第七節(jié) 計(jì)算機(jī)替代手工記賬的基本要求
【學(xué)習(xí)目的與要求】
通過本節(jié)的學(xué)習(xí)，了解計(jì)算機(jī)替代手工賬的任務(wù)和基本要求，掌握企業(yè)替代手工賬的方法和應(yīng)該注意的問題，了解計(jì)算機(jī)與手工并行期間應(yīng)注意的問題。掌握會(huì)計(jì)電算化檔案的相關(guān)知識(shí)以及保管時(shí)應(yīng)注意的問題。
【內(nèi)容講解】
一、計(jì)算機(jī)替代手工賬的任務(wù)
廣義上講，替代手工賬(俗稱甩賬)指的是采用電子計(jì)算機(jī)替代手工記賬、算賬、報(bào)賬的過程。狹義上講，替代手工賬指的是脫離手工會(huì)計(jì)核算工作的過程。
其主要任務(wù)是完成數(shù)據(jù)整理初始化、計(jì)算機(jī)與手工并行和甩賬驗(yàn)收等工作。
二、計(jì)算機(jī)替代手工賬的基本條件
1、一個(gè)前提
計(jì)算機(jī)與手工會(huì)計(jì)核算應(yīng)該并行運(yùn)行3個(gè)月以上，計(jì)算機(jī)與手工核算的數(shù)據(jù)相一致，且軟件運(yùn)行安全可靠;要求打印輸出的證賬表格式必須正確，簽名蓋章必須齊全。
2、三項(xiàng)基本條件：
(1)配有專用的或主要用于會(huì)計(jì)核算工作的軟硬件系統(tǒng)。
(2)配有與會(huì)計(jì)電算化工作需要相適應(yīng)的專職人員，其中上機(jī)操作人員已具備會(huì)計(jì)電算化初級(jí)以上專業(yè)知識(shí)和操作技能，取得財(cái)政部門核發(fā)的有關(guān)培訓(xùn)合格證書。
(3)建立健全內(nèi)部管理制度，包括崗位分工制度、操作管理制度、機(jī)房管理制度、會(huì)計(jì)檔案管理制度、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)與軟件管理制度等。
三、如何替代手工賬
1、整理手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)
(1)重新核對(duì)各項(xiàng)憑證和賬簿，做到賬證、賬賬、賬實(shí)相符;
(2)整理各賬戶余額;
(3)清理往來賬戶和銀行賬戶。
2、建立會(huì)計(jì)賬戶體系并確定編碼
建立會(huì)計(jì)賬戶體系從一級(jí)會(huì)計(jì)科目開始，逐級(jí)設(shè)置明細(xì)科目。
3、規(guī)范各類賬證表格式和會(huì)計(jì)核算方法與過程
在開始電算化之前，要全面考慮各類會(huì)計(jì)資料的規(guī)范性格式，分清必須修改與必須保留的內(nèi)容，使重新確認(rèn)的會(huì)計(jì)賬、證、表的格式更適于電算化工作的特點(diǎn)。
在電算化方式下，會(huì)計(jì)核算過程自動(dòng)化程度很高，要求會(huì)計(jì)部門預(yù)先確定各項(xiàng)工作的數(shù)據(jù)傳遞次序，以充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢。
結(jié)合計(jì)算機(jī)特點(diǎn)，重新確定各種會(huì)計(jì)核算方法，充分體現(xiàn)計(jì)算機(jī)特點(diǎn)，提高計(jì)算精度。
4、會(huì)計(jì)軟件初始化
會(huì)計(jì)軟件初始化是確定會(huì)計(jì)軟件核算規(guī)則與輸入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的過程，即根據(jù)使用單位的業(yè)務(wù)性質(zhì)，對(duì)會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行的具體限定以及輸入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等一系列準(zhǔn)備工作，用來完成將通用會(huì)計(jì)軟件轉(zhuǎn)化為適合本單位實(shí)際情況的專用會(huì)計(jì)軟件，以及從手工處理方式轉(zhuǎn)換成會(huì)計(jì)電算化方式的過程。
四、計(jì)算機(jī)與手工并行
1、計(jì)算機(jī)與手工并行是指在會(huì)計(jì)軟件使用的初階段，人工與計(jì)算機(jī)同時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理的過程。在此階段的主要任務(wù)是：檢查已建立的會(huì)計(jì)電算化核算系統(tǒng)是否充分滿足要求，使用人員對(duì)軟件的操作是否存在問題，對(duì)運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)的問題是否還應(yīng)該進(jìn)行修改，并逐步建立比較完善的電算化內(nèi)部管理制度等。
2、在試運(yùn)行階段，人工與計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)要進(jìn)行對(duì)比時(shí)，要進(jìn)行如下工作：
(1) 檢驗(yàn)各種核算方法;
(2) 檢查會(huì)計(jì)科目體系的正確性和完整性;
(3) 考查操作熟練程度;
(4) 糾正會(huì)計(jì)軟件程序錯(cuò)誤或業(yè)務(wù)處理錯(cuò)誤。
3、并行期間還要注意以下問題：
(1)適當(dāng)安排好實(shí)施進(jìn)度，試運(yùn)行期間及時(shí)總結(jié)、定期檢查;
(2)實(shí)施復(fù)雜大系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)向有關(guān)方面的專家咨詢，或向有經(jīng)驗(yàn)的單位學(xué)習(xí)，盡量少走彎路;
(3)做好申請(qǐng)?zhí)娲止び涃~前的準(zhǔn)備工作，爭取通過審查。
五、遇到問題怎么辦
在替代手工記賬的過程中，一般來說會(huì)遇到以下一些問題：
1、會(huì)計(jì)軟件選用不當(dāng)
2、認(rèn)識(shí)和做法上有誤區(qū)
3、難以建立嚴(yán)格的管理制度
【練習(xí)題】
1.會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)科目編碼應(yīng)符合會(huì)計(jì)制度的要求，與會(huì)計(jì)制度保持一致的是( )級(jí)會(huì)計(jì)科目。(單選)
A.一級(jí)及其明細(xì) B. 一級(jí) C.一級(jí)和部分明細(xì) D.二級(jí)
答案：B。編碼時(shí)，一級(jí)會(huì)計(jì)科目編碼按財(cái)政部規(guī)定的編碼方案執(zhí)行。
2.會(huì)計(jì)軟件的初始化就是將所用到的數(shù)據(jù)庫清空。( )(判斷)
答案：×。會(huì)計(jì)軟件初始化是根據(jù)使用單位的業(yè)務(wù)性質(zhì)，對(duì)會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行的具體限定以及輸入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等一系列準(zhǔn)備工作。
三、記賬憑證的生成與管理
計(jì)算機(jī)替代手工記賬后，記賬憑證生成有兩種方式：
1、將原始憑證直接錄入計(jì)算機(jī)，由計(jì)算機(jī)打印輸出。打印生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管。
2、手工事先作好記賬憑證，向計(jì)算機(jī)錄入記賬憑證，然后進(jìn)行處理。在這種情況下，保存手工記賬憑證與機(jī)制憑證均可。
四、會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表的生成與管理
1、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)。
2、一般賬簿可以根據(jù)實(shí)際情況和工作需要按月、按季或按年打印;發(fā)生業(yè)務(wù)較少的賬簿，可滿頁打印。
3、在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類賬數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額季余額對(duì)照表”替代。
4、在保證憑證、賬簿清晰的條件下，解決打印輸出的憑證、賬簿中的表格線可適當(dāng)減少。
5、記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，還要按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。
6、采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表，并將其作為會(huì)計(jì)檔案保存的單位，如果不再定期打印輸出會(huì)計(jì)賬簿，必須征得同級(jí)財(cái)政部門的同意。
7、各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都要整理立卷或裝訂成冊(cè)。當(dāng)年的可在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年，期滿移交檔案部門。
8、各單位保存的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)為本單位積極提供利用，在向外單位提供利用時(shí)，檔案原則上不得外借。
9、各單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案必須實(shí)行科學(xué)管理。
五、電算化會(huì)計(jì)檔案保管
1、對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案管理要做到防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)。
2、采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案的，要定期檢查，定期復(fù)制。
3、嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度
4、各種會(huì)計(jì)資料，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意，不得外借和拿出單位。
5、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意借閱的會(huì)計(jì)資料，應(yīng)履行相應(yīng)的借閱手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄。存放在磁介質(zhì)上的會(huì)計(jì)資料還要注意防病毒。
6、大中型企業(yè)應(yīng)采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，盡量避免采用軟盤存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案。
7、存有會(huì)計(jì)信息的磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)，在未打印成書面形式之前，應(yīng)妥善保管并留有副本。
8、對(duì)存檔的會(huì)計(jì)資料要檢查記賬憑證上是否有相關(guān)人員的簽名或蓋章。
9、對(duì)違反會(huì)計(jì)檔案管理制度的人員，應(yīng)該進(jìn)行檢查糾正，情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)報(bào)告本單位領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)政審計(jì)機(jī)關(guān)嚴(yán)肅處理。會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由專人負(fù)責(zé)。
【練習(xí)題】
1.實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后會(huì)計(jì)檔案可以采用下列( )方式進(jìn)行存儲(chǔ)。(多選)
A.磁帶 B.磁盤 C.光盤 D.微縮膠片 E.書面形式
答案：ABCDE。
2.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬必須每天登記并打印輸出。( )(判斷)
答案：×?，F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)。但如果每天業(yè)務(wù)量較少，不能滿頁打印的，可以按旬打印輸出。
【學(xué)習(xí)目的與要求】
通過本節(jié)的學(xué)習(xí)，了解計(jì)算機(jī)替代手工賬的任務(wù)和基本要求，掌握企業(yè)替代手工賬的方法和應(yīng)該注意的問題，了解計(jì)算機(jī)與手工并行期間應(yīng)注意的問題。掌握會(huì)計(jì)電算化檔案的相關(guān)知識(shí)以及保管時(shí)應(yīng)注意的問題。
【內(nèi)容講解】
一、計(jì)算機(jī)替代手工賬的任務(wù)
廣義上講，替代手工賬(俗稱甩賬)指的是采用電子計(jì)算機(jī)替代手工記賬、算賬、報(bào)賬的過程。狹義上講，替代手工賬指的是脫離手工會(huì)計(jì)核算工作的過程。
其主要任務(wù)是完成數(shù)據(jù)整理初始化、計(jì)算機(jī)與手工并行和甩賬驗(yàn)收等工作。
二、計(jì)算機(jī)替代手工賬的基本條件
1、一個(gè)前提
計(jì)算機(jī)與手工會(huì)計(jì)核算應(yīng)該并行運(yùn)行3個(gè)月以上，計(jì)算機(jī)與手工核算的數(shù)據(jù)相一致，且軟件運(yùn)行安全可靠;要求打印輸出的證賬表格式必須正確，簽名蓋章必須齊全。
2、三項(xiàng)基本條件：
(1)配有專用的或主要用于會(huì)計(jì)核算工作的軟硬件系統(tǒng)。
(2)配有與會(huì)計(jì)電算化工作需要相適應(yīng)的專職人員，其中上機(jī)操作人員已具備會(huì)計(jì)電算化初級(jí)以上專業(yè)知識(shí)和操作技能，取得財(cái)政部門核發(fā)的有關(guān)培訓(xùn)合格證書。
(3)建立健全內(nèi)部管理制度，包括崗位分工制度、操作管理制度、機(jī)房管理制度、會(huì)計(jì)檔案管理制度、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)與軟件管理制度等。
三、如何替代手工賬
1、整理手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)
(1)重新核對(duì)各項(xiàng)憑證和賬簿，做到賬證、賬賬、賬實(shí)相符;
(2)整理各賬戶余額;
(3)清理往來賬戶和銀行賬戶。
2、建立會(huì)計(jì)賬戶體系并確定編碼
建立會(huì)計(jì)賬戶體系從一級(jí)會(huì)計(jì)科目開始，逐級(jí)設(shè)置明細(xì)科目。
3、規(guī)范各類賬證表格式和會(huì)計(jì)核算方法與過程
在開始電算化之前，要全面考慮各類會(huì)計(jì)資料的規(guī)范性格式，分清必須修改與必須保留的內(nèi)容，使重新確認(rèn)的會(huì)計(jì)賬、證、表的格式更適于電算化工作的特點(diǎn)。
在電算化方式下，會(huì)計(jì)核算過程自動(dòng)化程度很高，要求會(huì)計(jì)部門預(yù)先確定各項(xiàng)工作的數(shù)據(jù)傳遞次序，以充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢。
結(jié)合計(jì)算機(jī)特點(diǎn)，重新確定各種會(huì)計(jì)核算方法，充分體現(xiàn)計(jì)算機(jī)特點(diǎn)，提高計(jì)算精度。
4、會(huì)計(jì)軟件初始化
會(huì)計(jì)軟件初始化是確定會(huì)計(jì)軟件核算規(guī)則與輸入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的過程，即根據(jù)使用單位的業(yè)務(wù)性質(zhì)，對(duì)會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行的具體限定以及輸入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等一系列準(zhǔn)備工作，用來完成將通用會(huì)計(jì)軟件轉(zhuǎn)化為適合本單位實(shí)際情況的專用會(huì)計(jì)軟件，以及從手工處理方式轉(zhuǎn)換成會(huì)計(jì)電算化方式的過程。
四、計(jì)算機(jī)與手工并行
1、計(jì)算機(jī)與手工并行是指在會(huì)計(jì)軟件使用的初階段，人工與計(jì)算機(jī)同時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理的過程。在此階段的主要任務(wù)是：檢查已建立的會(huì)計(jì)電算化核算系統(tǒng)是否充分滿足要求，使用人員對(duì)軟件的操作是否存在問題，對(duì)運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)的問題是否還應(yīng)該進(jìn)行修改，并逐步建立比較完善的電算化內(nèi)部管理制度等。
2、在試運(yùn)行階段，人工與計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)要進(jìn)行對(duì)比時(shí)，要進(jìn)行如下工作：
(1) 檢驗(yàn)各種核算方法;
(2) 檢查會(huì)計(jì)科目體系的正確性和完整性;
(3) 考查操作熟練程度;
(4) 糾正會(huì)計(jì)軟件程序錯(cuò)誤或業(yè)務(wù)處理錯(cuò)誤。
3、并行期間還要注意以下問題：
(1)適當(dāng)安排好實(shí)施進(jìn)度，試運(yùn)行期間及時(shí)總結(jié)、定期檢查;
(2)實(shí)施復(fù)雜大系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)向有關(guān)方面的專家咨詢，或向有經(jīng)驗(yàn)的單位學(xué)習(xí)，盡量少走彎路;
(3)做好申請(qǐng)?zhí)娲止び涃~前的準(zhǔn)備工作，爭取通過審查。
五、遇到問題怎么辦
在替代手工記賬的過程中，一般來說會(huì)遇到以下一些問題：
1、會(huì)計(jì)軟件選用不當(dāng)
2、認(rèn)識(shí)和做法上有誤區(qū)
3、難以建立嚴(yán)格的管理制度
【練習(xí)題】
1.會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)科目編碼應(yīng)符合會(huì)計(jì)制度的要求，與會(huì)計(jì)制度保持一致的是( )級(jí)會(huì)計(jì)科目。(單選)
A.一級(jí)及其明細(xì) B. 一級(jí) C.一級(jí)和部分明細(xì) D.二級(jí)
答案：B。編碼時(shí)，一級(jí)會(huì)計(jì)科目編碼按財(cái)政部規(guī)定的編碼方案執(zhí)行。
2.會(huì)計(jì)軟件的初始化就是將所用到的數(shù)據(jù)庫清空。( )(判斷)
答案：×。會(huì)計(jì)軟件初始化是根據(jù)使用單位的業(yè)務(wù)性質(zhì)，對(duì)會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行的具體限定以及輸入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等一系列準(zhǔn)備工作。
三、記賬憑證的生成與管理
計(jì)算機(jī)替代手工記賬后，記賬憑證生成有兩種方式：
1、將原始憑證直接錄入計(jì)算機(jī)，由計(jì)算機(jī)打印輸出。打印生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管。
2、手工事先作好記賬憑證，向計(jì)算機(jī)錄入記賬憑證，然后進(jìn)行處理。在這種情況下，保存手工記賬憑證與機(jī)制憑證均可。
四、會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表的生成與管理
1、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)。
2、一般賬簿可以根據(jù)實(shí)際情況和工作需要按月、按季或按年打印;發(fā)生業(yè)務(wù)較少的賬簿，可滿頁打印。
3、在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類賬數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額季余額對(duì)照表”替代。
4、在保證憑證、賬簿清晰的條件下，解決打印輸出的憑證、賬簿中的表格線可適當(dāng)減少。
5、記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，還要按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。
6、采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表，并將其作為會(huì)計(jì)檔案保存的單位，如果不再定期打印輸出會(huì)計(jì)賬簿，必須征得同級(jí)財(cái)政部門的同意。
7、各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都要整理立卷或裝訂成冊(cè)。當(dāng)年的可在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年，期滿移交檔案部門。
8、各單位保存的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)為本單位積極提供利用，在向外單位提供利用時(shí)，檔案原則上不得外借。
9、各單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案必須實(shí)行科學(xué)管理。
五、電算化會(huì)計(jì)檔案保管
1、對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案管理要做到防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)。
2、采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案的，要定期檢查，定期復(fù)制。
3、嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度
4、各種會(huì)計(jì)資料，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意，不得外借和拿出單位。
5、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意借閱的會(huì)計(jì)資料，應(yīng)履行相應(yīng)的借閱手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄。存放在磁介質(zhì)上的會(huì)計(jì)資料還要注意防病毒。
6、大中型企業(yè)應(yīng)采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，盡量避免采用軟盤存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案。
7、存有會(huì)計(jì)信息的磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)，在未打印成書面形式之前，應(yīng)妥善保管并留有副本。
8、對(duì)存檔的會(huì)計(jì)資料要檢查記賬憑證上是否有相關(guān)人員的簽名或蓋章。
9、對(duì)違反會(huì)計(jì)檔案管理制度的人員，應(yīng)該進(jìn)行檢查糾正，情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)報(bào)告本單位領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)政審計(jì)機(jī)關(guān)嚴(yán)肅處理。會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由專人負(fù)責(zé)。
【練習(xí)題】
1.實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后會(huì)計(jì)檔案可以采用下列( )方式進(jìn)行存儲(chǔ)。(多選)
A.磁帶 B.磁盤 C.光盤 D.微縮膠片 E.書面形式
答案：ABCDE。
2.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬必須每天登記并打印輸出。( )(判斷)
答案：×?，F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)。但如果每天業(yè)務(wù)量較少，不能滿頁打印的，可以按旬打印輸出。