五、辦公室的聽覺環(huán)境管理
聽覺環(huán)境指辦公室所處的有益聲音或有害聲音。有益的聲音如伴奏音樂和愉快交談的聲音；噪音，比如辦公機器的振動聲為有害的聲音。聲音的強度單位為分貝（db），一般說來超過70分貝即為噪音，超過130-140分貝使人耳痛，超過150分貝使內(nèi)耳結(jié)構(gòu)破壞，以致耳聾。由于辦公室所處的周圍環(huán)境常有噪音發(fā)出，因此，控制有害的噪音就成為辦公環(huán)境管理的又一重要任務(wù)。
那么，如何控制噪音呢？
1．消除噪音的來源
包括把辦公室安排到極少有外界噪音的地方，把辦公室搬到較偏僻的地方，安上門窗以提高不受干擾的密閉程度并阻擋傳來的聲音等。
2．用吸音的材料以減少噪音的影響
如一個NRC等級為85的吸音屏障在用于開放的辦公設(shè)計時，可吸收傳來的85%的噪音。另外，在有條件的辦公室內(nèi)鋪設(shè)地毯，因為柔軟的表面吸收聲音。
3．適量音樂的播放
音樂能鎮(zhèn)定神經(jīng)，減輕工作強度引起的疲勞，并減少工作的單調(diào)感，避免噪音引起的煩惱。使用音樂調(diào)節(jié)時，一般采用無主題音樂。
六、辦公室的空氣環(huán)境管理
空氣環(huán)境是指由生理空氣因素（溫度，濕度，流通與凈化）造成的辦公室的整個氣氛。辦公室的空氣環(huán)境管理，又叫空氣調(diào)節(jié)辦公室，是指為了減少人們的精神消耗，增強舒適性而經(jīng)過精心調(diào)節(jié)過空氣的辦公室?？諝庹{(diào)節(jié)可促進腦細(xì)胞活動，提高工作效率。據(jù)研究表明，當(dāng)空氣得到調(diào)節(jié)時，工作效率差不多可以提高10%，缺勤率下降2.5％，秘書工作的錯誤也可以減少10%。另一方面，不流通的空氣與充滿灰塵的空氣使頭腦遲鈍，降低秘書工作效率。
1．溫度
一般說來，秘書工作環(huán)境中最舒適并有益于健康的工作溫度是15-20攝氏度。溫度在10攝氏度以下時，秘書人員感到寒冷，其工作效率比正常溫度下降20%；若溫度超過30攝氏度時，秘書工作效率則有下降的趨勢。辦公自動化設(shè)備，特別是高新技術(shù)設(shè)備，由于其組成材料屬性的要求，必須在一定的溫度和濕度范圍內(nèi)安置。
2．濕度
相對濕度是指空氣中所含水氣的百分比。如果辦公室內(nèi)空氣濕度高會使秘書人員感到冷天更冷、熱天更熱。一般來講，最適宜的濕度為40%—60%。
3．空氣流通
辦公室內(nèi)的空氣應(yīng)該是流通的，新鮮的，充足的。在這樣的空氣環(huán)境中秘書人員才能精神愉快，不感疲倦，工作效率因而提高。一般說來，每人每分鐘需要45立方公尺的新鮮空氣。要達到這種要求，必須有良好的通風(fēng)設(shè)備，使空氣流通無礙，得以充足與新鮮。
4．空氣的凈化
完整的空調(diào)系統(tǒng)可以凈化空氣，排除空氣中不需要的成分，如塵埃、臭氣等。一個凈化了的環(huán)境更有益于秘書人員的健康；同時，可使復(fù)雜的辦公設(shè)備更良好的運轉(zhuǎn)。一個清潔的、充滿活力的辦公室給人高效的感覺，并體現(xiàn)了對顧客和秘書人員的關(guān)心。為減少辦公室的污染和尊重所有工作人員的感受，辦公室內(nèi)應(yīng)該禁止吸煙，以保證空氣的新鮮。辦公室內(nèi)空氣的凈化包括打掃，拖洗，擦凈，上蠟與打光，用吸塵器吸塵，凈化家具，粉刷墻壁和天花板等。
七、辦公室的保健與安全環(huán)境管理
保健，又叫健康保護。辦公室的健康環(huán)境對秘書人員具有重要意義。秘書人員保持良好、健康的身體，可以促進工作效率的提高。因為秘書工作效率建立在三個重要的條件上的：一是充沛的體力和生活力，即推動工作的實質(zhì)力量或熱力。二是旺盛的精力和活動力，即努力工作的原動力。三是歡欣的精神和堅韌的意志。這三種條件或力量，都是以健康的身體為其保證，可謂“健全的精神寓于健全的身體中”。
組織推行對秘書人員的保健方法主要有以下一些。
1．定期健康檢查
組織應(yīng)對秘書作硬性規(guī)定，定期進行身體檢查以診視其健康狀況，一年檢查一次。
2．灌輸衛(wèi)生知識
組織應(yīng)經(jīng)常聘請衛(wèi)生專家或醫(yī)生向秘書人員作專題演講或主持保健座談會灌輸衛(wèi)生知識和保健方法。秘書人員獲得這些知識和方法后，便能知道如何注意衛(wèi)生及如何保護自己的身體健康。
3．采取疾病預(yù)防
組織應(yīng)適時按需要免費對秘書人員實行疫苗注射，以預(yù)防疾病，保護健康。
4．保持環(huán)境整潔
整潔為健康之本。秘書人員工作區(qū)及生活區(qū)的衛(wèi)生環(huán)境，和其身體健康有著密切的關(guān)系。環(huán)境整潔，空氣新鮮，則少生疾病，有益健康；反之，環(huán)境污*，容易生病。組織應(yīng)采取有效的衛(wèi)生措施，保持環(huán)境整潔，包括院子的打掃、垃圾的清理、排水溝的疏通、食堂食品的清潔、餐具的消毒等。
5．推行健身運動
生命在于運動，所以組織對其秘書人員應(yīng)推行健身活動。組織機關(guān)內(nèi)要有健身器材，要有乒乓球、羽毛球、籃球等設(shè)施，要經(jīng)常舉行內(nèi)部比賽。
6．舉辦康樂活動
所謂康樂活動包括消遣與娛樂。消遣有消除疲勞，恢復(fù)體力與精力的重要功能；娛樂的功能是松弛緊張的情緒，促進精神愉快。所以康樂活動是保護身心健康的方法。組織應(yīng)適時地舉辦旅游、參觀、音樂會、演唱、放電影等活動，以促進職員的身心健康。
要造成一個安全的環(huán)境，就必須在以下方面加強管理。
1．防盜
在辦公大樓內(nèi)應(yīng)設(shè)有專門的治安人員24小時值班。防盜應(yīng)注意以下幾點：機關(guān)公物應(yīng)詳細(xì)登記，嚴(yán)密管理，管理人員更換時，應(yīng)交接清楚，以防私占；放置現(xiàn)金及貴重物品的保險柜或抽屜，應(yīng)隨時關(guān)鎖，經(jīng)管人員應(yīng)保持警覺，防范盜竊；非消耗品公物應(yīng)盡可能予以烙印或制定標(biāo)志；訂立公物損失賠償規(guī)則，以加強公物保管及使用人員的責(zé)任；下班后辦公室應(yīng)將門窗關(guān)鎖；門衛(wèi)對出入人員應(yīng)嚴(yán)密注意，以防盜竊；放置貴重物品之處，應(yīng)裝設(shè)鐵柵、鐵門以及防盜裝備等。
2．防火
火災(zāi)可對組織機關(guān)造成生命和財產(chǎn)的損失，所以火災(zāi)的預(yù)防為安全環(huán)境管理的一大任務(wù)?；馂?zāi)首重預(yù)防，電器電線應(yīng)作定期檢查，以防走火跑電引起火災(zāi)；易燃易爆物品禁止堆放在辦公室內(nèi)，應(yīng)放置于安全地方；辦公場所應(yīng)有消防設(shè)備，并作定期檢查；太平門及太平梯、安全門不可缺少。各組織機關(guān)應(yīng)在消防部門的配合下進行火災(zāi)自救訓(xùn)練和消防知識的教育。
3．防止意外傷亡
辦公室如有不慎，會存在許多潛在危險，如過度擁擠，辦公家具和設(shè)備擺放不當(dāng)，拖移的電線，破舊或損壞的樓梯，太滑的地板，損壞了的欄桿，未接地的電氣設(shè)備，不徹底的絕緣，等等。這些現(xiàn)象都有發(fā)生意外傷亡的可能。因此，必須加強對以上現(xiàn)象或物材的管理，將辦公室內(nèi)的危險性降至最低程度。為了防止意外傷亡事故發(fā)生，組織應(yīng)向職員進行防止意外事故的教育，使之平時養(yǎng)成安全的工作習(xí)慣；設(shè)計辦公室的布局以減少發(fā)生事故的危險，將辦公家具擺放在安全的位置，確保走廊、樓梯的安全，取高處的物體時應(yīng)使用工作梯，排查電源插座和電線，避免電線過長；將機器設(shè)備穩(wěn)固地放在桌子或臺子上，等等。
聽覺環(huán)境指辦公室所處的有益聲音或有害聲音。有益的聲音如伴奏音樂和愉快交談的聲音；噪音，比如辦公機器的振動聲為有害的聲音。聲音的強度單位為分貝（db），一般說來超過70分貝即為噪音，超過130-140分貝使人耳痛，超過150分貝使內(nèi)耳結(jié)構(gòu)破壞，以致耳聾。由于辦公室所處的周圍環(huán)境常有噪音發(fā)出，因此，控制有害的噪音就成為辦公環(huán)境管理的又一重要任務(wù)。
那么，如何控制噪音呢？
1．消除噪音的來源
包括把辦公室安排到極少有外界噪音的地方，把辦公室搬到較偏僻的地方，安上門窗以提高不受干擾的密閉程度并阻擋傳來的聲音等。
2．用吸音的材料以減少噪音的影響
如一個NRC等級為85的吸音屏障在用于開放的辦公設(shè)計時，可吸收傳來的85%的噪音。另外，在有條件的辦公室內(nèi)鋪設(shè)地毯，因為柔軟的表面吸收聲音。
3．適量音樂的播放
音樂能鎮(zhèn)定神經(jīng)，減輕工作強度引起的疲勞，并減少工作的單調(diào)感，避免噪音引起的煩惱。使用音樂調(diào)節(jié)時，一般采用無主題音樂。
六、辦公室的空氣環(huán)境管理
空氣環(huán)境是指由生理空氣因素（溫度，濕度，流通與凈化）造成的辦公室的整個氣氛。辦公室的空氣環(huán)境管理，又叫空氣調(diào)節(jié)辦公室，是指為了減少人們的精神消耗，增強舒適性而經(jīng)過精心調(diào)節(jié)過空氣的辦公室?？諝庹{(diào)節(jié)可促進腦細(xì)胞活動，提高工作效率。據(jù)研究表明，當(dāng)空氣得到調(diào)節(jié)時，工作效率差不多可以提高10%，缺勤率下降2.5％，秘書工作的錯誤也可以減少10%。另一方面，不流通的空氣與充滿灰塵的空氣使頭腦遲鈍，降低秘書工作效率。
1．溫度
一般說來，秘書工作環(huán)境中最舒適并有益于健康的工作溫度是15-20攝氏度。溫度在10攝氏度以下時，秘書人員感到寒冷，其工作效率比正常溫度下降20%；若溫度超過30攝氏度時，秘書工作效率則有下降的趨勢。辦公自動化設(shè)備，特別是高新技術(shù)設(shè)備，由于其組成材料屬性的要求，必須在一定的溫度和濕度范圍內(nèi)安置。
2．濕度
相對濕度是指空氣中所含水氣的百分比。如果辦公室內(nèi)空氣濕度高會使秘書人員感到冷天更冷、熱天更熱。一般來講，最適宜的濕度為40%—60%。
3．空氣流通
辦公室內(nèi)的空氣應(yīng)該是流通的，新鮮的，充足的。在這樣的空氣環(huán)境中秘書人員才能精神愉快，不感疲倦，工作效率因而提高。一般說來，每人每分鐘需要45立方公尺的新鮮空氣。要達到這種要求，必須有良好的通風(fēng)設(shè)備，使空氣流通無礙，得以充足與新鮮。
4．空氣的凈化
完整的空調(diào)系統(tǒng)可以凈化空氣，排除空氣中不需要的成分，如塵埃、臭氣等。一個凈化了的環(huán)境更有益于秘書人員的健康；同時，可使復(fù)雜的辦公設(shè)備更良好的運轉(zhuǎn)。一個清潔的、充滿活力的辦公室給人高效的感覺，并體現(xiàn)了對顧客和秘書人員的關(guān)心。為減少辦公室的污染和尊重所有工作人員的感受，辦公室內(nèi)應(yīng)該禁止吸煙，以保證空氣的新鮮。辦公室內(nèi)空氣的凈化包括打掃，拖洗，擦凈，上蠟與打光，用吸塵器吸塵，凈化家具，粉刷墻壁和天花板等。
七、辦公室的保健與安全環(huán)境管理
保健，又叫健康保護。辦公室的健康環(huán)境對秘書人員具有重要意義。秘書人員保持良好、健康的身體，可以促進工作效率的提高。因為秘書工作效率建立在三個重要的條件上的：一是充沛的體力和生活力，即推動工作的實質(zhì)力量或熱力。二是旺盛的精力和活動力，即努力工作的原動力。三是歡欣的精神和堅韌的意志。這三種條件或力量，都是以健康的身體為其保證，可謂“健全的精神寓于健全的身體中”。
組織推行對秘書人員的保健方法主要有以下一些。
1．定期健康檢查
組織應(yīng)對秘書作硬性規(guī)定，定期進行身體檢查以診視其健康狀況，一年檢查一次。
2．灌輸衛(wèi)生知識
組織應(yīng)經(jīng)常聘請衛(wèi)生專家或醫(yī)生向秘書人員作專題演講或主持保健座談會灌輸衛(wèi)生知識和保健方法。秘書人員獲得這些知識和方法后，便能知道如何注意衛(wèi)生及如何保護自己的身體健康。
3．采取疾病預(yù)防
組織應(yīng)適時按需要免費對秘書人員實行疫苗注射，以預(yù)防疾病，保護健康。
4．保持環(huán)境整潔
整潔為健康之本。秘書人員工作區(qū)及生活區(qū)的衛(wèi)生環(huán)境，和其身體健康有著密切的關(guān)系。環(huán)境整潔，空氣新鮮，則少生疾病，有益健康；反之，環(huán)境污*，容易生病。組織應(yīng)采取有效的衛(wèi)生措施，保持環(huán)境整潔，包括院子的打掃、垃圾的清理、排水溝的疏通、食堂食品的清潔、餐具的消毒等。
5．推行健身運動
生命在于運動，所以組織對其秘書人員應(yīng)推行健身活動。組織機關(guān)內(nèi)要有健身器材，要有乒乓球、羽毛球、籃球等設(shè)施，要經(jīng)常舉行內(nèi)部比賽。
6．舉辦康樂活動
所謂康樂活動包括消遣與娛樂。消遣有消除疲勞，恢復(fù)體力與精力的重要功能；娛樂的功能是松弛緊張的情緒，促進精神愉快。所以康樂活動是保護身心健康的方法。組織應(yīng)適時地舉辦旅游、參觀、音樂會、演唱、放電影等活動，以促進職員的身心健康。
要造成一個安全的環(huán)境，就必須在以下方面加強管理。
1．防盜
在辦公大樓內(nèi)應(yīng)設(shè)有專門的治安人員24小時值班。防盜應(yīng)注意以下幾點：機關(guān)公物應(yīng)詳細(xì)登記，嚴(yán)密管理，管理人員更換時，應(yīng)交接清楚，以防私占；放置現(xiàn)金及貴重物品的保險柜或抽屜，應(yīng)隨時關(guān)鎖，經(jīng)管人員應(yīng)保持警覺，防范盜竊；非消耗品公物應(yīng)盡可能予以烙印或制定標(biāo)志；訂立公物損失賠償規(guī)則，以加強公物保管及使用人員的責(zé)任；下班后辦公室應(yīng)將門窗關(guān)鎖；門衛(wèi)對出入人員應(yīng)嚴(yán)密注意，以防盜竊；放置貴重物品之處，應(yīng)裝設(shè)鐵柵、鐵門以及防盜裝備等。
2．防火
火災(zāi)可對組織機關(guān)造成生命和財產(chǎn)的損失，所以火災(zāi)的預(yù)防為安全環(huán)境管理的一大任務(wù)?；馂?zāi)首重預(yù)防，電器電線應(yīng)作定期檢查，以防走火跑電引起火災(zāi)；易燃易爆物品禁止堆放在辦公室內(nèi)，應(yīng)放置于安全地方；辦公場所應(yīng)有消防設(shè)備，并作定期檢查；太平門及太平梯、安全門不可缺少。各組織機關(guān)應(yīng)在消防部門的配合下進行火災(zāi)自救訓(xùn)練和消防知識的教育。
3．防止意外傷亡
辦公室如有不慎，會存在許多潛在危險，如過度擁擠，辦公家具和設(shè)備擺放不當(dāng)，拖移的電線，破舊或損壞的樓梯，太滑的地板，損壞了的欄桿，未接地的電氣設(shè)備，不徹底的絕緣，等等。這些現(xiàn)象都有發(fā)生意外傷亡的可能。因此，必須加強對以上現(xiàn)象或物材的管理，將辦公室內(nèi)的危險性降至最低程度。為了防止意外傷亡事故發(fā)生，組織應(yīng)向職員進行防止意外事故的教育，使之平時養(yǎng)成安全的工作習(xí)慣；設(shè)計辦公室的布局以減少發(fā)生事故的危險，將辦公家具擺放在安全的位置，確保走廊、樓梯的安全，取高處的物體時應(yīng)使用工作梯，排查電源插座和電線，避免電線過長；將機器設(shè)備穩(wěn)固地放在桌子或臺子上，等等。