外貿(mào)出口跟單操作指導(dǎo):原材料采購跟單流程

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一、原材料采購跟單含義及起因
    原材料等采購跟單的目的在于滿足對(duì)外合同執(zhí)行中對(duì)原材料的需求,即在規(guī)定的期限,獲得必需的原材料,避免企業(yè)停工待料。
    (一)采購的含義(略)
    (二)原材料采購的原因(略)
    (三)原材料采購中經(jīng)常出現(xiàn)的問題
    原材料等到底能不能按時(shí)供應(yīng), 跟單員 有大量艱苦細(xì)致的工作要做。在原材料等采購跟單工作中, 跟單員 要事先預(yù)計(jì)到可能發(fā)生的問題,其關(guān)鍵環(huán)節(jié)主要在原材料供應(yīng)商、采購方企業(yè)等控制方面。原材料供應(yīng)商可能由于管理、生產(chǎn)、技術(shù)等多方原因而出現(xiàn)未能按期提供原材料。采購方企業(yè)也有可能由于供應(yīng)商選擇不當(dāng)或自己工作不到位等原因使供應(yīng)商未能及時(shí)提供原材料。
    二、原材料采購跟單要求
    原材料采購跟單的基本要求是:適當(dāng)?shù)慕回洉r(shí)間,適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量,適當(dāng)?shù)慕回浀攸c(diǎn),適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量及適當(dāng)?shù)慕回泝r(jià)格。
    (一)適當(dāng)?shù)慕回洉r(shí)間
    適當(dāng)?shù)慕回洉r(shí)間是 跟單員 進(jìn)行原材料采購跟單的中心任務(wù)。原材料交貨時(shí)間過早或過晚都不利于采購企業(yè)的經(jīng)營運(yùn)作,跟單員的任務(wù)就是使所采購的原材料在規(guī)定的時(shí)間獲得有效的供應(yīng)。
    (二)適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量
    適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量,是指供應(yīng)商所交的原材料可以滿足企業(yè)使用要求。過低的質(zhì)量要求是不容許的,但過高的質(zhì)量會(huì)導(dǎo)致成本提高,削弱產(chǎn)品的競爭力,這同樣不可取。原材料質(zhì)量達(dá)不到企業(yè)使用要求的后果是嚴(yán)重的:
    1.會(huì)導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部相關(guān)人員花費(fèi)大量的時(shí)間與精力去處理,增加大量的管理費(fèi)用;
    2.會(huì)導(dǎo)致企業(yè)在重檢、挑選上花費(fèi)額外的時(shí)間與精力,造成檢驗(yàn)費(fèi)用增加;
    3.會(huì)導(dǎo)致生產(chǎn)線返工增多,降低生產(chǎn)效率;
    4.會(huì)導(dǎo)致生產(chǎn)計(jì)劃推遲,有可能引起不能按承諾的時(shí)間向客戶交貨,會(huì)降低客戶對(duì)企業(yè)的信任度;
    5.會(huì)引起客戶退貨,導(dǎo)致企業(yè)蒙受嚴(yán)重?fù)p失,嚴(yán)重的會(huì)丟失客戶。
    (三)適當(dāng)?shù)慕回浀攸c(diǎn)
    為了減少企業(yè)的運(yùn)輸與裝卸費(fèi)用,跟單員在進(jìn)行原材料跟單時(shí)應(yīng)要求供應(yīng)商在適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)交貨,因此跟單員應(yīng)重點(diǎn)選擇那些離企業(yè)近、交通方便的供應(yīng)商。因交貨地點(diǎn)不當(dāng),會(huì)增加原材料的運(yùn)輸、裝卸和保管成本。
    (四)適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量
    適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量是指每次交來的原材料企業(yè)剛好夠用,不產(chǎn)生更多的庫存。
    (五)適當(dāng)?shù)慕回泝r(jià)格
    一個(gè)合適的價(jià)格,要經(jīng)過以下幾個(gè)環(huán)節(jié)的努力才能獲得:(1)多渠道獲得商品報(bào)價(jià)。(2)比價(jià)。(3)議價(jià)。(4)定價(jià)。跟單員一般對(duì)每個(gè)產(chǎn)品的采購,需保留三個(gè)以上供應(yīng)商的報(bào)價(jià),有時(shí)這些供應(yīng)商的價(jià)格可能相同,也可能不同。但讓這些供應(yīng)商知道你有多個(gè)供應(yīng)商可選擇,他只是一個(gè)競爭者,他們會(huì)努力改善合作關(guān)系,這樣企業(yè)才可能獲得的報(bào)價(jià)和服務(wù)。
    三、原材料采購跟單的 流程
    原材料采購跟單的 流程 為:制作采購單、內(nèi)部報(bào)批、采購單跟蹤、原材料檢驗(yàn)與原材料進(jìn)倉。
    (一)制作《采購原材料輔料申請(qǐng)單》
    跟單員在制作采購單時(shí)應(yīng)注意以下要點(diǎn):
    1.審查《采購原材料輔料申請(qǐng)單》。
    跟單員在審查《采購原材料輔料申請(qǐng)單》時(shí)應(yīng)著重以下內(nèi)容:
    (1)適當(dāng)?shù)牟少徣?。采購所需的?nèi)容,只有需用部門、業(yè)務(wù)員最為清楚,由部門、業(yè)務(wù)員提出采購。
    (2)以書面方式提出原材料的采購。
    (3)確定原材料要求的內(nèi)容。包括原材料的成分、尺寸、形狀、強(qiáng)度、精密度、耗損率、合格率、色澤、操作方式、維護(hù)等以及售后服務(wù)的速度、次數(shù)、地點(diǎn)等。
    (4)以型號(hào)規(guī)格表明采購的標(biāo)準(zhǔn)。
    2.熟悉采購的原材料。
    3.價(jià)格確認(rèn)。跟單員應(yīng)對(duì)采購原材料的最終價(jià)格負(fù)責(zé),跟單員有權(quán)利向其他供應(yīng)商了解并尋找供應(yīng)商,以維護(hù)企業(yè)利益。
    4.確認(rèn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。
    5.確認(rèn)原材料采購量。
    對(duì)需求部門或業(yè)務(wù)員的原材料采購量進(jìn)行復(fù)核,如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤,跟單員應(yīng)及時(shí)提出并進(jìn)行彌補(bǔ)工作。
    6.制定采購單。采購單主要內(nèi)容有:原材料名稱、確認(rèn)的價(jià)格及付款條件、確認(rèn)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、確認(rèn)的采購量、確認(rèn)的交貨地點(diǎn)等,另附有必要的圖紙、技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等。另外在采購單的背面,多會(huì)有附加條款的規(guī)定,亦構(gòu)成采購單的一部分,其主要內(nèi)容包括:(1)交貨方式。(2)驗(yàn)收方式。(3)處罰條款。(4)履約保證。(5)品質(zhì)保證(保修或保修期限,無償或有償換修等規(guī)定)。(6)仲裁或訴訟。(7)其他。
    7.發(fā)出采購單。
    (二)采購單跟蹤
    采購單跟蹤是跟單員花費(fèi)精力最多的環(huán)節(jié),對(duì)于那些長期合作的、信譽(yù)良好的供應(yīng)商,可以不進(jìn)行采購單跟蹤。但對(duì)一些重要或緊急的原材料的采購單,跟單員則應(yīng)全力跟蹤。
    1.跟蹤原材料供應(yīng)商的生產(chǎn)加工工藝。
    2.跟蹤原材料。跟單員必須提醒供應(yīng)商及時(shí)準(zhǔn)備原材料,不能存在馬虎心理,特別是對(duì)一些信譽(yù)較差的供應(yīng)商要提高警惕。
    3.跟蹤加工過程。不同原材料的生產(chǎn)加工過程是有區(qū)別的,為了保證貨期、質(zhì)量,跟單員需要對(duì)加工過程進(jìn)行監(jiān)控。
    4.跟蹤組裝總測,跟單員有時(shí)需向產(chǎn)品零部件生產(chǎn)廠家采購成批零部件,有的零部件需要組裝,因此必須進(jìn)行組裝檢測。
    5.跟蹤包裝人庫,對(duì)重要的原材料、零部件跟單員應(yīng)去供應(yīng)商的倉庫查看。
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    (三)原材料(零部件)檢驗(yàn)
    1.確定檢驗(yàn)日期
    跟單員應(yīng)與供應(yīng)商商定檢驗(yàn)日期及地點(diǎn),以保證較高的檢驗(yàn)效率。
    2.通知檢驗(yàn)人員
    跟單員應(yīng)主動(dòng)聯(lián)系質(zhì)量檢驗(yàn)專業(yè)人員一同前往檢驗(yàn)地點(diǎn)進(jìn)行原材料、零部件的檢驗(yàn)。安排檢驗(yàn)要注意原材料、零部件的輕重緩急,對(duì)緊急原材料、零部件要優(yōu)先檢驗(yàn)。
    3.進(jìn)行原材料檢驗(yàn)
    對(duì)一般原材料,采用正常的檢驗(yàn)程序;對(duì)重要原材料,或供應(yīng)商在此原材料供應(yīng)上存在質(zhì)量不穩(wěn)定問題的,則要嚴(yán)加檢驗(yàn);對(duì)不重要的原材料,或者供應(yīng)商在此原材料供應(yīng)上質(zhì)量穩(wěn)定性一直保持較好的,則可放寬檢驗(yàn)。原材料檢驗(yàn)的結(jié)果分為兩種情況:合格材料、不合格材料。不合格材料的缺陷種類有:致命缺陷、嚴(yán)重缺陷、輕微缺陷。檢驗(yàn)的結(jié)果應(yīng)以數(shù)據(jù)檢測以及相關(guān)記錄描述為準(zhǔn)。
    4.處理質(zhì)量檢驗(yàn)問題,針對(duì)原材料缺陷程度的不同,跟單員可以采取相應(yīng)的措施,如要求供應(yīng)商換貨,以及包括扣款、質(zhì)量整改、降級(jí)使用、取消供應(yīng)商資格等。
    (四)原材料(零部件)進(jìn)倉
    1.協(xié)調(diào)送貨
    送貨時(shí)間需要跟單員與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)確定,如果供應(yīng)商在沒有得到采購方許可的情況下送貨跟單員在沒有和供應(yīng)商協(xié)調(diào)確定的情況下,都會(huì)引起混亂。
    2.協(xié)調(diào)接收
    在供應(yīng)商送貨前,跟單員一定要協(xié)調(diào)好倉庫部門的接收工作,否則會(huì)出現(xiàn)供應(yīng)商送貨人員及運(yùn)輸車輛需要等待較長時(shí)間的情況,甚至?xí)霈F(xiàn)原材料被拉回供應(yīng)商所在地的情況。
    3.通知進(jìn)貨
    跟單員在經(jīng)過以上兩項(xiàng)工作后,即可通知供應(yīng)商送貨,供應(yīng)商在得到送貨通知后,應(yīng)立即組織專職人員進(jìn)行處理,將原材料送至指定倉庫。
    4.原材料(零部件)人庫
    原材料的庫房接收過程有:(1)檢查即將送達(dá)的貨物清單信息是否完整(包括原材料的采購單、型號(hào)、數(shù)量等);(2)接收原材料,對(duì)應(yīng)采購單進(jìn)行核查;(3)檢查送貨單據(jù)及裝箱單據(jù);(4)檢查包裝與外觀,注意原材料檢驗(yàn)合格后才能卸貨;(5)卸貨;(6)清點(diǎn)原材料;(7)搬運(yùn)人庫;(8)填寫“原材料人庫單據(jù)”,注意原材料檢驗(yàn)合格后才能填寫原材料人庫單;(9)將原材料人庫信息錄人存儲(chǔ)信息系統(tǒng)中。
    5.處理原材料(零部件)接收問題
    由于供應(yīng)商或者跟單員方面的原因,原材料(零部件)在接收環(huán)節(jié)上可能會(huì)出現(xiàn)以下問題:(1)原材料(零部件)型號(hào)與采購單中的要求不一致;(2)未按照采購單中指定的原材料數(shù)量送貨;(3)交貨日期不對(duì);(4)原材料的包裝質(zhì)量不符合要求等。此類問題跟單員需與有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)一同協(xié)調(diào)解決,處理方法要現(xiàn)實(shí)。
    四、原材料(零部件)采購跟單方法
    跟單員需要在預(yù)定的交貨期開始前數(shù)天提醒供應(yīng)商,一方面給供應(yīng)商適當(dāng)?shù)膲毫?;另一方面?孕時(shí)掌握供應(yīng)商能否按期交貨或能否交夠所需數(shù)量等清況的第一手資料,從而盡快采取相應(yīng)措施。催單的目的是使供應(yīng)商在必要的時(shí)候送達(dá)所采購的原材料(零部件),以使企業(yè)的經(jīng)營成本降低。
    (一)催單的方法
    催單的方法主要有按采購單跟催和定期跟催兩種。
    1.按采購單跟催
    按采購單預(yù)定的進(jìn)料日期提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。通常采用以下方法:
    (1)聯(lián)單法。將采購單按日期順序排列好,提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。
    (2)統(tǒng)計(jì)法。將采購單統(tǒng)計(jì)成報(bào)表,提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。
    (3)跟催箱法。制作一個(gè)30個(gè)格子的跟催箱,將采購單依照日期順序放人跟催箱中,每天跟 催相應(yīng)采購單。以上方法的目的是保證跟單員不因工作繁忙而遺漏重要事項(xiàng)。
    (4)計(jì)算機(jī)提醒法。利用微軟OUTLOOK系統(tǒng)中的日歷安排計(jì)劃功能,將每月需要辦理的催單事項(xiàng),輸人日歷,每天上班開機(jī),打開OUTLOOK系統(tǒng),它會(huì)自動(dòng)提醒跟單員當(dāng)天需要辦理的 事項(xiàng)。
    2.定期跟催
    于每周固定時(shí)間,將要跟催的采購單整理好,打印成報(bào)表定期統(tǒng)一跟催。
    (二)催單的規(guī)劃
    1.一般監(jiān)控
    倘若采購的原材料為一般性、非重要性的商品,則僅作一般的監(jiān)控即可,通常僅需注意是否能按規(guī)定的期限收到檢驗(yàn)報(bào)表,有時(shí)可用電話查詢實(shí)際進(jìn)度。
    2.預(yù)定進(jìn)度管理時(shí)間
    對(duì)于較重大的業(yè)務(wù),跟單員可在采購單或采購合同中明確規(guī)定,供應(yīng)商應(yīng)編制預(yù)定進(jìn)程表。
    3.生產(chǎn)企業(yè)實(shí)地考察
    對(duì)于重要原材料(零部件)的采購,除要求供應(yīng)商按期遞送進(jìn)度表外,跟單員還可以實(shí)地前往供應(yīng)商生產(chǎn)企業(yè)進(jìn)行實(shí)地考察。此項(xiàng)考察,應(yīng)在采購單內(nèi)明確約定,必要時(shí)可派專人駐廠監(jiān)督。
    (三)催單的工作要點(diǎn)
    跟單員要進(jìn)行有效的催單,必須要做好交貨管理的事前規(guī)劃、事中執(zhí)行與事后考核。具體如下:
    1.事前規(guī)劃。具體包括:(1)確定交貨日期及數(shù)量;(2)了解供應(yīng)商生產(chǎn)設(shè)備利用率;(3)供應(yīng)商提供生產(chǎn)計(jì)劃表或交貨日程表;(4)提高供應(yīng)商的原材料及生產(chǎn)管理;(5)準(zhǔn)備替代來源。
    2.事中執(zhí)行。具體包括:(1)了解供應(yīng)商備料情況;(2)企業(yè)提供必要的材料、模具或技術(shù)支援;(3)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)效率;(4)加強(qiáng)交貨前的催單工作;(5)交貨期及數(shù)量變更的通知;(6)企業(yè)盡量減少規(guī)格變更。
    3.事后考核。具體包括:(1)對(duì)交貨遲延的原因進(jìn)行分析并做好對(duì)策措施準(zhǔn)備;(2)分析縣否需要更換供應(yīng)商;(3)執(zhí)行對(duì)供應(yīng)商的獎(jiǎng)懲辦法。(4)完成采購單后對(duì)余料、模具、圖紙等收回及處理。