第四節(jié) 會計憑證的傳遞和保管
一、會計憑證的傳遞
會計憑證的傳遞是指會計憑證從取得或填制時起至歸檔保管過程中，在單位內(nèi)部各有關(guān)部門和人員之間的傳送程序。
制定會計憑證傳遞程序時，應(yīng)當(dāng)注意考慮下列三個問題：
1.制定科學(xué)合理的傳遞程序。結(jié)合經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)特點(diǎn)、企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置和人員分工的情況，以及經(jīng)營管理上的需要，從完善企業(yè)內(nèi)部控制制度出發(fā)，恰當(dāng)?shù)匾?guī)定各種會計憑證的聯(lián)數(shù)和所流經(jīng)的必要環(huán)節(jié)。
2.確定合理的停留處理時間。
3.建立憑證交接的簽收制度。
二、會計憑證的保管
會計憑證的保管，是指會計憑證登賬后的整理、裝訂和歸檔存查。會計憑證是記賬的依據(jù)，是重要的經(jīng)濟(jì)檔案和歷史資料，所以對會計憑證必須妥善整理和保管，不得丟失或任意銷毀。
會計憑證的保管，既要做到會計憑證的安全和完整無缺，又要便于憑證的事后調(diào)閱和查找。會計憑證歸檔保管的主要方法和要求是：
1.會計憑證應(yīng)定期裝訂成冊，防止散失。會計部門在依據(jù)會計憑證記賬以后，應(yīng)定期（每月）對各種會計憑證進(jìn)行分類整理，將各種記賬憑證按照編號順序，連同所附的原始憑證一起加具封面、封底，裝訂成冊，并在裝訂線上加貼封簽，由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。
從外單位取得的原始憑證遺失時，應(yīng)取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號碼、金額、內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。若確實(shí)無法取得證明的，如車票丟失，則應(yīng)由當(dāng)事人寫明詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。
2.會計憑證封面應(yīng)注明的內(nèi)容。（見圖示）
應(yīng)注明：單位名稱、憑證種類、憑證張數(shù)、起止號數(shù)、年度、月份、會計主管人員、裝訂人員等有關(guān)事項，會計主管人員和保管人員應(yīng)在封面上簽章。
3.會計憑證應(yīng)加貼封條，防止抽換憑證。原始憑證不得外借，其他單位如有特殊原因確實(shí)需要使用時，經(jīng)本單位會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員批準(zhǔn)，可以復(fù)制，并由提供人員和收取人員共同簽名、蓋章。
4.要嚴(yán)格遵守會計憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷毀。
【拓展】每年裝訂成冊的會計憑證，在年度終了時可暫由單位會計機(jī)構(gòu)保管一年，期滿后應(yīng)當(dāng)移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的應(yīng)當(dāng)在會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。
一、會計憑證的傳遞
會計憑證的傳遞是指會計憑證從取得或填制時起至歸檔保管過程中，在單位內(nèi)部各有關(guān)部門和人員之間的傳送程序。
制定會計憑證傳遞程序時，應(yīng)當(dāng)注意考慮下列三個問題：
1.制定科學(xué)合理的傳遞程序。結(jié)合經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)特點(diǎn)、企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置和人員分工的情況，以及經(jīng)營管理上的需要，從完善企業(yè)內(nèi)部控制制度出發(fā)，恰當(dāng)?shù)匾?guī)定各種會計憑證的聯(lián)數(shù)和所流經(jīng)的必要環(huán)節(jié)。
2.確定合理的停留處理時間。
3.建立憑證交接的簽收制度。
二、會計憑證的保管
會計憑證的保管，是指會計憑證登賬后的整理、裝訂和歸檔存查。會計憑證是記賬的依據(jù)，是重要的經(jīng)濟(jì)檔案和歷史資料，所以對會計憑證必須妥善整理和保管，不得丟失或任意銷毀。
會計憑證的保管，既要做到會計憑證的安全和完整無缺，又要便于憑證的事后調(diào)閱和查找。會計憑證歸檔保管的主要方法和要求是：
1.會計憑證應(yīng)定期裝訂成冊，防止散失。會計部門在依據(jù)會計憑證記賬以后，應(yīng)定期（每月）對各種會計憑證進(jìn)行分類整理，將各種記賬憑證按照編號順序，連同所附的原始憑證一起加具封面、封底，裝訂成冊，并在裝訂線上加貼封簽，由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。
從外單位取得的原始憑證遺失時，應(yīng)取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號碼、金額、內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。若確實(shí)無法取得證明的，如車票丟失，則應(yīng)由當(dāng)事人寫明詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。
2.會計憑證封面應(yīng)注明的內(nèi)容。（見圖示）
應(yīng)注明：單位名稱、憑證種類、憑證張數(shù)、起止號數(shù)、年度、月份、會計主管人員、裝訂人員等有關(guān)事項，會計主管人員和保管人員應(yīng)在封面上簽章。
3.會計憑證應(yīng)加貼封條，防止抽換憑證。原始憑證不得外借，其他單位如有特殊原因確實(shí)需要使用時，經(jīng)本單位會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員批準(zhǔn)，可以復(fù)制，并由提供人員和收取人員共同簽名、蓋章。
4.要嚴(yán)格遵守會計憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷毀。
【拓展】每年裝訂成冊的會計憑證，在年度終了時可暫由單位會計機(jī)構(gòu)保管一年，期滿后應(yīng)當(dāng)移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的應(yīng)當(dāng)在會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。