一、日常工作的范圍
所謂“日常工作”是指秘書每天都要做的工作，一般都有固定的模式。對于日常工作，一般不需要上司有專門的指示，秘書可以自行決定或處理。一般秘書的日常工作如下：
1、辦公室的整理：上司辦公室和會客室的整理打掃，空調(diào)、換氣、照明的調(diào)整等。
2、接待客人和接打電話：為來客登記、帶路和傳話；給客人端茶送水和送客人出門；接電話并轉(zhuǎn)達電話內(nèi)容等。
3、文書工作：起草公司內(nèi)外的文件信函；各種文件信函的收集與存檔。
4、日程管理：日常日程表的管理；會面的預約和登記等。
5、信息管理：收集公司內(nèi)外的各種信息，并對信息進行整理、匯編和上報。
6、出差準備：出差期間的日程管理；與相關(guān)單位聯(lián)系和協(xié)調(diào)；安排交通工具、住宿地點；出差回來后的費用報銷、出差總結(jié)等。
7、準備會議：會場的安排；登記工作；制作會議文件資料并發(fā)放給會議代表；作會議記錄和會議紀要等。
8、照顧上司：給上司沏茶(或沖咖啡)；安排午餐；健康管理；安排交通工具等。
9、檔案管理。
10、輔導新秘書的工作。
秘書在處理上述日常工作的同時，還需要經(jīng)常處理一些非常常工作。非常規(guī)工作是指在工作日程之外突然出現(xiàn)需要緊急處理的事情，也可以說是突發(fā)事件。發(fā)生突發(fā)事件時，秘書更需要能冷靜。主要的突發(fā)事件有這么幾種：上司急病、上司出了事故、重要客戶急病或突然死亡、媒體采訪、遇到騷擾等。
二、職責范圍
1、整理辦公室
秘書的主要職責是為上司整理辦公室。應(yīng)該說整理辦公室是一件很平常的工作，不僅秘書，每一個白領(lǐng)都要整理自己的辦公室，但是，作為一種職責，秘書的“整理辦公室”并不單指手持吸塵器為上司吸吸地毯或擦擦桌子這類簡單勞動。在這里“整理辦公室”有更廣泛的含義，它包括了從文書檔案一直到與各部門聯(lián)系和協(xié)調(diào)等工作，即為上司創(chuàng)造一個舒適、整潔和不受外界干擾的工作環(huán)境?？梢哉f，秘書工作是從整理辦公室開始，也是以整理辦公室結(jié)束。
2、收集信息
秘書的第二大職責就是為上司收集他決策所需的信息。比如你的上司是主管營銷的副總，他負責公司的市場、銷售、采購等幾個部門的工作；為了給他的決策提供可靠而又及時的信息，你就要經(jīng)常與上司負責的這幾個部門聯(lián)系，并通過各種途徑收集各種信息。這項工作的難度是判斷這些信息的真實性和可靠性。如果是這幾個部門匯報上來的材料，那這些信息是否準確還比較好判斷；如果是從網(wǎng)上或其他途徑收集到的，那判斷起來就不那么容易了。對于秘書來說，給上司提供信息一定要及時，但必須慎重。
三、發(fā)揮主觀能動性
由于秘書工作的瑣碎和繁雜，上司不可能對秘書的每一項工作作出指示，所以，秘書應(yīng)該充分發(fā)揮主觀能動性，完成自己職責范圍內(nèi)的工作。但是，這并不等于什么事都由你一個人決定。秘書的能力表現(xiàn)在她能判斷什么事情可以由自己決定作主，如果判斷出是自己能作主的，那就無須上司交代而出動去做。能恰到好處地分擔上司的“雜務(wù)”，是個秘書能力的標志。
要充分發(fā)揮主觀能動性，一定要先熟悉上司的工作習慣。有些上司十分清楚自己的工作量，他可以合理地將自己認為是“雜務(wù)”的工作分派給秘書去做。但大多數(shù)的上司還是習慣把各種雜務(wù)攬在自己的身上，使自己苦不堪言。因此，作好助手，秘書要熟悉上司的工作習慣和工作內(nèi)容，知道自己能為上司做哪些雜務(wù)，哪些“雜務(wù)”不能做。
于雪是某公司財務(wù)總監(jiān)的秘書。每年到二月底，她就發(fā)現(xiàn)上司特別忙碌，經(jīng)常把財務(wù)部門的幾個經(jīng)理就會頻繁地找來，通霄達旦地研究問題，而在平常很難出現(xiàn)這種情況。剛給財務(wù)總豎當秘書時，于雪并不知道這是為什么，只是覺得有些特別，所以，她并知道自己要主動做些什么。從去年起她才開始知道，作為一家上市公司，公司每年三月底之前要向社會公開財務(wù)決算報告。由于對外發(fā)布公司業(yè)績報告會影響公司股票價格，事關(guān)重大，所以上司要與那幾個經(jīng)理密切磋商。由于了解了這一點，今年于雪不需要上司交代，過完元旦她就將做決算報告所需要的相關(guān)資料都準備好了。
四、注意“越位”
秘書的任務(wù)就是為上司創(chuàng)造佳的決策環(huán)境，所以，秘書應(yīng)該有主動積極的精神，盡量為上司多處理一些雜務(wù)，減輕上司的負擔。但是，這種主動性的分寸不容易把握，許多秘書在工作中積極過了頭，有時甚至讓上司很被動。經(jīng)驗不足的秘書在工作中常犯這么一種錯誤：因為上司一向要求這么做，所以這次我也可以這么做，因此，經(jīng)常不經(jīng)上司確認就自行其是。雖然上司過去都是那樣要求的，但未必這次他也會要求你那么去做。對于那些上司有特殊要求的工作，秘書在做之前一定要請上司確認。另外，在遇到那些自己不明白或自己不能作決定的事情時，必須向上司請示，不能先斬后奏。
作為秘書，絕對不能干預上司的決策，超越自己的職責范圍，自行其是。以下幾種行為是典型的超越自己職責范圍的行為，秘書在工作必須加以注意：
1、未經(jīng)授權(quán)，在各部門送上來的報告上簽字蓋章。
2、私自代表上司與客人洽談業(yè)務(wù)。
3、隨便接待或回絕沒有預約的客人。
4、詢問會議內(nèi)容。
5、代替上司接待客人。除非上司有明確的授權(quán)，那怕是非常熟悉的客人來訪，秘書的職責也只是端茶送水和陪客人閑聊，也決不允許秘書私自代表上司與客人洽談業(yè)務(wù)上的事情。
6、隨意決定上司的工作日程。即使上司工作日程表上空余的時間較多，秘書也不能按自己的想法更改上司的日程表，重新安排上司的工作日程；要更改上司的工作日程表必須先與上司商量。
五、執(zhí)行指令與服從指令
1、執(zhí)行指令
正確而且按時處理好上司交辦的工作，這是對一個秘書的起碼要求。秘書在接受上司的指示和執(zhí)行上司的指示的時候，應(yīng)該注意以下幾點：
a、對于自己的日常工作，不需要都等上司的指示，應(yīng)該自覺主動地去處理。
b、在同時處理幾項工作的時候，要分清輕重緩急，確定需要優(yōu)先處理的工作。
c、在處理上司交辦的工作時，不能自作主張影響工作結(jié)果。
d、完成上司交辦的工作之后，要找適當?shù)臅r機向上司匯報。
所謂“日常工作”是指秘書每天都要做的工作，一般都有固定的模式。對于日常工作，一般不需要上司有專門的指示，秘書可以自行決定或處理。一般秘書的日常工作如下：
1、辦公室的整理：上司辦公室和會客室的整理打掃，空調(diào)、換氣、照明的調(diào)整等。
2、接待客人和接打電話：為來客登記、帶路和傳話；給客人端茶送水和送客人出門；接電話并轉(zhuǎn)達電話內(nèi)容等。
3、文書工作：起草公司內(nèi)外的文件信函；各種文件信函的收集與存檔。
4、日程管理：日常日程表的管理；會面的預約和登記等。
5、信息管理：收集公司內(nèi)外的各種信息，并對信息進行整理、匯編和上報。
6、出差準備：出差期間的日程管理；與相關(guān)單位聯(lián)系和協(xié)調(diào)；安排交通工具、住宿地點；出差回來后的費用報銷、出差總結(jié)等。
7、準備會議：會場的安排；登記工作；制作會議文件資料并發(fā)放給會議代表；作會議記錄和會議紀要等。
8、照顧上司：給上司沏茶(或沖咖啡)；安排午餐；健康管理；安排交通工具等。
9、檔案管理。
10、輔導新秘書的工作。
秘書在處理上述日常工作的同時，還需要經(jīng)常處理一些非常常工作。非常規(guī)工作是指在工作日程之外突然出現(xiàn)需要緊急處理的事情，也可以說是突發(fā)事件。發(fā)生突發(fā)事件時，秘書更需要能冷靜。主要的突發(fā)事件有這么幾種：上司急病、上司出了事故、重要客戶急病或突然死亡、媒體采訪、遇到騷擾等。
二、職責范圍
1、整理辦公室
秘書的主要職責是為上司整理辦公室。應(yīng)該說整理辦公室是一件很平常的工作，不僅秘書，每一個白領(lǐng)都要整理自己的辦公室，但是，作為一種職責，秘書的“整理辦公室”并不單指手持吸塵器為上司吸吸地毯或擦擦桌子這類簡單勞動。在這里“整理辦公室”有更廣泛的含義，它包括了從文書檔案一直到與各部門聯(lián)系和協(xié)調(diào)等工作，即為上司創(chuàng)造一個舒適、整潔和不受外界干擾的工作環(huán)境?？梢哉f，秘書工作是從整理辦公室開始，也是以整理辦公室結(jié)束。
2、收集信息
秘書的第二大職責就是為上司收集他決策所需的信息。比如你的上司是主管營銷的副總，他負責公司的市場、銷售、采購等幾個部門的工作；為了給他的決策提供可靠而又及時的信息，你就要經(jīng)常與上司負責的這幾個部門聯(lián)系，并通過各種途徑收集各種信息。這項工作的難度是判斷這些信息的真實性和可靠性。如果是這幾個部門匯報上來的材料，那這些信息是否準確還比較好判斷；如果是從網(wǎng)上或其他途徑收集到的，那判斷起來就不那么容易了。對于秘書來說，給上司提供信息一定要及時，但必須慎重。
三、發(fā)揮主觀能動性
由于秘書工作的瑣碎和繁雜，上司不可能對秘書的每一項工作作出指示，所以，秘書應(yīng)該充分發(fā)揮主觀能動性，完成自己職責范圍內(nèi)的工作。但是，這并不等于什么事都由你一個人決定。秘書的能力表現(xiàn)在她能判斷什么事情可以由自己決定作主，如果判斷出是自己能作主的，那就無須上司交代而出動去做。能恰到好處地分擔上司的“雜務(wù)”，是個秘書能力的標志。
要充分發(fā)揮主觀能動性，一定要先熟悉上司的工作習慣。有些上司十分清楚自己的工作量，他可以合理地將自己認為是“雜務(wù)”的工作分派給秘書去做。但大多數(shù)的上司還是習慣把各種雜務(wù)攬在自己的身上，使自己苦不堪言。因此，作好助手，秘書要熟悉上司的工作習慣和工作內(nèi)容，知道自己能為上司做哪些雜務(wù)，哪些“雜務(wù)”不能做。
于雪是某公司財務(wù)總監(jiān)的秘書。每年到二月底，她就發(fā)現(xiàn)上司特別忙碌，經(jīng)常把財務(wù)部門的幾個經(jīng)理就會頻繁地找來，通霄達旦地研究問題，而在平常很難出現(xiàn)這種情況。剛給財務(wù)總豎當秘書時，于雪并不知道這是為什么，只是覺得有些特別，所以，她并知道自己要主動做些什么。從去年起她才開始知道，作為一家上市公司，公司每年三月底之前要向社會公開財務(wù)決算報告。由于對外發(fā)布公司業(yè)績報告會影響公司股票價格，事關(guān)重大，所以上司要與那幾個經(jīng)理密切磋商。由于了解了這一點，今年于雪不需要上司交代，過完元旦她就將做決算報告所需要的相關(guān)資料都準備好了。
四、注意“越位”
秘書的任務(wù)就是為上司創(chuàng)造佳的決策環(huán)境，所以，秘書應(yīng)該有主動積極的精神，盡量為上司多處理一些雜務(wù)，減輕上司的負擔。但是，這種主動性的分寸不容易把握，許多秘書在工作中積極過了頭，有時甚至讓上司很被動。經(jīng)驗不足的秘書在工作中常犯這么一種錯誤：因為上司一向要求這么做，所以這次我也可以這么做，因此，經(jīng)常不經(jīng)上司確認就自行其是。雖然上司過去都是那樣要求的，但未必這次他也會要求你那么去做。對于那些上司有特殊要求的工作，秘書在做之前一定要請上司確認。另外，在遇到那些自己不明白或自己不能作決定的事情時，必須向上司請示，不能先斬后奏。
作為秘書，絕對不能干預上司的決策，超越自己的職責范圍，自行其是。以下幾種行為是典型的超越自己職責范圍的行為，秘書在工作必須加以注意：
1、未經(jīng)授權(quán)，在各部門送上來的報告上簽字蓋章。
2、私自代表上司與客人洽談業(yè)務(wù)。
3、隨便接待或回絕沒有預約的客人。
4、詢問會議內(nèi)容。
5、代替上司接待客人。除非上司有明確的授權(quán)，那怕是非常熟悉的客人來訪，秘書的職責也只是端茶送水和陪客人閑聊，也決不允許秘書私自代表上司與客人洽談業(yè)務(wù)上的事情。
6、隨意決定上司的工作日程。即使上司工作日程表上空余的時間較多，秘書也不能按自己的想法更改上司的日程表，重新安排上司的工作日程；要更改上司的工作日程表必須先與上司商量。
五、執(zhí)行指令與服從指令
1、執(zhí)行指令
正確而且按時處理好上司交辦的工作，這是對一個秘書的起碼要求。秘書在接受上司的指示和執(zhí)行上司的指示的時候，應(yīng)該注意以下幾點：
a、對于自己的日常工作，不需要都等上司的指示，應(yīng)該自覺主動地去處理。
b、在同時處理幾項工作的時候，要分清輕重緩急，確定需要優(yōu)先處理的工作。
c、在處理上司交辦的工作時，不能自作主張影響工作結(jié)果。
d、完成上司交辦的工作之后，要找適當?shù)臅r機向上司匯報。