2.8咨詢業(yè)務的監(jiān)督
內部審計部門應該監(jiān)督咨詢業(yè)務結果以大限度地滿足客戶要求。不同類型的咨詢業(yè)務需要采取不同類型的監(jiān)督手段。監(jiān)督效果如何取決于一些因素,例如:管理層對咨詢業(yè)務的明確關心程度、內部審計師對項目風險的評估或者內部審計師對該項目能夠為企業(yè)所創(chuàng)造價值的評估。
2.9開展咨詢活動的指導原則(《實務公告》1000.C1—1)
· 價值觀:內部審計活動的價值觀體現(xiàn)在每一個雇用內部審計師的組織內,以一種適合該組織文化和資源的方式實現(xiàn)的。這種價值觀體現(xiàn)在內部審計定義中,并且包含了保證和咨詢活動。這些活動通過在管理、風險和控制領域內采取系統(tǒng)化、規(guī)范化的方法,來達到增加組織價值的目的。
· 遵循內部審計定義:在每一項內部審計活動中都包含系統(tǒng)的、規(guī)范的評價方法。廣義類型的保證和咨詢業(yè)務中通常包含有服務清單,不過,這些服務中還包括與廣義內部審計定義相一致的、演變進化出來的增值服務類型。
· 審計活動不只包括確認和咨詢業(yè)務:內部審計服務的種類有很多。確認與咨詢業(yè)務并不相互排斥,也不排斥其他的審計活動(例如,調查和非審計作用)。許多審計服務既發(fā)揮保證作用,又發(fā)揮咨詢(建議)作用。
· 確認與咨詢業(yè)務之間的相互關系:內部審計咨詢業(yè)務豐富了增值型的內部審計內容。雖然咨詢活動通常是由確認服務直接產生的,但也要認識到確認業(yè)務也可能產生自咨詢業(yè)務。
· 內部審計章程授權實施咨詢業(yè)務:傳統(tǒng)上,內部審計師提供了許多類型的咨詢服務,范圍包括:分析已建立控制制度,分析證券交易產品,被派出到相關單位分析經營情況并提出建議,等等。董事會(或審計委員會)應該授權內部審計活動提供額外服務并且在內部審計章程中作出規(guī)定。內部審計師在提供額外服務時,不能出現(xiàn)利益沖突現(xiàn)象,也不能違背對審計委員會承擔的責任?! ?客觀性:咨詢業(yè)務可以增強對與確認業(yè)務相關的經營過程或事項的了解,并且不一定會損害審計師或內部審計活動的客觀性。內部審計不具有管理決策的職能,是否采納或實施作為內部審計咨詢服務結果的建議取決于管理層,因此,管理層制定決策不會損害內部審計的客觀性。
· 提供咨詢服務的基礎:很多咨詢業(yè)務是確認和調查業(yè)務活動的一個自然的工作延伸,可能就是內部審計師提出的正式或非正式的建議、分析和評價。內部審計活動被定位于實施這類咨詢業(yè)務是基于內部審計活動:(1)對組織的經營、風險及戰(zhàn)略的廣泛了解;(2)具有高標準客觀性。
· 基礎信息的溝通:向高級管理層和審計委員會提供保證是內部審計的首要存在價值,如果依據(jù)首席審計執(zhí)行官的判斷應向高級管理層及董事會成員報告的信息受到隱瞞,就無法開展咨詢活動。所有咨詢業(yè)務都應該在這種背景下得到理解。
· 組織所了解的咨詢業(yè)務原則:組織必須制定為所有成員所了解的咨詢業(yè)務的基本實施規(guī)定,而且這些規(guī)定應該編入經審計委員會批準且組織已頒布的內部審計章程中。
· 正式咨詢業(yè)務:管理層通常聘請外部咨詢顧問實施正式咨詢業(yè)務,這需要持續(xù)很長時間。不過,組織會發(fā)現(xiàn)內部審計部門是有資格實施一些正式咨詢任務的部門。當內部審計活動受命去執(zhí)行一項正式咨詢業(yè)務時,內部審計小組應該采用系統(tǒng)化、規(guī)范化的方法來實施這項業(yè)務。
· 首席審計執(zhí)行官(CEA)的職責:咨詢活動使首席審計執(zhí)行官得以就特定的管理問題與管理層進行對話。在對話中,業(yè)務范圍及時間期限要符合管理層的需要,但是,首席審計執(zhí)行官有權決定采取什么樣的審計技術,并且在審計結果的性質和嚴重程度會給組織帶來重大風險時,有權向高級管理層和審計委員會成員報告。
· 解決沖突或新問題的標準:內部審計師首要的還是一名內部的審計師,因此,在開展服務活動中,也應遵循IIA的《道德規(guī)范》及《標準》中的屬性標準與工作標準,所有不可預見的沖突或活動都應按照《道德規(guī)范》及《標準》的規(guī)定解決
2.10具體咨詢業(yè)務
2.10.1 內部控制培訓,是內部審計師對組織內相關人員進行內部控制制度方面的培訓,幫助職員了解內部控制的建立、目標、相關流程和關鍵控制點,目的是使職員提高對內部控制制度的了解和認識,從而有效執(zhí)行各項內部控制制度,提高組織運營效率和效果,降低組織風險。
2.10.1.1 內部控制是任何系統(tǒng)的基礎部分,常被用于規(guī)范和指導經營活動,提高經營業(yè)績,以實現(xiàn)組織目標。內部控制涉及組織中的每個人,因此,每個人(包括組織本身)都會受益于對控制程序及其重要性的廣泛認識。內部審計師是促進內部控制執(zhí)行和升級完善的當然人選,同時,內部審計師自身也需要進行控制培訓。
2.10.1.2如果業(yè)務進行過程中,能夠讓接受檢查的人自愿參與且積極配合,那么審計業(yè)務會相當順利地進行。為審計客戶提供了解控制制度的機會,有助于其認識審計重要性,更愿意提供有用、完整的信息。內部控制培訓應該讓客戶了解以下5個方面內容:
· 控制環(huán)境。每個人都在各自崗位做正確的事。
· 風險評估。為了實現(xiàn)目標,要充分考慮風險。
· 控制活動。由于確認了風險,所以建立了適當?shù)目刂浦贫惹艺诎l(fā)揮作用。
· 信息和溝通。收集和討論數(shù)據(jù)。
· 監(jiān)督。監(jiān)督目標實現(xiàn)過程。
了解這些內容及相關因素可以幫助審計客戶在判斷內部控制質量時,更好地了解需要評估的必要管理活動,也有助于審計客戶更好地承擔幫助組織實現(xiàn)其目標的工作責任。同時,此類培訓,還有助于內部審計活動獲得審計客戶的理解,并為其所接受。
2.10.1.3組織內部控制成功的關鍵在于培訓。如果組織雇員不了解內部控制目標,不知道控制制度如何運行,不清楚控制制度帶來的好處,那么,組織就不符合內部審計標準要求。內部控制培訓內容包括:
· 外部的法律、規(guī)定、政策和制度。雇員知道適用的公共安全制度嗎?清楚環(huán)境安全的各項要求嗎?
· 財務和人事制度。雇員了解準確報告工作時間和缺席情況的重要性嗎?他們知道如何記錄工作時間或者如果發(fā)生錯誤,如何糾正或報告發(fā)生的錯誤嗎?
· 信息處理程序。組織建立了數(shù)據(jù)兩次檢查程序,或者數(shù)據(jù)接觸控制和錯誤報告程序了嗎?
· 實務資產或財產的控制。雇員了解保衛(wèi)和保護易受損害資產的重要性嗎?
· 制度和責任。雇員清楚分配的責任嗎?他們了解在程序中應該發(fā)揮的作用嗎? 他們如何有效地實現(xiàn)其目標?
2.10.2業(yè)務流程檢查,是內部審計師采用一系列方法和技術,對組織內的各個業(yè)務流程和程序進行的檢查,目的是確認業(yè)務流程的執(zhí)行情況和各業(yè)務流程的有效性,同時針對存在的漏洞和弱點,提出適當?shù)母倪M建議,以提高和改善組織經營活動。
2.10.2.1 傳統(tǒng)公司結構,除了獎賞制度、管理目標、激勵機制和評估機制以外,用有形的和無形的墻將各部門分隔開來。市場部與設計部分開,設計部與生產部分開,生產部又與采購部分開,等等。隨著第二次世界大戰(zhàn)后全面質量管理、持續(xù)完善等理念的出現(xiàn),這些墻開始倒塌。新的組織模式(例如,被稱為“協(xié)同計劃、預測和補充”的CPFR)強化那些剪短部門之間分隔界線的程序,組成各種工作團隊,例如,市場代表、產品設計員、生產工程師、運輸專家、地區(qū)銷售代表全都將注意力放在創(chuàng)新產品和服務上,專家們共同合作,滿足每個領域,包括終消費者的需要。上述強化不同學科交叉的重組過程,也給內部審計實務帶來了挑戰(zhàn),要求內部審計必須關注不同種類生產、不同組織、不同賬務核算辦法和不同區(qū)域等。業(yè)務流程審計可以通過衡量交叉部門流程的效果性和效率性,來應對這些挑戰(zhàn)。流程審計關注點有很多,例如:
· 材料和供應品的訂購、驗收和付款過程
· 將供貨或服務直接送達使用部門的過程
在以流程為導向的組織中,每個流程都有其自己的審計部門,部門中包括專門負責流程審計的職員。
2.10.2.2 《索耶內部審計》為內部審計關注組織流程,列出下列優(yōu)勢:
· 內部審計報告涉及組織活動,對組織生存和成長是必要的,而且是高級管理層感興趣的;
· 審計職員增加了對流程操作過程的熟悉和了解;
· 內部審計發(fā)現(xiàn)可以直接引起高級管理層的注意;
· 審計的持續(xù)監(jiān)督使審計事項的解決成為焦點,并且構成解決流程中存在問題的建議來源渠道;
· 分權和縮小規(guī)模有利于及時簽發(fā)報告;
· 在業(yè)務流程職員和內部審計師之間存在共同點,雙方都關注流程能否運行良好。
2.10.3基準比較法,又稱為基準管理法或標桿管理法。它首先尋找佳的對象,將其行為確定為基準,然后與組織內部的活動、職能和操作程序相比較,并采取行動努力向基準靠攏,以達到持續(xù)改善組織經營情況的目的。它的基本點是:
· 尋找同本組織內部某一事項類似的佳基準,并總結其特點、優(yōu)勢和經驗;
· 根據(jù)基準評價組織自身水平,尋找差距;
· 制定計劃和方案,改進組織內部的工作;
· 持續(xù)不斷地尋找更先進的基準;
· 根據(jù)組織特性,確定關鍵的、需要改進的問題作為設立基準的要素。
2.10.3.1 基準只是組織(或個人)努力要實現(xiàn)的目標。有效的基準比較取決于在挑選目標上所投入的用心和智力程度。一個不能衡量、不能實現(xiàn)或很容易實現(xiàn)的基準是幾乎沒有或者一點沒有存在價值的。一般來說,基準可以在企業(yè)自身、競爭對手、所在行業(yè)的基準和優(yōu)點等范圍內選擇,選擇的基準要具有可衡量性、精確性、有目的性及實用性。
2.10.3.2評估組織內部審計業(yè)務客戶建立的基準是適合內部審計師提供的一項服務內容。
基準比較也適合于績效審計和全面質量審計。事實上,基準比較和全面質量管理(TQM)是相聯(lián)系的。基準比較法既可以用于企業(yè)整體運行情況比較,以提高企業(yè)競爭能力,改善企業(yè)的運行,也可以用于一個部門、一個項目小組甚至職員個人的比較。比較的內容可以是全部,也可以是某一個或幾個方面,比如營銷系統(tǒng)、質量管理、客戶服務或組織應變能力等。
客觀上,不可能存在一個企業(yè)在所有的方面都比其他企業(yè)好的情況。如果出現(xiàn)了這種情況,說明企業(yè)進入了一個十分危險的階段。要么是它的信息溝通系統(tǒng)出現(xiàn)了問題,要么是管理者或員工出現(xiàn)了自滿情緒。所以持續(xù)不斷地尋找比自身更優(yōu)秀的標桿并不困難。為此,基準比較法成為企業(yè)持續(xù)創(chuàng)新的有效動力來源之一,它有助于推動企業(yè)成長,增加企業(yè)市場占有量,提高客戶滿意度,促進企業(yè)重要目標的實現(xiàn)。
2.10.3.3基準比較法包括以下幾種類型:
· 內部型基準比較法:在部門內部或程序自身尋找高于現(xiàn)行低業(yè)績水平的更高業(yè)績(但必須是可實現(xiàn)的),作為基準。例如,全體銷售人員都努力達到本部門佳銷售人員實現(xiàn)的銷售數(shù)量。
· 職能型基準比較法:是與那些在同一技術領域中經營的組織相比較,提供那些需要完善業(yè)務方面的信息。
· 競爭型基準比較法:將本行業(yè)的佳競爭對手業(yè)績水平作為基準,將注意力集中在組織的整體業(yè)績方面,而不是組織內的子活動或子業(yè)務,目的是提高整體競爭力。例如,第二名租賃代理機構可能努力達到第一名租賃代理機構的業(yè)務量。
· 一般型基準比較法:是將經營活動中的某一業(yè)務流程與具有相似特征的業(yè)務流程相比較,不考慮行業(yè)或生產過程,例如文件處理過程。該方法能夠導致創(chuàng)新式跳躍,但不如具有相似職能流程之間的比較那么有幫助。
· 行業(yè)型基準比較法:使用行業(yè)的衡量標準作為提高完善的目標。這樣可能產生實用的基準,但也可能受到一定限制。
· 高級型基準比較法:與一般型基準比較法一樣,該方法在行業(yè)外部尋找比較模型。高級基準是某一業(yè)務領域中世界者的業(yè)績。雖然與競爭對手和行業(yè)標準比較組織業(yè)績似乎顯得更加適當,但事實上,組織可以不顧其所在行業(yè),進行許多這樣的比較活動。每個組織都有應收賬款,都要和顧客聯(lián)系,都與供應商打交道,等等。如果一個組織想要存貨保持在低水平,同時又不會影響客戶,并且希望在這方面成為世界上好的,那么它就應該在任何涉及存貨管理的行業(yè)中尋找比較模型。高級型基準比較法能夠帶來很大的改革活 動。
· 流程型基準比較法:將注意力集中在各個流程上,而不是放在諸如銷售數(shù)量或銷售收入上。
2.10.4信息技術(IT)及系統(tǒng)開發(fā)。內部審計師應該參與信息技術(IT)及系統(tǒng)的開發(fā)過程,而且重點考慮的是軟件的監(jiān)督、修改、可靠性及軟件測試等問題。
在參與計算機系統(tǒng)的開發(fā)過程中,內部審計師:
· 要關心開發(fā)計劃的適當性及成本/效益問題;
· 要監(jiān)督開發(fā)過程的整個進展情況;
· 雖然不能參與計算機系統(tǒng)的設計,但應該建議在計算機系統(tǒng)中建立一定的控制并保留審計線索;
· 在正式運行軟件前,要組織對其進行測試,為慎重起見,新程序應與現(xiàn)行程序并行運行至少一個處理周期。
內部審計部門應該監(jiān)督咨詢業(yè)務結果以大限度地滿足客戶要求。不同類型的咨詢業(yè)務需要采取不同類型的監(jiān)督手段。監(jiān)督效果如何取決于一些因素,例如:管理層對咨詢業(yè)務的明確關心程度、內部審計師對項目風險的評估或者內部審計師對該項目能夠為企業(yè)所創(chuàng)造價值的評估。
2.9開展咨詢活動的指導原則(《實務公告》1000.C1—1)
· 價值觀:內部審計活動的價值觀體現(xiàn)在每一個雇用內部審計師的組織內,以一種適合該組織文化和資源的方式實現(xiàn)的。這種價值觀體現(xiàn)在內部審計定義中,并且包含了保證和咨詢活動。這些活動通過在管理、風險和控制領域內采取系統(tǒng)化、規(guī)范化的方法,來達到增加組織價值的目的。
· 遵循內部審計定義:在每一項內部審計活動中都包含系統(tǒng)的、規(guī)范的評價方法。廣義類型的保證和咨詢業(yè)務中通常包含有服務清單,不過,這些服務中還包括與廣義內部審計定義相一致的、演變進化出來的增值服務類型。
· 審計活動不只包括確認和咨詢業(yè)務:內部審計服務的種類有很多。確認與咨詢業(yè)務并不相互排斥,也不排斥其他的審計活動(例如,調查和非審計作用)。許多審計服務既發(fā)揮保證作用,又發(fā)揮咨詢(建議)作用。
· 確認與咨詢業(yè)務之間的相互關系:內部審計咨詢業(yè)務豐富了增值型的內部審計內容。雖然咨詢活動通常是由確認服務直接產生的,但也要認識到確認業(yè)務也可能產生自咨詢業(yè)務。
· 內部審計章程授權實施咨詢業(yè)務:傳統(tǒng)上,內部審計師提供了許多類型的咨詢服務,范圍包括:分析已建立控制制度,分析證券交易產品,被派出到相關單位分析經營情況并提出建議,等等。董事會(或審計委員會)應該授權內部審計活動提供額外服務并且在內部審計章程中作出規(guī)定。內部審計師在提供額外服務時,不能出現(xiàn)利益沖突現(xiàn)象,也不能違背對審計委員會承擔的責任?! ?客觀性:咨詢業(yè)務可以增強對與確認業(yè)務相關的經營過程或事項的了解,并且不一定會損害審計師或內部審計活動的客觀性。內部審計不具有管理決策的職能,是否采納或實施作為內部審計咨詢服務結果的建議取決于管理層,因此,管理層制定決策不會損害內部審計的客觀性。
· 提供咨詢服務的基礎:很多咨詢業(yè)務是確認和調查業(yè)務活動的一個自然的工作延伸,可能就是內部審計師提出的正式或非正式的建議、分析和評價。內部審計活動被定位于實施這類咨詢業(yè)務是基于內部審計活動:(1)對組織的經營、風險及戰(zhàn)略的廣泛了解;(2)具有高標準客觀性。
· 基礎信息的溝通:向高級管理層和審計委員會提供保證是內部審計的首要存在價值,如果依據(jù)首席審計執(zhí)行官的判斷應向高級管理層及董事會成員報告的信息受到隱瞞,就無法開展咨詢活動。所有咨詢業(yè)務都應該在這種背景下得到理解。
· 組織所了解的咨詢業(yè)務原則:組織必須制定為所有成員所了解的咨詢業(yè)務的基本實施規(guī)定,而且這些規(guī)定應該編入經審計委員會批準且組織已頒布的內部審計章程中。
· 正式咨詢業(yè)務:管理層通常聘請外部咨詢顧問實施正式咨詢業(yè)務,這需要持續(xù)很長時間。不過,組織會發(fā)現(xiàn)內部審計部門是有資格實施一些正式咨詢任務的部門。當內部審計活動受命去執(zhí)行一項正式咨詢業(yè)務時,內部審計小組應該采用系統(tǒng)化、規(guī)范化的方法來實施這項業(yè)務。
· 首席審計執(zhí)行官(CEA)的職責:咨詢活動使首席審計執(zhí)行官得以就特定的管理問題與管理層進行對話。在對話中,業(yè)務范圍及時間期限要符合管理層的需要,但是,首席審計執(zhí)行官有權決定采取什么樣的審計技術,并且在審計結果的性質和嚴重程度會給組織帶來重大風險時,有權向高級管理層和審計委員會成員報告。
· 解決沖突或新問題的標準:內部審計師首要的還是一名內部的審計師,因此,在開展服務活動中,也應遵循IIA的《道德規(guī)范》及《標準》中的屬性標準與工作標準,所有不可預見的沖突或活動都應按照《道德規(guī)范》及《標準》的規(guī)定解決
2.10具體咨詢業(yè)務
2.10.1 內部控制培訓,是內部審計師對組織內相關人員進行內部控制制度方面的培訓,幫助職員了解內部控制的建立、目標、相關流程和關鍵控制點,目的是使職員提高對內部控制制度的了解和認識,從而有效執(zhí)行各項內部控制制度,提高組織運營效率和效果,降低組織風險。
2.10.1.1 內部控制是任何系統(tǒng)的基礎部分,常被用于規(guī)范和指導經營活動,提高經營業(yè)績,以實現(xiàn)組織目標。內部控制涉及組織中的每個人,因此,每個人(包括組織本身)都會受益于對控制程序及其重要性的廣泛認識。內部審計師是促進內部控制執(zhí)行和升級完善的當然人選,同時,內部審計師自身也需要進行控制培訓。
2.10.1.2如果業(yè)務進行過程中,能夠讓接受檢查的人自愿參與且積極配合,那么審計業(yè)務會相當順利地進行。為審計客戶提供了解控制制度的機會,有助于其認識審計重要性,更愿意提供有用、完整的信息。內部控制培訓應該讓客戶了解以下5個方面內容:
· 控制環(huán)境。每個人都在各自崗位做正確的事。
· 風險評估。為了實現(xiàn)目標,要充分考慮風險。
· 控制活動。由于確認了風險,所以建立了適當?shù)目刂浦贫惹艺诎l(fā)揮作用。
· 信息和溝通。收集和討論數(shù)據(jù)。
· 監(jiān)督。監(jiān)督目標實現(xiàn)過程。
了解這些內容及相關因素可以幫助審計客戶在判斷內部控制質量時,更好地了解需要評估的必要管理活動,也有助于審計客戶更好地承擔幫助組織實現(xiàn)其目標的工作責任。同時,此類培訓,還有助于內部審計活動獲得審計客戶的理解,并為其所接受。
2.10.1.3組織內部控制成功的關鍵在于培訓。如果組織雇員不了解內部控制目標,不知道控制制度如何運行,不清楚控制制度帶來的好處,那么,組織就不符合內部審計標準要求。內部控制培訓內容包括:
· 外部的法律、規(guī)定、政策和制度。雇員知道適用的公共安全制度嗎?清楚環(huán)境安全的各項要求嗎?
· 財務和人事制度。雇員了解準確報告工作時間和缺席情況的重要性嗎?他們知道如何記錄工作時間或者如果發(fā)生錯誤,如何糾正或報告發(fā)生的錯誤嗎?
· 信息處理程序。組織建立了數(shù)據(jù)兩次檢查程序,或者數(shù)據(jù)接觸控制和錯誤報告程序了嗎?
· 實務資產或財產的控制。雇員了解保衛(wèi)和保護易受損害資產的重要性嗎?
· 制度和責任。雇員清楚分配的責任嗎?他們了解在程序中應該發(fā)揮的作用嗎? 他們如何有效地實現(xiàn)其目標?
2.10.2業(yè)務流程檢查,是內部審計師采用一系列方法和技術,對組織內的各個業(yè)務流程和程序進行的檢查,目的是確認業(yè)務流程的執(zhí)行情況和各業(yè)務流程的有效性,同時針對存在的漏洞和弱點,提出適當?shù)母倪M建議,以提高和改善組織經營活動。
2.10.2.1 傳統(tǒng)公司結構,除了獎賞制度、管理目標、激勵機制和評估機制以外,用有形的和無形的墻將各部門分隔開來。市場部與設計部分開,設計部與生產部分開,生產部又與采購部分開,等等。隨著第二次世界大戰(zhàn)后全面質量管理、持續(xù)完善等理念的出現(xiàn),這些墻開始倒塌。新的組織模式(例如,被稱為“協(xié)同計劃、預測和補充”的CPFR)強化那些剪短部門之間分隔界線的程序,組成各種工作團隊,例如,市場代表、產品設計員、生產工程師、運輸專家、地區(qū)銷售代表全都將注意力放在創(chuàng)新產品和服務上,專家們共同合作,滿足每個領域,包括終消費者的需要。上述強化不同學科交叉的重組過程,也給內部審計實務帶來了挑戰(zhàn),要求內部審計必須關注不同種類生產、不同組織、不同賬務核算辦法和不同區(qū)域等。業(yè)務流程審計可以通過衡量交叉部門流程的效果性和效率性,來應對這些挑戰(zhàn)。流程審計關注點有很多,例如:
· 材料和供應品的訂購、驗收和付款過程
· 將供貨或服務直接送達使用部門的過程
在以流程為導向的組織中,每個流程都有其自己的審計部門,部門中包括專門負責流程審計的職員。
2.10.2.2 《索耶內部審計》為內部審計關注組織流程,列出下列優(yōu)勢:
· 內部審計報告涉及組織活動,對組織生存和成長是必要的,而且是高級管理層感興趣的;
· 審計職員增加了對流程操作過程的熟悉和了解;
· 內部審計發(fā)現(xiàn)可以直接引起高級管理層的注意;
· 審計的持續(xù)監(jiān)督使審計事項的解決成為焦點,并且構成解決流程中存在問題的建議來源渠道;
· 分權和縮小規(guī)模有利于及時簽發(fā)報告;
· 在業(yè)務流程職員和內部審計師之間存在共同點,雙方都關注流程能否運行良好。
2.10.3基準比較法,又稱為基準管理法或標桿管理法。它首先尋找佳的對象,將其行為確定為基準,然后與組織內部的活動、職能和操作程序相比較,并采取行動努力向基準靠攏,以達到持續(xù)改善組織經營情況的目的。它的基本點是:
· 尋找同本組織內部某一事項類似的佳基準,并總結其特點、優(yōu)勢和經驗;
· 根據(jù)基準評價組織自身水平,尋找差距;
· 制定計劃和方案,改進組織內部的工作;
· 持續(xù)不斷地尋找更先進的基準;
· 根據(jù)組織特性,確定關鍵的、需要改進的問題作為設立基準的要素。
2.10.3.1 基準只是組織(或個人)努力要實現(xiàn)的目標。有效的基準比較取決于在挑選目標上所投入的用心和智力程度。一個不能衡量、不能實現(xiàn)或很容易實現(xiàn)的基準是幾乎沒有或者一點沒有存在價值的。一般來說,基準可以在企業(yè)自身、競爭對手、所在行業(yè)的基準和優(yōu)點等范圍內選擇,選擇的基準要具有可衡量性、精確性、有目的性及實用性。
2.10.3.2評估組織內部審計業(yè)務客戶建立的基準是適合內部審計師提供的一項服務內容。
基準比較也適合于績效審計和全面質量審計。事實上,基準比較和全面質量管理(TQM)是相聯(lián)系的。基準比較法既可以用于企業(yè)整體運行情況比較,以提高企業(yè)競爭能力,改善企業(yè)的運行,也可以用于一個部門、一個項目小組甚至職員個人的比較。比較的內容可以是全部,也可以是某一個或幾個方面,比如營銷系統(tǒng)、質量管理、客戶服務或組織應變能力等。
客觀上,不可能存在一個企業(yè)在所有的方面都比其他企業(yè)好的情況。如果出現(xiàn)了這種情況,說明企業(yè)進入了一個十分危險的階段。要么是它的信息溝通系統(tǒng)出現(xiàn)了問題,要么是管理者或員工出現(xiàn)了自滿情緒。所以持續(xù)不斷地尋找比自身更優(yōu)秀的標桿并不困難。為此,基準比較法成為企業(yè)持續(xù)創(chuàng)新的有效動力來源之一,它有助于推動企業(yè)成長,增加企業(yè)市場占有量,提高客戶滿意度,促進企業(yè)重要目標的實現(xiàn)。
2.10.3.3基準比較法包括以下幾種類型:
· 內部型基準比較法:在部門內部或程序自身尋找高于現(xiàn)行低業(yè)績水平的更高業(yè)績(但必須是可實現(xiàn)的),作為基準。例如,全體銷售人員都努力達到本部門佳銷售人員實現(xiàn)的銷售數(shù)量。
· 職能型基準比較法:是與那些在同一技術領域中經營的組織相比較,提供那些需要完善業(yè)務方面的信息。
· 競爭型基準比較法:將本行業(yè)的佳競爭對手業(yè)績水平作為基準,將注意力集中在組織的整體業(yè)績方面,而不是組織內的子活動或子業(yè)務,目的是提高整體競爭力。例如,第二名租賃代理機構可能努力達到第一名租賃代理機構的業(yè)務量。
· 一般型基準比較法:是將經營活動中的某一業(yè)務流程與具有相似特征的業(yè)務流程相比較,不考慮行業(yè)或生產過程,例如文件處理過程。該方法能夠導致創(chuàng)新式跳躍,但不如具有相似職能流程之間的比較那么有幫助。
· 行業(yè)型基準比較法:使用行業(yè)的衡量標準作為提高完善的目標。這樣可能產生實用的基準,但也可能受到一定限制。
· 高級型基準比較法:與一般型基準比較法一樣,該方法在行業(yè)外部尋找比較模型。高級基準是某一業(yè)務領域中世界者的業(yè)績。雖然與競爭對手和行業(yè)標準比較組織業(yè)績似乎顯得更加適當,但事實上,組織可以不顧其所在行業(yè),進行許多這樣的比較活動。每個組織都有應收賬款,都要和顧客聯(lián)系,都與供應商打交道,等等。如果一個組織想要存貨保持在低水平,同時又不會影響客戶,并且希望在這方面成為世界上好的,那么它就應該在任何涉及存貨管理的行業(yè)中尋找比較模型。高級型基準比較法能夠帶來很大的改革活 動。
· 流程型基準比較法:將注意力集中在各個流程上,而不是放在諸如銷售數(shù)量或銷售收入上。
2.10.4信息技術(IT)及系統(tǒng)開發(fā)。內部審計師應該參與信息技術(IT)及系統(tǒng)的開發(fā)過程,而且重點考慮的是軟件的監(jiān)督、修改、可靠性及軟件測試等問題。
在參與計算機系統(tǒng)的開發(fā)過程中,內部審計師:
· 要關心開發(fā)計劃的適當性及成本/效益問題;
· 要監(jiān)督開發(fā)過程的整個進展情況;
· 雖然不能參與計算機系統(tǒng)的設計,但應該建議在計算機系統(tǒng)中建立一定的控制并保留審計線索;
· 在正式運行軟件前,要組織對其進行測試,為慎重起見,新程序應與現(xiàn)行程序并行運行至少一個處理周期。

