第八節(jié) 會計電算化檔案的基本要求
【學習目的與要求】
通過本節(jié)的學習，掌握會計電算化檔案的相關知識以及保管時應注意的問題。
【內(nèi)容講解】
一、電算化檔案管理的主要任務
會計電算化檔案管理的主要任務，就是監(jiān)督和保證按要求生成各種檔案，保證各種會計檔案的安全與保密，保證各種會計檔案得到合理和有效利用，并將其安全保存的一系列工作。
二、電算化會計檔案的內(nèi)容
電算化會計檔案包括存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)、軟盤等備份的會計數(shù)據(jù)，以及計算機打印出的書面形式的會計數(shù)據(jù)。
存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)和采用磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片等介質(zhì)存儲的會計賬簿或報表，具有磁性和不可見的特點，作為會計檔案保存時，其保存期限應與《會計檔案管理辦法》中規(guī)定的相應會計數(shù)據(jù)(書面形式的會計賬簿、報表)相一致。
采用電子計算機打印輸出書面會計憑證、賬簿、報表的，應當符合國家統(tǒng)一會計制度的要求，采用中文或中外文對照，字跡清晰，作為會計檔案保存，保存期限按《會計檔案管理辦法》中的規(guī)定執(zhí)行。
系統(tǒng)開發(fā)資料和會計軟件系統(tǒng)也應視同會計檔案保管。對會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，保管截止日期是該軟件停止使用或有重大更改之后5年。
三、記賬憑證的生成與管理
計算機替代手工記賬后，記賬憑證生成有兩種方式：
1、將原始憑證直接錄入計算機，由計算機打印輸出。打印生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會計人員工作規(guī)則》、《會計檔案管理辦法》的有關規(guī)定立卷歸檔保管。
2、手工事先作好記賬憑證，向計算機錄入記賬憑證，然后進行處理。在這種情況下，保存手工記賬憑證與機制憑證均可。
四、會計賬簿、報表的生成與管理
1、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結。
2、一般賬簿可以根據(jù)實際情況和工作需要按月、按季或按年打印;發(fā)生業(yè)務較少的賬簿，可滿頁打印。
3、在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細分類賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機內(nèi)的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額季余額對照表”替代。
4、在保證憑證、賬簿清晰的條件下，解決打印輸出的憑證、賬簿中的表格線可適當減少。
5、記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，還要按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。
6、采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計賬簿、報表，并將其作為會計檔案保存的單位，如果不再定期打印輸出會計賬簿，必須征得同級財政部門的同意。
7、各單位每年形成的會計檔案，都要整理立卷或裝訂成冊。當年的可在財務會計部門保管一年，期滿移交檔案部門。
8、各單位保存的會計檔案應為本單位積極提供利用，在向外單位提供利用時，檔案原則上不得外借。
9、各單位對會計檔案必須實行科學管理。
五、電算化會計檔案保管
1、對會計電算化檔案管理要做到防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點。
2、采用磁性介質(zhì)保存會計檔案的，要定期檢查，定期復制。
3、嚴格執(zhí)行安全和保密制度
4、各種會計資料，未經(jīng)單位領導同意，不得外借和拿出單位。
5、經(jīng)領導同意借閱的會計資料，應履行相應的借閱手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄。存放在磁介質(zhì)上的會計資料還要注意防病毒。
6、大中型企業(yè)應采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù)，盡量避免采用軟盤存儲會計檔案。
7、存有會計信息的磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)，在未打印成書面形式之前，應妥善保管并留有副本。
8、對存檔的會計資料要檢查記賬憑證上是否有相關人員的簽名或蓋章。
9、對違反會計檔案管理制度的人員，應該進行檢查糾正，情節(jié)嚴重的，應報告本單位領導或財政審計機關嚴肅處理。會計檔案應由專人負責。
【練習題】
1.實現(xiàn)會計電算化后會計檔案可以采用下列( )方式進行存儲。(多選)
A.磁帶 B.磁盤 C.光盤 D.微縮膠片 E.書面形式
答案：ABCDE。
2.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬必須每天登記并打印輸出。( )(判斷)
答案：×?，F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結。但如果每天業(yè)務量較少，不能滿頁打印的，可以按旬打印輸出。
【學習目的與要求】
通過本節(jié)的學習，掌握會計電算化檔案的相關知識以及保管時應注意的問題。
【內(nèi)容講解】
一、電算化檔案管理的主要任務
會計電算化檔案管理的主要任務，就是監(jiān)督和保證按要求生成各種檔案，保證各種會計檔案的安全與保密，保證各種會計檔案得到合理和有效利用，并將其安全保存的一系列工作。
二、電算化會計檔案的內(nèi)容
電算化會計檔案包括存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)、軟盤等備份的會計數(shù)據(jù)，以及計算機打印出的書面形式的會計數(shù)據(jù)。
存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)和采用磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片等介質(zhì)存儲的會計賬簿或報表，具有磁性和不可見的特點，作為會計檔案保存時，其保存期限應與《會計檔案管理辦法》中規(guī)定的相應會計數(shù)據(jù)(書面形式的會計賬簿、報表)相一致。
采用電子計算機打印輸出書面會計憑證、賬簿、報表的，應當符合國家統(tǒng)一會計制度的要求，采用中文或中外文對照，字跡清晰，作為會計檔案保存，保存期限按《會計檔案管理辦法》中的規(guī)定執(zhí)行。
系統(tǒng)開發(fā)資料和會計軟件系統(tǒng)也應視同會計檔案保管。對會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，保管截止日期是該軟件停止使用或有重大更改之后5年。
三、記賬憑證的生成與管理
計算機替代手工記賬后，記賬憑證生成有兩種方式：
1、將原始憑證直接錄入計算機，由計算機打印輸出。打印生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會計人員工作規(guī)則》、《會計檔案管理辦法》的有關規(guī)定立卷歸檔保管。
2、手工事先作好記賬憑證，向計算機錄入記賬憑證，然后進行處理。在這種情況下，保存手工記賬憑證與機制憑證均可。
四、會計賬簿、報表的生成與管理
1、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結。
2、一般賬簿可以根據(jù)實際情況和工作需要按月、按季或按年打印;發(fā)生業(yè)務較少的賬簿，可滿頁打印。
3、在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細分類賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機內(nèi)的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額季余額對照表”替代。
4、在保證憑證、賬簿清晰的條件下，解決打印輸出的憑證、賬簿中的表格線可適當減少。
5、記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，還要按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。
6、采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計賬簿、報表，并將其作為會計檔案保存的單位，如果不再定期打印輸出會計賬簿，必須征得同級財政部門的同意。
7、各單位每年形成的會計檔案，都要整理立卷或裝訂成冊。當年的可在財務會計部門保管一年，期滿移交檔案部門。
8、各單位保存的會計檔案應為本單位積極提供利用，在向外單位提供利用時，檔案原則上不得外借。
9、各單位對會計檔案必須實行科學管理。
五、電算化會計檔案保管
1、對會計電算化檔案管理要做到防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點。
2、采用磁性介質(zhì)保存會計檔案的，要定期檢查，定期復制。
3、嚴格執(zhí)行安全和保密制度
4、各種會計資料，未經(jīng)單位領導同意，不得外借和拿出單位。
5、經(jīng)領導同意借閱的會計資料，應履行相應的借閱手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄。存放在磁介質(zhì)上的會計資料還要注意防病毒。
6、大中型企業(yè)應采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù)，盡量避免采用軟盤存儲會計檔案。
7、存有會計信息的磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)，在未打印成書面形式之前，應妥善保管并留有副本。
8、對存檔的會計資料要檢查記賬憑證上是否有相關人員的簽名或蓋章。
9、對違反會計檔案管理制度的人員，應該進行檢查糾正，情節(jié)嚴重的，應報告本單位領導或財政審計機關嚴肅處理。會計檔案應由專人負責。
【練習題】
1.實現(xiàn)會計電算化后會計檔案可以采用下列( )方式進行存儲。(多選)
A.磁帶 B.磁盤 C.光盤 D.微縮膠片 E.書面形式
答案：ABCDE。
2.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬必須每天登記并打印輸出。( )(判斷)
答案：×?，F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結。但如果每天業(yè)務量較少，不能滿頁打印的，可以按旬打印輸出。