本文描述了辦公設(shè)備及辦公用品接收的程序以及辦公設(shè)備及辦公用品接收后的報(bào)賬手續(xù)。
辦公用品的購(gòu)買和進(jìn)貨
秘書(shū)根據(jù)實(shí)際用量和庫(kù)存情況制定合理的辦公物品購(gòu)置計(jì)劃，并將該計(jì)劃提前一個(gè)月報(bào)至主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后購(gòu)置。特殊辦公用品、低值易耗品和通信設(shè)備必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由公司負(fù)責(zé)統(tǒng)一購(gòu)買。但有些緊急需求的小件辦公物品秘書(shū)可以直接去商店購(gòu)買。
秘書(shū)應(yīng)把握消耗品在正常情況下每月的平均消耗量以及各種消耗品的市場(chǎng)價(jià)格、消耗品的采購(gòu)日期。在此基礎(chǔ)上，秘書(shū)確定采購(gòu)量與采購(gòu)時(shí)間，以最小的采購(gòu)量滿足日常事務(wù)運(yùn)營(yíng)對(duì)消耗品的基本需求。
秘書(shū)購(gòu)買辦公用品要選擇信譽(yù)良好的供貨商：第一是價(jià)格合理，在批量購(gòu)買、季節(jié)削價(jià)、年終清倉(cāng)時(shí)供貨商可給予較好的優(yōu)惠；第二是質(zhì)量和交貨，供貨商能夠提供正規(guī)廠家的優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品，質(zhì)量有問(wèn)題的物品可以更換，交貨準(zhǔn)時(shí)；第三要有較好的售后服務(wù)，遇到使用問(wèn)題時(shí)，秘書(shū)可以方便地聯(lián)系供貨商來(lái)解決。
在收到供貨商發(fā)來(lái)的辦公物品后，秘書(shū)應(yīng)及時(shí)、熟練、準(zhǔn)確地辦理辦公設(shè)備和辦公用品的進(jìn)貨手續(xù)，保證辦公設(shè)備和辦公用品準(zhǔn)確無(wú)誤地入庫(kù)、登記、檢驗(yàn)、核對(duì)，銜接好辦公設(shè)備和耗材的采購(gòu)、進(jìn)貨、發(fā)貨和使用的中間環(huán)節(jié)，建立一個(gè)辦公用品和耗材的管理程序。
1．辦公設(shè)備及辦公用品接收的程序
(1) 先用訂貨單和通知單核對(duì)對(duì)方交付貨物時(shí)出具的交貨單及貨物。
(2) 發(fā)現(xiàn)數(shù)量不對(duì)時(shí)，應(yīng)立即通知采購(gòu)部門聯(lián)系供應(yīng)商。
(3) 接收數(shù)量的出入也應(yīng)通知采購(gòu)部門，以按真實(shí)數(shù)量支付貨款。
(4) 接收的每一類貨物的詳情都應(yīng)輸入到辦公用品庫(kù)存卡的接收項(xiàng)中。
(5) 接收后，要及時(shí)更新庫(kù)存余額。
(6) 將接收的貨物按照辦公用品存儲(chǔ)規(guī)定存放好。
(7) 制定物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。
2．辦公設(shè)備及辦公用品接收后的報(bào)賬手續(xù)
秘書(shū)按訂貨單驗(yàn)貨結(jié)束后，應(yīng)在進(jìn)貨單上寫明到貨品種、數(shù)量、價(jià)格和金額，加蓋印章或簽名，并轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)預(yù)算或支付。