秘書資格考試：秘書二級考試輔導(dǎo)之檔案的檢索工作
1.存儲階段的主要內(nèi)容
著錄標(biāo)引
著錄標(biāo)引是指將檔案的內(nèi)容和形式特征用可以識別的規(guī)范化的檢索語言反映出來的工作。對每件檔案著錄標(biāo)引后形成的每一條記錄稱為一個條目，每個條目都用一定的檢索語言進行標(biāo)識。
組織檢索工具
組織檢索工具就是將著錄標(biāo)引的條目加以系統(tǒng)排列而形成各種檢索工具或輸入計算機，建立數(shù)據(jù)庫的過程。
2.查找階段的主要內(nèi)容
確定查找內(nèi)容
確定查找內(nèi)容就是將利用者的需要轉(zhuǎn)化為各種檢索標(biāo)識的過程。通過對利用者的需要進行分析，把他們的需要轉(zhuǎn)化成概念，這種概念可以借助于檢索語言轉(zhuǎn)化為規(guī)范化的檢索標(biāo)識，形成各種可以查找的檢索表達式。
查找操作
檔案工作人員采用各種手段，根據(jù)檢索標(biāo)識或檢索表達式，從檢索工具中找出利用者所需檔案的工作。
3.檔案著錄
檔案著錄是以單份文件或案卷為單位進行的，是對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。檔案著錄的結(jié)果是編制出檔案條目，條目是編制檔案目錄的基礎(chǔ)，許多條目按照一定的次序編排組合，就形成檔案目錄。
1.存儲階段的主要內(nèi)容
著錄標(biāo)引
著錄標(biāo)引是指將檔案的內(nèi)容和形式特征用可以識別的規(guī)范化的檢索語言反映出來的工作。對每件檔案著錄標(biāo)引后形成的每一條記錄稱為一個條目，每個條目都用一定的檢索語言進行標(biāo)識。
組織檢索工具
組織檢索工具就是將著錄標(biāo)引的條目加以系統(tǒng)排列而形成各種檢索工具或輸入計算機，建立數(shù)據(jù)庫的過程。
2.查找階段的主要內(nèi)容
確定查找內(nèi)容
確定查找內(nèi)容就是將利用者的需要轉(zhuǎn)化為各種檢索標(biāo)識的過程。通過對利用者的需要進行分析，把他們的需要轉(zhuǎn)化成概念，這種概念可以借助于檢索語言轉(zhuǎn)化為規(guī)范化的檢索標(biāo)識，形成各種可以查找的檢索表達式。
查找操作
檔案工作人員采用各種手段，根據(jù)檢索標(biāo)識或檢索表達式，從檢索工具中找出利用者所需檔案的工作。
3.檔案著錄
檔案著錄是以單份文件或案卷為單位進行的，是對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。檔案著錄的結(jié)果是編制出檔案條目，條目是編制檔案目錄的基礎(chǔ)，許多條目按照一定的次序編排組合，就形成檔案目錄。