所謂智能是指集知識(shí)與能力于一體的綜合體，它可分為科學(xué)智能素質(zhì)和社會(huì)智能素質(zhì)。從根本上說(shuō)，秘書(shū)智能素質(zhì)是其內(nèi)才外才的凝聚，它體現(xiàn)出秘書(shū)人員知識(shí)構(gòu)成及辦事能力。
一、科學(xué)智能素質(zhì)的表現(xiàn)與培養(yǎng)
(一)科學(xué)智能素質(zhì)的表現(xiàn)形式
科學(xué)智能素質(zhì)包括兩方面的素質(zhì)，即專(zhuān)業(yè)智能素質(zhì)和非專(zhuān)業(yè)智能素質(zhì)。其中專(zhuān)業(yè)智能素質(zhì)是運(yùn)用性、務(wù)實(shí)性等操作方面的能力，它是秘書(shū)取得成效的基礎(chǔ)和保證;而非專(zhuān)業(yè)智能素質(zhì)是智力、創(chuàng)造力等具有開(kāi)創(chuàng)性方面的能力，它在變幻多樣的秘書(shū)工作中起承上啟下的支配地位。
1、專(zhuān)業(yè)智能素質(zhì)方面。專(zhuān)業(yè)智能素質(zhì)包括非機(jī)械性操作和機(jī)械性操作兩方面。非機(jī)械性操作是學(xué)習(xí)理論的過(guò)程，簡(jiǎn)言之即掌握知識(shí)，它是從事秘書(shū)工作的前提和基礎(chǔ)。秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)除應(yīng)有本專(zhuān)業(yè)緊密結(jié)合的基礎(chǔ)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)外，還應(yīng)在邊緣學(xué)科上加以完善，只有涉及了科技、地理、法律、藝術(shù)、文學(xué)和各地風(fēng)俗禮儀等方面，個(gè)體結(jié)構(gòu)才有自成體系的可能，為成為一個(gè)“通才”打下基礎(chǔ)，提高非機(jī)械性操作能力，多方位地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。而這方面正是秘書(shū)從業(yè)人員忽略的一個(gè)問(wèn)題。機(jī)械性操作是指運(yùn)用理論知識(shí)操作行動(dòng)的活動(dòng)，即應(yīng)用知識(shí)。它與非機(jī)械性操作不同在于一個(gè)是學(xué)習(xí)知識(shí)，一個(gè)是應(yīng)用知識(shí)?？梢哉f(shuō)，機(jī)械性操作是非機(jī)械性操作的深化，例如利用所掌握的科技知識(shí)進(jìn)行多媒體操作等等。
2、非專(zhuān)業(yè)智能素質(zhì)方面。非專(zhuān)業(yè)智能素質(zhì)是觀察力、注意力、思維力、想象力等智力和創(chuàng)造力方面的能力。它夾于專(zhuān)業(yè)智能和社會(huì)智能素質(zhì)之間，是專(zhuān)業(yè)智能素質(zhì)，特別是機(jī)械性操作能力在理性思維指導(dǎo)下的上升，它注重于實(shí)踐但又未運(yùn)用于實(shí)踐，即未達(dá)到社會(huì)智能素質(zhì)要求的能力。結(jié)合秘書(shū)工作的特點(diǎn)，秘書(shū)要保持高度的觀察力、注意力，并對(duì)事物進(jìn)行分析判斷，捕捉到與工作相關(guān)的信息，領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖;保持敏捷的思維力和豐富的想象力，對(duì)所得結(jié)果進(jìn)行研究，注重其實(shí)效。
由此可見(jiàn)，非專(zhuān)業(yè)智能素質(zhì)不等同于機(jī)械性操作，它不僅強(qiáng)調(diào)“操作”，更重要的是它在單純“操作”的同時(shí)具備了更高層次的主動(dòng)性，即思維力、想象力等智力方面的指導(dǎo)，把總結(jié)出的經(jīng)驗(yàn)為社會(huì)智能素質(zhì)服務(wù)。這一素質(zhì)有利于樹(shù)立秘書(shū)自身成熟、穩(wěn)重、精干的形象。
(二)科學(xué)智能素質(zhì)的培養(yǎng)
其一，通過(guò)正規(guī)教育和自學(xué)方式實(shí)現(xiàn)。《素質(zhì)的透視和測(cè)評(píng)》一書(shū)中指出：“科學(xué)智能素質(zhì)來(lái)源于人與自然的交往的直接經(jīng)驗(yàn)和通過(guò)書(shū)本學(xué)習(xí)的間接經(jīng)驗(yàn)得來(lái)的。”正規(guī)教育或自學(xué)是秘書(shū)獲得基礎(chǔ)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)的第一步，在這種培養(yǎng)方式下應(yīng)體現(xiàn)其寬廣性、層次性、動(dòng)態(tài)性、中心性的特點(diǎn)。寬廣性是指所學(xué)的知識(shí)面要廣，門(mén)類(lèi)多樣，以便查詢(xún)、記憶;層次性指對(duì)知識(shí)要有歸納，分門(mén)別類(lèi);動(dòng)態(tài)性是所學(xué)知識(shí)要跟上時(shí)代步伐，對(duì)舊的知識(shí)要分析地吸收;中心性是指在眾多的知識(shí)中不能籠統(tǒng)地不分主次地吸收，必須結(jié)合秘書(shū)工作的特點(diǎn)重點(diǎn)掌握專(zhuān)業(yè)知識(shí)輔以基礎(chǔ)知識(shí)及邊緣學(xué)科知識(shí)。
其二，通過(guò)模擬實(shí)驗(yàn)、單位掛牌實(shí)習(xí)等形式實(shí)現(xiàn)。模擬實(shí)驗(yàn)、掛牌實(shí)習(xí)是秘書(shū)專(zhuān)業(yè)人員了解秘書(shū)工作程序，熟悉秘書(shū)工作運(yùn)轉(zhuǎn)的起點(diǎn)。它有利于秘書(shū)在知識(shí)指導(dǎo)下模擬工作，從而提高機(jī)械性操作。但是，由于設(shè)備及其它條件的限制，這一點(diǎn)正是不少秘書(shū)人員的弱點(diǎn)，甚至理論知識(shí)與操作能力相背離，理論豐富，操作力貧乏。
其三，通過(guò)非正規(guī)教育方式實(shí)現(xiàn)。非正規(guī)教育在這里主要指正式群眾性教育、非正式群眾性教育，它在激發(fā)秘書(shū)的智力和創(chuàng)造力方面起重大影響。正式群眾性教育指在固定的環(huán)境中進(jìn)行的固定活動(dòng)，如上下級(jí)關(guān)系，同事關(guān)系等;非正式群眾性教育指沒(méi)有固定的交往環(huán)境，這種情形下，智能和創(chuàng)造靈感更能被遇到的新鮮事物激發(fā)。與正規(guī)教育不同點(diǎn)在于非正規(guī)教育更關(guān)切讓秘書(shū)人員接觸陌生環(huán)境，以更為現(xiàn)實(shí)手段豐富秘書(shū)的社會(huì)經(jīng)驗(yàn)和為人處世之道，形成自己的理論。
一、科學(xué)智能素質(zhì)的表現(xiàn)與培養(yǎng)
(一)科學(xué)智能素質(zhì)的表現(xiàn)形式
科學(xué)智能素質(zhì)包括兩方面的素質(zhì)，即專(zhuān)業(yè)智能素質(zhì)和非專(zhuān)業(yè)智能素質(zhì)。其中專(zhuān)業(yè)智能素質(zhì)是運(yùn)用性、務(wù)實(shí)性等操作方面的能力，它是秘書(shū)取得成效的基礎(chǔ)和保證;而非專(zhuān)業(yè)智能素質(zhì)是智力、創(chuàng)造力等具有開(kāi)創(chuàng)性方面的能力，它在變幻多樣的秘書(shū)工作中起承上啟下的支配地位。
1、專(zhuān)業(yè)智能素質(zhì)方面。專(zhuān)業(yè)智能素質(zhì)包括非機(jī)械性操作和機(jī)械性操作兩方面。非機(jī)械性操作是學(xué)習(xí)理論的過(guò)程，簡(jiǎn)言之即掌握知識(shí)，它是從事秘書(shū)工作的前提和基礎(chǔ)。秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)除應(yīng)有本專(zhuān)業(yè)緊密結(jié)合的基礎(chǔ)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)外，還應(yīng)在邊緣學(xué)科上加以完善，只有涉及了科技、地理、法律、藝術(shù)、文學(xué)和各地風(fēng)俗禮儀等方面，個(gè)體結(jié)構(gòu)才有自成體系的可能，為成為一個(gè)“通才”打下基礎(chǔ)，提高非機(jī)械性操作能力，多方位地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。而這方面正是秘書(shū)從業(yè)人員忽略的一個(gè)問(wèn)題。機(jī)械性操作是指運(yùn)用理論知識(shí)操作行動(dòng)的活動(dòng)，即應(yīng)用知識(shí)。它與非機(jī)械性操作不同在于一個(gè)是學(xué)習(xí)知識(shí)，一個(gè)是應(yīng)用知識(shí)?？梢哉f(shuō)，機(jī)械性操作是非機(jī)械性操作的深化，例如利用所掌握的科技知識(shí)進(jìn)行多媒體操作等等。
2、非專(zhuān)業(yè)智能素質(zhì)方面。非專(zhuān)業(yè)智能素質(zhì)是觀察力、注意力、思維力、想象力等智力和創(chuàng)造力方面的能力。它夾于專(zhuān)業(yè)智能和社會(huì)智能素質(zhì)之間，是專(zhuān)業(yè)智能素質(zhì)，特別是機(jī)械性操作能力在理性思維指導(dǎo)下的上升，它注重于實(shí)踐但又未運(yùn)用于實(shí)踐，即未達(dá)到社會(huì)智能素質(zhì)要求的能力。結(jié)合秘書(shū)工作的特點(diǎn)，秘書(shū)要保持高度的觀察力、注意力，并對(duì)事物進(jìn)行分析判斷，捕捉到與工作相關(guān)的信息，領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖;保持敏捷的思維力和豐富的想象力，對(duì)所得結(jié)果進(jìn)行研究，注重其實(shí)效。
由此可見(jiàn)，非專(zhuān)業(yè)智能素質(zhì)不等同于機(jī)械性操作，它不僅強(qiáng)調(diào)“操作”，更重要的是它在單純“操作”的同時(shí)具備了更高層次的主動(dòng)性，即思維力、想象力等智力方面的指導(dǎo)，把總結(jié)出的經(jīng)驗(yàn)為社會(huì)智能素質(zhì)服務(wù)。這一素質(zhì)有利于樹(shù)立秘書(shū)自身成熟、穩(wěn)重、精干的形象。
(二)科學(xué)智能素質(zhì)的培養(yǎng)
其一，通過(guò)正規(guī)教育和自學(xué)方式實(shí)現(xiàn)。《素質(zhì)的透視和測(cè)評(píng)》一書(shū)中指出：“科學(xué)智能素質(zhì)來(lái)源于人與自然的交往的直接經(jīng)驗(yàn)和通過(guò)書(shū)本學(xué)習(xí)的間接經(jīng)驗(yàn)得來(lái)的。”正規(guī)教育或自學(xué)是秘書(shū)獲得基礎(chǔ)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)的第一步，在這種培養(yǎng)方式下應(yīng)體現(xiàn)其寬廣性、層次性、動(dòng)態(tài)性、中心性的特點(diǎn)。寬廣性是指所學(xué)的知識(shí)面要廣，門(mén)類(lèi)多樣，以便查詢(xún)、記憶;層次性指對(duì)知識(shí)要有歸納，分門(mén)別類(lèi);動(dòng)態(tài)性是所學(xué)知識(shí)要跟上時(shí)代步伐，對(duì)舊的知識(shí)要分析地吸收;中心性是指在眾多的知識(shí)中不能籠統(tǒng)地不分主次地吸收，必須結(jié)合秘書(shū)工作的特點(diǎn)重點(diǎn)掌握專(zhuān)業(yè)知識(shí)輔以基礎(chǔ)知識(shí)及邊緣學(xué)科知識(shí)。
其二，通過(guò)模擬實(shí)驗(yàn)、單位掛牌實(shí)習(xí)等形式實(shí)現(xiàn)。模擬實(shí)驗(yàn)、掛牌實(shí)習(xí)是秘書(shū)專(zhuān)業(yè)人員了解秘書(shū)工作程序，熟悉秘書(shū)工作運(yùn)轉(zhuǎn)的起點(diǎn)。它有利于秘書(shū)在知識(shí)指導(dǎo)下模擬工作，從而提高機(jī)械性操作。但是，由于設(shè)備及其它條件的限制，這一點(diǎn)正是不少秘書(shū)人員的弱點(diǎn)，甚至理論知識(shí)與操作能力相背離，理論豐富，操作力貧乏。
其三，通過(guò)非正規(guī)教育方式實(shí)現(xiàn)。非正規(guī)教育在這里主要指正式群眾性教育、非正式群眾性教育，它在激發(fā)秘書(shū)的智力和創(chuàng)造力方面起重大影響。正式群眾性教育指在固定的環(huán)境中進(jìn)行的固定活動(dòng)，如上下級(jí)關(guān)系，同事關(guān)系等;非正式群眾性教育指沒(méi)有固定的交往環(huán)境，這種情形下，智能和創(chuàng)造靈感更能被遇到的新鮮事物激發(fā)。與正規(guī)教育不同點(diǎn)在于非正規(guī)教育更關(guān)切讓秘書(shū)人員接觸陌生環(huán)境，以更為現(xiàn)實(shí)手段豐富秘書(shū)的社會(huì)經(jīng)驗(yàn)和為人處世之道，形成自己的理論。