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公司員工工資表的制作，大家常用的工作方式是：先用EXCEL表格生成所有員工的工資統(tǒng)計(jì)表文件，再用WORD制作一個(gè)工資單的模板，然后通過工資單模板對應(yīng)著EXCEL工資總表輸入生成每個(gè)員工的個(gè)人工資單。
Word提供的一項(xiàng)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理功能——“郵件合并”。
“郵件合并”這個(gè)名稱最初是在批量處理“郵件文檔”時(shí)提出的。具體地說就是在郵件文檔（主文檔）的固定內(nèi)容中，與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料（數(shù)據(jù)源：如Excel表、Access數(shù)據(jù)表等），合并批量生成需要的郵件文檔，因此大大提高工作的效率，“郵件合并”因此而得名。
我們在日常中經(jīng)常要批量處理有信函、工資條、成績單等文檔，它們通常都具備兩個(gè)規(guī)律：
一是：需要制作的數(shù)量比較大；
二是：這些文檔內(nèi)容分為固定不變的內(nèi)容（主文檔）和變化的內(nèi)容（數(shù)據(jù)源），比如說工資單上的工資項(xiàng)、商函的內(nèi)容、請柬內(nèi)容和格式等。變化的內(nèi)容：工資項(xiàng)的金額、商函的單位及個(gè)人名稱等。
掌握郵件合并的建立主文檔、準(zhǔn)備好數(shù)據(jù)源、合并文檔三個(gè)基本過程，就抓住了郵件合并的“綱”，也就能應(yīng)用到實(shí)際工作中。
以上介紹的就是郵件合并功能相關(guān)的概念和主要掌握的內(nèi)容。接下來就為大家講解批量工資單制作。
一、建立主文檔
主文檔就是固定不變的主體內(nèi)容，工資單中固定不變的內(nèi)容和格式等。
在這里我們已經(jīng)建立好了主文檔。打開工資單主文檔這就是已經(jīng)制作好的工資單主文檔。如圖所示：
二、準(zhǔn)備好數(shù)據(jù)源
數(shù)據(jù)源就是與主文檔內(nèi)容相關(guān)的數(shù)據(jù)記錄表，其中包含著相關(guān)的字段和記錄內(nèi)容。數(shù)據(jù)源表可以是Excel表、Access數(shù)據(jù)表等。打開數(shù)據(jù)源表這就是我們已經(jīng)準(zhǔn)備好的數(shù)據(jù)源表格。
三、合并文檔
準(zhǔn)備好工資單主文檔和數(shù)據(jù)源后，就可將主文檔和數(shù)據(jù)源合并，生成批量新文檔，數(shù)據(jù)源表中的記錄條數(shù)，決定著主文件生成的份數(shù)。
切換到工資單主文檔窗口中。
一般情況下，“郵件合并”工具欄沒有出現(xiàn)在word的工具欄中。打開郵件合并工具欄的方法是：點(diǎn)擊“視圖”菜單，選擇“工具欄”命令，在出現(xiàn)的子菜單中選擇“郵件合并”命令?；蛘哂益I單擊工具欄空白處，彈出快捷菜單，選擇其中的“郵件合并”命令。這樣也可打開“郵件合并”工具欄。這就是郵件合并工具欄。
點(diǎn)擊“郵件合并”工具欄上的“設(shè)置文檔類型”按鈕，在彈出的“主文檔類型”對話框中選擇“信函”。點(diǎn)擊“確定”按鈕返回。
點(diǎn)擊“打開數(shù)據(jù)源”按鈕，彈出“選取數(shù)據(jù)源”對話框。找到我們已經(jīng)準(zhǔn)備好的數(shù)據(jù)源表格即可。在這一步如果沒有準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源，則可以通過“選取數(shù)據(jù)源”對話框中的 “鏈接到新的數(shù)據(jù)源”或“新的Sql Server 連接”新建一個(gè)數(shù)據(jù)源。然后繼續(xù)進(jìn)行設(shè)置。而該實(shí)例是已經(jīng)準(zhǔn)備好了數(shù)據(jù)源表格，所以直接找到準(zhǔn)備好的數(shù)據(jù)源表格。雙擊表格。彈出的“選擇表格”對話框，可看到該對話框中有sheet1$、sheet2$、sheet3$三張工作表，由于我們的數(shù)據(jù)是在sheet1工作表上制作的，所以選取“sheet1$”，點(diǎn)擊“確定”。
接下來的操作是設(shè)置“收件人”。點(diǎn)擊“收件人”按鈕，彈出“郵件合并收件人”對話框，默認(rèn)情況下收件人列表是被全部選中，如果要取消某收件人，可單擊前面的復(fù)選框，取消選中。這里我們是要進(jìn)行全選，所以點(diǎn)擊“全選”按鈕。點(diǎn)擊“確定”。
接下來是對各數(shù)據(jù)域的插入。首先將光標(biāo)置于要插入域的位置，如現(xiàn)在要插入的域?yàn)樾彰｜c(diǎn)擊“插入域”按鈕，在彈出的“插入合并域”對話中，點(diǎn)擊選中“插入”中的“數(shù)據(jù)域”前的單元按鈕。在“域”中選擇“姓名”，點(diǎn)擊“插入”按鈕，再點(diǎn)擊“關(guān)閉”按鈕退出?？梢钥吹叫彰蛞呀?jīng)被成功插入。
用同樣的方法，將“職等”、“職位”、“本薪”、“主管津貼”、“修護(hù)津貼”、“交通津貼”、“外調(diào)津貼”、“全勤津貼”等域插入到相應(yīng)位置。請看操作。
點(diǎn)擊“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕，可以看到之前插入域的位置變成了數(shù)據(jù)源表格中相應(yīng)內(nèi)容。這時(shí)可以通過點(diǎn)擊“下一步”按鈕進(jìn)行瀏覽。
最后點(diǎn)擊“合并到新文檔”。彈出“合并到新文檔”對話框，點(diǎn)擊“合并記錄”中的“全部”單選按鈕，如果你只想編輯當(dāng)前的一條記錄，就點(diǎn)擊“當(dāng)前記錄”前的單選按鈕，如果你只想編輯某范圍內(nèi)的記錄，如果只合并第11條到第20條的記錄，則點(diǎn)擊最后一項(xiàng)前的單選按鈕，并輸入記錄的起始記錄11和終止記錄20。本實(shí)例是要將所有記錄生成工資表，所以選擇第一項(xiàng)。點(diǎn)擊“確定”。
這時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)“字母1”新word文檔?？梢钥吹揭呀?jīng)成功生成了所有員工的工資表。
批量生成工資表也可利用任務(wù)窗格的“郵件合并”命令來完成。這里就不再詳細(xì)講解。
這就是利用郵件合并功能批量生成工資表的操作方法?！班]件合并”功能除了可以批量處理信函、信封等與郵件相關(guān)的文檔外，一樣可以輕松地批量制作標(biāo)簽、榮譽(yù)證書、成績單等。
公司員工工資表的制作，大家常用的工作方式是：先用EXCEL表格生成所有員工的工資統(tǒng)計(jì)表文件，再用WORD制作一個(gè)工資單的模板，然后通過工資單模板對應(yīng)著EXCEL工資總表輸入生成每個(gè)員工的個(gè)人工資單。
Word提供的一項(xiàng)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理功能——“郵件合并”。
“郵件合并”這個(gè)名稱最初是在批量處理“郵件文檔”時(shí)提出的。具體地說就是在郵件文檔（主文檔）的固定內(nèi)容中，與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料（數(shù)據(jù)源：如Excel表、Access數(shù)據(jù)表等），合并批量生成需要的郵件文檔，因此大大提高工作的效率，“郵件合并”因此而得名。
我們在日常中經(jīng)常要批量處理有信函、工資條、成績單等文檔，它們通常都具備兩個(gè)規(guī)律：
一是：需要制作的數(shù)量比較大；
二是：這些文檔內(nèi)容分為固定不變的內(nèi)容（主文檔）和變化的內(nèi)容（數(shù)據(jù)源），比如說工資單上的工資項(xiàng)、商函的內(nèi)容、請柬內(nèi)容和格式等。變化的內(nèi)容：工資項(xiàng)的金額、商函的單位及個(gè)人名稱等。
掌握郵件合并的建立主文檔、準(zhǔn)備好數(shù)據(jù)源、合并文檔三個(gè)基本過程，就抓住了郵件合并的“綱”，也就能應(yīng)用到實(shí)際工作中。
以上介紹的就是郵件合并功能相關(guān)的概念和主要掌握的內(nèi)容。接下來就為大家講解批量工資單制作。
一、建立主文檔
主文檔就是固定不變的主體內(nèi)容，工資單中固定不變的內(nèi)容和格式等。
在這里我們已經(jīng)建立好了主文檔。打開工資單主文檔這就是已經(jīng)制作好的工資單主文檔。如圖所示：
二、準(zhǔn)備好數(shù)據(jù)源
數(shù)據(jù)源就是與主文檔內(nèi)容相關(guān)的數(shù)據(jù)記錄表，其中包含著相關(guān)的字段和記錄內(nèi)容。數(shù)據(jù)源表可以是Excel表、Access數(shù)據(jù)表等。打開數(shù)據(jù)源表這就是我們已經(jīng)準(zhǔn)備好的數(shù)據(jù)源表格。
三、合并文檔
準(zhǔn)備好工資單主文檔和數(shù)據(jù)源后，就可將主文檔和數(shù)據(jù)源合并，生成批量新文檔，數(shù)據(jù)源表中的記錄條數(shù)，決定著主文件生成的份數(shù)。
切換到工資單主文檔窗口中。
一般情況下，“郵件合并”工具欄沒有出現(xiàn)在word的工具欄中。打開郵件合并工具欄的方法是：點(diǎn)擊“視圖”菜單，選擇“工具欄”命令，在出現(xiàn)的子菜單中選擇“郵件合并”命令?；蛘哂益I單擊工具欄空白處，彈出快捷菜單，選擇其中的“郵件合并”命令。這樣也可打開“郵件合并”工具欄。這就是郵件合并工具欄。
點(diǎn)擊“郵件合并”工具欄上的“設(shè)置文檔類型”按鈕，在彈出的“主文檔類型”對話框中選擇“信函”。點(diǎn)擊“確定”按鈕返回。
點(diǎn)擊“打開數(shù)據(jù)源”按鈕，彈出“選取數(shù)據(jù)源”對話框。找到我們已經(jīng)準(zhǔn)備好的數(shù)據(jù)源表格即可。在這一步如果沒有準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源，則可以通過“選取數(shù)據(jù)源”對話框中的 “鏈接到新的數(shù)據(jù)源”或“新的Sql Server 連接”新建一個(gè)數(shù)據(jù)源。然后繼續(xù)進(jìn)行設(shè)置。而該實(shí)例是已經(jīng)準(zhǔn)備好了數(shù)據(jù)源表格，所以直接找到準(zhǔn)備好的數(shù)據(jù)源表格。雙擊表格。彈出的“選擇表格”對話框，可看到該對話框中有sheet1$、sheet2$、sheet3$三張工作表，由于我們的數(shù)據(jù)是在sheet1工作表上制作的，所以選取“sheet1$”，點(diǎn)擊“確定”。
接下來的操作是設(shè)置“收件人”。點(diǎn)擊“收件人”按鈕，彈出“郵件合并收件人”對話框，默認(rèn)情況下收件人列表是被全部選中，如果要取消某收件人，可單擊前面的復(fù)選框，取消選中。這里我們是要進(jìn)行全選，所以點(diǎn)擊“全選”按鈕。點(diǎn)擊“確定”。
接下來是對各數(shù)據(jù)域的插入。首先將光標(biāo)置于要插入域的位置，如現(xiàn)在要插入的域?yàn)樾彰｜c(diǎn)擊“插入域”按鈕，在彈出的“插入合并域”對話中，點(diǎn)擊選中“插入”中的“數(shù)據(jù)域”前的單元按鈕。在“域”中選擇“姓名”，點(diǎn)擊“插入”按鈕，再點(diǎn)擊“關(guān)閉”按鈕退出?？梢钥吹叫彰蛞呀?jīng)被成功插入。
用同樣的方法，將“職等”、“職位”、“本薪”、“主管津貼”、“修護(hù)津貼”、“交通津貼”、“外調(diào)津貼”、“全勤津貼”等域插入到相應(yīng)位置。請看操作。
點(diǎn)擊“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕，可以看到之前插入域的位置變成了數(shù)據(jù)源表格中相應(yīng)內(nèi)容。這時(shí)可以通過點(diǎn)擊“下一步”按鈕進(jìn)行瀏覽。
最后點(diǎn)擊“合并到新文檔”。彈出“合并到新文檔”對話框，點(diǎn)擊“合并記錄”中的“全部”單選按鈕，如果你只想編輯當(dāng)前的一條記錄，就點(diǎn)擊“當(dāng)前記錄”前的單選按鈕，如果你只想編輯某范圍內(nèi)的記錄，如果只合并第11條到第20條的記錄，則點(diǎn)擊最后一項(xiàng)前的單選按鈕，并輸入記錄的起始記錄11和終止記錄20。本實(shí)例是要將所有記錄生成工資表，所以選擇第一項(xiàng)。點(diǎn)擊“確定”。
這時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)“字母1”新word文檔?？梢钥吹揭呀?jīng)成功生成了所有員工的工資表。
批量生成工資表也可利用任務(wù)窗格的“郵件合并”命令來完成。這里就不再詳細(xì)講解。
這就是利用郵件合并功能批量生成工資表的操作方法?！班]件合并”功能除了可以批量處理信函、信封等與郵件相關(guān)的文檔外，一樣可以輕松地批量制作標(biāo)簽、榮譽(yù)證書、成績單等。