4．項目的溝通管理
項目的溝通管理是指為了及時、合理、有效地集成、傳遞、存儲、處置項目成果實現(xiàn)的各個過程、各個層次所涉及的人的行為及資源的流向，并確保他們之間的流動能彼此和諧與匹配，而采用相關(guān)管理方法與手段實施有關(guān)工作的活動。項目的溝通管理對項目整體或局部成果的實現(xiàn)具有至關(guān)重要的影響。項目的溝通管理主要包括溝通計劃、信息共享、溝通與協(xié)調(diào)、績效報告、利害關(guān)系者的管理等幾個方面的工作過程。
(1)溝通與協(xié)調(diào)規(guī)劃編制
制定溝通與協(xié)調(diào)計劃的過程就是確定利害關(guān)系者的溝通與協(xié)調(diào)信息及其傳遞、處置需求，包括誰需要哪些信息，如何加工這些信息以及如何向他們傳遞。
(2)信息共享
信息共享就是指把所需要的信息及時傳遞給項目利益相關(guān)方，各方及時能夠作出反應(yīng)。信息共享是項目的溝通與協(xié)調(diào)管理的技能與內(nèi)容的組成部分，通過信息共享應(yīng)當(dāng)確保關(guān)聯(lián)的人員按照溝通與協(xié)調(diào)管理計劃，適時獲得適當(dāng)?shù)男畔⒍扇∠鄳?yīng)的對策。溝通過程的形式主要包括：書面與口頭，聽與說；電子形式與紙面形式；正式(如報告、情況介紹會等)與非正式(如工作日記、即興談話等)。
設(shè)備工程項目屬于復(fù)雜型項目，為保證信息的共享，項目機構(gòu)及管理團(tuán)隊?wèi)?yīng)建立有信息收集和檢索系統(tǒng)、信息儲存與加工系統(tǒng)、信息傳遞與發(fā)布系統(tǒng)。設(shè)備工程項目信息收集與檢索系統(tǒng)包括手工歸檔系統(tǒng)、電子數(shù)據(jù)庫、項目管理軟件，以及可調(diào)用工程圖紙、制造技術(shù)要求、檢驗與試驗計劃及標(biāo)準(zhǔn)等技術(shù)文件的系統(tǒng)；設(shè)備工程項目信息共享系統(tǒng)項目信息可以用多種方式：包括項目現(xiàn)場會議、書面文件、電子數(shù)據(jù)庫等；電子通信和會議工具，如傳真、電子郵件、電話信箱留言、電話、可視電話會議、網(wǎng)絡(luò)會議；項目管理電子工具，如進(jìn)度計劃編制網(wǎng)絡(luò)界面、項目管理軟件、會議和虛擬辦公室支持軟件、網(wǎng)站和協(xié)作工作管理工具。項目的信息共享內(nèi)容還應(yīng)當(dāng)包括經(jīng)驗教訓(xùn)總結(jié)，經(jīng)驗教訓(xùn)總結(jié)過程強調(diào)識別項目工程成功經(jīng)驗和失敗的經(jīng)驗教訓(xùn)，包括針對如何改進(jìn)項目的后續(xù)成效提供建議。信息管理是項目溝通與協(xié)調(diào)工作中必不可少的內(nèi)容與保障條件之一。有關(guān)的設(shè)備工程項目信息管理的內(nèi)容與方法、手段將在本書第七章中介紹。
(3)項目的溝通與協(xié)調(diào)
項目的溝通與協(xié)調(diào)就是項目利益相關(guān)方的參與者(項目團(tuán)隊及管理團(tuán)隊)在進(jìn)行項目管理過程中相互間按照包括項目溝通與協(xié)調(diào)計劃在內(nèi)的相關(guān)工作計劃以及實際狀態(tài)，合理地處理影響項目順利進(jìn)行的各種沖突與矛盾，確保項目按照預(yù)期的方法、手段、條件取得預(yù)期的結(jié)果的過程。該過程及其結(jié)果往往因溝通與協(xié)調(diào)當(dāng)事者的能力(包括學(xué)識、經(jīng)驗、專業(yè)水平、表達(dá)能力、性格等)差異而差異較大。
(4)項目利益相關(guān)方的管理
項目利益相關(guān)方的管理就是對各方的溝通與協(xié)調(diào)過程及其結(jié)果進(jìn)行管理，以滿足各利益相關(guān)方的需求并與關(guān)聯(lián)方一起解決問題。對項目利益相關(guān)方進(jìn)行主動管理，可促使項目沿預(yù)期進(jìn)行，提早解決相關(guān)沖突。同時，進(jìn)行項目利益相關(guān)方的管理可提高團(tuán)隊成員協(xié)同工作的能力，并抑制對項目過程中產(chǎn)生的非理性的干擾。通常由項目經(jīng)理負(fù)責(zé)項目利益相關(guān)方的管理。
(5)項目溝通與協(xié)調(diào)績效報告
項目溝通與協(xié)調(diào)績效報告一般應(yīng)包括項目范圍、進(jìn)度計劃、費用和質(zhì)量等諸方面的實施狀態(tài)信息。可以采取專題報告、綜合報告、特殊報告形式?？冃蟾鎽?yīng)當(dāng)按照溝通與協(xié)調(diào)計劃的要求歸納所搜集到的信息，并依據(jù)績效衡量標(biāo)準(zhǔn)分析所有實際結(jié)果與計劃值之間的狀態(tài)?？冃蟾鎽?yīng)按溝通計劃所規(guī)定的各個關(guān)聯(lián)方要求的詳細(xì)程度，提供狀態(tài)和績效信息，績效報告的常用格式包括圖形、表格、文字綜合的形式。
項目的溝通管理是指為了及時、合理、有效地集成、傳遞、存儲、處置項目成果實現(xiàn)的各個過程、各個層次所涉及的人的行為及資源的流向，并確保他們之間的流動能彼此和諧與匹配，而采用相關(guān)管理方法與手段實施有關(guān)工作的活動。項目的溝通管理對項目整體或局部成果的實現(xiàn)具有至關(guān)重要的影響。項目的溝通管理主要包括溝通計劃、信息共享、溝通與協(xié)調(diào)、績效報告、利害關(guān)系者的管理等幾個方面的工作過程。
(1)溝通與協(xié)調(diào)規(guī)劃編制
制定溝通與協(xié)調(diào)計劃的過程就是確定利害關(guān)系者的溝通與協(xié)調(diào)信息及其傳遞、處置需求，包括誰需要哪些信息，如何加工這些信息以及如何向他們傳遞。
(2)信息共享
信息共享就是指把所需要的信息及時傳遞給項目利益相關(guān)方，各方及時能夠作出反應(yīng)。信息共享是項目的溝通與協(xié)調(diào)管理的技能與內(nèi)容的組成部分，通過信息共享應(yīng)當(dāng)確保關(guān)聯(lián)的人員按照溝通與協(xié)調(diào)管理計劃，適時獲得適當(dāng)?shù)男畔⒍扇∠鄳?yīng)的對策。溝通過程的形式主要包括：書面與口頭，聽與說；電子形式與紙面形式；正式(如報告、情況介紹會等)與非正式(如工作日記、即興談話等)。
設(shè)備工程項目屬于復(fù)雜型項目，為保證信息的共享，項目機構(gòu)及管理團(tuán)隊?wèi)?yīng)建立有信息收集和檢索系統(tǒng)、信息儲存與加工系統(tǒng)、信息傳遞與發(fā)布系統(tǒng)。設(shè)備工程項目信息收集與檢索系統(tǒng)包括手工歸檔系統(tǒng)、電子數(shù)據(jù)庫、項目管理軟件，以及可調(diào)用工程圖紙、制造技術(shù)要求、檢驗與試驗計劃及標(biāo)準(zhǔn)等技術(shù)文件的系統(tǒng)；設(shè)備工程項目信息共享系統(tǒng)項目信息可以用多種方式：包括項目現(xiàn)場會議、書面文件、電子數(shù)據(jù)庫等；電子通信和會議工具，如傳真、電子郵件、電話信箱留言、電話、可視電話會議、網(wǎng)絡(luò)會議；項目管理電子工具，如進(jìn)度計劃編制網(wǎng)絡(luò)界面、項目管理軟件、會議和虛擬辦公室支持軟件、網(wǎng)站和協(xié)作工作管理工具。項目的信息共享內(nèi)容還應(yīng)當(dāng)包括經(jīng)驗教訓(xùn)總結(jié)，經(jīng)驗教訓(xùn)總結(jié)過程強調(diào)識別項目工程成功經(jīng)驗和失敗的經(jīng)驗教訓(xùn)，包括針對如何改進(jìn)項目的后續(xù)成效提供建議。信息管理是項目溝通與協(xié)調(diào)工作中必不可少的內(nèi)容與保障條件之一。有關(guān)的設(shè)備工程項目信息管理的內(nèi)容與方法、手段將在本書第七章中介紹。
(3)項目的溝通與協(xié)調(diào)
項目的溝通與協(xié)調(diào)就是項目利益相關(guān)方的參與者(項目團(tuán)隊及管理團(tuán)隊)在進(jìn)行項目管理過程中相互間按照包括項目溝通與協(xié)調(diào)計劃在內(nèi)的相關(guān)工作計劃以及實際狀態(tài)，合理地處理影響項目順利進(jìn)行的各種沖突與矛盾，確保項目按照預(yù)期的方法、手段、條件取得預(yù)期的結(jié)果的過程。該過程及其結(jié)果往往因溝通與協(xié)調(diào)當(dāng)事者的能力(包括學(xué)識、經(jīng)驗、專業(yè)水平、表達(dá)能力、性格等)差異而差異較大。
(4)項目利益相關(guān)方的管理
項目利益相關(guān)方的管理就是對各方的溝通與協(xié)調(diào)過程及其結(jié)果進(jìn)行管理，以滿足各利益相關(guān)方的需求并與關(guān)聯(lián)方一起解決問題。對項目利益相關(guān)方進(jìn)行主動管理，可促使項目沿預(yù)期進(jìn)行，提早解決相關(guān)沖突。同時，進(jìn)行項目利益相關(guān)方的管理可提高團(tuán)隊成員協(xié)同工作的能力，并抑制對項目過程中產(chǎn)生的非理性的干擾。通常由項目經(jīng)理負(fù)責(zé)項目利益相關(guān)方的管理。
(5)項目溝通與協(xié)調(diào)績效報告
項目溝通與協(xié)調(diào)績效報告一般應(yīng)包括項目范圍、進(jìn)度計劃、費用和質(zhì)量等諸方面的實施狀態(tài)信息。可以采取專題報告、綜合報告、特殊報告形式?？冃蟾鎽?yīng)當(dāng)按照溝通與協(xié)調(diào)計劃的要求歸納所搜集到的信息，并依據(jù)績效衡量標(biāo)準(zhǔn)分析所有實際結(jié)果與計劃值之間的狀態(tài)?？冃蟾鎽?yīng)按溝通計劃所規(guī)定的各個關(guān)聯(lián)方要求的詳細(xì)程度，提供狀態(tài)和績效信息，績效報告的常用格式包括圖形、表格、文字綜合的形式。