在信息化項目剛起步階段，企業(yè)實(shí)施信息化項目時，一般都不會進(jìn)行招標(biāo)。這主要有多方面的原因。如在以前信息化項目很多都可能是由IT部門主導(dǎo)，而他們對于信息化項目的招標(biāo)工作不是很清楚，所以，也就放棄了招標(biāo)。近幾年，企業(yè)也意思到了這么做的弊端，所以，在信息化項目上，也開始引入了招標(biāo)管理，以規(guī)范信息化項目的運(yùn)作。在信息化項目剛起步階段，企業(yè)實(shí)施信息化項目時，一般都不會進(jìn)行招標(biāo)。這主要有多方面的原因。如在以前信息化項目很多都可能是由IT部門主導(dǎo)，而他們對于信息化項目的招標(biāo)工作不是很清楚，所以，也就放棄了招標(biāo)。近幾年，企業(yè)也意思到了這么做的弊端，所以，在信息化項目上，也開始引入了招標(biāo)管理，以規(guī)范信息化項目的運(yùn)作。
可惜的是，由于缺乏相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)，招標(biāo)書的書寫上，存在比較多的毛病。這篇文章，我將結(jié)合自己的經(jīng)歷，談?wù)勗谛畔⒒椖康恼袠?biāo)書書寫時，常見的一些毛病。
一、招標(biāo)書上需求寫的不夠細(xì)致、深入
信息化項目招標(biāo)書上，企業(yè)的需求是一塊不容忽視的內(nèi)容。但是，我遇到過一些用戶，在需求上，存在一些過大過粗的錯誤。如我以前接觸過一家客戶，其在寫銷售管理需求時，招標(biāo)書上說要實(shí)現(xiàn)“銷售訂單價格分級確認(rèn)審核”需求。這個需求現(xiàn)在大部分的信息化管理軟件都可以實(shí)現(xiàn)。
但是，具體如何實(shí)現(xiàn)呢？
如分級審核要分幾個級別審核，分三級呢，還是五級？在后來的軟件供應(yīng)商演示的過程中，發(fā)現(xiàn)他們只能夠?qū)崿F(xiàn)對于價格的三級確認(rèn)，而按照用戶現(xiàn)在的需求，則需要實(shí)現(xiàn)至少五級的確認(rèn)。最后從來演示的供應(yīng)商中，發(fā)現(xiàn)只有四家供應(yīng)商符合這個要求，而其他的十余家供應(yīng)商否不符合這個需求。這說明什么呢？這說明我們用戶由于在招標(biāo)說明書上沒有寫清楚需求，把很多的時間浪費(fèi)在這些基本功能的刷選上。若我們能夠把這些基本需求再定義的詳細(xì)一點(diǎn)，那很多供應(yīng)商可能都會自動選擇退出了。我們也就不會浪費(fèi)這么多的時間。
如分級審核是執(zhí)行統(tǒng)一的政策呢，還是有地域差異呢？如對于一些產(chǎn)品，可能會根據(jù)當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)有不同的價格優(yōu)惠。如對于西北地區(qū)，我們?yōu)榱送茝V市場，同時，出于當(dāng)?shù)氐南M(fèi)水平需要，企業(yè)可能會給與一些價格上的扶持。如對于這些市場上來說，業(yè)務(wù)員的價格折扣權(quán)利有8折扣。而對于其他市場來收，業(yè)務(wù)員的價格折扣權(quán)利只有9折。若統(tǒng)一的折扣政策，可能很多信息化管理系統(tǒng)都可以實(shí)現(xiàn)，但是，若是這種分區(qū)域的折扣政策，可以實(shí)現(xiàn)這個功能的信息化管理系統(tǒng)就要少得多了。那我們也可以過濾掉一些不符合我們要求的供應(yīng)商了。
從以上兩個例子中，我們就可以看出，在招標(biāo)書上，把需求寫的詳細(xì)、深入的重要性了。所以，在招標(biāo)書書寫之前，要先進(jìn)行需求調(diào)研、分析、研究。沒有準(zhǔn)確的需求、沒有詳細(xì)的需求的招標(biāo)書，對于招標(biāo)工作來說，沒有多大實(shí)際的利益。而且，很容易被對方鉆空子。
二、建筑項目等招標(biāo)書的簡單復(fù)制。
對于項目進(jìn)行招標(biāo)，這制度現(xiàn)在對于一些建筑項目來說，已經(jīng)發(fā)展的比較成熟。如房地產(chǎn)開發(fā)公司對于綠化工程、建筑公司等等，都實(shí)現(xiàn)了招標(biāo)管理。我們在搜索引擎上一找招標(biāo)合同，大部分都是跟建筑有關(guān)。所以，很多企業(yè)信息化項目負(fù)責(zé)人，就會耍小聰明了，會按照建筑項目招標(biāo)合同為模板，進(jìn)行招標(biāo)書的寫作。
但是，建筑項目招標(biāo)書跟信息化項目招標(biāo)書有很大的不同。
首先，建筑業(yè)本身已經(jīng)發(fā)展的很成熟，有很多法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，也有很多行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。特別是法律法規(guī)強(qiáng)制性的要求，基本上不用再投標(biāo)書上有所涉及。我也看過一些建筑方面的投標(biāo)書，他們上面一句“符合國家法律法規(guī)要求”，就這么一句話，就有非常豐富的內(nèi)容。但是，現(xiàn)在信息化項目則還沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，更不用說法律法規(guī)的約束了。故，對于一些強(qiáng)制性的要求，如信息化項目合作伙伴不能夠隨便把企業(yè)的項目外包、必須獨(dú)立自主的完成信息化項目的建設(shè)等等，這些要求在招標(biāo)書上明確的寫明。否則的話，有些合作伙伴，可能會把我們的信息化項目不負(fù)責(zé)任的分包給其他的一些小公司來完成。
其次，很多建筑公司的要求，如對于建筑標(biāo)準(zhǔn)的要求，都是大同小異。所以，建筑公司書寫招標(biāo)書的時候，只需要強(qiáng)調(diào)一些特殊的內(nèi)容，所以，建筑公司招標(biāo)書，現(xiàn)在都有了統(tǒng)一的模式，其若相互復(fù)制，也不會有多大的問題。但是，對于我們書寫信息化項目的時候，卻是不一樣的。為什么呢？就拿ERP項目的招標(biāo)書來說。ERP項目，其重點(diǎn)在于管理，其核心思想也在于管理。但是，不同企業(yè)之間，即使是行業(yè)相同的不同公司，其可能經(jīng)營的背景不同、管理人的思維不同，其采用的管理思想、管理模式也不可能相同。但是，你又不能說誰對誰錯，因?yàn)檫@沒有評價的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。故，我們在寫招標(biāo)書的時候，把其他公司的招標(biāo)書拿來拷貝一下，那有什么用呢？根本不能夠體現(xiàn)企業(yè)真實(shí)的需求。這種抄襲的招標(biāo)書，對于招標(biāo)工作，沒有多大的指導(dǎo)意義。
三、招標(biāo)書對于項目范圍規(guī)定的不夠明確，模棱兩可。
我相信，很多企業(yè)的項目管理員，都有類似的苦惱。
一方面，企業(yè)員工的需求如同滾雪球一般，在慢慢的膨脹，越滾越大。一些新需求，如同雨后春筍一般，紛紛冒出來。員工系統(tǒng)使用的越深入，越發(fā)現(xiàn)軟件的不足與缺陷，使用起來也沒有想象中那么方便。
另一方面，信息化項目合作伙伴也在不斷的回避我們用戶增加的新需求，他們對不斷增加的新需求、不斷變更的需求實(shí)現(xiàn)方式叫苦不已，他們擔(dān)心，長久以往下去，他們會如同美國陷入伊拉克戰(zhàn)爭那樣，陷入泥潭而不可拔。
一方面，用戶不斷向信息化項目負(fù)責(zé)人施壓，另一方面，信息化合作伙伴又找種種理由（理由是成立的，不是借口）來進(jìn)行推托，要么不斷的增加實(shí)施成本，這都讓信息化項目負(fù)責(zé)人在項目實(shí)施的過程中，兩頭不是人。
只有真正到了這緊張的時刻，CIO才會知道，原來招標(biāo)書有這么的重要。要是在招標(biāo)書上，能夠?qū)懨髟敿?xì)的需求，那么，也不會弄到現(xiàn)在這個進(jìn)退兩難的地步了？在招標(biāo)書上，對于項目范圍規(guī)定的不夠明確，對于需求定義的不夠詳細(xì)，是造成今天一切的罪魁禍?zhǔn)住?BR> 所以，在書寫招標(biāo)書的時候，我們要明確定義出項目的范圍，整理清楚項目的具體需求，讓員工與項目合作伙伴，一看到招標(biāo)書，就知道要實(shí)現(xiàn)什么什么功能，如此，可以減少三方之間的分歧；也可以減輕CIO肩膀上的壓力。
四、需求沒有跟管理制度結(jié)合，跟現(xiàn)實(shí)處理脫鉤。
若我們在招標(biāo)說明書上寫需求的時候，沒有跟管理制度結(jié)合，那么，需求只是一種計算機(jī)上一些簡單的實(shí)現(xiàn)過程，但是，他沒有反應(yīng)企業(yè)真實(shí)的需要。因?yàn)闆]有跟管理制度結(jié)合的需求，就好像沒有血色的臉一樣，蒼白無力，經(jīng)不起任何的推敲。
我見過一家企業(yè)寫的招標(biāo)書，其招標(biāo)書上寫的需求可謂是最詳細(xì)不過了，而且，還配有具體的流程圖。但是，其需求說明上，忽視了管理制度、忽視了例外。如他們在寫ERP收貨管理的時候，對于收貨管理有一個進(jìn)貨數(shù)量的控制需求，他們要求，倉庫在收貨時，不能收超過采購單數(shù)量的貨物。若超過了，要么讓對方帶回去，要么暫時寄存在企業(yè)中，可以在下次采購單的時候，進(jìn)行抵扣。但是，后來發(fā)現(xiàn)，在現(xiàn)實(shí)處理中，還不一定這么做。當(dāng)經(jīng)過采購經(jīng)理批準(zhǔn)的話，還是要按實(shí)入庫的。
那為何會有這種差異呢？原來，他們在寫招標(biāo)書的時候，是按照企業(yè)的制度來的。但是，企業(yè)的制度跟現(xiàn)在的實(shí)際處理有一定的差異，可能是制度還沒來的更新。此時，若按這個有問題的管理制度寫招標(biāo)書的話，就可能產(chǎn)生這個問題了。
所以，我們在寫招標(biāo)書的時候，不要太迷信與企業(yè)的管理制度?，F(xiàn)在企業(yè)能夠的按照企業(yè)管理制度來辦事的企業(yè)還不是很多。所以，我們有了管理制度后，只能作為參考。我們作為信息化項目地掌舵人，要抱著高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，要跟用戶一一進(jìn)行確認(rèn)，看看這些制度是否真的被落實(shí)下去，跟現(xiàn)實(shí)處理是否相同。我們要知道，在沒有系統(tǒng)的時候，制度跟現(xiàn)實(shí)即使脫節(jié)了，企業(yè)業(yè)務(wù)也可以正常進(jìn)行；但是，上了信息化管理系統(tǒng)后，若系統(tǒng)處理跟現(xiàn)實(shí)處理脫節(jié)了，那企業(yè)可能就寸步難行了。而系統(tǒng)按照企業(yè)制度來設(shè)計，若企業(yè)制度跟現(xiàn)實(shí)處理不一致，那難免的，系統(tǒng)處理也會跟企業(yè)正常運(yùn)作產(chǎn)生矛盾，到那時候，問題就大了，系統(tǒng)會影響企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營。
故在寫招標(biāo)書的時候，不要把制度一成不變的往招標(biāo)書上搬，而是還要跟用戶確認(rèn)一下，這些制度的有效性到底如何。
可惜的是，由于缺乏相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)，招標(biāo)書的書寫上，存在比較多的毛病。這篇文章，我將結(jié)合自己的經(jīng)歷，談?wù)勗谛畔⒒椖康恼袠?biāo)書書寫時，常見的一些毛病。
一、招標(biāo)書上需求寫的不夠細(xì)致、深入
信息化項目招標(biāo)書上，企業(yè)的需求是一塊不容忽視的內(nèi)容。但是，我遇到過一些用戶，在需求上，存在一些過大過粗的錯誤。如我以前接觸過一家客戶，其在寫銷售管理需求時，招標(biāo)書上說要實(shí)現(xiàn)“銷售訂單價格分級確認(rèn)審核”需求。這個需求現(xiàn)在大部分的信息化管理軟件都可以實(shí)現(xiàn)。
但是，具體如何實(shí)現(xiàn)呢？
如分級審核要分幾個級別審核，分三級呢，還是五級？在后來的軟件供應(yīng)商演示的過程中，發(fā)現(xiàn)他們只能夠?qū)崿F(xiàn)對于價格的三級確認(rèn)，而按照用戶現(xiàn)在的需求，則需要實(shí)現(xiàn)至少五級的確認(rèn)。最后從來演示的供應(yīng)商中，發(fā)現(xiàn)只有四家供應(yīng)商符合這個要求，而其他的十余家供應(yīng)商否不符合這個需求。這說明什么呢？這說明我們用戶由于在招標(biāo)說明書上沒有寫清楚需求，把很多的時間浪費(fèi)在這些基本功能的刷選上。若我們能夠把這些基本需求再定義的詳細(xì)一點(diǎn)，那很多供應(yīng)商可能都會自動選擇退出了。我們也就不會浪費(fèi)這么多的時間。
如分級審核是執(zhí)行統(tǒng)一的政策呢，還是有地域差異呢？如對于一些產(chǎn)品，可能會根據(jù)當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)有不同的價格優(yōu)惠。如對于西北地區(qū)，我們?yōu)榱送茝V市場，同時，出于當(dāng)?shù)氐南M(fèi)水平需要，企業(yè)可能會給與一些價格上的扶持。如對于這些市場上來說，業(yè)務(wù)員的價格折扣權(quán)利有8折扣。而對于其他市場來收，業(yè)務(wù)員的價格折扣權(quán)利只有9折。若統(tǒng)一的折扣政策，可能很多信息化管理系統(tǒng)都可以實(shí)現(xiàn)，但是，若是這種分區(qū)域的折扣政策，可以實(shí)現(xiàn)這個功能的信息化管理系統(tǒng)就要少得多了。那我們也可以過濾掉一些不符合我們要求的供應(yīng)商了。
從以上兩個例子中，我們就可以看出，在招標(biāo)書上，把需求寫的詳細(xì)、深入的重要性了。所以，在招標(biāo)書書寫之前，要先進(jìn)行需求調(diào)研、分析、研究。沒有準(zhǔn)確的需求、沒有詳細(xì)的需求的招標(biāo)書，對于招標(biāo)工作來說，沒有多大實(shí)際的利益。而且，很容易被對方鉆空子。
二、建筑項目等招標(biāo)書的簡單復(fù)制。
對于項目進(jìn)行招標(biāo)，這制度現(xiàn)在對于一些建筑項目來說，已經(jīng)發(fā)展的比較成熟。如房地產(chǎn)開發(fā)公司對于綠化工程、建筑公司等等，都實(shí)現(xiàn)了招標(biāo)管理。我們在搜索引擎上一找招標(biāo)合同，大部分都是跟建筑有關(guān)。所以，很多企業(yè)信息化項目負(fù)責(zé)人，就會耍小聰明了，會按照建筑項目招標(biāo)合同為模板，進(jìn)行招標(biāo)書的寫作。
但是，建筑項目招標(biāo)書跟信息化項目招標(biāo)書有很大的不同。
首先，建筑業(yè)本身已經(jīng)發(fā)展的很成熟，有很多法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，也有很多行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。特別是法律法規(guī)強(qiáng)制性的要求，基本上不用再投標(biāo)書上有所涉及。我也看過一些建筑方面的投標(biāo)書，他們上面一句“符合國家法律法規(guī)要求”，就這么一句話，就有非常豐富的內(nèi)容。但是，現(xiàn)在信息化項目則還沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，更不用說法律法規(guī)的約束了。故，對于一些強(qiáng)制性的要求，如信息化項目合作伙伴不能夠隨便把企業(yè)的項目外包、必須獨(dú)立自主的完成信息化項目的建設(shè)等等，這些要求在招標(biāo)書上明確的寫明。否則的話，有些合作伙伴，可能會把我們的信息化項目不負(fù)責(zé)任的分包給其他的一些小公司來完成。
其次，很多建筑公司的要求，如對于建筑標(biāo)準(zhǔn)的要求，都是大同小異。所以，建筑公司書寫招標(biāo)書的時候，只需要強(qiáng)調(diào)一些特殊的內(nèi)容，所以，建筑公司招標(biāo)書，現(xiàn)在都有了統(tǒng)一的模式，其若相互復(fù)制，也不會有多大的問題。但是，對于我們書寫信息化項目的時候，卻是不一樣的。為什么呢？就拿ERP項目的招標(biāo)書來說。ERP項目，其重點(diǎn)在于管理，其核心思想也在于管理。但是，不同企業(yè)之間，即使是行業(yè)相同的不同公司，其可能經(jīng)營的背景不同、管理人的思維不同，其采用的管理思想、管理模式也不可能相同。但是，你又不能說誰對誰錯，因?yàn)檫@沒有評價的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。故，我們在寫招標(biāo)書的時候，把其他公司的招標(biāo)書拿來拷貝一下，那有什么用呢？根本不能夠體現(xiàn)企業(yè)真實(shí)的需求。這種抄襲的招標(biāo)書，對于招標(biāo)工作，沒有多大的指導(dǎo)意義。
三、招標(biāo)書對于項目范圍規(guī)定的不夠明確，模棱兩可。
我相信，很多企業(yè)的項目管理員，都有類似的苦惱。
一方面，企業(yè)員工的需求如同滾雪球一般，在慢慢的膨脹，越滾越大。一些新需求，如同雨后春筍一般，紛紛冒出來。員工系統(tǒng)使用的越深入，越發(fā)現(xiàn)軟件的不足與缺陷，使用起來也沒有想象中那么方便。
另一方面，信息化項目合作伙伴也在不斷的回避我們用戶增加的新需求，他們對不斷增加的新需求、不斷變更的需求實(shí)現(xiàn)方式叫苦不已，他們擔(dān)心，長久以往下去，他們會如同美國陷入伊拉克戰(zhàn)爭那樣，陷入泥潭而不可拔。
一方面，用戶不斷向信息化項目負(fù)責(zé)人施壓，另一方面，信息化合作伙伴又找種種理由（理由是成立的，不是借口）來進(jìn)行推托，要么不斷的增加實(shí)施成本，這都讓信息化項目負(fù)責(zé)人在項目實(shí)施的過程中，兩頭不是人。
只有真正到了這緊張的時刻，CIO才會知道，原來招標(biāo)書有這么的重要。要是在招標(biāo)書上，能夠?qū)懨髟敿?xì)的需求，那么，也不會弄到現(xiàn)在這個進(jìn)退兩難的地步了？在招標(biāo)書上，對于項目范圍規(guī)定的不夠明確，對于需求定義的不夠詳細(xì)，是造成今天一切的罪魁禍?zhǔn)住?BR> 所以，在書寫招標(biāo)書的時候，我們要明確定義出項目的范圍，整理清楚項目的具體需求，讓員工與項目合作伙伴，一看到招標(biāo)書，就知道要實(shí)現(xiàn)什么什么功能，如此，可以減少三方之間的分歧；也可以減輕CIO肩膀上的壓力。
四、需求沒有跟管理制度結(jié)合，跟現(xiàn)實(shí)處理脫鉤。
若我們在招標(biāo)說明書上寫需求的時候，沒有跟管理制度結(jié)合，那么，需求只是一種計算機(jī)上一些簡單的實(shí)現(xiàn)過程，但是，他沒有反應(yīng)企業(yè)真實(shí)的需要。因?yàn)闆]有跟管理制度結(jié)合的需求，就好像沒有血色的臉一樣，蒼白無力，經(jīng)不起任何的推敲。
我見過一家企業(yè)寫的招標(biāo)書，其招標(biāo)書上寫的需求可謂是最詳細(xì)不過了，而且，還配有具體的流程圖。但是，其需求說明上，忽視了管理制度、忽視了例外。如他們在寫ERP收貨管理的時候，對于收貨管理有一個進(jìn)貨數(shù)量的控制需求，他們要求，倉庫在收貨時，不能收超過采購單數(shù)量的貨物。若超過了，要么讓對方帶回去，要么暫時寄存在企業(yè)中，可以在下次采購單的時候，進(jìn)行抵扣。但是，后來發(fā)現(xiàn)，在現(xiàn)實(shí)處理中，還不一定這么做。當(dāng)經(jīng)過采購經(jīng)理批準(zhǔn)的話，還是要按實(shí)入庫的。
那為何會有這種差異呢？原來，他們在寫招標(biāo)書的時候，是按照企業(yè)的制度來的。但是，企業(yè)的制度跟現(xiàn)在的實(shí)際處理有一定的差異，可能是制度還沒來的更新。此時，若按這個有問題的管理制度寫招標(biāo)書的話，就可能產(chǎn)生這個問題了。
所以，我們在寫招標(biāo)書的時候，不要太迷信與企業(yè)的管理制度?，F(xiàn)在企業(yè)能夠的按照企業(yè)管理制度來辦事的企業(yè)還不是很多。所以，我們有了管理制度后，只能作為參考。我們作為信息化項目地掌舵人，要抱著高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，要跟用戶一一進(jìn)行確認(rèn)，看看這些制度是否真的被落實(shí)下去，跟現(xiàn)實(shí)處理是否相同。我們要知道，在沒有系統(tǒng)的時候，制度跟現(xiàn)實(shí)即使脫節(jié)了，企業(yè)業(yè)務(wù)也可以正常進(jìn)行；但是，上了信息化管理系統(tǒng)后，若系統(tǒng)處理跟現(xiàn)實(shí)處理脫節(jié)了，那企業(yè)可能就寸步難行了。而系統(tǒng)按照企業(yè)制度來設(shè)計，若企業(yè)制度跟現(xiàn)實(shí)處理不一致，那難免的，系統(tǒng)處理也會跟企業(yè)正常運(yùn)作產(chǎn)生矛盾，到那時候，問題就大了，系統(tǒng)會影響企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營。
故在寫招標(biāo)書的時候，不要把制度一成不變的往招標(biāo)書上搬，而是還要跟用戶確認(rèn)一下，這些制度的有效性到底如何。