2011職稱計(jì)算機(jī)學(xué)習(xí)資料之PowerPoint常見的十個(gè)問題及解決辦法：
問題一、如何對齊多個(gè)對象
我們在一張幻燈片中，常常要插入多個(gè)對象（如圖片、圖形、文本框等），如何讓它們排列得整整齊齊呢？
解決方法：在PPT 2002中，先執(zhí)行“視圖→工具欄→繪圖”命令，展開“繪圖”工具欄，然后同時(shí)選中多個(gè)需要對齊的對象，按“繪圖”工具欄上“繪圖（R）”按鈕，在隨后彈出一快捷菜單中，展開“對齊或分布”級聯(lián)菜單，選中其中一種對齊方式（如“右對齊”）即可。
小技巧：①用此種方法設(shè)置的對齊方式，其實(shí)是多個(gè)對象向其中一個(gè)對象“看齊”，如上例中，我們選定了“右對齊”選項(xiàng)后，其余三個(gè)對象即刻向“最右邊”一個(gè)對象（“文本框”）“看齊”了。
②按住鼠標(biāo)左鍵，在幻燈片中多個(gè)對象外圍拖拉出一個(gè)虛線框，即可同時(shí)選中虛線框所包圍的對象。
③按住Shift鍵，然后用鼠標(biāo)分別點(diǎn)擊對象，也可以同時(shí)選中被點(diǎn)擊的多個(gè)對象（這些對象可以不是連續(xù)的）。
問題二、如何復(fù)制幻燈片
有時(shí)候，我們需要借用已經(jīng)制作好的一篇演示文稿中的某一張（或多張）幻燈片，我們?nèi)绾螌⑵鋸?fù)制過來呢？
解決方法：打開已經(jīng)制作好的演示文稿，在右邊的大綱區(qū)中，選中需要借用的幻燈片，執(zhí)行“復(fù)制”操作，然后切換到當(dāng)前演示文稿中，右擊鼠標(biāo)，在隨后彈出的快捷菜單中，選擇“粘貼”選項(xiàng)（或直接按“常用”工具欄上的“粘貼”按鈕）即可。
小技巧：
①在復(fù)制幻燈片時(shí)，原演示文稿所使用的“母板”不被復(fù)制過來，而是使用了當(dāng)前演示的“母板”。
②按住Shift鍵，在大綱區(qū)中的幻燈片上拖拉，即可同時(shí)選中多張連續(xù)的幻燈片；按住Ctrl鍵，在大綱區(qū)中的幻燈片上分別點(diǎn)擊，即可同時(shí)選中多張不連續(xù)的幻燈片。
問題三、如何插入公式
老師在編輯教學(xué)幻燈片時(shí)，常常需要插入一些公式，怎么辦呢？
解決方法：在需要插入公式的幻燈片中，執(zhí)行“插入→對象”命令，打開“插入對象”對話框，在“對象類型”下面選中“Microsoft 公式3.0”選項(xiàng)，“確定”進(jìn)入公式編輯狀態(tài)，利用展開的“公式”工具欄上的相應(yīng)“公式模板”按鈕，即可編輯制作出所需要的公式來。制作完成后，在“公式編輯器”窗口中，執(zhí)行“文件→退出并返回到演示文稿”命令即可。
小技巧：
①由于“公式編輯器”不是默認(rèn)的安裝組件，請利用office2002安裝盤，通過系統(tǒng)“控制面板”上的“添加/刪除程序”功能，進(jìn)行安裝。
②如果進(jìn)入公式編輯狀態(tài)后，“公式”工具欄沒有展開，執(zhí)行一下“視圖→工具欄”命令就行了。
③插入的公式，實(shí)際上是一個(gè)內(nèi)嵌的圖片，默認(rèn)情況下比較小，影響演示效果，需要將其調(diào)整、定位一下。
問題四、如何帶走自己的字體
我們通常有這樣的擔(dān)心，在一臺電腦上制作好的演示文稿，復(fù)制到另一臺電腦上播放時(shí)，可能由于兩臺電腦安裝的字體不同，影響到演示文稿的播放效果。那么，能不能將自己設(shè)置的字體一并帶走呢？
解決方法：如果你所設(shè)置的是“TrueType字體”，那么完全可以將其一并帶走：執(zhí)行“工具→選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對話框，切換到“保存”標(biāo)簽下，選中其中的“嵌入TrueType字體”選項(xiàng)，確定返回，然后再保存（或另存）相應(yīng)的演示文稿即可。
小技巧：
①為了減少演示文稿的容量，在選中“嵌入TrueType字體”選項(xiàng)后，再選定下面的“內(nèi)嵌入所用字符”選項(xiàng)。
②此設(shè)置只對當(dāng)前演示文稿有效，如果打開了一個(gè)新的演示文稿，且需要帶走其中的字體，需要重復(fù)上面的操作。
③我們可以通過字體文件的擴(kuò)展名來識別“TrueType字體”（擴(kuò)展名是ttf）。
問題五、如何將演示文稿保存為圖片
對于一些沒有設(shè)置動畫的演示文稿來說，如果能將其保存為一幅幅的圖片，這樣，即使沒有安裝PPT2002或播放器，我們也可以利用一些圖片瀏覽器來欣賞他們。那么，如何將其保存為圖片呢？
解決方法：啟動PPT2002，打開相應(yīng)的演示文稿，執(zhí)行“文件另存為”命令，打開“另存為”對話框，按“保存類型”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選定一種圖形類型，再取名保存。此時(shí)，系統(tǒng)會彈出一個(gè)如圖七所示的對話框，根據(jù)需要，單擊其中后個(gè)按鈕即可。
小技巧：
①同一演示文稿保存為不同格式的圖形文件，“gif”格式容量最小，“wmf”格式容量。
②在進(jìn)行保存時(shí)所取的名稱，其實(shí)不是圖形文件名稱，而是用來保存圖形文件的文件夾名稱，圖形文件是“幻燈片1.GIF、幻燈片2.GIF……”。
問題六、如何存出文稿中的圖片
有時(shí)，我們在欣賞某篇演示文稿時(shí)，發(fā)現(xiàn)其中的一些圖片非常精美，想保存下來，供以后自己制作演示文稿時(shí)使用，又該怎么辦呢？
解決方法：右擊需要保存的圖片，在隨后彈出的快捷菜單中，選“另存為圖片”選項(xiàng)，打開“另存為圖片”對話框，取名保存即可。
小技巧：如果想將整個(gè)文稿中的圖片都分別保存下來，可以這樣操作：打開演示文稿，執(zhí)行“文件→另存為Web頁”命令，打開“另存為”對話框，取名（如“片頭片尾”）保存。系統(tǒng)會將幻燈片中的所有圖片一一分開，保存在上述Web頁所在的文件夾中的一個(gè)名稱如“片頭片尾。files”的子文件夾中（圖片通常保存為jpg和png格式各一份）。
問題七、如何將演示文稿轉(zhuǎn)換為word文檔
如果將想演示文稿轉(zhuǎn)換為word文檔，該如何操作呢？
解決方法：啟動PPT2002，打開需要轉(zhuǎn)換的演示文稿，執(zhí)行“文件發(fā)送Microsoft word”命令，打開“發(fā)送到Microsoft Word”對話框，設(shè)置好相應(yīng)的選項(xiàng)后，按下“確定”按鈕。此時(shí)，系統(tǒng)會啟動Word，并新建一個(gè)文件，保存演示文稿的內(nèi)容，保存一下相應(yīng)的文件就行了。
小技巧：其實(shí)，轉(zhuǎn)換到word文檔中的演示文稿內(nèi)容，并不是普通的文本和圖片，而只是將一張張幻燈片作為圖片插入在Word文檔中了。
問題八、如何將演示文稿保存為自動播放的文件
對于一些電腦菜鳥們來說，讓其啟動PPT2002，打開相應(yīng)的演示文稿，再播放出來，往往或出現(xiàn)差錯(cuò)。有沒有好的辦法解決呢？
解決方法：啟動PPT2002，打開相應(yīng)的演示文稿，執(zhí)行“文件→另存為”命令，打開“另存為”對話框，按“保存類型”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選中“PowerPoint放映（*.pps）”選項(xiàng)，再取名保存。以后，使用者只要雙擊這個(gè)文件，即可直接進(jìn)入播放狀態(tài)，非常方便。
問題九、如何壓縮演示文稿的容量
筆者曾將64張數(shù)碼照片制作成一個(gè)演示文稿相冊，發(fā)現(xiàn)其容量有49MB之多，移動和演示起來都非常不方便，能不能壓縮一下呢？
解決方法：啟動PPT2002，打開相冊文稿，執(zhí)行“文件→另存為”命令，打開“另存為”對話框，按對話框右上方的“工具”按鈕，在隨后彈出的下拉菜單中，選擇“壓縮圖片”選項(xiàng)，打開“壓縮圖片”對話框，選中“Web/屏幕”選項(xiàng)（其他選項(xiàng)按默認(rèn)情況），然后按“確定”按鈕返回，再取名保存即可。
經(jīng)過上述壓縮，筆者的那個(gè)49MB的相冊，最后的容量只有了4.5MB了，壓縮了90%以上喲！
問題十、如何將表格插入到幻燈片中
我們在制作演示文稿時(shí)，常常要用到表格。大家知道，表格我們通常是用Excel來制作的。那么，能不能將Excel制作好的表格插入到幻燈片中呢？
解決方法：啟動Excel2002，將表格編輯成適合在幻燈片中播放的大小，并去掉相應(yīng)的網(wǎng)格線。
再啟動PPT2002，選定一張幻燈片，執(zhí)行“插入→對象”命令，打開“插入對象”對話框，選中其中的“根據(jù)文件創(chuàng)建”選項(xiàng)，然后通過“瀏覽”按鈕選中需要插入的表格文件，按下“確定”按鈕，表格即刻被插入到幻燈片中，調(diào)整一下大小就行了。
問題一、如何對齊多個(gè)對象
我們在一張幻燈片中，常常要插入多個(gè)對象（如圖片、圖形、文本框等），如何讓它們排列得整整齊齊呢？
解決方法：在PPT 2002中，先執(zhí)行“視圖→工具欄→繪圖”命令，展開“繪圖”工具欄，然后同時(shí)選中多個(gè)需要對齊的對象，按“繪圖”工具欄上“繪圖（R）”按鈕，在隨后彈出一快捷菜單中，展開“對齊或分布”級聯(lián)菜單，選中其中一種對齊方式（如“右對齊”）即可。
小技巧：①用此種方法設(shè)置的對齊方式，其實(shí)是多個(gè)對象向其中一個(gè)對象“看齊”，如上例中，我們選定了“右對齊”選項(xiàng)后，其余三個(gè)對象即刻向“最右邊”一個(gè)對象（“文本框”）“看齊”了。
②按住鼠標(biāo)左鍵，在幻燈片中多個(gè)對象外圍拖拉出一個(gè)虛線框，即可同時(shí)選中虛線框所包圍的對象。
③按住Shift鍵，然后用鼠標(biāo)分別點(diǎn)擊對象，也可以同時(shí)選中被點(diǎn)擊的多個(gè)對象（這些對象可以不是連續(xù)的）。
問題二、如何復(fù)制幻燈片
有時(shí)候，我們需要借用已經(jīng)制作好的一篇演示文稿中的某一張（或多張）幻燈片，我們?nèi)绾螌⑵鋸?fù)制過來呢？
解決方法：打開已經(jīng)制作好的演示文稿，在右邊的大綱區(qū)中，選中需要借用的幻燈片，執(zhí)行“復(fù)制”操作，然后切換到當(dāng)前演示文稿中，右擊鼠標(biāo)，在隨后彈出的快捷菜單中，選擇“粘貼”選項(xiàng)（或直接按“常用”工具欄上的“粘貼”按鈕）即可。
小技巧：
①在復(fù)制幻燈片時(shí)，原演示文稿所使用的“母板”不被復(fù)制過來，而是使用了當(dāng)前演示的“母板”。
②按住Shift鍵，在大綱區(qū)中的幻燈片上拖拉，即可同時(shí)選中多張連續(xù)的幻燈片；按住Ctrl鍵，在大綱區(qū)中的幻燈片上分別點(diǎn)擊，即可同時(shí)選中多張不連續(xù)的幻燈片。
問題三、如何插入公式
老師在編輯教學(xué)幻燈片時(shí)，常常需要插入一些公式，怎么辦呢？
解決方法：在需要插入公式的幻燈片中，執(zhí)行“插入→對象”命令，打開“插入對象”對話框，在“對象類型”下面選中“Microsoft 公式3.0”選項(xiàng)，“確定”進(jìn)入公式編輯狀態(tài)，利用展開的“公式”工具欄上的相應(yīng)“公式模板”按鈕，即可編輯制作出所需要的公式來。制作完成后，在“公式編輯器”窗口中，執(zhí)行“文件→退出并返回到演示文稿”命令即可。
小技巧：
①由于“公式編輯器”不是默認(rèn)的安裝組件，請利用office2002安裝盤，通過系統(tǒng)“控制面板”上的“添加/刪除程序”功能，進(jìn)行安裝。
②如果進(jìn)入公式編輯狀態(tài)后，“公式”工具欄沒有展開，執(zhí)行一下“視圖→工具欄”命令就行了。
③插入的公式，實(shí)際上是一個(gè)內(nèi)嵌的圖片，默認(rèn)情況下比較小，影響演示效果，需要將其調(diào)整、定位一下。
問題四、如何帶走自己的字體
我們通常有這樣的擔(dān)心，在一臺電腦上制作好的演示文稿，復(fù)制到另一臺電腦上播放時(shí)，可能由于兩臺電腦安裝的字體不同，影響到演示文稿的播放效果。那么，能不能將自己設(shè)置的字體一并帶走呢？
解決方法：如果你所設(shè)置的是“TrueType字體”，那么完全可以將其一并帶走：執(zhí)行“工具→選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對話框，切換到“保存”標(biāo)簽下，選中其中的“嵌入TrueType字體”選項(xiàng)，確定返回，然后再保存（或另存）相應(yīng)的演示文稿即可。
小技巧：
①為了減少演示文稿的容量，在選中“嵌入TrueType字體”選項(xiàng)后，再選定下面的“內(nèi)嵌入所用字符”選項(xiàng)。
②此設(shè)置只對當(dāng)前演示文稿有效，如果打開了一個(gè)新的演示文稿，且需要帶走其中的字體，需要重復(fù)上面的操作。
③我們可以通過字體文件的擴(kuò)展名來識別“TrueType字體”（擴(kuò)展名是ttf）。
問題五、如何將演示文稿保存為圖片
對于一些沒有設(shè)置動畫的演示文稿來說，如果能將其保存為一幅幅的圖片，這樣，即使沒有安裝PPT2002或播放器，我們也可以利用一些圖片瀏覽器來欣賞他們。那么，如何將其保存為圖片呢？
解決方法：啟動PPT2002，打開相應(yīng)的演示文稿，執(zhí)行“文件另存為”命令，打開“另存為”對話框，按“保存類型”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選定一種圖形類型，再取名保存。此時(shí)，系統(tǒng)會彈出一個(gè)如圖七所示的對話框，根據(jù)需要，單擊其中后個(gè)按鈕即可。
小技巧：
①同一演示文稿保存為不同格式的圖形文件，“gif”格式容量最小，“wmf”格式容量。
②在進(jìn)行保存時(shí)所取的名稱，其實(shí)不是圖形文件名稱，而是用來保存圖形文件的文件夾名稱，圖形文件是“幻燈片1.GIF、幻燈片2.GIF……”。
問題六、如何存出文稿中的圖片
有時(shí)，我們在欣賞某篇演示文稿時(shí)，發(fā)現(xiàn)其中的一些圖片非常精美，想保存下來，供以后自己制作演示文稿時(shí)使用，又該怎么辦呢？
解決方法：右擊需要保存的圖片，在隨后彈出的快捷菜單中，選“另存為圖片”選項(xiàng)，打開“另存為圖片”對話框，取名保存即可。
小技巧：如果想將整個(gè)文稿中的圖片都分別保存下來，可以這樣操作：打開演示文稿，執(zhí)行“文件→另存為Web頁”命令，打開“另存為”對話框，取名（如“片頭片尾”）保存。系統(tǒng)會將幻燈片中的所有圖片一一分開，保存在上述Web頁所在的文件夾中的一個(gè)名稱如“片頭片尾。files”的子文件夾中（圖片通常保存為jpg和png格式各一份）。
問題七、如何將演示文稿轉(zhuǎn)換為word文檔
如果將想演示文稿轉(zhuǎn)換為word文檔，該如何操作呢？
解決方法：啟動PPT2002，打開需要轉(zhuǎn)換的演示文稿，執(zhí)行“文件發(fā)送Microsoft word”命令，打開“發(fā)送到Microsoft Word”對話框，設(shè)置好相應(yīng)的選項(xiàng)后，按下“確定”按鈕。此時(shí)，系統(tǒng)會啟動Word，并新建一個(gè)文件，保存演示文稿的內(nèi)容，保存一下相應(yīng)的文件就行了。
小技巧：其實(shí)，轉(zhuǎn)換到word文檔中的演示文稿內(nèi)容，并不是普通的文本和圖片，而只是將一張張幻燈片作為圖片插入在Word文檔中了。
問題八、如何將演示文稿保存為自動播放的文件
對于一些電腦菜鳥們來說，讓其啟動PPT2002，打開相應(yīng)的演示文稿，再播放出來，往往或出現(xiàn)差錯(cuò)。有沒有好的辦法解決呢？
解決方法：啟動PPT2002，打開相應(yīng)的演示文稿，執(zhí)行“文件→另存為”命令，打開“另存為”對話框，按“保存類型”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選中“PowerPoint放映（*.pps）”選項(xiàng)，再取名保存。以后，使用者只要雙擊這個(gè)文件，即可直接進(jìn)入播放狀態(tài)，非常方便。
問題九、如何壓縮演示文稿的容量
筆者曾將64張數(shù)碼照片制作成一個(gè)演示文稿相冊，發(fā)現(xiàn)其容量有49MB之多，移動和演示起來都非常不方便，能不能壓縮一下呢？
解決方法：啟動PPT2002，打開相冊文稿，執(zhí)行“文件→另存為”命令，打開“另存為”對話框，按對話框右上方的“工具”按鈕，在隨后彈出的下拉菜單中，選擇“壓縮圖片”選項(xiàng)，打開“壓縮圖片”對話框，選中“Web/屏幕”選項(xiàng)（其他選項(xiàng)按默認(rèn)情況），然后按“確定”按鈕返回，再取名保存即可。
經(jīng)過上述壓縮，筆者的那個(gè)49MB的相冊，最后的容量只有了4.5MB了，壓縮了90%以上喲！
問題十、如何將表格插入到幻燈片中
我們在制作演示文稿時(shí)，常常要用到表格。大家知道，表格我們通常是用Excel來制作的。那么，能不能將Excel制作好的表格插入到幻燈片中呢？
解決方法：啟動Excel2002，將表格編輯成適合在幻燈片中播放的大小，并去掉相應(yīng)的網(wǎng)格線。
再啟動PPT2002，選定一張幻燈片，執(zhí)行“插入→對象”命令，打開“插入對象”對話框，選中其中的“根據(jù)文件創(chuàng)建”選項(xiàng)，然后通過“瀏覽”按鈕選中需要插入的表格文件，按下“確定”按鈕，表格即刻被插入到幻燈片中，調(diào)整一下大小就行了。