一個(gè)一直都用電子表格來(lái)處理數(shù)據(jù)的同學(xué)告訴我，以后不想再用Excel了。追問(wèn)緣由，原來(lái)他是被一些特殊類(lèi)型的字符和數(shù)據(jù)的錄入給攔住了?？赡苣阋灿龅竭^(guò)類(lèi)似的情況，但其實(shí)Excel的錄入也沒(méi)你想象的那么難，你只要跟著下面的說(shuō)明做一次，保準(zhǔn)讓你的顧慮煙消云散。
一、日期的輸入
如果你需要對(duì)表格中的某一列限定為日期類(lèi)型，讓這一列表格都顯示同一程式的日期，我們就可以先用鼠標(biāo)選中此列，再點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令，打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性”窗口。點(diǎn)擊“設(shè)置”標(biāo)簽，在“有效性條件”欄中點(diǎn)擊“允許”下拉按鈕，選擇其中的“日期”，于是出現(xiàn)日期條件，你只要根據(jù)自己的需要確定起止日期即可，如果你在以后的錄入中出現(xiàn)不屬于此范圍的日期，系統(tǒng)就會(huì)給出提示。
日期限定了，那如果你需要統(tǒng)一這一列的日期錄入格式，又該怎么做呢?同樣選中該列，點(diǎn)鼠標(biāo)右鍵，在快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”，在打開(kāi)的“單元格格式”窗口中選擇“數(shù)字”標(biāo)簽頁(yè)中的“分類(lèi)”欄里的“日期”，然后在右邊的“類(lèi)型”框中選擇你需要的顯示類(lèi)型后“確定”即可。格式統(tǒng)一了，版面自然也更整齊了。
友情派送：告訴你一個(gè)高效錄入日期的小訣竅，如果你以“02-3-15”(即：年-月-日，或者以“年/月/日”的形式錄入也可)這樣的格式錄入日期，系統(tǒng)都能將其轉(zhuǎn)化為你所規(guī)定的統(tǒng)一格式哦(如：二○○二年三月二日十五日)，又為你節(jié)省不少時(shí)間嘍。而且你也可用同樣的方法設(shè)置時(shí)間及貨幣的輸入格式。
二、郵編的輸入
在Excel的常規(guī)狀態(tài)下輸入郵編，如果遇到以“0”開(kāi)頭的郵編，系統(tǒng)就會(huì)將“0”去掉，只顯示剩下的5位。如果采用“數(shù)值”狀態(tài)輸入郵編，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)在末尾加上兩個(gè)小數(shù)位。其實(shí)，Excel中支持郵編的輸入，你只要在需要錄入郵編的單元格中點(diǎn)擊右鍵，同樣打開(kāi)“單元格格式”窗口，在“分類(lèi)”框中選擇“特殊”，即可在右邊的“類(lèi)型”框中選擇“郵政編碼”了。
三、小數(shù)的輸入
雖然我們可以手動(dòng)輸入小數(shù)，但如果需要輸入的數(shù)據(jù)量大，而且它們都有某些規(guī)律時(shí)，利用一些設(shè)定則可提高輸入效率。
1. 如果你所要輸入的數(shù)值是純小數(shù)(也就是小于1的數(shù))，可選擇“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，打開(kāi)“選項(xiàng)”對(duì)話框，在“編輯”標(biāo)簽頁(yè)中選擇“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，并在“位數(shù)”列表框中輸入或選擇要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)即可。設(shè)定以后，你只要直接輸入小數(shù)的數(shù)值(如：123)后回車(chē)，輸入框中就會(huì)顯示相應(yīng)的小數(shù)(0.123)。如果你輸入了超過(guò)設(shè)定位數(shù)的小數(shù)后，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)“四舍五入”的原則按規(guī)定位數(shù)進(jìn)行處理。
2. 當(dāng)你需要輸入大量大于1且?guī)в泄潭ㄐ?shù)位的數(shù)字時(shí)，同樣在“位數(shù)”列表框中輸入或選擇要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)即可。只是在輸入時(shí)，也只需按照從左至的順序依序輸入每一位數(shù)，且末尾加“0”即可。如需輸入3214.56，則設(shè)小數(shù)位為“2”，然后在輸入框中輸入：3214560，單元格中即會(huì)顯示3214.56。此處的“0”是用于系統(tǒng)最后進(jìn)行四舍五入處理的。如果你要輸入的數(shù)它們的小數(shù)位數(shù)不統(tǒng)一，在輸入時(shí)加上小數(shù)點(diǎn)，以免出錯(cuò)。
3. 如果你所輸入的是數(shù)值較大的整數(shù)，而且這一列(或一行)數(shù)值最后都帶有相同個(gè)數(shù)的零。也可以通過(guò)設(shè)置小數(shù)位來(lái)實(shí)現(xiàn)高效錄入。設(shè)置方法是：在“位數(shù)”列表中指定一個(gè)負(fù)數(shù)值作為要添加的零的個(gè)數(shù)，比如要在單元格中輸入某一數(shù)后自動(dòng)添加5個(gè)零，就在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入“-5”。(如將小數(shù)為設(shè)為“-5”后，只需輸入“123”后回車(chē)，單元格中顯示的數(shù)據(jù)即為：12300000。)
友情派送：當(dāng)然，在完成輸入帶有小數(shù)位或結(jié)尾零字符串的數(shù)字后，應(yīng)清除對(duì)“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框的選定，以免影響后邊的輸入;如果只是要暫時(shí)取消在“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”中設(shè)置的選項(xiàng)，可以在輸入數(shù)據(jù)時(shí)自帶小數(shù)點(diǎn)。
四、分?jǐn)?shù)的輸入
一般來(lái)講，分?jǐn)?shù)是以“1/3”這樣的形式來(lái)表示。但因在Excel中，日期的輸入方法是用“/”來(lái)區(qū)分年、月、日的，比如在單元格中輸入“1/3”，則回車(chē)后則顯示“1月3日”，為了避免將輸入的分?jǐn)?shù)與日期混淆，我們?cè)趩卧裰休斎胄∮?的分?jǐn)?shù)時(shí)，要在分?jǐn)?shù)前輸入“0”(零)以示區(qū)別，并且在“0”和分子之間要有一個(gè)空格隔開(kāi)，比如我們?cè)谳斎搿?/3”時(shí)，則應(yīng)該輸入“0 1/3”。同理也可輸入大于1的分?jǐn)?shù)，比如在單元格中輸入“3 1/5”，則在單元格中顯示“3 1/5”。
相信掌握了上面所講的數(shù)據(jù)的快捷輸入方法后，你一定已經(jīng)打消放棄Excel的念頭了。當(dāng)然，以上也只講到一部分?jǐn)?shù)據(jù)的輸入技巧，可能你在今后的學(xué)習(xí)和使用中，還會(huì)發(fā)現(xiàn)更多更簡(jiǎn)捷的輸入規(guī)律和技巧，可不能一人偷著樂(lè)，要和大家共享喲!
一、日期的輸入
如果你需要對(duì)表格中的某一列限定為日期類(lèi)型，讓這一列表格都顯示同一程式的日期，我們就可以先用鼠標(biāo)選中此列，再點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令，打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性”窗口。點(diǎn)擊“設(shè)置”標(biāo)簽，在“有效性條件”欄中點(diǎn)擊“允許”下拉按鈕，選擇其中的“日期”，于是出現(xiàn)日期條件，你只要根據(jù)自己的需要確定起止日期即可，如果你在以后的錄入中出現(xiàn)不屬于此范圍的日期，系統(tǒng)就會(huì)給出提示。
日期限定了，那如果你需要統(tǒng)一這一列的日期錄入格式，又該怎么做呢?同樣選中該列，點(diǎn)鼠標(biāo)右鍵，在快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”，在打開(kāi)的“單元格格式”窗口中選擇“數(shù)字”標(biāo)簽頁(yè)中的“分類(lèi)”欄里的“日期”，然后在右邊的“類(lèi)型”框中選擇你需要的顯示類(lèi)型后“確定”即可。格式統(tǒng)一了，版面自然也更整齊了。
友情派送：告訴你一個(gè)高效錄入日期的小訣竅，如果你以“02-3-15”(即：年-月-日，或者以“年/月/日”的形式錄入也可)這樣的格式錄入日期，系統(tǒng)都能將其轉(zhuǎn)化為你所規(guī)定的統(tǒng)一格式哦(如：二○○二年三月二日十五日)，又為你節(jié)省不少時(shí)間嘍。而且你也可用同樣的方法設(shè)置時(shí)間及貨幣的輸入格式。
二、郵編的輸入
在Excel的常規(guī)狀態(tài)下輸入郵編，如果遇到以“0”開(kāi)頭的郵編，系統(tǒng)就會(huì)將“0”去掉，只顯示剩下的5位。如果采用“數(shù)值”狀態(tài)輸入郵編，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)在末尾加上兩個(gè)小數(shù)位。其實(shí)，Excel中支持郵編的輸入，你只要在需要錄入郵編的單元格中點(diǎn)擊右鍵，同樣打開(kāi)“單元格格式”窗口，在“分類(lèi)”框中選擇“特殊”，即可在右邊的“類(lèi)型”框中選擇“郵政編碼”了。
三、小數(shù)的輸入
雖然我們可以手動(dòng)輸入小數(shù)，但如果需要輸入的數(shù)據(jù)量大，而且它們都有某些規(guī)律時(shí)，利用一些設(shè)定則可提高輸入效率。
1. 如果你所要輸入的數(shù)值是純小數(shù)(也就是小于1的數(shù))，可選擇“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，打開(kāi)“選項(xiàng)”對(duì)話框，在“編輯”標(biāo)簽頁(yè)中選擇“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，并在“位數(shù)”列表框中輸入或選擇要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)即可。設(shè)定以后，你只要直接輸入小數(shù)的數(shù)值(如：123)后回車(chē)，輸入框中就會(huì)顯示相應(yīng)的小數(shù)(0.123)。如果你輸入了超過(guò)設(shè)定位數(shù)的小數(shù)后，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)“四舍五入”的原則按規(guī)定位數(shù)進(jìn)行處理。
2. 當(dāng)你需要輸入大量大于1且?guī)в泄潭ㄐ?shù)位的數(shù)字時(shí)，同樣在“位數(shù)”列表框中輸入或選擇要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)即可。只是在輸入時(shí)，也只需按照從左至的順序依序輸入每一位數(shù)，且末尾加“0”即可。如需輸入3214.56，則設(shè)小數(shù)位為“2”，然后在輸入框中輸入：3214560，單元格中即會(huì)顯示3214.56。此處的“0”是用于系統(tǒng)最后進(jìn)行四舍五入處理的。如果你要輸入的數(shù)它們的小數(shù)位數(shù)不統(tǒng)一，在輸入時(shí)加上小數(shù)點(diǎn)，以免出錯(cuò)。
3. 如果你所輸入的是數(shù)值較大的整數(shù)，而且這一列(或一行)數(shù)值最后都帶有相同個(gè)數(shù)的零。也可以通過(guò)設(shè)置小數(shù)位來(lái)實(shí)現(xiàn)高效錄入。設(shè)置方法是：在“位數(shù)”列表中指定一個(gè)負(fù)數(shù)值作為要添加的零的個(gè)數(shù)，比如要在單元格中輸入某一數(shù)后自動(dòng)添加5個(gè)零，就在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入“-5”。(如將小數(shù)為設(shè)為“-5”后，只需輸入“123”后回車(chē)，單元格中顯示的數(shù)據(jù)即為：12300000。)
友情派送：當(dāng)然，在完成輸入帶有小數(shù)位或結(jié)尾零字符串的數(shù)字后，應(yīng)清除對(duì)“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框的選定，以免影響后邊的輸入;如果只是要暫時(shí)取消在“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”中設(shè)置的選項(xiàng)，可以在輸入數(shù)據(jù)時(shí)自帶小數(shù)點(diǎn)。
四、分?jǐn)?shù)的輸入
一般來(lái)講，分?jǐn)?shù)是以“1/3”這樣的形式來(lái)表示。但因在Excel中，日期的輸入方法是用“/”來(lái)區(qū)分年、月、日的，比如在單元格中輸入“1/3”，則回車(chē)后則顯示“1月3日”，為了避免將輸入的分?jǐn)?shù)與日期混淆，我們?cè)趩卧裰休斎胄∮?的分?jǐn)?shù)時(shí)，要在分?jǐn)?shù)前輸入“0”(零)以示區(qū)別，并且在“0”和分子之間要有一個(gè)空格隔開(kāi)，比如我們?cè)谳斎搿?/3”時(shí)，則應(yīng)該輸入“0 1/3”。同理也可輸入大于1的分?jǐn)?shù)，比如在單元格中輸入“3 1/5”，則在單元格中顯示“3 1/5”。
相信掌握了上面所講的數(shù)據(jù)的快捷輸入方法后，你一定已經(jīng)打消放棄Excel的念頭了。當(dāng)然，以上也只講到一部分?jǐn)?shù)據(jù)的輸入技巧，可能你在今后的學(xué)習(xí)和使用中，還會(huì)發(fā)現(xiàn)更多更簡(jiǎn)捷的輸入規(guī)律和技巧，可不能一人偷著樂(lè)，要和大家共享喲!