例題分析八
一、與口頭溝通相比較，書面溝通有何作用？
二、簡述３－Ｘ－３的寫作過程
三、如何根據(jù)對方的反應(yīng)決定采用的組織模式
四、商務(wù)溝通具有商務(wù)特征，彼此間的溝通也是專業(yè)型的。為保證專業(yè)語氣，應(yīng)注意哪些方面？
五、的友好信息——不論感謝、祝賀、贊揚(yáng)還是同情——強(qiáng)調(diào)一下５個(gè)Ｓ。這些友好信息的特征是什么？５個(gè)Ｓ是什么？
六、在寫表達(dá)同情的信件中注意哪些方面？
七、在寫表達(dá)感謝的信件中注意哪些方面？
八、寫銷售信一般按照“愛達(dá)模式” （AIDA），請?jiān)敿?xì)解釋 AIDA代表什么？
九、揭露壞消息應(yīng)以什么模式進(jìn)行，簡述其組成部分。
參考答案
一、
１、溝通信息容易記錄，并能得到永久保存；
２、由于保存性強(qiáng)，且不易“污染”，可以保證在信息擴(kuò)散過程中，使不在溝通現(xiàn)場的讀者能夠得到真實(shí)的信息；
３、對讀者眾多來說，書面溝通的信息傳遞方式速度快；
４、書面溝通可以特別關(guān)注問題的細(xì)節(jié)，而且就讀者來說，也可以更多的獲得細(xì)節(jié)方面的信息；
５、比口頭表達(dá)采用更為精確的用詞。
二、
第一步
分析：確定自己的目標(biāo)。選擇最合適的溝通形式為讀者提供可視化的幫助。
預(yù)測：站在對方的立場上，預(yù)測他或她可能會有的反應(yīng)。
改編：考慮以合適的方式改編信息以適應(yīng)讀者的需要，使用他或她熟悉的語言。
第二步
調(diào)查：采取正式和非正式的手段搜集資料；運(yùn)用頭腦風(fēng)暴和圖解的方法產(chǎn)生想法。
組織：將想法的要點(diǎn)歸納成列表或提綱的形式；選用直接或者間接的模式。
撰稿：撰寫初稿，使用文字處理軟件。
第三步
修改：進(jìn)行修改從而使得內(nèi)容清楚準(zhǔn)確、語氣適當(dāng)而又富有力量；增強(qiáng)文章的可讀性。
校對：對拼寫、語法、標(biāo)點(diǎn)符號和格式進(jìn)行校對；檢查整個(gè)外觀的情況。
評價(jià)：對自己最終形成的信息是否達(dá)到了目標(biāo)進(jìn)行判定。
三、
１、 直接組織模式：相應(yīng)的解釋和內(nèi)容細(xì)節(jié)應(yīng)該緊隨直接式開頭之后。重要的是要盡快地揭示出要點(diǎn)。這種直接的方式，又叫做開門見山模式，
２、其優(yōu)點(diǎn)如下：
Ａ、節(jié)省讀者時(shí)間
Ｂ、為讀者設(shè)定一個(gè)合理的心理預(yù)期
Ｃ、防止讀者不滿心理的產(chǎn)生
３、開門見山的模式尤其適應(yīng)于對方樂意接受或者至少不會否定信息的情況。采用這種模式的典型商務(wù)文件包括日常的輕視、恢復(fù)、命令和通知、不包含敏感內(nèi)容的備忘錄以及通知型備忘錄等。
４、間接模式：相應(yīng)的解釋和內(nèi)容細(xì)節(jié)在揭示出要點(diǎn)之前。
５、間接模式的優(yōu)點(diǎn)
Ａ、尊重讀者的感情
Ｂ、保證讀者能夠靜心閱讀下去
Ｃ、使消極反應(yīng)減至最小
６、當(dāng)你預(yù)計(jì)到對方可能不感興趣、不愿意、不高興或者甚至抱有敵意的時(shí)候，間接模式更適合一些。在這種模式下，你要在做出足夠的闡述與提出足夠的證據(jù)后，才揭示主要觀點(diǎn)。
間接模式尤其適用于以下三種信息：
Ａ、壞消息
Ｂ、需要進(jìn)行說服的信息
Ｃ、敏感的內(nèi)容，特別是需要交給上司的信息
四、
１、不要套近乎
就是不要提到與接收者個(gè)人生活有關(guān)的任何事情，除非和他很熟悉。帶有親近意思的語句應(yīng)避免使用。此外，說話的語氣聽上去不要太隨便，因?yàn)槟慕邮照呖赡軙⒋苏`解為您想扮演一位老朋友的角色；而實(shí)際上您根本沒有這個(gè)意思。
２、不要奉承您的接收者
盡管幾乎無人會拒絕來自他人的表揚(yáng)或者尊重，但并不意味著表揚(yáng)得越多越好。
３、別說教
要注意別向您的接收者說教。沒有什么會比擺出一副無所不知、而別人幾乎是一無所知的架子更令接收者氣憤的了。
此外，別打算對您的接收著談一些顯而易見或是一些近乎于常識的東西。
４、別自我吹噓
由于自我吹噓與說教關(guān)系密切，故而同樣會冒犯接收者。
５、實(shí)事求是
為和您的接收者建立良好的關(guān)系，最重要的一點(diǎn)是要實(shí)事求是。您有著自己的寫作風(fēng)格、對問題的分析方式以及您的經(jīng)營之道；通過您的能力以及您的寫作風(fēng)格，您能逐步建立起自己的信譽(yù)。
五、
１）無私（selfless）確信這一文件只聚焦于接收者。
２）具體(specific)。只提與接收者相關(guān)的具體事件或特點(diǎn)使文件私人化。
３）真誠(sincere)。使你的話充滿真誠的感情。
４）自然（spontaneous）。使文件新鮮而充滿熱情，避免使用哪些老套的句子“祝賀您提升，謝謝你……將來好運(yùn)”。
５）簡短（short）。盡管友好信息要多長有多長，還要用最短的話來表示你的意思。
一、與口頭溝通相比較，書面溝通有何作用？
二、簡述３－Ｘ－３的寫作過程
三、如何根據(jù)對方的反應(yīng)決定采用的組織模式
四、商務(wù)溝通具有商務(wù)特征，彼此間的溝通也是專業(yè)型的。為保證專業(yè)語氣，應(yīng)注意哪些方面？
五、的友好信息——不論感謝、祝賀、贊揚(yáng)還是同情——強(qiáng)調(diào)一下５個(gè)Ｓ。這些友好信息的特征是什么？５個(gè)Ｓ是什么？
六、在寫表達(dá)同情的信件中注意哪些方面？
七、在寫表達(dá)感謝的信件中注意哪些方面？
八、寫銷售信一般按照“愛達(dá)模式” （AIDA），請?jiān)敿?xì)解釋 AIDA代表什么？
九、揭露壞消息應(yīng)以什么模式進(jìn)行，簡述其組成部分。
參考答案
一、
１、溝通信息容易記錄，并能得到永久保存；
２、由于保存性強(qiáng)，且不易“污染”，可以保證在信息擴(kuò)散過程中，使不在溝通現(xiàn)場的讀者能夠得到真實(shí)的信息；
３、對讀者眾多來說，書面溝通的信息傳遞方式速度快；
４、書面溝通可以特別關(guān)注問題的細(xì)節(jié)，而且就讀者來說，也可以更多的獲得細(xì)節(jié)方面的信息；
５、比口頭表達(dá)采用更為精確的用詞。
二、
第一步
分析：確定自己的目標(biāo)。選擇最合適的溝通形式為讀者提供可視化的幫助。
預(yù)測：站在對方的立場上，預(yù)測他或她可能會有的反應(yīng)。
改編：考慮以合適的方式改編信息以適應(yīng)讀者的需要，使用他或她熟悉的語言。
第二步
調(diào)查：采取正式和非正式的手段搜集資料；運(yùn)用頭腦風(fēng)暴和圖解的方法產(chǎn)生想法。
組織：將想法的要點(diǎn)歸納成列表或提綱的形式；選用直接或者間接的模式。
撰稿：撰寫初稿，使用文字處理軟件。
第三步
修改：進(jìn)行修改從而使得內(nèi)容清楚準(zhǔn)確、語氣適當(dāng)而又富有力量；增強(qiáng)文章的可讀性。
校對：對拼寫、語法、標(biāo)點(diǎn)符號和格式進(jìn)行校對；檢查整個(gè)外觀的情況。
評價(jià)：對自己最終形成的信息是否達(dá)到了目標(biāo)進(jìn)行判定。
三、
１、 直接組織模式：相應(yīng)的解釋和內(nèi)容細(xì)節(jié)應(yīng)該緊隨直接式開頭之后。重要的是要盡快地揭示出要點(diǎn)。這種直接的方式，又叫做開門見山模式，
２、其優(yōu)點(diǎn)如下：
Ａ、節(jié)省讀者時(shí)間
Ｂ、為讀者設(shè)定一個(gè)合理的心理預(yù)期
Ｃ、防止讀者不滿心理的產(chǎn)生
３、開門見山的模式尤其適應(yīng)于對方樂意接受或者至少不會否定信息的情況。采用這種模式的典型商務(wù)文件包括日常的輕視、恢復(fù)、命令和通知、不包含敏感內(nèi)容的備忘錄以及通知型備忘錄等。
４、間接模式：相應(yīng)的解釋和內(nèi)容細(xì)節(jié)在揭示出要點(diǎn)之前。
５、間接模式的優(yōu)點(diǎn)
Ａ、尊重讀者的感情
Ｂ、保證讀者能夠靜心閱讀下去
Ｃ、使消極反應(yīng)減至最小
６、當(dāng)你預(yù)計(jì)到對方可能不感興趣、不愿意、不高興或者甚至抱有敵意的時(shí)候，間接模式更適合一些。在這種模式下，你要在做出足夠的闡述與提出足夠的證據(jù)后，才揭示主要觀點(diǎn)。
間接模式尤其適用于以下三種信息：
Ａ、壞消息
Ｂ、需要進(jìn)行說服的信息
Ｃ、敏感的內(nèi)容，特別是需要交給上司的信息
四、
１、不要套近乎
就是不要提到與接收者個(gè)人生活有關(guān)的任何事情，除非和他很熟悉。帶有親近意思的語句應(yīng)避免使用。此外，說話的語氣聽上去不要太隨便，因?yàn)槟慕邮照呖赡軙⒋苏`解為您想扮演一位老朋友的角色；而實(shí)際上您根本沒有這個(gè)意思。
２、不要奉承您的接收者
盡管幾乎無人會拒絕來自他人的表揚(yáng)或者尊重，但并不意味著表揚(yáng)得越多越好。
３、別說教
要注意別向您的接收者說教。沒有什么會比擺出一副無所不知、而別人幾乎是一無所知的架子更令接收者氣憤的了。
此外，別打算對您的接收著談一些顯而易見或是一些近乎于常識的東西。
４、別自我吹噓
由于自我吹噓與說教關(guān)系密切，故而同樣會冒犯接收者。
５、實(shí)事求是
為和您的接收者建立良好的關(guān)系，最重要的一點(diǎn)是要實(shí)事求是。您有著自己的寫作風(fēng)格、對問題的分析方式以及您的經(jīng)營之道；通過您的能力以及您的寫作風(fēng)格，您能逐步建立起自己的信譽(yù)。
五、
１）無私（selfless）確信這一文件只聚焦于接收者。
２）具體(specific)。只提與接收者相關(guān)的具體事件或特點(diǎn)使文件私人化。
３）真誠(sincere)。使你的話充滿真誠的感情。
４）自然（spontaneous）。使文件新鮮而充滿熱情，避免使用哪些老套的句子“祝賀您提升，謝謝你……將來好運(yùn)”。
５）簡短（short）。盡管友好信息要多長有多長，還要用最短的話來表示你的意思。