公證在招標投標中的作用
為招標投標活動提供法律服務和法律保障，促進招標投標制度的發(fā)展，是招標公證的根本目的，也是招標公證的基本作用。從我國公證機關十年來辦理招標投標公證的實踐來看，公證在招標投標中的服務和保障作用主要體現在以下幾個方面：
保證招標投標活動在真實、合法的基礎上順利進行。從法律的角度來看，招標投標是一種民事法律行為。根據我國《民法通則》關于民事法律行為成立要件的規(guī)定，招標投標的成立,必須符合如下條件：(1)招標投標雙方當事人具有國家有關規(guī)定和招標文件要求的招標、投標資格；(2)招標投標活動的內容真實、合法。(3)招標投標活動的程序符合法律和招標文件的規(guī)定。招標投標與一般的民事法律行為(如簽訂經濟合同)不同。首先，招標投標是一種多方法律行為，而且投標方往往是不確定的多數人；招標投標是一種由多個不同的環(huán)節(jié)構成，又緊密相關的連續(xù)活動。因此，無論是招標或投標方哪一方的主體資格不合法，特別是招標單位主體資格不合法，還是招標投標活動的整體或某一個環(huán)節(jié)不真實或不合法，都可能導致整個招標投標活動的無效，造成招標投標雙方當事人的利益損失。公證機關對招標投標活動進行公證，首先可以通過對招標投標全部文件和資料的審核、查證，保證招標投標雙方當事人具有國家有關規(guī)定和招標文件要求的招標或投標資格，保證招標投標活動有關文件的真實、合法；其次可以通過對招標投標活動的監(jiān)督，保證每個環(huán)節(jié)乃至整個招標投標活動的真實、合法；最后，可以通過出具公證書，對整個招標投標活動的真實性，合法性予以確認，賦予其法律效力。總之，通過公證機關的公證可以保證招標投標活動真正建立在真實、合法的基礎上，避免無效之虞。
杜絕招標投標活動中的違法行為和不正之風，維護當事人的合法權益。招標投標活動只有嚴格按照國家有關規(guī)定和平等、公平、誠實信用、擇優(yōu)中標的原則以及招標文件規(guī)定的程序、方法進行，才能使參加招標投標的每一方當事人的合法權益得到切實保證。但是,由于招標投標在我國興起的時間還不長，國家有關招標投標的法律、法規(guī)尚不完善,特別是地方保護主義、行業(yè)保護主義的影響，招標投標活動中的各種違法現象和不正之風還較為嚴重，如各種假招標、人情標、內定標、弄虛作假、循私舞弊、行政干預等。這種現象的存在，不僅嚴重影響了招標投標的聲譽，窒息了招標投標制度的發(fā)展，而且也往往給當事人，特別是守法的當事人造成重大的經濟損失。公證機關在招標投標公證中,堅持真實、合法的原則,對合法的行為給予支持，對不合法的行為予以制止，有效地阻止了各種違法行為和不正之風的發(fā)生，維護了當事人的合法權益。
提高了招標投標的可信度，使投標單位敢于放心、大膽地參加投標。招標投標雖然是平等主體之間的一種民事法律行為，但在招標投標活動中，招標單位往往處于主動的有利地位(招標文件由招標單位制作，評標委員會由招標單位負責組建,招標投標活動由招標單位主持)，投標方則處于被動的被審查的地位,加之招標投標雙方都力圖以對自己最有利的條件確定中標單位，從而形成雙方利益上的沖突。因此,投標方往往對招標單位不信任,對招標投標活動不信任。這種懷疑心理，導致許多單位對參加投標望而卻步，一方面想參加投標，在競爭中取勝，另一方面又怕招標單位弄虛作假，而上當受騙。公證機關在招標公證中不是招標單位的代理人，而是具有獨立主體資格的國家法律的執(zhí)行者，捍衛(wèi)者。在招標公證過程中，公證人員不偏不倚地站在公正的立場上，既維護招標方的合法權益，又維護投標方的合法權益，這就消除了投標單位的疑慮，使之樂于積極參加投標，也使招標投標活動能夠更加為社會所信任。
有利于預防糾紛，減少訴訟。預防糾紛，減少訴訟，是我國公證制度的重要作用之一，這在招標投標公證中也得到了充分體現，招標投標活動是由招標、投標、開標、評標定標多個環(huán)節(jié)組成的整體，其中任何一個環(huán)節(jié)發(fā)生問題都可能在招標投標雙方當事人之間出現矛盾，產生糾紛，乃至形成訴訟。這種糾紛或訴訟的產生無論結果如何,都不可避免地對雙方的經濟活動帶來不利影響,甚至造成人力、物力的損失，是雙方都應努力避免的。公證機關介入招標投標活動，通過從法律角度的審查、監(jiān)督，提供相關的法律服務，幫助規(guī)范、完善招標投標活動，引導正確進行招標投標行為，保證每一環(huán)節(jié)的活動都建立在真實、合法的基礎上，從而限度地減少糾紛或訴訟的發(fā)生。
正因為招標投標活動本身需要公證予以服務和保障，而且大量的公證實踐已充分證明了公證在招標投標活動中具有其他手段不可替代的作用，因而，近年來，國家有關部門和許多地方制定的有關招標投標的規(guī)定已明確規(guī)定招標投標活動必須由公證機關公證。招標公證已成為我國招標投標制度中的一個不可缺少的組成部門，隨著招標投標制度和公證制度的發(fā)展，公證在招標投標中的作用將日益得到更充分的發(fā)揮。
如何申請辦理招標投標公證
申請辦理招標投標公證，申請人應首先填寫公證申請表，并在申請表上簽字或蓋章。招標投標公證申請表主要包括下列內容：(1)招標單位的名稱、地址,法定代表人或代理人的姓名、性別、職務、出生日期、工作單位、住址、身份證號碼等；(2)申請公證的事項；(3)向公證處提交的材料的名稱、份數；(4)提出申請的時間；(5)其他需要說明的問題。
申請人應同時向公證處提交下列材料：
法人資格證明和法定人身份證明，如系受委托招標的,還須提交委托人的授權委托書和具有承辦招標活動資格的證明材料：
申請人的個人身份證件，如申請人不是法定代表人，而是代理人,則還須提交法定代表人簽署的授權委托書；
有關主管部門對該招標項目的批準文件；
擬就的招標公告(通知)或招標邀請函；
招標組織機構及組成人員名單；
招標文件(主要包括招標說明書、投標人須知、招標項目技術、投標書格式、投標保證文件、合同條件等)；
如需對投標人進行預審，則須提交對投標人資格進行預審的文件；
評標組織機構及組成人員名單。
上述第1、2、3項所列材料必須在提出申請時提交,其余各項所列材料，如在提出公證申請時已準備完畢，應一并提交；如尚未準備完畢，可以在提出申請或公證處決定受理之后陸續(xù)提交，但最遲應在投標開始前提交完畢。此外,公證人員認為需要的其他材料,申請人亦應提交。
公證人員對招標單位的申請進行初步審核后，認為符合受理條件的，應決定受理。招標公證申請受理的條件為：(1)申請人是招標方或受托招標方；(2)該項招標投標公證屬于本公證處管轄；(3)前面所述申請人應提交的材料中第1、2、3項所列材料基本齊全。決定受理后，公證處應將受理通知單發(fā)給申請人，申請人或其代表人應在受理通知單回執(zhí)上簽名。受理通知單上應寫明申請人的姓名、申請公證事項、申請人提交的主要材料、受理日期及承辦人。申請人在收到受理通知單后，需按規(guī)定標準向公證處交納公證費。
對不符合受理條件的申請，公證處將不予受理。申請人在接到公證處不予受理的決定后，如對該決定不服，可以在接到不受理的決定之日起十日內向公證處的同級司法行政機關申請復議。受理復議的司法行政機關需在收到申請書的二個月中做出決定，如申請人對司法行政機關作出的維持原不受理決定的復議決定仍不服，可在接到復議決定后的十五日內向人民法院提起行政訴訟，請求人民法院撤銷公證處不受理的決定。
公證處對招標單位的公證申請決定受理后，公證人員應就該公證申請的有關問題向申請人進行詢問，并制作談話筆錄，談話筆錄需著重記錄下列內容：
談話日期、地點、詢問人、記錄人、申請人的基本情況(包括姓名、性別、出生日期、住址、單位、證件名稱及編號、聯(lián)系電話等)；
招標項目的基本情況；
招標工作準備情況和標底編制、審核情況；
對投標人的資格要求；
公證人員認為需要詢問的其他情況；
談話筆錄制作完畢后應交申請人核對，并讓申請人在筆錄上簽名或蓋章。筆錄中如有遺漏或有誤之處，申請人可以進行補充或修改，但需在補充或修改處蓋章或按手印。
為招標投標活動提供法律服務和法律保障，促進招標投標制度的發(fā)展，是招標公證的根本目的，也是招標公證的基本作用。從我國公證機關十年來辦理招標投標公證的實踐來看，公證在招標投標中的服務和保障作用主要體現在以下幾個方面：
保證招標投標活動在真實、合法的基礎上順利進行。從法律的角度來看，招標投標是一種民事法律行為。根據我國《民法通則》關于民事法律行為成立要件的規(guī)定，招標投標的成立,必須符合如下條件：(1)招標投標雙方當事人具有國家有關規(guī)定和招標文件要求的招標、投標資格；(2)招標投標活動的內容真實、合法。(3)招標投標活動的程序符合法律和招標文件的規(guī)定。招標投標與一般的民事法律行為(如簽訂經濟合同)不同。首先，招標投標是一種多方法律行為，而且投標方往往是不確定的多數人；招標投標是一種由多個不同的環(huán)節(jié)構成，又緊密相關的連續(xù)活動。因此，無論是招標或投標方哪一方的主體資格不合法，特別是招標單位主體資格不合法，還是招標投標活動的整體或某一個環(huán)節(jié)不真實或不合法，都可能導致整個招標投標活動的無效，造成招標投標雙方當事人的利益損失。公證機關對招標投標活動進行公證，首先可以通過對招標投標全部文件和資料的審核、查證，保證招標投標雙方當事人具有國家有關規(guī)定和招標文件要求的招標或投標資格，保證招標投標活動有關文件的真實、合法；其次可以通過對招標投標活動的監(jiān)督，保證每個環(huán)節(jié)乃至整個招標投標活動的真實、合法；最后，可以通過出具公證書，對整個招標投標活動的真實性，合法性予以確認，賦予其法律效力。總之，通過公證機關的公證可以保證招標投標活動真正建立在真實、合法的基礎上，避免無效之虞。
杜絕招標投標活動中的違法行為和不正之風，維護當事人的合法權益。招標投標活動只有嚴格按照國家有關規(guī)定和平等、公平、誠實信用、擇優(yōu)中標的原則以及招標文件規(guī)定的程序、方法進行，才能使參加招標投標的每一方當事人的合法權益得到切實保證。但是,由于招標投標在我國興起的時間還不長，國家有關招標投標的法律、法規(guī)尚不完善,特別是地方保護主義、行業(yè)保護主義的影響，招標投標活動中的各種違法現象和不正之風還較為嚴重，如各種假招標、人情標、內定標、弄虛作假、循私舞弊、行政干預等。這種現象的存在，不僅嚴重影響了招標投標的聲譽，窒息了招標投標制度的發(fā)展，而且也往往給當事人，特別是守法的當事人造成重大的經濟損失。公證機關在招標投標公證中,堅持真實、合法的原則,對合法的行為給予支持，對不合法的行為予以制止，有效地阻止了各種違法行為和不正之風的發(fā)生，維護了當事人的合法權益。
提高了招標投標的可信度，使投標單位敢于放心、大膽地參加投標。招標投標雖然是平等主體之間的一種民事法律行為，但在招標投標活動中，招標單位往往處于主動的有利地位(招標文件由招標單位制作，評標委員會由招標單位負責組建,招標投標活動由招標單位主持)，投標方則處于被動的被審查的地位,加之招標投標雙方都力圖以對自己最有利的條件確定中標單位，從而形成雙方利益上的沖突。因此,投標方往往對招標單位不信任,對招標投標活動不信任。這種懷疑心理，導致許多單位對參加投標望而卻步，一方面想參加投標，在競爭中取勝，另一方面又怕招標單位弄虛作假，而上當受騙。公證機關在招標公證中不是招標單位的代理人，而是具有獨立主體資格的國家法律的執(zhí)行者，捍衛(wèi)者。在招標公證過程中，公證人員不偏不倚地站在公正的立場上，既維護招標方的合法權益，又維護投標方的合法權益，這就消除了投標單位的疑慮，使之樂于積極參加投標，也使招標投標活動能夠更加為社會所信任。
有利于預防糾紛，減少訴訟。預防糾紛，減少訴訟，是我國公證制度的重要作用之一，這在招標投標公證中也得到了充分體現，招標投標活動是由招標、投標、開標、評標定標多個環(huán)節(jié)組成的整體，其中任何一個環(huán)節(jié)發(fā)生問題都可能在招標投標雙方當事人之間出現矛盾，產生糾紛，乃至形成訴訟。這種糾紛或訴訟的產生無論結果如何,都不可避免地對雙方的經濟活動帶來不利影響,甚至造成人力、物力的損失，是雙方都應努力避免的。公證機關介入招標投標活動，通過從法律角度的審查、監(jiān)督，提供相關的法律服務，幫助規(guī)范、完善招標投標活動，引導正確進行招標投標行為，保證每一環(huán)節(jié)的活動都建立在真實、合法的基礎上，從而限度地減少糾紛或訴訟的發(fā)生。
正因為招標投標活動本身需要公證予以服務和保障，而且大量的公證實踐已充分證明了公證在招標投標活動中具有其他手段不可替代的作用，因而，近年來，國家有關部門和許多地方制定的有關招標投標的規(guī)定已明確規(guī)定招標投標活動必須由公證機關公證。招標公證已成為我國招標投標制度中的一個不可缺少的組成部門，隨著招標投標制度和公證制度的發(fā)展，公證在招標投標中的作用將日益得到更充分的發(fā)揮。
如何申請辦理招標投標公證
申請辦理招標投標公證，申請人應首先填寫公證申請表，并在申請表上簽字或蓋章。招標投標公證申請表主要包括下列內容：(1)招標單位的名稱、地址,法定代表人或代理人的姓名、性別、職務、出生日期、工作單位、住址、身份證號碼等；(2)申請公證的事項；(3)向公證處提交的材料的名稱、份數；(4)提出申請的時間；(5)其他需要說明的問題。
申請人應同時向公證處提交下列材料：
法人資格證明和法定人身份證明，如系受委托招標的,還須提交委托人的授權委托書和具有承辦招標活動資格的證明材料：
申請人的個人身份證件，如申請人不是法定代表人，而是代理人,則還須提交法定代表人簽署的授權委托書；
有關主管部門對該招標項目的批準文件；
擬就的招標公告(通知)或招標邀請函；
招標組織機構及組成人員名單；
招標文件(主要包括招標說明書、投標人須知、招標項目技術、投標書格式、投標保證文件、合同條件等)；
如需對投標人進行預審，則須提交對投標人資格進行預審的文件；
評標組織機構及組成人員名單。
上述第1、2、3項所列材料必須在提出申請時提交,其余各項所列材料，如在提出公證申請時已準備完畢，應一并提交；如尚未準備完畢，可以在提出申請或公證處決定受理之后陸續(xù)提交，但最遲應在投標開始前提交完畢。此外,公證人員認為需要的其他材料,申請人亦應提交。
公證人員對招標單位的申請進行初步審核后，認為符合受理條件的，應決定受理。招標公證申請受理的條件為：(1)申請人是招標方或受托招標方；(2)該項招標投標公證屬于本公證處管轄；(3)前面所述申請人應提交的材料中第1、2、3項所列材料基本齊全。決定受理后，公證處應將受理通知單發(fā)給申請人，申請人或其代表人應在受理通知單回執(zhí)上簽名。受理通知單上應寫明申請人的姓名、申請公證事項、申請人提交的主要材料、受理日期及承辦人。申請人在收到受理通知單后，需按規(guī)定標準向公證處交納公證費。
對不符合受理條件的申請，公證處將不予受理。申請人在接到公證處不予受理的決定后，如對該決定不服，可以在接到不受理的決定之日起十日內向公證處的同級司法行政機關申請復議。受理復議的司法行政機關需在收到申請書的二個月中做出決定，如申請人對司法行政機關作出的維持原不受理決定的復議決定仍不服，可在接到復議決定后的十五日內向人民法院提起行政訴訟，請求人民法院撤銷公證處不受理的決定。
公證處對招標單位的公證申請決定受理后，公證人員應就該公證申請的有關問題向申請人進行詢問，并制作談話筆錄，談話筆錄需著重記錄下列內容：
談話日期、地點、詢問人、記錄人、申請人的基本情況(包括姓名、性別、出生日期、住址、單位、證件名稱及編號、聯(lián)系電話等)；
招標項目的基本情況；
招標工作準備情況和標底編制、審核情況；
對投標人的資格要求；
公證人員認為需要詢問的其他情況；
談話筆錄制作完畢后應交申請人核對，并讓申請人在筆錄上簽名或蓋章。筆錄中如有遺漏或有誤之處，申請人可以進行補充或修改，但需在補充或修改處蓋章或按手印。