞發(fā)布主題提問(wèn)的口徑準(zhǔn)備，關(guān)鍵要在發(fā)布會(huì)準(zhǔn)備會(huì)上盡可能周全地想到并準(zhǔn)備好。對(duì)于其他熱點(diǎn)問(wèn)題的口徑準(zhǔn)備，要靠平時(shí)的分析研究，不斷積累?？梢越⒖趶綆?kù)，并隨時(shí)更新補(bǔ)充。一些敏感的問(wèn)題還需要分管領(lǐng)導(dǎo)審定，以確保口徑的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。
一、重視發(fā)布主題的確定
地方政府是直接面對(duì)市民百姓的，其新聞發(fā)言人的主要職責(zé)是通過(guò)發(fā)布消息宣傳政策，或者解疑釋惑，澄清事實(shí)，從而起到服務(wù)大局、引導(dǎo)輿論、塑造形象和溝通大眾的作用。地方政府的新聞發(fā)布，最重要的不是通過(guò)羅列工作、體現(xiàn)政績(jī)，而是要通過(guò)政府信息的發(fā)布，回答百姓關(guān)心的話題，體現(xiàn)政府的作為，凝聚人心。政府新聞發(fā)布要精心策劃設(shè)計(jì)發(fā)布內(nèi)容，這樣，既可以保障群眾知情權(quán)，增加政府工作透明度，又可以主導(dǎo)話題，營(yíng)造氛圍。
實(shí)踐證明，內(nèi)容選擇得當(dāng)，可以大大提高發(fā)布會(huì)的實(shí)際效果。上海市政府新聞發(fā)布制度建立以來(lái)，我們的發(fā)布內(nèi)容中，有80%是涉及群眾利益的政策性話題，近期發(fā)布的如“2005年市政府實(shí)事項(xiàng)目”、“上海市停車(chē)場(chǎng)（庫(kù)）管理辦法”、“上海新一輪三年環(huán)保行動(dòng)計(jì)劃推進(jìn)情況”、“上海市居住證暫行規(guī)定”、“地鐵1號(hào)線北延伸段將于年底開(kāi)通試運(yùn)行”、“近期交通排堵主要措施”等。這些政策性新聞的發(fā)布，報(bào)紙都在頭版突出報(bào)道，引起廣大市民的關(guān)注，獲得了好評(píng)。
同時(shí)，發(fā)布的主題還必須是記者感興趣的話題。國(guó)務(wù)院新聞辦副主任王國(guó)慶同志有個(gè)精辟的概括：新聞發(fā)布的切入點(diǎn)是：輿情+民情。要做到這一點(diǎn)是有難度的。因?yàn)榘傩贞P(guān)心的，不一定媒體特別有興趣；上海媒體有興趣的，不一定國(guó)內(nèi)其他媒體有興趣；中國(guó)媒體有興趣的，不一定外國(guó)媒體有興趣；外國(guó)媒體有興趣的，又不一定是中國(guó)百姓關(guān)心的。因此，我把它總結(jié)成為“三個(gè)點(diǎn)”的結(jié)合，即：政府關(guān)心點(diǎn)、百姓關(guān)注點(diǎn)、記者興趣點(diǎn)的結(jié)合。
二、重視新聞性的提煉
我們發(fā)布內(nèi)容的依據(jù)往往是政府工作性文件，而政府文件中最多的是工作語(yǔ)言。但新聞發(fā)布會(huì)最忌的就是通篇工作語(yǔ)言。我們總結(jié)一下成功的新聞發(fā)布會(huì)的經(jīng)驗(yàn)，發(fā)布人不是讀文件，而是用生動(dòng)的語(yǔ)言，抓往重點(diǎn)，把最重要、最有說(shuō)服力的新聞性?xún)?nèi)容跳出來(lái)，一下子吸引記者。而不成功的發(fā)布會(huì)，幾乎無(wú)一例外的是照本宣科，穿靴戴帽，從指導(dǎo)思想到工作認(rèn)識(shí)，無(wú)一遺漏，好像不如此就不完全，怕犯錯(cuò)誤。豈不知如此這般，恰恰倒了記者的胃口，他們的心里有了抵觸，注意力不集中，交頭接耳，或看別的東西，反倒把重要的內(nèi)容疏忽了。
由此可見(jiàn)，新聞發(fā)布會(huì)準(zhǔn)備工作很重要的一環(huán)，就是把政府文件中的工作性語(yǔ)言化為新聞?wù)Z言，該舍棄的堅(jiān)決舍棄，不要求全。如2004 5月12日我們發(fā)布的《上海市揚(yáng)塵污染防治管理辦法（草案）》。這是一個(gè)政府規(guī)章，有不少法律術(shù)語(yǔ)。為凸現(xiàn)其新聞性，我們開(kāi)宗明義：“揚(yáng)塵污染是大氣污染的一個(gè)重要方面。這些年來(lái)上海發(fā)展很快，建設(shè)工地很多，客觀上造成揚(yáng)塵污染比較嚴(yán)重。對(duì)此，人們的直接感覺(jué)是空氣中灰塵多，比較臟。市政府這次從政府規(guī)章的高度對(duì)揚(yáng)塵污染防治提出明確的管理辦法，就是為了理順關(guān)系，明確職責(zé)，通過(guò)各種嚴(yán)格的舉措有力地控制揚(yáng)塵污染的產(chǎn)生，讓廣大市民有一片更干凈的天空”。接著扼要地從監(jiān)管部門(mén)、監(jiān)督機(jī)制、防治措施和違章處罰等方面作了介紹，發(fā)布內(nèi)容的新聞性得到增強(qiáng)，媒體樂(lè)于采用，百姓容易理解，很受歡迎。又如2003年6月3日上海市政府第一次新聞發(fā)布會(huì)有一個(gè)內(nèi)容，即《上海市人民政府關(guān)于加強(qiáng)自身建設(shè)的若干規(guī)定》。這個(gè)《規(guī)定》早在2003年4月已經(jīng)出臺(tái)并全文刊載政府網(wǎng)上。我們?cè)诎l(fā)布時(shí)，將《規(guī)定》24項(xiàng)條款中新聞要素提煉出來(lái)，集中發(fā)布新一屆政府強(qiáng)調(diào)：要努力建設(shè)成為憂民所憂、樂(lè)民所樂(lè)的服務(wù)政府，務(wù)實(shí)高效、廉潔勤政的責(zé)任政府，依法行政、公正嚴(yán)明的法治政府的施政理念，以及精減會(huì)議和各類(lèi)活動(dòng)的規(guī)定、“七個(gè)不準(zhǔn)”、“四個(gè)嚴(yán)禁”的規(guī)定等。發(fā)布稿只有一頁(yè)多紙，但效果極好，中外媒體競(jìng)相刊載。
三、重視與政府部門(mén)的溝通
政府的政策措施，都是由各部門(mén)草擬提出和貫徹落實(shí)的。因此，各部門(mén)掌握著最鮮活、生動(dòng)的素材。作為政府“代言人”的新聞發(fā)言人，首先必須做好與有關(guān)部門(mén)的溝通。這種溝通包括兩方面。一是在確定發(fā)布主題之前，要通過(guò)及時(shí)與市政府有關(guān)部門(mén)溝通，了解通過(guò)部門(mén)工作體現(xiàn)的、適合市政府新聞發(fā)言人發(fā)布的全局性政策、規(guī)章、工作舉措等，以確定發(fā)布選題。市政府辦公廳于2004年5月下發(fā)了《關(guān)于報(bào)送擬發(fā)布新聞信息的通知》，請(qǐng)各委、辦、局在每季度第一個(gè)月的第一周，將擬請(qǐng)市政府發(fā)言人發(fā)布的和本部門(mén)擬發(fā)布的新聞信息報(bào)送至市政府新聞發(fā)言人工作小組。我們根據(jù)市政府當(dāng)前的工作重點(diǎn)加以綜合篩選，確定發(fā)布的主題。二是主題確定以后，在新聞發(fā)布會(huì)舉行之前，我們?cè)俑鶕?jù)發(fā)布內(nèi)容召開(kāi)發(fā)布準(zhǔn)備會(huì)，邀請(qǐng)有關(guān)部門(mén)的分管領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)處室的同志，請(qǐng)他們介紹制訂出臺(tái)此項(xiàng)政策的原因、背景、過(guò)程、敏感問(wèn)題和要把握的政策底線等等。同時(shí)，還采取換位思考的方式，從記者角度提出一些問(wèn)題請(qǐng)他們回答，有一些重要問(wèn)題還請(qǐng)他們按程序送審。這樣，就做到了對(duì)發(fā)布內(nèi)容“心中有數(shù)”、“心中有底”。
四、重視與記者的會(huì)前溝通
有些部門(mén)開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)，為了給領(lǐng)導(dǎo)做好準(zhǔn)備，不使領(lǐng)導(dǎo)難堪，工作人員總是在會(huì)前要求記者預(yù)報(bào)提問(wèn)的題目。這個(gè)做法非常普遍，中外都有，但記者對(duì)此是很反感的，甚至他事先告訴你這個(gè)問(wèn)題，會(huì)上卻提其他的問(wèn)題。這是因?yàn)橛浾邅?lái)參加發(fā)布會(huì)，一方面是想得到平時(shí)得不到的信息；另一方面也要通過(guò)提問(wèn)表現(xiàn)自己的水準(zhǔn)，引起注意，以擴(kuò)大自己所在媒體的影響。所以在發(fā)布會(huì)前要記者報(bào)提問(wèn)題目這樣的溝通方式我們是不采用的。但是，我們很重視發(fā)言人工作小組接聽(tīng)記者電話詢(xún)問(wèn)。通過(guò)對(duì)這些來(lái)電反映問(wèn)題的分析，有助于了解記者目前關(guān)心的問(wèn)題。對(duì)于這些問(wèn)題，能夠電話答復(fù)的，我們盡量答復(fù)。其中一些關(guān)注度很高、帶有普遍性的問(wèn)題，我們會(huì)準(zhǔn)備好口徑，在發(fā)布會(huì)上如有提問(wèn)時(shí)就給予回答。
此外，我這里所說(shuō)的溝通，更重要的是指與記者交朋友，聊天，喝咖啡，自然而然地了解情況，掌握動(dòng)向。除了平時(shí)與記者交朋友外，我們每年都要召開(kāi)一些座談會(huì)，分別邀請(qǐng)中央和兄弟省市駐滬媒體、境外駐滬媒體和上海媒體的記者，采取輕松的形式，敞開(kāi)心扉地談。通過(guò)這種形式了解媒體要求和記者們關(guān)心的熱點(diǎn)問(wèn)題，交流我們的想法，從而達(dá)到充分溝通的目的。
五、重視輿情動(dòng)態(tài)和口徑的準(zhǔn)備
這是十分重要的環(huán)節(jié)。海外輿情、國(guó)內(nèi)輿情，外國(guó)記者關(guān)心什么，上海記者關(guān)心什么，中央駐滬記者關(guān)心什么，兄弟省市記者關(guān)心什么話題等等，都要有所了解，所謂知己知彼。在此基礎(chǔ)上，準(zhǔn)備口徑就不是盲目的了。
從我們的工作實(shí)踐看，記者在發(fā)布會(huì)上的提問(wèn)大致可分為圍繞發(fā)布主題的提問(wèn)和其他熱點(diǎn)問(wèn)題提問(wèn)兩類(lèi)。對(duì)于圍繞發(fā)布主題提問(wèn)的口徑準(zhǔn)備，關(guān)鍵要在發(fā)布會(huì)準(zhǔn)備會(huì)上盡可能周全地想到并準(zhǔn)備好。對(duì)于其他熱點(diǎn)問(wèn)題的口徑準(zhǔn)備，要靠平時(shí)的分析研究，不斷積累?？梢越⒖趶綆?kù)，并隨時(shí)更新補(bǔ)充。一些敏感的問(wèn)題還需要分管領(lǐng)導(dǎo)審定，以確保口徑的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。