四、賬務處理系統(tǒng)初始化
（一）設置基礎檔案
設置基礎檔案包括設置部門檔案、設置職員檔案、設置客戶檔案、設置供應商檔案、設置外幣及匯率、設置結算方式等。這些檔案信息將在設置會計科目、填制憑證等操作中將有選擇地被引用。
1.基礎檔案的內(nèi)容
（1）設置部門檔案
在會計核算中，往往需要按部門進行分類、匯總和管理, 從下一級自動向有隸屬關系的上一級進行匯總。部門檔案是設置會計科目中要進行部門核算的部門名稱，以及要進行個人核算的往來個人所屬的部門。
（2）設置職員檔案
職員檔案主要用于本單位職員的個人信息資料，設置職員檔案可以方便地進行個人往來核算和管理等操作。
提示：輸入一個職員的檔案信息之后，必須敲回車換行才能保存。
（3）設置客戶檔案
如果企業(yè)需要進行往來賬管理，必須將企業(yè)中客戶的詳細信息錄入客戶檔案中。建立客戶檔案直接關系到對客戶數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。在銷售管理等業(yè)務中需要處理的客戶檔案資料，應先行在本功能中設定，平時如有變動應及時在此進行調(diào)整?？蛻魴n案主要包括“客戶編號”、“開戶銀行”等基本信息和聯(lián)系方式及信用等級等其他信息。
提示：必須先選擇末級分類，然后才能輸入客戶檔案。
（4）設置供應商檔案
企業(yè)如果需要進行往來賬管理，必須將企業(yè)中供應商的詳細資料錄入供應商檔案。建立供應商檔案直接關系到對供應商數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。在采購管理等業(yè)務中，需要處理的供應商的檔案資料，應先在本功能中設定，平時如有變動要及時在此進行調(diào)整。
（5）設置外幣及匯率
匯率管理是專為外幣核算服務的。企業(yè)如有外幣業(yè)務，應進行外幣及匯率的設置。外幣及匯率的設置僅錄入固定匯率與浮動匯率的數(shù)值，并不決定在制單時究竟是使用固定匯率還是浮動匯率，制單時使用固定匯率還是浮動匯率是由賬簿初始化設置決定的。
（6）設置結算方式
為便于管理和提高銀行對賬的效率，軟件提供了設置銀行結算方式的功能，用來建立在經(jīng)營活動中所涉及到的結算方式。
2.演示數(shù)據(jù)
1）部門檔案
部門編碼
部門名稱
部門編碼
部門名稱
1
綜合部
2
財務部
3
市場部
2）職員檔案
職員編號
職員名稱
所屬部門
101
李方
綜合部
201
劉偉
財務部
202
王寧
財務部
301
趙達
市場部
302
馬南
市場部
3）客戶檔案
客戶編碼
客戶名稱
客戶簡稱
地址
郵政編碼
001
北京育培中學
育培中學
北京市海淀區(qū)
朝陽路1號
100011
002
廣州力宏公司
力宏公司
廣州市和平區(qū)
勝利路2號
600066
4）供應商檔案
供應商編碼
供應商名稱
供應商簡稱
地址
郵編
001
北京華遠有限
公司
北京華遠
北京市東城區(qū)
迎賓路3號
100022
002
珠海光大軟件
公司
珠海光大
珠海市新華區(qū)
南京路4號
700077
5）外幣及匯率
幣符：USD；幣名：美元；固定匯率1：6.8。
6）結算方式
結算方式編碼
結算方式名稱
票據(jù)管理
1
現(xiàn)金
否
2
支票
否
3
其他
否
5.操作演示：
進入用友通
基礎檔案設置
-
（二）設置會計科目
1.會計科目編碼：
（1）以文字形式表示的會計科目較長，必然在存儲的時候浪費計算機的內(nèi)存。
（2）對計算機處理來說文字型的科目具有二義性，文字中多一個或少一個空格計算機就認為是兩個不同的科目，因此文字型的科目不便于計算機的分類處理。
（3）在大量的憑證處理中會計科目需要人工輸入，文字型的科目不便于提高輸入速度，輸入較慢。
（4）使文字型的科目不便于計算機進行數(shù)據(jù)的匯總。
2.設置會計會計科目編碼的一般原則
（1）首先應結合使用本單位特點和管理需要對會計科目進行整理，使之形成系統(tǒng)性和層次性較強的會計體系。
（2）會計科目的的設置應符合現(xiàn)行會計制度的規(guī)定，遵照財政部規(guī)定來設置一級編碼，明細科目編碼是由企業(yè)自定的。
（3）會計科目的編碼應具有一定的規(guī)律性。
（4）會計科目代碼的擴展性和義務性相結合
3.會計科目設置的內(nèi)容
（1）會計科目編碼
科目編碼就是按科目編碼方案對每一科目的編碼進行定義。其作用是：便于反映會計科目間的上下級邏輯關系；便于計算機識別和處理，將會計科目編碼作為數(shù)據(jù)處理的關鍵字，便于檢索、分類及匯總等；減少輸入工作量，提高輸入速度；促進會計核算的規(guī)范化和標準化。
設計會計科目編碼首先從一級科目開始，逐級向下設置明細科目。一級科目編碼按財政部的統(tǒng)一編碼方案編制；明細科目編碼按照參數(shù)設置中對科目編碼級次和級長的規(guī)定進行設置。通常的方法是同級科目按順序排列，以序號作為本級科目編碼，加上一級科目編碼后，組成本級科目全編碼。即：
本級科目全編碼=上一級科目全編碼+本級科目編碼
由此可見, 每級科目的全編碼都包括上級科目的編碼和本級科目編碼，這樣的編碼能夠很好地反映科目上下級之間的關系。
（2）會計科目名稱
會計科目名稱是指會計科目的漢字名稱。科目編碼是計算機使用的科目代碼，而科目漢字名稱，則是證、賬、表上顯示和打印的標志，是企業(yè)與外部交流信息所使用的標志。因此在定義科目名稱時，必須嚴格按照會計制度規(guī)定的科目名稱輸入，做到規(guī)范化和標準化。輸入科目名稱時應盡量避免重名，以免影響科目運用的準確性。
（3）科目類型
即按會計科目性質(zhì)對會計科目進行劃分。按照會計制度規(guī)定, 科目類型分為五大類,即資產(chǎn)、負債、所有者權益、成本、損益。指定會計科目的類型，這是計算機自動進行分類匯總的依據(jù)。新的會計準則中，財政部規(guī)定的一級科目編碼的第一位，即科目大類代碼為：“1=資產(chǎn)”，“2=負債”， “3=共同類”“4=所有者權益”，“5=成本”，“6=損益”。因此在指定科目類型時必須將定義的類型與編碼的第一位保持一致。
（4）助記碼
（5）賬頁格式
即根據(jù)會計核算的需要對會計賬簿進行格式定義，賬頁格式一般有金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、數(shù)量外幣式等種類。
（6）輔助賬核算
輔助賬是指科目的輔助核算內(nèi)容，主要有個人往來、客戶往來、供應商往來、部門核算、項目核算。
舉例:
手工方式下，應收賬款應該按照企業(yè)名稱設置明細科目，比如，應收賬款－A公司，應收賬款－B公司，應收賬款－C公司。
填制憑證的時候，比如說如下分錄：
借：應收賬款——A公司 30 000
貸：主營業(yè)務收入 30 000
手工方式下，采用活頁式賬簿，因為隨著經(jīng)濟業(yè)務的變化，明細科目的內(nèi)容也在發(fā)生變動，采用活頁式賬簿比較容易核算。
計算機方式下如果采用手工記賬方式下的明細設置方法，就會出現(xiàn)信息設置重復，因此我們就應該考慮如何將應收賬款科目和客戶檔案聯(lián)系起來。方法是：建立應收賬款科目的時候，我們可以將其設置為“客戶往來輔助核算”，這樣應收賬款科目和客戶檔案就可以自動建立起聯(lián)系。以上面的分錄為例，在填制憑證的時候，計算機會彈出一個輔助窗口，由憑證填制人員選擇是與哪一個公司發(fā)生的業(yè)務往來，然后輸入金額3萬。
設置往來核算可以按往來目錄進行分類和匯總,即下一級將自動向有隸屬關系的上一級進行匯總；設置部門核算可以按部門進行分類和匯總；設置項目核算不僅可方便地實現(xiàn)對部分成本費用和收入按項目核算，而且為這些成本費用及收入情況的管理提供了快速方便的輔助手段。
（一）設置基礎檔案
設置基礎檔案包括設置部門檔案、設置職員檔案、設置客戶檔案、設置供應商檔案、設置外幣及匯率、設置結算方式等。這些檔案信息將在設置會計科目、填制憑證等操作中將有選擇地被引用。
1.基礎檔案的內(nèi)容
（1）設置部門檔案
在會計核算中，往往需要按部門進行分類、匯總和管理, 從下一級自動向有隸屬關系的上一級進行匯總。部門檔案是設置會計科目中要進行部門核算的部門名稱，以及要進行個人核算的往來個人所屬的部門。
（2）設置職員檔案
職員檔案主要用于本單位職員的個人信息資料，設置職員檔案可以方便地進行個人往來核算和管理等操作。
提示：輸入一個職員的檔案信息之后，必須敲回車換行才能保存。
（3）設置客戶檔案
如果企業(yè)需要進行往來賬管理，必須將企業(yè)中客戶的詳細信息錄入客戶檔案中。建立客戶檔案直接關系到對客戶數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。在銷售管理等業(yè)務中需要處理的客戶檔案資料，應先行在本功能中設定，平時如有變動應及時在此進行調(diào)整?？蛻魴n案主要包括“客戶編號”、“開戶銀行”等基本信息和聯(lián)系方式及信用等級等其他信息。
提示：必須先選擇末級分類，然后才能輸入客戶檔案。
（4）設置供應商檔案
企業(yè)如果需要進行往來賬管理，必須將企業(yè)中供應商的詳細資料錄入供應商檔案。建立供應商檔案直接關系到對供應商數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。在采購管理等業(yè)務中，需要處理的供應商的檔案資料，應先在本功能中設定，平時如有變動要及時在此進行調(diào)整。
（5）設置外幣及匯率
匯率管理是專為外幣核算服務的。企業(yè)如有外幣業(yè)務，應進行外幣及匯率的設置。外幣及匯率的設置僅錄入固定匯率與浮動匯率的數(shù)值，并不決定在制單時究竟是使用固定匯率還是浮動匯率，制單時使用固定匯率還是浮動匯率是由賬簿初始化設置決定的。
（6）設置結算方式
為便于管理和提高銀行對賬的效率，軟件提供了設置銀行結算方式的功能，用來建立在經(jīng)營活動中所涉及到的結算方式。
2.演示數(shù)據(jù)
1）部門檔案
部門編碼
部門名稱
部門編碼
部門名稱
1
綜合部
2
財務部
3
市場部
2）職員檔案
職員編號
職員名稱
所屬部門
101
李方
綜合部
201
劉偉
財務部
202
王寧
財務部
301
趙達
市場部
302
馬南
市場部
3）客戶檔案
客戶編碼
客戶名稱
客戶簡稱
地址
郵政編碼
001
北京育培中學
育培中學
北京市海淀區(qū)
朝陽路1號
100011
002
廣州力宏公司
力宏公司
廣州市和平區(qū)
勝利路2號
600066
4）供應商檔案
供應商編碼
供應商名稱
供應商簡稱
地址
郵編
001
北京華遠有限
公司
北京華遠
北京市東城區(qū)
迎賓路3號
100022
002
珠海光大軟件
公司
珠海光大
珠海市新華區(qū)
南京路4號
700077
5）外幣及匯率
幣符：USD；幣名：美元；固定匯率1：6.8。
6）結算方式
結算方式編碼
結算方式名稱
票據(jù)管理
1
現(xiàn)金
否
2
支票
否
3
其他
否
5.操作演示：
進入用友通
基礎檔案設置
-
（二）設置會計科目
1.會計科目編碼：
（1）以文字形式表示的會計科目較長，必然在存儲的時候浪費計算機的內(nèi)存。
（2）對計算機處理來說文字型的科目具有二義性，文字中多一個或少一個空格計算機就認為是兩個不同的科目，因此文字型的科目不便于計算機的分類處理。
（3）在大量的憑證處理中會計科目需要人工輸入，文字型的科目不便于提高輸入速度，輸入較慢。
（4）使文字型的科目不便于計算機進行數(shù)據(jù)的匯總。
2.設置會計會計科目編碼的一般原則
（1）首先應結合使用本單位特點和管理需要對會計科目進行整理，使之形成系統(tǒng)性和層次性較強的會計體系。
（2）會計科目的的設置應符合現(xiàn)行會計制度的規(guī)定，遵照財政部規(guī)定來設置一級編碼，明細科目編碼是由企業(yè)自定的。
（3）會計科目的編碼應具有一定的規(guī)律性。
（4）會計科目代碼的擴展性和義務性相結合
3.會計科目設置的內(nèi)容
（1）會計科目編碼
科目編碼就是按科目編碼方案對每一科目的編碼進行定義。其作用是：便于反映會計科目間的上下級邏輯關系；便于計算機識別和處理，將會計科目編碼作為數(shù)據(jù)處理的關鍵字，便于檢索、分類及匯總等；減少輸入工作量，提高輸入速度；促進會計核算的規(guī)范化和標準化。
設計會計科目編碼首先從一級科目開始，逐級向下設置明細科目。一級科目編碼按財政部的統(tǒng)一編碼方案編制；明細科目編碼按照參數(shù)設置中對科目編碼級次和級長的規(guī)定進行設置。通常的方法是同級科目按順序排列，以序號作為本級科目編碼，加上一級科目編碼后，組成本級科目全編碼。即：
本級科目全編碼=上一級科目全編碼+本級科目編碼
由此可見, 每級科目的全編碼都包括上級科目的編碼和本級科目編碼，這樣的編碼能夠很好地反映科目上下級之間的關系。
（2）會計科目名稱
會計科目名稱是指會計科目的漢字名稱。科目編碼是計算機使用的科目代碼，而科目漢字名稱，則是證、賬、表上顯示和打印的標志，是企業(yè)與外部交流信息所使用的標志。因此在定義科目名稱時，必須嚴格按照會計制度規(guī)定的科目名稱輸入，做到規(guī)范化和標準化。輸入科目名稱時應盡量避免重名，以免影響科目運用的準確性。
（3）科目類型
即按會計科目性質(zhì)對會計科目進行劃分。按照會計制度規(guī)定, 科目類型分為五大類,即資產(chǎn)、負債、所有者權益、成本、損益。指定會計科目的類型，這是計算機自動進行分類匯總的依據(jù)。新的會計準則中，財政部規(guī)定的一級科目編碼的第一位，即科目大類代碼為：“1=資產(chǎn)”，“2=負債”， “3=共同類”“4=所有者權益”，“5=成本”，“6=損益”。因此在指定科目類型時必須將定義的類型與編碼的第一位保持一致。
（4）助記碼
（5）賬頁格式
即根據(jù)會計核算的需要對會計賬簿進行格式定義，賬頁格式一般有金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、數(shù)量外幣式等種類。
（6）輔助賬核算
輔助賬是指科目的輔助核算內(nèi)容，主要有個人往來、客戶往來、供應商往來、部門核算、項目核算。
舉例:
手工方式下，應收賬款應該按照企業(yè)名稱設置明細科目，比如，應收賬款－A公司，應收賬款－B公司，應收賬款－C公司。
填制憑證的時候，比如說如下分錄：
借：應收賬款——A公司 30 000
貸：主營業(yè)務收入 30 000
手工方式下，采用活頁式賬簿，因為隨著經(jīng)濟業(yè)務的變化，明細科目的內(nèi)容也在發(fā)生變動，采用活頁式賬簿比較容易核算。
計算機方式下如果采用手工記賬方式下的明細設置方法，就會出現(xiàn)信息設置重復，因此我們就應該考慮如何將應收賬款科目和客戶檔案聯(lián)系起來。方法是：建立應收賬款科目的時候，我們可以將其設置為“客戶往來輔助核算”，這樣應收賬款科目和客戶檔案就可以自動建立起聯(lián)系。以上面的分錄為例，在填制憑證的時候，計算機會彈出一個輔助窗口，由憑證填制人員選擇是與哪一個公司發(fā)生的業(yè)務往來，然后輸入金額3萬。
設置往來核算可以按往來目錄進行分類和匯總,即下一級將自動向有隸屬關系的上一級進行匯總；設置部門核算可以按部門進行分類和匯總；設置項目核算不僅可方便地實現(xiàn)對部分成本費用和收入按項目核算，而且為這些成本費用及收入情況的管理提供了快速方便的輔助手段。