2、記錄指令
對于上司一些重要的指示要盡可能地記錄下來。由于這種記錄只是給自己看，所以記錄可靈活簡潔一些，如使用些縮寫或符號；如果過于專注于寫筆記本身，就不能集中精力去聽上司的指示。秘書在記錄上司的口頭指示時，要注意以下幾點：
a、要準確寫出要點。
b、不要照搬口頭用語，應高度概括成有文章特點的語句。
c、要將日期、時間、地點、數(shù)量等準確、清楚地記下。
d、根據(jù)需要可做些省略和簡化。
2、服從指令
上司在對秘書作指示時，有時也會出現(xiàn)失誤。即使上司出現(xiàn)失誤也不能當面頂撞。如果當面頂撞領導，對于一個職業(yè)秘書來說，是一種職業(yè)自殺行為，因為秘書作為領導的助手，在任何情況下，都絕對不能干預上司的決策。
為了工作需要，上司可能會讓秘書去幫他做些“私事”或工作以外的事。比如，上司的老母親從外地來探望兒子，但上司又要主持一個重要的會議，他只好讓秘書代自己去火車站接母親。遇到這種事情，有些秘書就會嘟起嘴，顯得很不情愿。這種秘書得不到上司的信賴。如果要想讓上司信賴你，那你對他交代的每一項工作都要毫無怨言地接受，并做到讓他滿意。事實上，對于秘書來說，“份外”的工作往往意味著“額外”的機會。
六、請示與匯報工作
1、請示的方法
秘書在接受上司指示時，必須注意力集中，并記住以下幾點：
a、上司叫你時，應盡快答應，并作好記錄的準備；按5W1H原則作重點記錄。
5W1H原則是：
什么時候？（When）
什么地方？（Where）
是誰？（Who）
結(jié)果是什么？（What）
為什么？（Why）
過程如何？（How）
b、如果對上司指示有不清楚的地方，不要急于發(fā)問，等上司基本說完了之后再問。
c、對于上司指示的要點，特別是一些數(shù)字，一定要重復一遍，請上司確認。
d、對于上司的指示，如果秘書了解一些相關的信息，或自己有什么建議和設想，應說出來給上司作參考。
e、如果秘書在接受上司的指示時，發(fā)現(xiàn)接受的工作與自己現(xiàn)有的工作在時間上有沖突，自己無法錯開，那就應馬上說出來，請上司指示。
秘書經(jīng)常會從不是自己的直接上司那里接受一些指示，如果事情簡單，就另當別論，如果執(zhí)行起來要花費一定的時間和精力，就應該向自己的直接上司匯報。如果不向自己的直接上司匯報，上司又從其他的人那里聽到了這件事的話，他可能會不高興。
2、匯報的方法
秘書要將自己執(zhí)行上司指示的結(jié)果向上司匯報，或者將自己收集來的信息向上司或其他人匯報，因此，秘書在工作中需要匯報的情況很多。
在匯報的時候，要記住以下幾個基本要點：
a、要向上司匯報什么，自己要事先想好；
b、向上司匯報時要盡量減少不必要的背景介紹，按結(jié)論、經(jīng)過和理由這樣的順序匯報（也可以按結(jié)論、理由和經(jīng)過這樣的順序匯報）；
c、向上司報告工作，要選擇合適的時機，在完成某項工作之后或者在談完其他工作的時候順便匯報；如果情況不是緊急，不要打斷上司的工作進行專門匯報；
d、有些事確實是要在上司工作進行中向上司匯報，在這種況下，上司當然希望秘書能盡快把工作匯報完畢，因此，即使上司不催促，秘書也應盡快把工作匯報完，等待上司的指示。
e、如果不是很急會誤事，一般都是事后匯報。在匯報時不要過于詳細，擔心上司不明白，只要匯報按上司的指示把工作完成了就行，比如上司讓秘書幫助發(fā)封信，秘書辦完之后，只要對上司說句“則才這份文件己用掛號信寄走了”就可以了。
f、匯報比較重要的工作時，要把重點內(nèi)容寫下來交給上司。
下面是一個秘書完成上司交辦的工作后匯報的例子：
“關于上海分公司召開營銷工作會議的事，我在給您的報告里己簡單寫明了；作為重點，主要是這么兩點，一是我公司的新產(chǎn)品展示會，將在上海和杭州舉行；再一點就是商品的電視廣告制作，我公司決定由天地廣告公司負責，經(jīng)費問題由他們先提出預算，他們已同意。關于在杭州舉辦新產(chǎn)品展示會的具體時間、場所、費用等具體問題，我己在報告中作了說明，請您指示?！?BR> 有很多人有這樣一種毛病，在向上司匯報時，喜歡把匯報內(nèi)容的各種背景扯進來，而且背景又有背景，前300年后500年，以為只有這樣上司才能明白自己的意思。其實，你這樣云山霧罩讓上司反而不明白你到底要說什么事情，所以，幾乎所有的上司都討厭這種越扯越遠的背景說明。向上司匯報的原則是“言簡意賅”。怎樣才能做到言簡意賅呢？其實，只要堅持“5W1H”原則，即可。如果讓上司明白了以上幾條，匯報也就可以了。假如上司要求你再把事情的來龍去脈說明一下，那你才可以在最后作些補充說明。
在向上司匯報之前，秘書應把能想到的問題都想到，而且越周到越好，這樣在上司問到時能對答如流。給上司匯報時盡量少給上司出問答題，多出選擇題。比如，上司在與客戶談判時，另一個客戶來電話，要求更改合同條款，并盡快給予答復。改還是不改，如果改，那又怎么改，當你把這個問題匯報給上司時，就不能讓上司做回答題“我怎樣答復對方”這樣只會讓上司為難；如果你讓上司做選擇題“合同改還是不改”，那上司很容易回答“改”或者“不者”；由于事情來得很突然，上司也可能猶豫不決，他有可能會來征詢你的看法，所以，“改還是不改”，你一定要準備好自己的答案，給上司做參考。
對于上司一些重要的指示要盡可能地記錄下來。由于這種記錄只是給自己看，所以記錄可靈活簡潔一些，如使用些縮寫或符號；如果過于專注于寫筆記本身，就不能集中精力去聽上司的指示。秘書在記錄上司的口頭指示時，要注意以下幾點：
a、要準確寫出要點。
b、不要照搬口頭用語，應高度概括成有文章特點的語句。
c、要將日期、時間、地點、數(shù)量等準確、清楚地記下。
d、根據(jù)需要可做些省略和簡化。
2、服從指令
上司在對秘書作指示時，有時也會出現(xiàn)失誤。即使上司出現(xiàn)失誤也不能當面頂撞。如果當面頂撞領導，對于一個職業(yè)秘書來說，是一種職業(yè)自殺行為，因為秘書作為領導的助手，在任何情況下，都絕對不能干預上司的決策。
為了工作需要，上司可能會讓秘書去幫他做些“私事”或工作以外的事。比如，上司的老母親從外地來探望兒子，但上司又要主持一個重要的會議，他只好讓秘書代自己去火車站接母親。遇到這種事情，有些秘書就會嘟起嘴，顯得很不情愿。這種秘書得不到上司的信賴。如果要想讓上司信賴你，那你對他交代的每一項工作都要毫無怨言地接受，并做到讓他滿意。事實上，對于秘書來說，“份外”的工作往往意味著“額外”的機會。
六、請示與匯報工作
1、請示的方法
秘書在接受上司指示時，必須注意力集中，并記住以下幾點：
a、上司叫你時，應盡快答應，并作好記錄的準備；按5W1H原則作重點記錄。
5W1H原則是：
什么時候？（When）
什么地方？（Where）
是誰？（Who）
結(jié)果是什么？（What）
為什么？（Why）
過程如何？（How）
b、如果對上司指示有不清楚的地方，不要急于發(fā)問，等上司基本說完了之后再問。
c、對于上司指示的要點，特別是一些數(shù)字，一定要重復一遍，請上司確認。
d、對于上司的指示，如果秘書了解一些相關的信息，或自己有什么建議和設想，應說出來給上司作參考。
e、如果秘書在接受上司的指示時，發(fā)現(xiàn)接受的工作與自己現(xiàn)有的工作在時間上有沖突，自己無法錯開，那就應馬上說出來，請上司指示。
秘書經(jīng)常會從不是自己的直接上司那里接受一些指示，如果事情簡單，就另當別論，如果執(zhí)行起來要花費一定的時間和精力，就應該向自己的直接上司匯報。如果不向自己的直接上司匯報，上司又從其他的人那里聽到了這件事的話，他可能會不高興。
2、匯報的方法
秘書要將自己執(zhí)行上司指示的結(jié)果向上司匯報，或者將自己收集來的信息向上司或其他人匯報，因此，秘書在工作中需要匯報的情況很多。
在匯報的時候，要記住以下幾個基本要點：
a、要向上司匯報什么，自己要事先想好；
b、向上司匯報時要盡量減少不必要的背景介紹，按結(jié)論、經(jīng)過和理由這樣的順序匯報（也可以按結(jié)論、理由和經(jīng)過這樣的順序匯報）；
c、向上司報告工作，要選擇合適的時機，在完成某項工作之后或者在談完其他工作的時候順便匯報；如果情況不是緊急，不要打斷上司的工作進行專門匯報；
d、有些事確實是要在上司工作進行中向上司匯報，在這種況下，上司當然希望秘書能盡快把工作匯報完畢，因此，即使上司不催促，秘書也應盡快把工作匯報完，等待上司的指示。
e、如果不是很急會誤事，一般都是事后匯報。在匯報時不要過于詳細，擔心上司不明白，只要匯報按上司的指示把工作完成了就行，比如上司讓秘書幫助發(fā)封信，秘書辦完之后，只要對上司說句“則才這份文件己用掛號信寄走了”就可以了。
f、匯報比較重要的工作時，要把重點內(nèi)容寫下來交給上司。
下面是一個秘書完成上司交辦的工作后匯報的例子：
“關于上海分公司召開營銷工作會議的事，我在給您的報告里己簡單寫明了；作為重點，主要是這么兩點，一是我公司的新產(chǎn)品展示會，將在上海和杭州舉行；再一點就是商品的電視廣告制作，我公司決定由天地廣告公司負責，經(jīng)費問題由他們先提出預算，他們已同意。關于在杭州舉辦新產(chǎn)品展示會的具體時間、場所、費用等具體問題，我己在報告中作了說明，請您指示?！?BR> 有很多人有這樣一種毛病，在向上司匯報時，喜歡把匯報內(nèi)容的各種背景扯進來，而且背景又有背景，前300年后500年，以為只有這樣上司才能明白自己的意思。其實，你這樣云山霧罩讓上司反而不明白你到底要說什么事情，所以，幾乎所有的上司都討厭這種越扯越遠的背景說明。向上司匯報的原則是“言簡意賅”。怎樣才能做到言簡意賅呢？其實，只要堅持“5W1H”原則，即可。如果讓上司明白了以上幾條，匯報也就可以了。假如上司要求你再把事情的來龍去脈說明一下，那你才可以在最后作些補充說明。
在向上司匯報之前，秘書應把能想到的問題都想到，而且越周到越好，這樣在上司問到時能對答如流。給上司匯報時盡量少給上司出問答題，多出選擇題。比如，上司在與客戶談判時，另一個客戶來電話，要求更改合同條款，并盡快給予答復。改還是不改，如果改，那又怎么改，當你把這個問題匯報給上司時，就不能讓上司做回答題“我怎樣答復對方”這樣只會讓上司為難；如果你讓上司做選擇題“合同改還是不改”，那上司很容易回答“改”或者“不者”；由于事情來得很突然，上司也可能猶豫不決，他有可能會來征詢你的看法，所以，“改還是不改”，你一定要準備好自己的答案，給上司做參考。