本文提供了設(shè)計(jì)辦公結(jié)構(gòu)和布局需要考慮的因素以及開放式辦公室和封閉式辦公室的優(yōu)、缺點(diǎn)。
1．設(shè)計(jì)辦公結(jié)構(gòu)和布局需要考慮的因素
(1) 職工的人數(shù)，人數(shù)多。需要的空間就要大，費(fèi)用也要增加。
(2) 購買或租用的面積。面積越大，費(fèi)用也越高，尤其是在一些城市的中心地帶，地價(jià)非常昂貴，必須仔細(xì)斟酌。
(3) 機(jī)構(gòu)的建制和辦公空間的分類。如需要多少個(gè)處室。
(4) 組織經(jīng)營的性質(zhì)或內(nèi)容。如接待區(qū)一般離門較近，總經(jīng)理辦公室一般不在大門旁邊。帶有生產(chǎn)車間企業(yè)的辦公室一般離門較近，車間相對遠(yuǎn)一些，而商店的辦公室通常不會(huì)安排在商店的大門旁邊。
(5) 部門間的工作聯(lián)系。以確保科學(xué)有效地實(shí)施工作流程，減少或避免不必要的重復(fù)與浪費(fèi)。如將業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)、相銜接的部門安排近鄰，減少工作人員和文件流動(dòng)的次數(shù)和距離。
(6) 辦公室的間隔方式應(yīng)符合工作和保密的需要。如開放式辦公室的設(shè)計(jì)能增強(qiáng)人們的交流，而封閉式辦公室的設(shè)計(jì)則易于保密。
(7) 走廊、樓梯、通道的寬窄和暢通要符合安全需要，并安排好公用區(qū)域。
(8) 辦公室隨組織發(fā)展變化的變更需要具有靈活性。如采用容易站立、移動(dòng)或拆除的間隔物，給辦公室的設(shè)計(jì)和改變提供了更大的選擇。
2．開放式辦公室和封閉式辦公室
(1) 開放式辦公室是大的空間，包含眾多單個(gè)工作位置的組合，每一個(gè)工作位置通常包括該員工的辦公桌、文件和文具的存放空間、椅子、電話、計(jì)算機(jī)等設(shè)備。有的開放式辦公室完全敞開，沒有任何隔板，可以直接看到所有員工的座位，稱為全開放式辦公室。有的工作位置可用高低不等的隔板分開，以吸收噪聲和區(qū)分不同的工作部門，稱為半開放式辦公室。
(2) 封閉式辦公室又稱為傳統(tǒng)辦公室、網(wǎng)格式辦公室，是指分割成若干帶有門、窗的獨(dú)立的小房間的辦公室結(jié)構(gòu)，每個(gè)房間給一個(gè)或幾個(gè)人使用，帶有辦公桌等相應(yīng)設(shè)備。
3．開放式辦公室和封閉式辦公室的優(yōu)、缺點(diǎn)
1) 開放式布局的優(yōu)點(diǎn)
開放式設(shè)計(jì)的種種特點(diǎn)為各組織機(jī)構(gòu)帶來許多好處，所有這些好處都有助于降低成本、提高工作效率。
(1) 能源成本的降低。由于減少了辦公室之間的墻壁，更有效地安裝照明設(shè)備便成為可能，因此，只需不到原來的20％的裝備就可以向一定的區(qū)域提供照明。另外，據(jù)估計(jì)，屬于開放式設(shè)計(jì)一部分的光照系統(tǒng)大約能減少40％的能源消耗。
(2) 建筑成本的降低。使用開放式設(shè)計(jì)可使建筑成本節(jié)約50％左右。家具和設(shè)備成本增加時(shí)，成本差額縮小了，這是因?yàn)殚_放設(shè)計(jì)的家具和部件比傳統(tǒng)辦公室的家具和設(shè)備成本高一些。但另一方面，開放式設(shè)計(jì)提供了較大的靈活性，辦公室重新布局的成本較低。
在開放式的辦公室中，空間利用率大于常規(guī)的一排排格子式的設(shè)計(jì)中的可用面積。在美化布局的辦公室中，場地利用率高達(dá)80％～90％。
(3) 辦公場所使用面積需求量的減少。由于開放式設(shè)計(jì)要求的使用面積較少，使用地面的總平方數(shù)可減少20％～30％，而且單位面積的租用成本大大少于傳統(tǒng)的固定墻壁的辦公室。例如，通過使用可利用的空間進(jìn)行儲(chǔ)存的工作間，開放式設(shè)計(jì)減少了每個(gè)工作間需要的總使用面積，同時(shí)也為各個(gè)工作間提供了更有效的工作區(qū)域。
(4) 重新布局的靈活性。如果按照新設(shè)計(jì)方案對各辦公室進(jìn)行重新布局，這樣成本比有固定隔墻的辦公室進(jìn)行重新布局的成本可減少很多。
(5) 排除交流的心理障礙。員工對他們工作場所的感覺會(huì)直接影響到其工作效率的發(fā)揮，所以說，員工對工作場所的感覺也就成了開放式設(shè)計(jì)的辦公室成功與否的標(biāo)志之一。拆掉了辦公室的墻壁，管理者和員工之間交流的障礙減少了，管理者也同樣可以有更多的機(jī)會(huì)和員工接觸，有更多的機(jī)會(huì)觀察員工之間的相互影響，有利于管理工作的進(jìn)行。
2) 開放式布局的缺點(diǎn)
(1) 缺乏單獨(dú)辦公的機(jī)會(huì)。經(jīng)理、管理員和機(jī)關(guān)雇員抱怨開放式設(shè)計(jì)剝奪了他們單獨(dú)辦公的權(quán)利，特別是在他們處理個(gè)人事務(wù)時(shí)。此外，由于不再有私人辦公室，某些經(jīng)理和管理員感到降低了身份和地位，甚至有些工作人員說，在一個(gè)這么大的區(qū)域里跟這么多的人在一起工作，容易集中精力；另一些人則說，在這樣的環(huán)境下很難進(jìn)行機(jī)密性工作，而且工作人員感到他們總是處于某人的監(jiān)控之下。基于諸如此類的議論，某些公司便以從地面一直到天花板的隔板代替原來較低的、可活動(dòng)的嵌板，這樣就創(chuàng)造出了一種完全封閉的、可活動(dòng)的房間。
(2) 噪聲太大。辦公室工作人員對高噪聲提出*，是因?yàn)楦舯诠ぷ魅藛T的談話聲、機(jī)
器設(shè)備聲，特別是復(fù)印機(jī)工作時(shí)的喧鬧聲以及電話鈴聲防礙了工作，因此公司采用了包括安裝隔音的天花板、隔板等在內(nèi)的許多控制噪聲的方法。
(3) 開放式辦公體系設(shè)計(jì)粗糙。某些公司在從傳統(tǒng)的固定隔間的辦公室轉(zhuǎn)換成開放式設(shè)計(jì)時(shí)，沒有細(xì)致地設(shè)計(jì)他們的辦公場所，如建立了太多的排列得亂七八糟的、隔斷工作人員之間的交往和必須談話時(shí)用的小格子。現(xiàn)在很多公司意識到，開放式設(shè)計(jì)對于某些行政部門，如對于法律部門和會(huì)計(jì)部門來說，不能有效地進(jìn)行工作，因?yàn)檫@些部門要求高度保密和集中。
封閉式辦公室的優(yōu)點(diǎn)：
① 比較安全可以鎖門；
② 易于保證工作的機(jī)密性；
③ 易于員工集中注意力，從事細(xì)致或?qū)I(yè)工作；
④ 易于保證隱私，明確辦公空間由自己使用。
封閉式辦公室的缺點(diǎn)：
① 費(fèi)用高，墻、門、走廊等占用空間多并要裝修；
② 難于監(jiān)督工作人員的活動(dòng)；
③ 難于交流，員工被分隔開，易感覺孤獨(dú)。