本文描寫的是辦公環(huán)境的維護(hù)工作方法：第一經(jīng)常清潔、整理責(zé)任區(qū)；第二設(shè)備、物品放置適當(dāng)，取用有序
1．工作方法
1) 經(jīng)常清潔、整理責(zé)任區(qū)
(1) 秘書要經(jīng)常清潔、整理辦公區(qū)。
清潔臺(tái)面、地面、計(jì)算機(jī)、負(fù)責(zé)的設(shè)備、家具以及門窗墻壁等處；保持辦公桌面清潔、整齊、美觀，不亂放零散的物品和無(wú)用的東西，也不能擺放私人的物品；電話按鍵和聽(tīng)筒應(yīng)經(jīng)常清潔消毒；來(lái)訪者用過(guò)的茶具應(yīng)立即清潔干凈并重新擺放好；廢紙筒要放在隱秘處，每天下班前予以清理。
(2) 自覺(jué)清潔、整理本人參與的公共區(qū)域。
經(jīng)常清潔、整理復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備的周圍，發(fā)現(xiàn)復(fù)印紙凌亂、廢紙扔在地面等，都要經(jīng)常參與并共同維護(hù)；經(jīng)常清理參與使用的茶水桌，保持桌面、地面無(wú)棄物、無(wú)水跡，茶具清潔整齊；經(jīng)常清理參與使用的文件柜、書架、物品柜家具；注意清理由自己負(fù)責(zé)的接待區(qū)或會(huì)議室，并在訪客離開(kāi)或會(huì)后立即清理，保證在下一個(gè)訪客或會(huì)議前又呈現(xiàn)一個(gè)清潔、整齊的環(huán)境。
2) 設(shè)備、物品放置適當(dāng)，取用有序
(1) 本人經(jīng)常使用的辦公用品和設(shè)備擺放有序，方便操作。
自用的辦公文具、用品、零散物件應(yīng)有序地放在抽屜里，按照使用頻率及使用習(xí)慣安排；常用文件夾應(yīng)整齊地疊放在桌邊或直立在文件夾上，并貼有標(biāo)識(shí)予以區(qū)分，取用有序，保密的文件和不常用的文件夾應(yīng)存放在文件柜里；專用的電話應(yīng)放在左手邊方便拿到的位置，以便右手記錄留言；計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等用電設(shè)備宜放在一起，便于電源接線和管理。
(2) 公用資源擺放有序，用后要?dú)w位。
文件柜里的公用文件夾要整齊有序地?cái)[放，取用后要放回原位置，方便他人再用；公用辦公用品柜里的物品也要放置規(guī)范，通常重的、大的放下面，輕的、小的放上面，且擺放有序，便于取用，并做到用后歸位；一些常用的公用物品，如電話號(hào)碼簿、航班表、火車時(shí)刻表、字典等按辦公室要求放在柜子里或書架上，注意用后放回原位，不給他人帶來(lái)不便；接待區(qū)為訪客閱覽的宣傳品、資料以及報(bào)紙雜志應(yīng)整齊地?cái)[放或碼放，并經(jīng)常整理，做好接待窗口的對(duì)外形象。
常用辦公家具有側(cè)開(kāi)式文件柜，掛于架上的文件、文件柜，裝有書、電話號(hào)碼簿等的書架，拱形文件夾，傳統(tǒng)的抽屜式文件柜，文件抽屜，文具抽屜。
2．相關(guān)概念
責(zé)任區(qū)域一般包括以下幾部分。
(1) 個(gè)人工作區(qū)。例如，一名接待員所負(fù)責(zé)的接待區(qū)全部設(shè)施和設(shè)備，或者一名秘書辦公桌椅圍繞的區(qū)域中地面、墻壁以及家具和負(fù)責(zé)的所有電器設(shè)備。
(2) 公用區(qū)域。如經(jīng)常使用的傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、與同事共同使用的柜架、辦公室的茶桌等。
(3) 上司的辦公區(qū)域。