秘書是為上司創(chuàng)造決策環(huán)境的人，因此，管理好上司的辦公室是秘書的一項(xiàng)重要的日常工作。管理好上司的辦公室一方面是為了讓上司舒適地工作，另一方面是為了給來(lái)訪的客人留下美好的印象。
日常資料的處理
上司每天都要收到大量的來(lái)信和文件資料，它們既有客戶發(fā)來(lái)的傳真、電子郵件等，也有各部門和分公司送上來(lái)的匯報(bào)材料和簡(jiǎn)報(bào)；另外，還有各種公開發(fā)行和不公開發(fā)行的報(bào)刊雜志等。對(duì)于這些形形色色的東西，秘書必須及時(shí)處理；只要稍微拖沓一點(diǎn)，它們就可能會(huì)在秘書的辦公桌上堆成一座小山，這不僅有礙觀瞻，而且會(huì)嚴(yán)重影響工作。
如果送給上司的材料很重要，屬于存檔范圍，那就按規(guī)定進(jìn)行存檔。但是，每天送給上司的材料大部分只是“信息”，如銷售部送來(lái)的季度銷售工作匯報(bào)，它們經(jīng)常更新，完全沒(méi)有保存的價(jià)值。在處理這些材料的時(shí)候，秘書必須領(lǐng)會(huì)上司的意圖，否則該留的扔了，該扔的卻留下來(lái)了，給上司的工作帶來(lái)麻煩。幫助上司及時(shí)處理各種文件資料，是秘書一項(xiàng)重要的日常工作，對(duì)這類日常資料的處理可以看出一個(gè)秘書能力的大小。
一、處理原則和方法
1、迅速處理
有些秘書因?yàn)楣ぷ髅?，每天收到信函資料后，總是集中起來(lái)一次處理。實(shí)際上，這是一種不良的工作習(xí)慣。讓文件白白地堆在辦公桌上，就讓它們自動(dòng)失去了時(shí)效性，特別是一些傳真和電子郵件，它們是不能耽擱，因此，秘書不能積壓，應(yīng)該及時(shí)將它們處理，按規(guī)定送給上司。
2、妥善存放
如果上司需要資料，秘書應(yīng)能做到隨叫隨到，因此，這不僅要求秘書必須及時(shí)處理收到的材料，而且要將它們分門別類地整理出來(lái)，妥善地存放。只有這樣，在上司需要資料的時(shí)候，你能很快地找出來(lái)。
為了便于查找文件，而且也為了防止文件丟失，現(xiàn)在大多是采用文件夾保存文件；文件夾在文件柜中都要按一定的規(guī)則排放。由于有些文件夾供幾個(gè)部門共用，因此要制定相應(yīng)的文件夾使用規(guī)定，保證文件夾使用完之后都能放回原處。
3、沒(méi)有保存價(jià)值的資料就早毀
秘書在處理文件過(guò)程中，應(yīng)將那些沒(méi)有保存價(jià)值的資料盡早銷毀，這樣既可以省地方，又可以節(jié)約辦公費(fèi)用。的確，有時(shí)東西究竟是要還是不要，秘書一時(shí)難以判斷，如果保存起來(lái)，除了占用文件柜，看不出它有什么實(shí)際意義；如果毀掉，萬(wàn)一將來(lái)上司要用一次二次的，那又怎么辦呢？遇到這種情況，最保險(xiǎn)的辦法是請(qǐng)示上司，如果上司說(shuō)要，就存起來(lái)：如果上司說(shuō)不要，就毀掉。但是，遇到難以判斷的時(shí)候太多了，秘書不能老是去打擾上司，所以，在這方面主要是靠向老同事學(xué)習(xí)，靠自己積累經(jīng)驗(yàn)。
哪些東西應(yīng)該保存起來(lái)，哪些東西應(yīng)該毀掉，最保險(xiǎn)的辦法是請(qǐng)示上司。但是，在很多情況下，上司自己也不一定說(shuō)得很清楚，所以，主要還是靠秘書自己掌握。像推銷廣告這類與公司業(yè)務(wù)沒(méi)有任何關(guān)系的東西，收到后，就可以直接毀掉；另外，對(duì)于本公司的文件資料，如職能部門送給上司的總結(jié)報(bào)告或匯報(bào)資料，為了節(jié)省文件柜，讓上司看過(guò)之后，也可以毀掉，因?yàn)榧词箤?lái)要用，如核對(duì)什么情況，也可以讓這些部門復(fù)印或打印，因?yàn)樗麄冏约憾紩?huì)留有底稿。
對(duì)于自己認(rèn)為沒(méi)有保存價(jià)值的文件資料，不一定對(duì)外人（特別是競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手）就沒(méi)有使用價(jià)值，所以，對(duì)所有不需要的文件資料都要用切碎機(jī)切碎，或者集中起來(lái)用火燒掉，總之，應(yīng)把它們毀棄得一干二凈，以免丟失或傳到公司外。
不過(guò)，有些文件資料，雖然對(duì)上司沒(méi)有什么價(jià)值，但對(duì)于某些業(yè)務(wù)部門來(lái)說(shuō)，還是有一定的參考價(jià)值，因此，只要不違反保密原則，就可以在文件資料上附一張“供××部門參考”的小紙條，轉(zhuǎn)給有關(guān)部門。秘書在收集信息過(guò)程中應(yīng)與各科室互通有無(wú)，如果在這時(shí)你投之以桃李，說(shuō)不定到時(shí)候他人會(huì)報(bào)之以瓊瑤。
4、確定保存期限
很多文件雖不屬于存檔范圍，卻也不能立即銷毀，要在保存一定期限之后才能銷毀。那么，如何確定文件的保存期限呢？
秘書應(yīng)學(xué)會(huì)使用文件夾。秘書至少要給上司準(zhǔn)備兩個(gè)文件夾，一個(gè)是紅色的是“待閱文件夾”；一個(gè)是綠色的“已閱文件夾”。把這兩個(gè)文件夾放在上司的辦公桌上，把那些重要和緊急的傳真、電子郵件、約會(huì)條等放在“待閱文件夾”上的最上面，那些不太急的和一般的文件則放在下邊。由于有這么兩個(gè)顏色鮮明的文件夾，上司可以在他空閑的時(shí)間順手拿出文件來(lái)批閱，這樣重要的和緊急的文件就自然地被優(yōu)先處理了。秘書應(yīng)與上司約定好，上司把已批閱的文件應(yīng)放到“已閱文件夾”中；?書在給上司送茶或上司外出的時(shí)候，將上司已批閱過(guò)的文件取出來(lái)。
秘書收到各種文件資料后，先拆開粗略地瀏覽一遍。因?yàn)樯纤竟ぷ鞣泵Γ豢赡苁裁次募Y料都要讓他看，所以，先對(duì)送上來(lái)的文件資料篩選一遍，將它們分為必須交給上司看的和可以由自己處理的兩類。哪些資料必須給上司看，哪些資料可以由秘書自行處理，秘書應(yīng)與上司事先商量好。
對(duì)于那些應(yīng)交給上司批閱的文件，在交給上司之前，秘書在文件上用鉛筆寫清文件編號(hào)和保存期限(也可以把保存期限寫在小粘貼紙上，再粘在文件上)。保存期限的長(zhǎng)短依文件的重要程度而定。如果只是簡(jiǎn)單的“信息”，如每個(gè)月的銷售簡(jiǎn)報(bào)會(huì)隨時(shí)更新，秘書就會(huì)在文件上標(biāo)明“銷毀”。相反，對(duì)于一些極為重要的文件，上司可能會(huì)將秘書定的保存期限進(jìn)行修改。久而久之，秘書在文件夾上標(biāo)明的保存期基本上就會(huì)得到上司的認(rèn)可，形成了默契。
確定文件編號(hào)與保存期限之后，將它們放入上司的“待閱文件夾”中；如果比較重要或緊急就放在上面。“保存期限”可以這樣表示：
銷毀——上司看完后就立刻銷毀。
永久——非常重要的文件，需要永久性地保存。
事后銷毀——即某事件后銷毀，比如，市場(chǎng)部送上來(lái)的國(guó)慶節(jié)促銷報(bào)告。國(guó)慶節(jié)過(guò)后，促銷活動(dòng)完畢就可以處理掉。
“事后銷毀”也可以注明具體的銷毀日期，如“4/03”就表示到2003年4月末就可以銷毀。另外，還可以在文件上這么注明“提醒17/05”，即表示到5月17日再提醒上司。
秘書根據(jù)在文件上標(biāo)明的保存期限，每到月末就整理一次，將當(dāng)月中已過(guò)了保存期限的文件處理掉。只保存兩三個(gè)月的短期的東西，一般是不太重要的，可以直接銷毀。如果是在保存了兩三年之后來(lái)銷毀的，一般都比較重要，所以，在銷毀之前請(qǐng)上司再確認(rèn)一次，在得到許可后才處理。由于沒(méi)用的文件能及時(shí)處理，自己保存的文件數(shù)量大大減少，所以，秘書對(duì)自己存放的文件應(yīng)該都做到心中有數(shù)，上司什么時(shí)候要就能什么時(shí)候找出來(lái)。
這種先由秘書確定保存期的方式的好處是可以大大提高工作效率。秘書根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)先確定一個(gè)保存期限，如果上司對(duì)文件上標(biāo)明的期限沒(méi)做任何修改就返還給秘書，那就表明上司同意秘書的意見；如果上司不同意，那他就會(huì)改動(dòng)秘書標(biāo)注的期限。這么處理減少了文件的往返，如果上司在批閱完返回給秘書之后，秘書再來(lái)決定保存期限，那就浪費(fèi)時(shí)間了。
比如，過(guò)完五一黃金周于雪一上班，她就收到新疆天山公司發(fā)來(lái)的傳真，他們公司的閻總一行4人五月十二日到北京，與本公司商談合作，需要幫助安排住宿等。
收到這封傳真后，于雪馬上打電話給行政部幫助預(yù)訂賓館。在接到了行政部已按對(duì)方要求在某某賓館預(yù)訂好房間的通知后，于雪馬上給新疆方面發(fā)回復(fù)的傳真，告知住宿已安排妥當(dāng)。同時(shí)，因還需要安排到機(jī)場(chǎng)迎接的車輛，所以，她在回復(fù)的傳真里又加了一句“望通知具體的航班號(hào)，以便接機(jī)?！边@封傳真是以公司總經(jīng)理秘書于雪的名義發(fā)的。
于雪發(fā)過(guò)傳真之后，在新疆方面的傳真上貼了張小紙條，在小紙條上寫著“提醒12/05”和“已按對(duì)方要求在某某賓館預(yù)訂好房間”的字樣，一起交給老總；同時(shí)，把自己發(fā)的傳真也拿給老總。老總確認(rèn)了賓館已預(yù)訂好之后，就在于雪回復(fù)的傳真上簽上了自己的名字。這件事就完成了。
五月十二日早晨一上班，于雪看了自己記事本的工作記錄后，在與老總確定當(dāng)天工作日程時(shí)，提醒老總今天下午新疆的閻總到京。在提醒完了老總之后，自己也應(yīng)開始準(zhǔn)備了。
日常資料的處理
上司每天都要收到大量的來(lái)信和文件資料，它們既有客戶發(fā)來(lái)的傳真、電子郵件等，也有各部門和分公司送上來(lái)的匯報(bào)材料和簡(jiǎn)報(bào)；另外，還有各種公開發(fā)行和不公開發(fā)行的報(bào)刊雜志等。對(duì)于這些形形色色的東西，秘書必須及時(shí)處理；只要稍微拖沓一點(diǎn)，它們就可能會(huì)在秘書的辦公桌上堆成一座小山，這不僅有礙觀瞻，而且會(huì)嚴(yán)重影響工作。
如果送給上司的材料很重要，屬于存檔范圍，那就按規(guī)定進(jìn)行存檔。但是，每天送給上司的材料大部分只是“信息”，如銷售部送來(lái)的季度銷售工作匯報(bào)，它們經(jīng)常更新，完全沒(méi)有保存的價(jià)值。在處理這些材料的時(shí)候，秘書必須領(lǐng)會(huì)上司的意圖，否則該留的扔了，該扔的卻留下來(lái)了，給上司的工作帶來(lái)麻煩。幫助上司及時(shí)處理各種文件資料，是秘書一項(xiàng)重要的日常工作，對(duì)這類日常資料的處理可以看出一個(gè)秘書能力的大小。
一、處理原則和方法
1、迅速處理
有些秘書因?yàn)楣ぷ髅?，每天收到信函資料后，總是集中起來(lái)一次處理。實(shí)際上，這是一種不良的工作習(xí)慣。讓文件白白地堆在辦公桌上，就讓它們自動(dòng)失去了時(shí)效性，特別是一些傳真和電子郵件，它們是不能耽擱，因此，秘書不能積壓，應(yīng)該及時(shí)將它們處理，按規(guī)定送給上司。
2、妥善存放
如果上司需要資料，秘書應(yīng)能做到隨叫隨到，因此，這不僅要求秘書必須及時(shí)處理收到的材料，而且要將它們分門別類地整理出來(lái)，妥善地存放。只有這樣，在上司需要資料的時(shí)候，你能很快地找出來(lái)。
為了便于查找文件，而且也為了防止文件丟失，現(xiàn)在大多是采用文件夾保存文件；文件夾在文件柜中都要按一定的規(guī)則排放。由于有些文件夾供幾個(gè)部門共用，因此要制定相應(yīng)的文件夾使用規(guī)定，保證文件夾使用完之后都能放回原處。
3、沒(méi)有保存價(jià)值的資料就早毀
秘書在處理文件過(guò)程中，應(yīng)將那些沒(méi)有保存價(jià)值的資料盡早銷毀，這樣既可以省地方，又可以節(jié)約辦公費(fèi)用。的確，有時(shí)東西究竟是要還是不要，秘書一時(shí)難以判斷，如果保存起來(lái)，除了占用文件柜，看不出它有什么實(shí)際意義；如果毀掉，萬(wàn)一將來(lái)上司要用一次二次的，那又怎么辦呢？遇到這種情況，最保險(xiǎn)的辦法是請(qǐng)示上司，如果上司說(shuō)要，就存起來(lái)：如果上司說(shuō)不要，就毀掉。但是，遇到難以判斷的時(shí)候太多了，秘書不能老是去打擾上司，所以，在這方面主要是靠向老同事學(xué)習(xí)，靠自己積累經(jīng)驗(yàn)。
哪些東西應(yīng)該保存起來(lái)，哪些東西應(yīng)該毀掉，最保險(xiǎn)的辦法是請(qǐng)示上司。但是，在很多情況下，上司自己也不一定說(shuō)得很清楚，所以，主要還是靠秘書自己掌握。像推銷廣告這類與公司業(yè)務(wù)沒(méi)有任何關(guān)系的東西，收到后，就可以直接毀掉；另外，對(duì)于本公司的文件資料，如職能部門送給上司的總結(jié)報(bào)告或匯報(bào)資料，為了節(jié)省文件柜，讓上司看過(guò)之后，也可以毀掉，因?yàn)榧词箤?lái)要用，如核對(duì)什么情況，也可以讓這些部門復(fù)印或打印，因?yàn)樗麄冏约憾紩?huì)留有底稿。
對(duì)于自己認(rèn)為沒(méi)有保存價(jià)值的文件資料，不一定對(duì)外人（特別是競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手）就沒(méi)有使用價(jià)值，所以，對(duì)所有不需要的文件資料都要用切碎機(jī)切碎，或者集中起來(lái)用火燒掉，總之，應(yīng)把它們毀棄得一干二凈，以免丟失或傳到公司外。
不過(guò)，有些文件資料，雖然對(duì)上司沒(méi)有什么價(jià)值，但對(duì)于某些業(yè)務(wù)部門來(lái)說(shuō)，還是有一定的參考價(jià)值，因此，只要不違反保密原則，就可以在文件資料上附一張“供××部門參考”的小紙條，轉(zhuǎn)給有關(guān)部門。秘書在收集信息過(guò)程中應(yīng)與各科室互通有無(wú)，如果在這時(shí)你投之以桃李，說(shuō)不定到時(shí)候他人會(huì)報(bào)之以瓊瑤。
4、確定保存期限
很多文件雖不屬于存檔范圍，卻也不能立即銷毀，要在保存一定期限之后才能銷毀。那么，如何確定文件的保存期限呢？
秘書應(yīng)學(xué)會(huì)使用文件夾。秘書至少要給上司準(zhǔn)備兩個(gè)文件夾，一個(gè)是紅色的是“待閱文件夾”；一個(gè)是綠色的“已閱文件夾”。把這兩個(gè)文件夾放在上司的辦公桌上，把那些重要和緊急的傳真、電子郵件、約會(huì)條等放在“待閱文件夾”上的最上面，那些不太急的和一般的文件則放在下邊。由于有這么兩個(gè)顏色鮮明的文件夾，上司可以在他空閑的時(shí)間順手拿出文件來(lái)批閱，這樣重要的和緊急的文件就自然地被優(yōu)先處理了。秘書應(yīng)與上司約定好，上司把已批閱的文件應(yīng)放到“已閱文件夾”中；?書在給上司送茶或上司外出的時(shí)候，將上司已批閱過(guò)的文件取出來(lái)。
秘書收到各種文件資料后，先拆開粗略地瀏覽一遍。因?yàn)樯纤竟ぷ鞣泵Γ豢赡苁裁次募Y料都要讓他看，所以，先對(duì)送上來(lái)的文件資料篩選一遍，將它們分為必須交給上司看的和可以由自己處理的兩類。哪些資料必須給上司看，哪些資料可以由秘書自行處理，秘書應(yīng)與上司事先商量好。
對(duì)于那些應(yīng)交給上司批閱的文件，在交給上司之前，秘書在文件上用鉛筆寫清文件編號(hào)和保存期限(也可以把保存期限寫在小粘貼紙上，再粘在文件上)。保存期限的長(zhǎng)短依文件的重要程度而定。如果只是簡(jiǎn)單的“信息”，如每個(gè)月的銷售簡(jiǎn)報(bào)會(huì)隨時(shí)更新，秘書就會(huì)在文件上標(biāo)明“銷毀”。相反，對(duì)于一些極為重要的文件，上司可能會(huì)將秘書定的保存期限進(jìn)行修改。久而久之，秘書在文件夾上標(biāo)明的保存期基本上就會(huì)得到上司的認(rèn)可，形成了默契。
確定文件編號(hào)與保存期限之后，將它們放入上司的“待閱文件夾”中；如果比較重要或緊急就放在上面。“保存期限”可以這樣表示：
銷毀——上司看完后就立刻銷毀。
永久——非常重要的文件，需要永久性地保存。
事后銷毀——即某事件后銷毀，比如，市場(chǎng)部送上來(lái)的國(guó)慶節(jié)促銷報(bào)告。國(guó)慶節(jié)過(guò)后，促銷活動(dòng)完畢就可以處理掉。
“事后銷毀”也可以注明具體的銷毀日期，如“4/03”就表示到2003年4月末就可以銷毀。另外，還可以在文件上這么注明“提醒17/05”，即表示到5月17日再提醒上司。
秘書根據(jù)在文件上標(biāo)明的保存期限，每到月末就整理一次，將當(dāng)月中已過(guò)了保存期限的文件處理掉。只保存兩三個(gè)月的短期的東西，一般是不太重要的，可以直接銷毀。如果是在保存了兩三年之后來(lái)銷毀的，一般都比較重要，所以，在銷毀之前請(qǐng)上司再確認(rèn)一次，在得到許可后才處理。由于沒(méi)用的文件能及時(shí)處理，自己保存的文件數(shù)量大大減少，所以，秘書對(duì)自己存放的文件應(yīng)該都做到心中有數(shù)，上司什么時(shí)候要就能什么時(shí)候找出來(lái)。
這種先由秘書確定保存期的方式的好處是可以大大提高工作效率。秘書根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)先確定一個(gè)保存期限，如果上司對(duì)文件上標(biāo)明的期限沒(méi)做任何修改就返還給秘書，那就表明上司同意秘書的意見；如果上司不同意，那他就會(huì)改動(dòng)秘書標(biāo)注的期限。這么處理減少了文件的往返，如果上司在批閱完返回給秘書之后，秘書再來(lái)決定保存期限，那就浪費(fèi)時(shí)間了。
比如，過(guò)完五一黃金周于雪一上班，她就收到新疆天山公司發(fā)來(lái)的傳真，他們公司的閻總一行4人五月十二日到北京，與本公司商談合作，需要幫助安排住宿等。
收到這封傳真后，于雪馬上打電話給行政部幫助預(yù)訂賓館。在接到了行政部已按對(duì)方要求在某某賓館預(yù)訂好房間的通知后，于雪馬上給新疆方面發(fā)回復(fù)的傳真，告知住宿已安排妥當(dāng)。同時(shí)，因還需要安排到機(jī)場(chǎng)迎接的車輛，所以，她在回復(fù)的傳真里又加了一句“望通知具體的航班號(hào)，以便接機(jī)?！边@封傳真是以公司總經(jīng)理秘書于雪的名義發(fā)的。
于雪發(fā)過(guò)傳真之后，在新疆方面的傳真上貼了張小紙條，在小紙條上寫著“提醒12/05”和“已按對(duì)方要求在某某賓館預(yù)訂好房間”的字樣，一起交給老總；同時(shí)，把自己發(fā)的傳真也拿給老總。老總確認(rèn)了賓館已預(yù)訂好之后，就在于雪回復(fù)的傳真上簽上了自己的名字。這件事就完成了。
五月十二日早晨一上班，于雪看了自己記事本的工作記錄后，在與老總確定當(dāng)天工作日程時(shí)，提醒老總今天下午新疆的閻總到京。在提醒完了老總之后，自己也應(yīng)開始準(zhǔn)備了。