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1.企業(yè)進出口收、付匯的需要。實際業(yè)務中不管合同的交易條件是什么，交易標的是什么，交易的當事人是誰，各方追求的目的（貨物和貨款）都與金錢/貨幣有關，如何實現(xiàn)貨幣的轉移，怎樣支付貨款、如何收取貨物，實踐中多通過單據(jù)加以實現(xiàn)，因為國際貿易中常用的貿易條件為FOB、CFR、CIF等，而這些交易重要的特點之一就是“象征性交貨”（當事人買賣代表貨物所有權的單據(jù)等于買賣貨物）。
2.合同履行的手段和證明。在業(yè)務活動中提交相應單據(jù)是當事人履行合同的手段，也是當事人完成合同義務的證明。合同訂立后，履行階段可概括為“貨、證、船、款”四環(huán)節(jié)，無論是哪個環(huán)節(jié)，進出口商及合同有關的相應各方只有在履行了約定義務的情況下才能取得相關單據(jù)，沒有提交應交付的單據(jù)就意味著沒有按規(guī)定履約。
3.避免和解決爭端的依據(jù)。國際貿易各方訂立合同的目的是為了實現(xiàn)各自的利益，在訂立合同之初就認為自己在買官司、買爭議的人是不存在的。但因為從事國際貿易活動的人分處異國，市場經常發(fā)生變化、有利和不利因素在不斷的轉換、新情況時有出現(xiàn)，貿易活動中發(fā)生爭議、矛盾也是正常的。關鍵是要做好自己的“功課”，防患于未然。因為國際貿易是單據(jù)貿易，所以在合同訂立之前、之中和之后都要對相關單據(jù)嚴格把關，不然就可能造成因單據(jù)的不規(guī)范、不確切、存在授人以柄的漏洞而引發(fā)麻煩或在發(fā)生有關爭議后無法利用合法的手段（出示合格的單據(jù)）保護自己，更談不上對對方的不合理要求據(jù)理力爭、成竹在胸地說“不”。
4.直接影響國家、企業(yè)和個人的形象和利益。做好國際貿易單證工作對整個國家、每個企業(yè)和每個從業(yè)員工的形象和利益都有重大影響。一般而言，發(fā)達國家商人制作的單據(jù)具有規(guī)范、標準、符合業(yè)務發(fā)展趨勢的特點，我國因2004年7月修訂后實施的《中華人民共和國對外貿易法》允許個人從事國際貿易活動，所以涌現(xiàn)了一批新的公司，新公司的單證從業(yè)人員制單水平參差不齊，難免會出現(xiàn)這樣或那樣的問題。據(jù)銀行有關部門的統(tǒng)計，新成立的公司在裝運完畢后所提交的單據(jù)中，不合格或有不符點的占80%，這樣勢必影響公司的效益和形象，從業(yè)人員的日子也不會好到哪里去。實踐中，美觀、整潔、清晰和正確的單據(jù)會像一部愛不釋手的作品那樣為各方所認可、接受、欣賞，粗略、雜亂、含糊、錯誤的單據(jù)毫無疑問會大大增加公司的副面效應。為此，培養(yǎng)、招聘經驗豐富、能力嫻熟、知識全面的單證人員就成為企業(yè)的“必修課”了。
5.單證工作是企業(yè)經營管理的重要環(huán)節(jié)。企業(yè)對整個貿易環(huán)節(jié)都應進行有效的監(jiān)管，單證管理又是后一個環(huán)節(jié)，即使洽談、訂合同、備貨、報檢、報關、保險、裝運等環(huán)節(jié)沒有任何問題，在制作、提交單證方面出了問題，也會致使業(yè)務前功盡棄。所以所有企業(yè)都應加強、重視單證工作，力爭為每筆業(yè)務畫上圓滿的句號。
1.企業(yè)進出口收、付匯的需要。實際業(yè)務中不管合同的交易條件是什么，交易標的是什么，交易的當事人是誰，各方追求的目的（貨物和貨款）都與金錢/貨幣有關，如何實現(xiàn)貨幣的轉移，怎樣支付貨款、如何收取貨物，實踐中多通過單據(jù)加以實現(xiàn)，因為國際貿易中常用的貿易條件為FOB、CFR、CIF等，而這些交易重要的特點之一就是“象征性交貨”（當事人買賣代表貨物所有權的單據(jù)等于買賣貨物）。
2.合同履行的手段和證明。在業(yè)務活動中提交相應單據(jù)是當事人履行合同的手段，也是當事人完成合同義務的證明。合同訂立后，履行階段可概括為“貨、證、船、款”四環(huán)節(jié)，無論是哪個環(huán)節(jié)，進出口商及合同有關的相應各方只有在履行了約定義務的情況下才能取得相關單據(jù)，沒有提交應交付的單據(jù)就意味著沒有按規(guī)定履約。
3.避免和解決爭端的依據(jù)。國際貿易各方訂立合同的目的是為了實現(xiàn)各自的利益，在訂立合同之初就認為自己在買官司、買爭議的人是不存在的。但因為從事國際貿易活動的人分處異國，市場經常發(fā)生變化、有利和不利因素在不斷的轉換、新情況時有出現(xiàn)，貿易活動中發(fā)生爭議、矛盾也是正常的。關鍵是要做好自己的“功課”，防患于未然。因為國際貿易是單據(jù)貿易，所以在合同訂立之前、之中和之后都要對相關單據(jù)嚴格把關，不然就可能造成因單據(jù)的不規(guī)范、不確切、存在授人以柄的漏洞而引發(fā)麻煩或在發(fā)生有關爭議后無法利用合法的手段（出示合格的單據(jù)）保護自己，更談不上對對方的不合理要求據(jù)理力爭、成竹在胸地說“不”。
4.直接影響國家、企業(yè)和個人的形象和利益。做好國際貿易單證工作對整個國家、每個企業(yè)和每個從業(yè)員工的形象和利益都有重大影響。一般而言，發(fā)達國家商人制作的單據(jù)具有規(guī)范、標準、符合業(yè)務發(fā)展趨勢的特點，我國因2004年7月修訂后實施的《中華人民共和國對外貿易法》允許個人從事國際貿易活動，所以涌現(xiàn)了一批新的公司，新公司的單證從業(yè)人員制單水平參差不齊，難免會出現(xiàn)這樣或那樣的問題。據(jù)銀行有關部門的統(tǒng)計，新成立的公司在裝運完畢后所提交的單據(jù)中，不合格或有不符點的占80%，這樣勢必影響公司的效益和形象，從業(yè)人員的日子也不會好到哪里去。實踐中，美觀、整潔、清晰和正確的單據(jù)會像一部愛不釋手的作品那樣為各方所認可、接受、欣賞，粗略、雜亂、含糊、錯誤的單據(jù)毫無疑問會大大增加公司的副面效應。為此，培養(yǎng)、招聘經驗豐富、能力嫻熟、知識全面的單證人員就成為企業(yè)的“必修課”了。
5.單證工作是企業(yè)經營管理的重要環(huán)節(jié)。企業(yè)對整個貿易環(huán)節(jié)都應進行有效的監(jiān)管，單證管理又是后一個環(huán)節(jié)，即使洽談、訂合同、備貨、報檢、報關、保險、裝運等環(huán)節(jié)沒有任何問題，在制作、提交單證方面出了問題，也會致使業(yè)務前功盡棄。所以所有企業(yè)都應加強、重視單證工作，力爭為每筆業(yè)務畫上圓滿的句號。