1.對工程項(xiàng)目實(shí)施效果進(jìn)行檢查，收集測量數(shù)據(jù)
績效目標(biāo)一旦建立，所有項(xiàng)目管理人員應(yīng)了解這些目標(biāo)，并按要求定期進(jìn)行績效測量和整理，對實(shí)施情況進(jìn)行檢查。項(xiàng)目檢查主要包括狀態(tài)檢查和工作過程檢查兩方面內(nèi)容。項(xiàng)目的狀態(tài)檢查，主要檢查項(xiàng)目的績效是否達(dá)到要求，項(xiàng)目是否在進(jìn)度計(jì)劃和預(yù)算之內(nèi)，以及項(xiàng)目管理的范圍是否正確；項(xiàng)目的工作過程檢查，重點(diǎn)在于檢查項(xiàng)目管理工作開展得如何，現(xiàn)在做得是否滿足要求，有哪些問題需要改進(jìn)。
2．對檢查結(jié)果和測量數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析和預(yù)測，制訂必要的改進(jìn)措施
分析和預(yù)測要緊緊圍繞項(xiàng)目總體目標(biāo)要求進(jìn)行。例如，某單項(xiàng)工程計(jì)劃年底完成，施工高峰期在2—11月，5月底按計(jì)劃完成工作量40％，費(fèi)用應(yīng)開支40％，但實(shí)測結(jié)果，到5月底工作量只完成35％，費(fèi)用開支達(dá)到40％。這種情況說明，工期拖了半個月，費(fèi)用額度沒有超過規(guī)定，但由于工作量少完成5％，實(shí)際上預(yù)算超支5％。根據(jù)檢查結(jié)果，管理人員就應(yīng)認(rèn)真分析拖期和超支的原因，研究采取哪些措施，可否通過今后6個月的努力把半個月時間搶回來，超支的5％費(fèi)用能否節(jié)約下來。如果經(jīng)過采取措施，預(yù)計(jì)工期可以搶回10天，費(fèi)用可以節(jié)省2％，就需進(jìn)一步研究拖期5天對整個項(xiàng)目的建設(shè)進(jìn)度是否會產(chǎn)生影響，影響有多大，還有3％的費(fèi)用能否在不可預(yù)見費(fèi)中得到解決。
3．編寫工程項(xiàng)目績效報告
工程項(xiàng)目績效報告是對工程項(xiàng)目執(zhí)行“期間”的關(guān)鍵指標(biāo)、目標(biāo)、風(fēng)險和設(shè)想等因素進(jìn)行監(jiān)控的結(jié)果，是對工程項(xiàng)目能否獲得圓滿成功的早期預(yù)警，能夠及時反映出某一時間點(diǎn)上的工程項(xiàng)目執(zhí)行狀態(tài)、問題，并提出改進(jìn)措施。
工程項(xiàng)目計(jì)劃和工作成果是績效報告輸入的重要內(nèi)容，績效報告的主要內(nèi)容包括狀態(tài)報告、進(jìn)展報告、預(yù)測和變更申請。
狀態(tài)報告介紹工程項(xiàng)目在某一特定時間點(diǎn)上所處的位置，它要說明的是從達(dá)到范圍、時間和費(fèi)用目標(biāo)上講工程項(xiàng)目當(dāng)前所處的狀態(tài)。已經(jīng)花費(fèi)了多少資金?完成某項(xiàng)任務(wù)要多久?工作是否如期完成?工程項(xiàng)目是否在進(jìn)度計(jì)劃和預(yù)算之內(nèi)?應(yīng)對關(guān)鍵任務(wù)，特別是關(guān)鍵路徑上的那些任務(wù)進(jìn)行報告。對具有高技術(shù)風(fēng)險的任務(wù)應(yīng)予以特別注意，對那些工程項(xiàng)目管理人員僅能進(jìn)行有限控制的外部廠商、分包商等進(jìn)行的任務(wù)也應(yīng)予以特別注意。狀態(tài)報告根據(jù)相關(guān)人員的需要有不同的格式。
進(jìn)展報告介紹工程項(xiàng)目組織在某一特定期間內(nèi)所完成的工作。許多工程項(xiàng)目的做法是要每位工程項(xiàng)目成員準(zhǔn)備一份月度進(jìn)展報告，有時是每周進(jìn)展報告，工程項(xiàng)目經(jīng)理以從各個成員那里收集的信息為基礎(chǔ)完成統(tǒng)一的進(jìn)展報告。
工程項(xiàng)目預(yù)測是在過去資料和發(fā)展趨勢的基礎(chǔ)上，預(yù)測工程項(xiàng)目未來的狀態(tài)和進(jìn)度。根據(jù)當(dāng)前的進(jìn)展情況，預(yù)計(jì)完成工程項(xiàng)目要多長時間，完成工程項(xiàng)目需要多少資金，預(yù)計(jì)的進(jìn)度、費(fèi)用、績效或范圍是否存在重大偏差，目前存在和今后可能發(fā)生哪些問題，應(yīng)當(dāng)采取哪些措施加以改進(jìn)。
編寫績效報告前，另一種常用的方法是召開狀態(tài)評審會議，這是一種很好的辦法，它能更廣泛地集中信息，集思廣益對重要的工程項(xiàng)目問題進(jìn)行面對面的討論。許多工程項(xiàng)目管理人員每月召開狀態(tài)評審會議來交換重要項(xiàng)目信息，激勵職員在自己負(fù)責(zé)的工程項(xiàng)目部分上取得進(jìn)展。同樣的，許多高級經(jīng)理召開月度或季度的狀態(tài)評審會議，會上工程項(xiàng)目管理人員需要匯報綜合的狀態(tài)信息。
績效目標(biāo)一旦建立，所有項(xiàng)目管理人員應(yīng)了解這些目標(biāo)，并按要求定期進(jìn)行績效測量和整理，對實(shí)施情況進(jìn)行檢查。項(xiàng)目檢查主要包括狀態(tài)檢查和工作過程檢查兩方面內(nèi)容。項(xiàng)目的狀態(tài)檢查，主要檢查項(xiàng)目的績效是否達(dá)到要求，項(xiàng)目是否在進(jìn)度計(jì)劃和預(yù)算之內(nèi)，以及項(xiàng)目管理的范圍是否正確；項(xiàng)目的工作過程檢查，重點(diǎn)在于檢查項(xiàng)目管理工作開展得如何，現(xiàn)在做得是否滿足要求，有哪些問題需要改進(jìn)。
2．對檢查結(jié)果和測量數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析和預(yù)測，制訂必要的改進(jìn)措施
分析和預(yù)測要緊緊圍繞項(xiàng)目總體目標(biāo)要求進(jìn)行。例如，某單項(xiàng)工程計(jì)劃年底完成，施工高峰期在2—11月，5月底按計(jì)劃完成工作量40％，費(fèi)用應(yīng)開支40％，但實(shí)測結(jié)果，到5月底工作量只完成35％，費(fèi)用開支達(dá)到40％。這種情況說明，工期拖了半個月，費(fèi)用額度沒有超過規(guī)定，但由于工作量少完成5％，實(shí)際上預(yù)算超支5％。根據(jù)檢查結(jié)果，管理人員就應(yīng)認(rèn)真分析拖期和超支的原因，研究采取哪些措施，可否通過今后6個月的努力把半個月時間搶回來，超支的5％費(fèi)用能否節(jié)約下來。如果經(jīng)過采取措施，預(yù)計(jì)工期可以搶回10天，費(fèi)用可以節(jié)省2％，就需進(jìn)一步研究拖期5天對整個項(xiàng)目的建設(shè)進(jìn)度是否會產(chǎn)生影響，影響有多大，還有3％的費(fèi)用能否在不可預(yù)見費(fèi)中得到解決。
3．編寫工程項(xiàng)目績效報告
工程項(xiàng)目績效報告是對工程項(xiàng)目執(zhí)行“期間”的關(guān)鍵指標(biāo)、目標(biāo)、風(fēng)險和設(shè)想等因素進(jìn)行監(jiān)控的結(jié)果，是對工程項(xiàng)目能否獲得圓滿成功的早期預(yù)警，能夠及時反映出某一時間點(diǎn)上的工程項(xiàng)目執(zhí)行狀態(tài)、問題，并提出改進(jìn)措施。
工程項(xiàng)目計(jì)劃和工作成果是績效報告輸入的重要內(nèi)容，績效報告的主要內(nèi)容包括狀態(tài)報告、進(jìn)展報告、預(yù)測和變更申請。
狀態(tài)報告介紹工程項(xiàng)目在某一特定時間點(diǎn)上所處的位置，它要說明的是從達(dá)到范圍、時間和費(fèi)用目標(biāo)上講工程項(xiàng)目當(dāng)前所處的狀態(tài)。已經(jīng)花費(fèi)了多少資金?完成某項(xiàng)任務(wù)要多久?工作是否如期完成?工程項(xiàng)目是否在進(jìn)度計(jì)劃和預(yù)算之內(nèi)?應(yīng)對關(guān)鍵任務(wù)，特別是關(guān)鍵路徑上的那些任務(wù)進(jìn)行報告。對具有高技術(shù)風(fēng)險的任務(wù)應(yīng)予以特別注意，對那些工程項(xiàng)目管理人員僅能進(jìn)行有限控制的外部廠商、分包商等進(jìn)行的任務(wù)也應(yīng)予以特別注意。狀態(tài)報告根據(jù)相關(guān)人員的需要有不同的格式。
進(jìn)展報告介紹工程項(xiàng)目組織在某一特定期間內(nèi)所完成的工作。許多工程項(xiàng)目的做法是要每位工程項(xiàng)目成員準(zhǔn)備一份月度進(jìn)展報告，有時是每周進(jìn)展報告，工程項(xiàng)目經(jīng)理以從各個成員那里收集的信息為基礎(chǔ)完成統(tǒng)一的進(jìn)展報告。
工程項(xiàng)目預(yù)測是在過去資料和發(fā)展趨勢的基礎(chǔ)上，預(yù)測工程項(xiàng)目未來的狀態(tài)和進(jìn)度。根據(jù)當(dāng)前的進(jìn)展情況，預(yù)計(jì)完成工程項(xiàng)目要多長時間，完成工程項(xiàng)目需要多少資金，預(yù)計(jì)的進(jìn)度、費(fèi)用、績效或范圍是否存在重大偏差，目前存在和今后可能發(fā)生哪些問題，應(yīng)當(dāng)采取哪些措施加以改進(jìn)。
編寫績效報告前，另一種常用的方法是召開狀態(tài)評審會議，這是一種很好的辦法，它能更廣泛地集中信息，集思廣益對重要的工程項(xiàng)目問題進(jìn)行面對面的討論。許多工程項(xiàng)目管理人員每月召開狀態(tài)評審會議來交換重要項(xiàng)目信息，激勵職員在自己負(fù)責(zé)的工程項(xiàng)目部分上取得進(jìn)展。同樣的，許多高級經(jīng)理召開月度或季度的狀態(tài)評審會議，會上工程項(xiàng)目管理人員需要匯報綜合的狀態(tài)信息。