第四節(jié) 編制會(huì)計(jì)報(bào)表
本節(jié)要點(diǎn)
●報(bào)表處理系統(tǒng)概述
●報(bào)表格式定義
●報(bào)表公式定義
●報(bào)表數(shù)據(jù)生成
●報(bào)表輸出
主要內(nèi)容
利用會(huì)計(jì)軟件編制報(bào)表的好處：
（1）好處：通過(guò)一定的 設(shè)置（報(bào)表格式和報(bào)表公式），可以自動(dòng)生成報(bào)表數(shù)據(jù)。
（2）操作演示：
一、報(bào)表處理系統(tǒng)概述
（一）會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)處理流程
（1）報(bào)表格式定義
（2）報(bào)表公式定義
（3）報(bào)表數(shù)據(jù)處理
（4）報(bào)表輸出
（二）報(bào)表的相關(guān)概念
1.格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)
UFO將報(bào)表制作分為兩大部分來(lái)處理，即報(bào)表格式與公式設(shè)計(jì)以及報(bào)表數(shù)據(jù)處理工作。這兩部分工作是在不同狀態(tài)下進(jìn)行的。
①格式狀態(tài)。在報(bào)表格式狀態(tài)下進(jìn)行有關(guān)格式設(shè)計(jì)的操作，如表尺寸、行高列寬、單元屬性、單元風(fēng)格、組合單元、關(guān)鍵字，也可進(jìn)行報(bào)表公式的設(shè)計(jì)，如單元公式（計(jì)算公式）、審核公式及舍位平衡公式。在格式狀態(tài)下所看到的只是報(bào)表的格式，而報(bào)表的數(shù)據(jù)全部隱藏。在格式狀態(tài)下所做的操作對(duì)本報(bào)表所有的表頁(yè)都發(fā)生作用。在格式狀態(tài)下不能進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入、計(jì)算等操作。
②數(shù)據(jù)狀態(tài)。在報(bào)表的數(shù)據(jù)狀態(tài)下管理報(bào)表的數(shù)據(jù)，如輸入數(shù)據(jù)、增加或刪除表頁(yè)、審核、舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報(bào)表等。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報(bào)表的格式，用戶看到的是報(bào)表的全部?jī)?nèi)容，包括格式和數(shù)據(jù)。
報(bào)表工作區(qū)的左下角有一個(gè)“格式/數(shù)據(jù)”按鈕。單擊這個(gè)按鈕可以在“格式狀態(tài)”和“數(shù)據(jù)狀態(tài)”之間切換。
2.單元
單元是組成報(bào)表的最小單位。單元名稱由所在行、列標(biāo)識(shí)。例如：C8表示第3列第8行交匯的那個(gè)單元。UFO的單元類型有數(shù)值單元、字符單元、表樣單元3種。
①數(shù)值單元。用于存放報(bào)表的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。數(shù)值單元的內(nèi)容可以直接輸入或由單元中存放的單元公式運(yùn)算生成。建立一個(gè)新表時(shí)，所有單元的缺省類型為數(shù)值型。
②字符單元。字符單元也是報(bào)表的數(shù)據(jù)，也應(yīng)在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。字符單元的內(nèi)容可以直接輸入，也可由單元公式生成。
③表樣單元。表樣單元是報(bào)表的格式，是定義一個(gè)沒(méi)有數(shù)據(jù)的空表所需的所有文字、符號(hào)或數(shù)字。一旦單元被定義為表樣，那么在其中輸入的內(nèi)容對(duì)所有表頁(yè)都有效。表樣單元只能在格式狀態(tài)下輸入和修改。
3.組合單元
組合單元由相鄰的兩個(gè)或更多單元組成，這些單元必須單元類型完全相同（即表樣、數(shù)值、字符等），UFO在處理報(bào)表時(shí)將組合單元視為一個(gè)單元。組合單元的名稱可以用區(qū)域的名稱或區(qū)域中的任何一個(gè)單元的名稱來(lái)表示。
4.區(qū)域
區(qū)域由一張表頁(yè)上的相鄰單元組成，自起點(diǎn)單元至終點(diǎn)單元是一個(gè)完整的長(zhǎng)方形矩陣。在 UFO 中，區(qū)域是二維的，的區(qū)域是整個(gè)表頁(yè)，最小的區(qū)域是一個(gè)單元。例如：A6到C10的長(zhǎng)方形區(qū)域表示為A6：C10，起點(diǎn)單元與終點(diǎn)單元用“：”連接。
5.表頁(yè)
一個(gè)UFO報(bào)表最多可容納99999張表頁(yè)，一個(gè)報(bào)表中的所有表頁(yè)具有相同的格式，但其中的數(shù)據(jù)不同。表頁(yè)在報(bào)表中的序號(hào)在表頁(yè)下方以標(biāo)簽的形式出現(xiàn)，稱為“頁(yè)標(biāo)”。頁(yè)標(biāo)用“第1頁(yè)”-“第99999頁(yè)”表示，如果當(dāng)前表為第2頁(yè)，則可以表示為@2.
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6.關(guān)鍵字
關(guān)鍵字是可以確定報(bào)表中數(shù)據(jù)不同的項(xiàng)目。
關(guān)鍵字是一種特殊的單元，可以標(biāo)識(shí)一個(gè)表頁(yè)，用于在大量表頁(yè)中快速選擇表頁(yè)。如：一個(gè)資產(chǎn)負(fù)債表的表文件可存放一年12個(gè)月的資產(chǎn)負(fù)債表（甚至多年的多張表），要對(duì)某一張表頁(yè)的數(shù)據(jù)進(jìn)行定位，就要設(shè)置一些定位標(biāo)志，在UFO中被稱為關(guān)鍵字。
UFO 共提供了六種關(guān)鍵字，它們是“單位名稱”、“單位編號(hào)”、“年”、“季”、“月”、“日”，除此之外，UFO 還增加了一個(gè)自定義關(guān)鍵字，當(dāng)定義名稱為“周”和“旬”時(shí)有特殊意義，可在業(yè)務(wù)函數(shù)中代表取數(shù)日期。
關(guān)鍵字的顯示位置在格式狀態(tài)下設(shè)置，關(guān)鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入，每個(gè)報(bào)表可以定義多個(gè)關(guān)鍵字。
7.函數(shù)
企業(yè)常用的財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)一般來(lái)源于總賬系統(tǒng)或報(bào)表系統(tǒng)本身，取自于報(bào)表的數(shù)據(jù)又可以分為從本表取數(shù)和從其他報(bào)表的表頁(yè)取數(shù)。UFO報(bào)表系統(tǒng)中，取數(shù)是通過(guò)函數(shù)實(shí)現(xiàn)的。
（1）自總賬取數(shù)的公式可以稱之為賬務(wù)函數(shù)。賬務(wù)函數(shù)的基本格式為：
函數(shù)名（“科目編碼”,會(huì)計(jì)期間,[“方向”],[賬套號(hào)],[會(huì)計(jì)年度],[編碼1],[編碼2]）
●科目編碼也可以是科目名稱，且必須用雙引號(hào)括起來(lái)。
●會(huì)計(jì)期間可以是“年”、“季”、“月”等變量，也可以是具體表示年、季、月的數(shù)字。
●方向即“借”或“貸”，可以省略。
●賬套號(hào)為數(shù)字，缺省時(shí)默認(rèn)為999賬套。
●會(huì)計(jì)年度即數(shù)據(jù)取數(shù)的年度，可以省略。
● 編碼1與編碼2與科目編碼的核算賬類有關(guān)，可以取科目的輔助賬，如職員編碼、項(xiàng)目編碼等，如無(wú)輔助核算則省略。
賬務(wù)取數(shù)函數(shù)主要有：
總賬函數(shù) 金額式 數(shù)量式 外幣式
期初額函數(shù)： QC（ ） sQC（?。﹚QC（ ）
期末額函數(shù)： QM（?。?sQM（?。﹚QM（?。?BR> 發(fā)生額函數(shù)： FS（?。?sFS（?。﹚FS（?。?BR> 累計(jì)發(fā)生額函數(shù)： LFS（ ） sLFS（?。﹚LFS（?。?BR> 條件發(fā)生額函數(shù)：TFS（ ）sTFS（?。﹚TFS（ ）
對(duì)方科目發(fā)生額函數(shù)：DFS（?。﹕DFS（?。﹚DFS（ ）
凈額函數(shù)：JE（?。﹕JE（?。﹚JE（ ）
匯率函數(shù)：HL（?。?BR> （2）自本表本表頁(yè)取數(shù)的函數(shù)。主要有以下幾個(gè)：
數(shù)據(jù)合計(jì)：PTOTAL（?。?BR> 平均值：PAVG（?。?BR> 值：PMAX（ ）
最小值：PMIN（?。?BR> （3）自本表其他表頁(yè)取數(shù)的函數(shù)。對(duì)于取自本表其他表頁(yè)的數(shù)據(jù)可以利用某個(gè)關(guān)鍵字，作為表頁(yè)定位的依據(jù)或者直接以頁(yè)標(biāo)號(hào)作為定位依據(jù)，指定取某張表頁(yè)的數(shù)據(jù)?？梢允褂肧ELECT（?。┖瘮?shù)從本表其他表頁(yè)取數(shù)。
例1，C1單元取自上個(gè)月的C2單元的數(shù)據(jù)：C1=SELECT（C2，月@=月+1）?！ ?BR> 例2，C1單元取自第二張表頁(yè)的C2單元數(shù)據(jù)可表示為：C1=C2@2。
（4）自其他報(bào)表取數(shù)的函數(shù)。對(duì)于取自其他報(bào)表的數(shù)據(jù)可以用 “報(bào)表[.REP]”- >單元的格式指定要取數(shù)的某張報(bào)表的單元。
本節(jié)要點(diǎn)
●報(bào)表處理系統(tǒng)概述
●報(bào)表格式定義
●報(bào)表公式定義
●報(bào)表數(shù)據(jù)生成
●報(bào)表輸出
主要內(nèi)容
利用會(huì)計(jì)軟件編制報(bào)表的好處：
（1）好處：通過(guò)一定的 設(shè)置（報(bào)表格式和報(bào)表公式），可以自動(dòng)生成報(bào)表數(shù)據(jù)。
（2）操作演示：
一、報(bào)表處理系統(tǒng)概述
（一）會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)處理流程
（1）報(bào)表格式定義
（2）報(bào)表公式定義
（3）報(bào)表數(shù)據(jù)處理
（4）報(bào)表輸出
（二）報(bào)表的相關(guān)概念
1.格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)
UFO將報(bào)表制作分為兩大部分來(lái)處理，即報(bào)表格式與公式設(shè)計(jì)以及報(bào)表數(shù)據(jù)處理工作。這兩部分工作是在不同狀態(tài)下進(jìn)行的。
①格式狀態(tài)。在報(bào)表格式狀態(tài)下進(jìn)行有關(guān)格式設(shè)計(jì)的操作，如表尺寸、行高列寬、單元屬性、單元風(fēng)格、組合單元、關(guān)鍵字，也可進(jìn)行報(bào)表公式的設(shè)計(jì)，如單元公式（計(jì)算公式）、審核公式及舍位平衡公式。在格式狀態(tài)下所看到的只是報(bào)表的格式，而報(bào)表的數(shù)據(jù)全部隱藏。在格式狀態(tài)下所做的操作對(duì)本報(bào)表所有的表頁(yè)都發(fā)生作用。在格式狀態(tài)下不能進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入、計(jì)算等操作。
②數(shù)據(jù)狀態(tài)。在報(bào)表的數(shù)據(jù)狀態(tài)下管理報(bào)表的數(shù)據(jù)，如輸入數(shù)據(jù)、增加或刪除表頁(yè)、審核、舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報(bào)表等。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報(bào)表的格式，用戶看到的是報(bào)表的全部?jī)?nèi)容，包括格式和數(shù)據(jù)。
報(bào)表工作區(qū)的左下角有一個(gè)“格式/數(shù)據(jù)”按鈕。單擊這個(gè)按鈕可以在“格式狀態(tài)”和“數(shù)據(jù)狀態(tài)”之間切換。
2.單元
單元是組成報(bào)表的最小單位。單元名稱由所在行、列標(biāo)識(shí)。例如：C8表示第3列第8行交匯的那個(gè)單元。UFO的單元類型有數(shù)值單元、字符單元、表樣單元3種。
①數(shù)值單元。用于存放報(bào)表的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。數(shù)值單元的內(nèi)容可以直接輸入或由單元中存放的單元公式運(yùn)算生成。建立一個(gè)新表時(shí)，所有單元的缺省類型為數(shù)值型。
②字符單元。字符單元也是報(bào)表的數(shù)據(jù)，也應(yīng)在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。字符單元的內(nèi)容可以直接輸入，也可由單元公式生成。
③表樣單元。表樣單元是報(bào)表的格式，是定義一個(gè)沒(méi)有數(shù)據(jù)的空表所需的所有文字、符號(hào)或數(shù)字。一旦單元被定義為表樣，那么在其中輸入的內(nèi)容對(duì)所有表頁(yè)都有效。表樣單元只能在格式狀態(tài)下輸入和修改。
3.組合單元
組合單元由相鄰的兩個(gè)或更多單元組成，這些單元必須單元類型完全相同（即表樣、數(shù)值、字符等），UFO在處理報(bào)表時(shí)將組合單元視為一個(gè)單元。組合單元的名稱可以用區(qū)域的名稱或區(qū)域中的任何一個(gè)單元的名稱來(lái)表示。
4.區(qū)域
區(qū)域由一張表頁(yè)上的相鄰單元組成，自起點(diǎn)單元至終點(diǎn)單元是一個(gè)完整的長(zhǎng)方形矩陣。在 UFO 中，區(qū)域是二維的，的區(qū)域是整個(gè)表頁(yè)，最小的區(qū)域是一個(gè)單元。例如：A6到C10的長(zhǎng)方形區(qū)域表示為A6：C10，起點(diǎn)單元與終點(diǎn)單元用“：”連接。
5.表頁(yè)
一個(gè)UFO報(bào)表最多可容納99999張表頁(yè)，一個(gè)報(bào)表中的所有表頁(yè)具有相同的格式，但其中的數(shù)據(jù)不同。表頁(yè)在報(bào)表中的序號(hào)在表頁(yè)下方以標(biāo)簽的形式出現(xiàn)，稱為“頁(yè)標(biāo)”。頁(yè)標(biāo)用“第1頁(yè)”-“第99999頁(yè)”表示，如果當(dāng)前表為第2頁(yè)，則可以表示為@2.
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6.關(guān)鍵字
關(guān)鍵字是可以確定報(bào)表中數(shù)據(jù)不同的項(xiàng)目。
關(guān)鍵字是一種特殊的單元，可以標(biāo)識(shí)一個(gè)表頁(yè)，用于在大量表頁(yè)中快速選擇表頁(yè)。如：一個(gè)資產(chǎn)負(fù)債表的表文件可存放一年12個(gè)月的資產(chǎn)負(fù)債表（甚至多年的多張表），要對(duì)某一張表頁(yè)的數(shù)據(jù)進(jìn)行定位，就要設(shè)置一些定位標(biāo)志，在UFO中被稱為關(guān)鍵字。
UFO 共提供了六種關(guān)鍵字，它們是“單位名稱”、“單位編號(hào)”、“年”、“季”、“月”、“日”，除此之外，UFO 還增加了一個(gè)自定義關(guān)鍵字，當(dāng)定義名稱為“周”和“旬”時(shí)有特殊意義，可在業(yè)務(wù)函數(shù)中代表取數(shù)日期。
關(guān)鍵字的顯示位置在格式狀態(tài)下設(shè)置，關(guān)鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入，每個(gè)報(bào)表可以定義多個(gè)關(guān)鍵字。
7.函數(shù)
企業(yè)常用的財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)一般來(lái)源于總賬系統(tǒng)或報(bào)表系統(tǒng)本身，取自于報(bào)表的數(shù)據(jù)又可以分為從本表取數(shù)和從其他報(bào)表的表頁(yè)取數(shù)。UFO報(bào)表系統(tǒng)中，取數(shù)是通過(guò)函數(shù)實(shí)現(xiàn)的。
（1）自總賬取數(shù)的公式可以稱之為賬務(wù)函數(shù)。賬務(wù)函數(shù)的基本格式為：
函數(shù)名（“科目編碼”,會(huì)計(jì)期間,[“方向”],[賬套號(hào)],[會(huì)計(jì)年度],[編碼1],[編碼2]）
●科目編碼也可以是科目名稱，且必須用雙引號(hào)括起來(lái)。
●會(huì)計(jì)期間可以是“年”、“季”、“月”等變量，也可以是具體表示年、季、月的數(shù)字。
●方向即“借”或“貸”，可以省略。
●賬套號(hào)為數(shù)字，缺省時(shí)默認(rèn)為999賬套。
●會(huì)計(jì)年度即數(shù)據(jù)取數(shù)的年度，可以省略。
● 編碼1與編碼2與科目編碼的核算賬類有關(guān)，可以取科目的輔助賬，如職員編碼、項(xiàng)目編碼等，如無(wú)輔助核算則省略。
賬務(wù)取數(shù)函數(shù)主要有：
總賬函數(shù) 金額式 數(shù)量式 外幣式
期初額函數(shù)： QC（ ） sQC（?。﹚QC（ ）
期末額函數(shù)： QM（?。?sQM（?。﹚QM（?。?BR> 發(fā)生額函數(shù)： FS（?。?sFS（?。﹚FS（?。?BR> 累計(jì)發(fā)生額函數(shù)： LFS（ ） sLFS（?。﹚LFS（?。?BR> 條件發(fā)生額函數(shù)：TFS（ ）sTFS（?。﹚TFS（ ）
對(duì)方科目發(fā)生額函數(shù)：DFS（?。﹕DFS（?。﹚DFS（ ）
凈額函數(shù)：JE（?。﹕JE（?。﹚JE（ ）
匯率函數(shù)：HL（?。?BR> （2）自本表本表頁(yè)取數(shù)的函數(shù)。主要有以下幾個(gè)：
數(shù)據(jù)合計(jì)：PTOTAL（?。?BR> 平均值：PAVG（?。?BR> 值：PMAX（ ）
最小值：PMIN（?。?BR> （3）自本表其他表頁(yè)取數(shù)的函數(shù)。對(duì)于取自本表其他表頁(yè)的數(shù)據(jù)可以利用某個(gè)關(guān)鍵字，作為表頁(yè)定位的依據(jù)或者直接以頁(yè)標(biāo)號(hào)作為定位依據(jù)，指定取某張表頁(yè)的數(shù)據(jù)?？梢允褂肧ELECT（?。┖瘮?shù)從本表其他表頁(yè)取數(shù)。
例1，C1單元取自上個(gè)月的C2單元的數(shù)據(jù)：C1=SELECT（C2，月@=月+1）?！ ?BR> 例2，C1單元取自第二張表頁(yè)的C2單元數(shù)據(jù)可表示為：C1=C2@2。
（4）自其他報(bào)表取數(shù)的函數(shù)。對(duì)于取自其他報(bào)表的數(shù)據(jù)可以用 “報(bào)表[.REP]”- >單元的格式指定要取數(shù)的某張報(bào)表的單元。