第二節(jié) 原始憑證
一、原始憑證的種類
原始憑證又稱單據，是在經濟業(yè)務發(fā)生或完成時取得或填制的，用以記錄或證明經濟業(yè)務的發(fā)生或完成情況，明確經濟責任具有法律效力的文字憑據。
凡是不能證明經濟業(yè)務發(fā)生或完成情況的各項單據，如購貨申請單、購銷合同、計劃、銀行對賬單等，不能作為原始憑證。
原始憑證分類：
(一)按照取得方式或來源不同，分為外來原始憑證和自制原始憑證
1.自制原始憑證，是指由本單位內部經辦業(yè)務的部門和人員，在執(zhí)行或完成某項經濟業(yè)務時填制的、僅供本單位內部使用的原始憑證。
如倉庫保管人員在驗收材料入庫時填制的“收料單”、生產車間或部門從倉庫領用材料時填制的“領料單”、職工填制的“借款單”、發(fā)放薪酬時的“薪酬發(fā)放明細表”、成本計算部門在計算產品成本時編制的“制造費用分配表”、“固定資產折舊計算表”。
2.外來原始憑證，是指在經濟業(yè)務發(fā)生或完成時，從其他單位或個人直接取得的原始憑證。
如銷貨單位開出的“公路、內河貨物運輸業(yè)統(tǒng)一發(fā)票”(格式見表4—7)或“增值稅專用發(fā)票”(格式見表4—8)、銀行轉來的“進賬單”(格式見表4—9)、供電部門開來的電費“收據”、電信部門開來的“電話賬單”、職工出差取得的“車票”、“飛機票”等。
銷售發(fā)票：自制 購貨發(fā)票：外來
(二)按照格式不同?？蓪⒃紤{證分為通用憑證和專用憑證
1.通用憑證，是指由有關部門統(tǒng)一印制、在一定范圍內使用的具有統(tǒng)一格式和使用方法的原始憑證。其范圍可以是全國，也可以是某一地區(qū)(省、市等)或某一行業(yè)
如某省統(tǒng)一印制的“發(fā)票”、某一地區(qū)統(tǒng)一印制的“收款收據”、全國統(tǒng)一使用的“銀行承兌匯票”等。通用憑證的格式標準、內容規(guī)范，有利于降低費用支出。
2.專用憑證，是指由單位自行印制、僅在本單位內部使用的原始憑證。
如前所述“差旅費報銷單”、“收料單”、“固定資產折舊計算表”等。
例：(多選)下列原始憑證中，屬于單位自制原始憑證的有( )。
A.收料單 B.借款單
C.購物發(fā)票 D.折舊計算表
『正確答案』ABD
二、原始憑證的基本內容
原始憑證必須具備下列基本內容(原始憑證七要素)：
(1)原始憑證名稱;
(2)填制原始憑證的日期;憑證的編號;
(3)接受原始憑證的單位名稱;
(4)經濟業(yè)務內容(含數量、單價、金額等);
(5)填制單位簽章;
(6)有關人員(部門負責人、經辦人員)簽章;
(7)填制單位名稱或者填制人姓名、憑證附件。
三、原始憑證的填制要求
(一)填制原始憑證的基本要求
1.記錄要真實→真實可靠、符合實際情況
2.內容要完整→項目齊全
3.手續(xù)要完備→自制：經辦單位領導人或者其他指定的人員簽名蓋章
對外開出：加蓋本單位公章
外來(單位)：填制單位的公章
外來(個人)：填制人員的簽名蓋章。
4.書寫要清楚、規(guī)范→不得使用未經國務院公布的簡化漢字
大小寫金額必須相符且填寫規(guī)范
小寫金額用阿拉伯數字逐個書寫，不得寫連筆字
小寫金額要求：在金額前要填寫人民幣符號“￥”，人民幣符號“￥”與阿拉伯數字之間不得留有空白。金額數字一律填寫到角、分，無角、分的，寫“00”或符號“一”;有角無分的，分位寫“0”，不得用符號“一”。
大寫金額要求：大寫金額前未印有“人民幣”字樣的，應加寫“人民幣”三個字，“人民幣”字樣和大寫金額之間不得留有空白。大寫金額到元或角為止的，后面要寫“整”或“正”字;有分的，不寫“整”或“正”字。
5.編號要連續(xù)
如果原始憑證已預先印定編號，在寫壞作廢時，應加蓋“作廢”戳記，妥善保管，不得撕毀。
6.不得涂改、刮擦、挖補。
原始憑證有錯誤的，應當由出具單位重開或更正，更正處應當加蓋出具單位印章。原始憑證金額有錯誤的，應當由出具單位重開，不得在原始憑證上更正。
7.填制要及時。
(二)自制原始憑證的填制方法
1.一次憑證的填制
一次憑證：一次填制完成、只記錄一筆經濟業(yè)務，一次有效
一般外來憑證都是一次憑證。
(1) 以“收料單”為例，介紹一次憑證的填制方法。
(2)支票的填制。支票由支票存根和交給收款人的支票構成，分左右兩邊，中間用分割線分開。支票的樣式如表4—10所示。
正面:加蓋預留在銀行的企業(yè)法人代表私章和本單位的財務專用章。其次在支票和存根的分割線上加蓋財務專用章;
背面:①現金支票的收款人若是本單位或個人姓名的，應在支票背面進行加蓋企業(yè)法人代表私章和本單位的財務專用章;如圖所示：
②若是轉賬支票，其背面本單位不用蓋章。
開好支票：將支票沿分割線剪下交給收款人拿到開戶行去取款，本單位會計根據支票存根作“銀行存款”減少處理。
收到轉賬支票：收款單位取得轉賬支票后，在支票的背面加蓋收款單位的法人代表私章和本單位的財務專用章，填好銀行進賬單連同轉賬支票送交收款單位開戶銀行委托銀行收款。
【例4—1】2009年9月8日，江明公司開出現金支票提取現金9 000元備用。江明公司應填制現金支票如表4—10所示。支票各有關項目填寫齊全后并加蓋印章后由出納去開戶行取款。(P81)
2.累計憑證的填制
累計憑證：一定時期內多次記錄同類經濟業(yè)務
以“限額領料單”為例說明累計憑證的填制方法?！跋揞~領料單”是多次使用的累計領發(fā)料憑證。在有效期間內(一般為一個月)，只要領用數量不超過限額就可以連續(xù)使用。
3.匯總憑證的填制
匯總憑證：對一定時期內反映內容相同的經濟業(yè)務的若干張原始憑證，按照一定標準綜合填制的原始憑證。
如“差旅費報銷單”、“收料憑證匯總表”、“發(fā)料憑證匯總表”等。
例如，甲工業(yè)企業(yè)會計根據出庫單編制的發(fā)料憑證匯總表如表4—11所示。(P82)
(三)外來原始憑證的填制要求
以購貨發(fā)票為例，發(fā)票一般由稅務局等部門統(tǒng)一印制，或經稅務部門批準由經營單位印制，在填制時加蓋出據憑證單位公章方有效，對于一式多聯(lián)的原始憑證必須用復寫紙?zhí)讓憽?BR> 四、原始憑證的審核內容
(一)審核原始憑證的真實性→日期、業(yè)務內容、數據是否真實
對通用原始憑證，還應審核憑證本身的真實性，以防假冒。
(二)審核原始憑證的合法性
(三)審核原始憑證的合理性→是否符合企業(yè)生產經營活動需要、有關的計劃和預算等。
(四)審核原始憑證的完整性
基本要素、日期是否完整，有關人員簽章是否齊全，憑證聯(lián)次是否正確等。
(五)審核原始憑證的正確性→金額的計算及填寫
憑證中有書寫錯誤的，應采用正確的方法更正，不能采用涂改、刮擦、挖補等不正確方法。
(六)審核原始憑證的及時性
例(判斷)：在特定情況下，原始憑證經批準可以涂改、挖補。 ( )
『正確答案』×
例(單選)：發(fā)現原始憑證金額錯誤，下列各項中，正確的處理方法是( )。
A.由本單位經辦人更正，并由單位財務負責人簽名蓋章
B.由出具單位重開
C.由出具單位更正，更正處應當加蓋出具單位印章
D.由本單位會計人員按劃線更正法更正，并在更正處簽章
『正確答案』B
例(多選)：填制原始憑證要求做到( )。
A.記錄真實
B.內容完整
C.手續(xù)完整
D.書寫清楚、規(guī)范
『正確答案』ABCD
例：(判斷)限額領料單既是自制的原始憑證，也是累計憑證。 ( )
『正確答案』√
一、原始憑證的種類
原始憑證又稱單據，是在經濟業(yè)務發(fā)生或完成時取得或填制的，用以記錄或證明經濟業(yè)務的發(fā)生或完成情況，明確經濟責任具有法律效力的文字憑據。
凡是不能證明經濟業(yè)務發(fā)生或完成情況的各項單據，如購貨申請單、購銷合同、計劃、銀行對賬單等，不能作為原始憑證。
原始憑證分類：
(一)按照取得方式或來源不同，分為外來原始憑證和自制原始憑證
1.自制原始憑證，是指由本單位內部經辦業(yè)務的部門和人員，在執(zhí)行或完成某項經濟業(yè)務時填制的、僅供本單位內部使用的原始憑證。
如倉庫保管人員在驗收材料入庫時填制的“收料單”、生產車間或部門從倉庫領用材料時填制的“領料單”、職工填制的“借款單”、發(fā)放薪酬時的“薪酬發(fā)放明細表”、成本計算部門在計算產品成本時編制的“制造費用分配表”、“固定資產折舊計算表”。
2.外來原始憑證，是指在經濟業(yè)務發(fā)生或完成時，從其他單位或個人直接取得的原始憑證。
如銷貨單位開出的“公路、內河貨物運輸業(yè)統(tǒng)一發(fā)票”(格式見表4—7)或“增值稅專用發(fā)票”(格式見表4—8)、銀行轉來的“進賬單”(格式見表4—9)、供電部門開來的電費“收據”、電信部門開來的“電話賬單”、職工出差取得的“車票”、“飛機票”等。
銷售發(fā)票：自制 購貨發(fā)票：外來
(二)按照格式不同?？蓪⒃紤{證分為通用憑證和專用憑證
1.通用憑證，是指由有關部門統(tǒng)一印制、在一定范圍內使用的具有統(tǒng)一格式和使用方法的原始憑證。其范圍可以是全國，也可以是某一地區(qū)(省、市等)或某一行業(yè)
如某省統(tǒng)一印制的“發(fā)票”、某一地區(qū)統(tǒng)一印制的“收款收據”、全國統(tǒng)一使用的“銀行承兌匯票”等。通用憑證的格式標準、內容規(guī)范，有利于降低費用支出。
2.專用憑證，是指由單位自行印制、僅在本單位內部使用的原始憑證。
如前所述“差旅費報銷單”、“收料單”、“固定資產折舊計算表”等。
例：(多選)下列原始憑證中，屬于單位自制原始憑證的有( )。
A.收料單 B.借款單
C.購物發(fā)票 D.折舊計算表
『正確答案』ABD
二、原始憑證的基本內容
原始憑證必須具備下列基本內容(原始憑證七要素)：
(1)原始憑證名稱;
(2)填制原始憑證的日期;憑證的編號;
(3)接受原始憑證的單位名稱;
(4)經濟業(yè)務內容(含數量、單價、金額等);
(5)填制單位簽章;
(6)有關人員(部門負責人、經辦人員)簽章;
(7)填制單位名稱或者填制人姓名、憑證附件。
三、原始憑證的填制要求
(一)填制原始憑證的基本要求
1.記錄要真實→真實可靠、符合實際情況
2.內容要完整→項目齊全
3.手續(xù)要完備→自制：經辦單位領導人或者其他指定的人員簽名蓋章
對外開出：加蓋本單位公章
外來(單位)：填制單位的公章
外來(個人)：填制人員的簽名蓋章。
4.書寫要清楚、規(guī)范→不得使用未經國務院公布的簡化漢字
大小寫金額必須相符且填寫規(guī)范
小寫金額用阿拉伯數字逐個書寫，不得寫連筆字
小寫金額要求：在金額前要填寫人民幣符號“￥”，人民幣符號“￥”與阿拉伯數字之間不得留有空白。金額數字一律填寫到角、分，無角、分的，寫“00”或符號“一”;有角無分的，分位寫“0”，不得用符號“一”。
大寫金額要求：大寫金額前未印有“人民幣”字樣的，應加寫“人民幣”三個字，“人民幣”字樣和大寫金額之間不得留有空白。大寫金額到元或角為止的，后面要寫“整”或“正”字;有分的，不寫“整”或“正”字。
5.編號要連續(xù)
如果原始憑證已預先印定編號，在寫壞作廢時，應加蓋“作廢”戳記，妥善保管，不得撕毀。
6.不得涂改、刮擦、挖補。
原始憑證有錯誤的，應當由出具單位重開或更正，更正處應當加蓋出具單位印章。原始憑證金額有錯誤的，應當由出具單位重開，不得在原始憑證上更正。
7.填制要及時。
(二)自制原始憑證的填制方法
1.一次憑證的填制
一次憑證：一次填制完成、只記錄一筆經濟業(yè)務，一次有效
一般外來憑證都是一次憑證。
(1) 以“收料單”為例，介紹一次憑證的填制方法。
(2)支票的填制。支票由支票存根和交給收款人的支票構成，分左右兩邊，中間用分割線分開。支票的樣式如表4—10所示。
正面:加蓋預留在銀行的企業(yè)法人代表私章和本單位的財務專用章。其次在支票和存根的分割線上加蓋財務專用章;
背面:①現金支票的收款人若是本單位或個人姓名的，應在支票背面進行加蓋企業(yè)法人代表私章和本單位的財務專用章;如圖所示：
②若是轉賬支票，其背面本單位不用蓋章。
開好支票：將支票沿分割線剪下交給收款人拿到開戶行去取款，本單位會計根據支票存根作“銀行存款”減少處理。
收到轉賬支票：收款單位取得轉賬支票后，在支票的背面加蓋收款單位的法人代表私章和本單位的財務專用章，填好銀行進賬單連同轉賬支票送交收款單位開戶銀行委托銀行收款。
【例4—1】2009年9月8日，江明公司開出現金支票提取現金9 000元備用。江明公司應填制現金支票如表4—10所示。支票各有關項目填寫齊全后并加蓋印章后由出納去開戶行取款。(P81)
2.累計憑證的填制
累計憑證：一定時期內多次記錄同類經濟業(yè)務
以“限額領料單”為例說明累計憑證的填制方法?！跋揞~領料單”是多次使用的累計領發(fā)料憑證。在有效期間內(一般為一個月)，只要領用數量不超過限額就可以連續(xù)使用。
3.匯總憑證的填制
匯總憑證：對一定時期內反映內容相同的經濟業(yè)務的若干張原始憑證，按照一定標準綜合填制的原始憑證。
如“差旅費報銷單”、“收料憑證匯總表”、“發(fā)料憑證匯總表”等。
例如，甲工業(yè)企業(yè)會計根據出庫單編制的發(fā)料憑證匯總表如表4—11所示。(P82)
(三)外來原始憑證的填制要求
以購貨發(fā)票為例，發(fā)票一般由稅務局等部門統(tǒng)一印制，或經稅務部門批準由經營單位印制，在填制時加蓋出據憑證單位公章方有效，對于一式多聯(lián)的原始憑證必須用復寫紙?zhí)讓憽?BR> 四、原始憑證的審核內容
(一)審核原始憑證的真實性→日期、業(yè)務內容、數據是否真實
對通用原始憑證，還應審核憑證本身的真實性，以防假冒。
(二)審核原始憑證的合法性
(三)審核原始憑證的合理性→是否符合企業(yè)生產經營活動需要、有關的計劃和預算等。
(四)審核原始憑證的完整性
基本要素、日期是否完整，有關人員簽章是否齊全，憑證聯(lián)次是否正確等。
(五)審核原始憑證的正確性→金額的計算及填寫
憑證中有書寫錯誤的，應采用正確的方法更正，不能采用涂改、刮擦、挖補等不正確方法。
(六)審核原始憑證的及時性
例(判斷)：在特定情況下，原始憑證經批準可以涂改、挖補。 ( )
『正確答案』×
例(單選)：發(fā)現原始憑證金額錯誤，下列各項中，正確的處理方法是( )。
A.由本單位經辦人更正，并由單位財務負責人簽名蓋章
B.由出具單位重開
C.由出具單位更正，更正處應當加蓋出具單位印章
D.由本單位會計人員按劃線更正法更正，并在更正處簽章
『正確答案』B
例(多選)：填制原始憑證要求做到( )。
A.記錄真實
B.內容完整
C.手續(xù)完整
D.書寫清楚、規(guī)范
『正確答案』ABCD
例：(判斷)限額領料單既是自制的原始憑證，也是累計憑證。 ( )
『正確答案』√