以下是為大家整理的關于《2013五級秘書資格證考試考點：第一章第一節(jié)》的文章，供大家學習參考！
第一章會議管理
本章分會前籌備、會中服務以及會后落實3部分，闡述了五級秘書在會務管理中應學會的內(nèi)容。會前籌備介紹了會議通知、會議證件的制作與發(fā)放、預訂會議室、確認參會人員的基本知識;會中服務要求秘書了解接站、會議引導、簽到工作;會后落實主要涉及安排與會者返程和清退會議文件的內(nèi)容.由此構成會務管理的初步知識架構。
第一節(jié) 會前籌備
學習重點
通過對本節(jié)內(nèi)容的學習，了解會前籌備的相關知識;分析典型案例，掌握工作程序;把握注意事項，查看相關連接的過程形成及對管理會議的初步技能知識掌握，為做好會務服務打好基礎。
一、發(fā)送會議通知
(一)相關知識
1.會議的構成要素
(1)會議基本要素
(2)會議選擇要素
2.會議的主要種類
3.公司常見會議的種類與作用
(1)經(jīng)理例會
(2)部門員工例會
(3)股東會
(4)董事會
(5)公司年會
(6)客戶咨詢會
(7)產(chǎn)品展銷定貨會
(8)業(yè)務洽談會
(9)新產(chǎn)品新聞發(fā)布會
4.會議通知的內(nèi)容
會議通知是以召開某次會議的有關事項為內(nèi)容的文字信息。一般包括會議名稱、主持單位、會議內(nèi)容、起止時間、參加人員、會議議題、會議地點、聯(lián)絡信息、報到事宜及有關要求等。會議通知要事項周全、明確、具體;層次分明，條理清晰;語言簡明、流暢、樸實。
除此之外，還應包括：
(1)會議相關材料。如果有預備議程、事先需準備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況，應隨會議通知寄發(fā)一份。
(2)回復時需要的信封、郵票等。需要回復的會議通知或預備通知還可夾入一張明信片、信封、郵票等，上面應注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名，以便對方有時間考慮并能及時回復。
(3)有關票證。會議通知中可將會中使用的有關票證(人場券、代表證、汽車通行證、座次號、編組名單、就餐證和乘車證等)與會議通知一并發(fā)出。
(4)會議地點、交通工具、線路等。如果某些與會者對會議地址不熟悉，應附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會者告知具體的到達和返程日期，并標明到達會址的汽車、火車等交通工具、線路。
會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的載體，是會議組織者同與會者之問會前溝通的重要渠道。傳遞會議通知是會議準備工作的重要環(huán)節(jié)。在做出了召開會議的決定以后，應將有關會議通知信息傳遞給與會者。
(三)工作程序
1.發(fā)送會議通知的方法
在各項會議準備工作基本就緒以后，要盡早發(fā)出會議通知，以便與會人員提前做好準備。
(1)口頭通知與書面通知
1)口頭通知。即當面或用電話通知。小型會議或與會人員集中居住的會議，適用口頭當面通知。參加人數(shù)較多而發(fā)書面通知來不及或不方便的會議，適用電話通知。
2)書面通知。即書面印制的通知或板報、網(wǎng)絡上發(fā)布的通知。參加人數(shù)較多或者比較重要的會議，宜發(fā)書面通知。
(2)正式通知和非正式通知
1)正式通知
為了規(guī)范公司的管理及運作，除了非正式會議和每日例會之外的所有會議，均應正式打印會議通知，再通過書面形式或電子郵件傳遞給有關人員，以示正規(guī)和鄭重。
2)非正式通知
非正式會議可采用非正式通知，如先發(fā)傳真或打電話，隨后再寄備忘錄或信函。也可先發(fā)電子郵件，再通過電話或回復電子郵件確認。
一些會議(如股東大會)在發(fā)送通知時應按規(guī)定的會議規(guī)則行事。發(fā)通知的同時應附上一份代理委托書。其他類型的會議如無法出席，也應在必要時授權代理，以保證通過決議時達到所需的法定人數(shù)。
2.發(fā)送會議通知的程序
發(fā)送會議通知的程序具體如下：
(1)明確會議通知發(fā)送對象和聯(lián)系方式一填寫會議通知單并準備好相關附件一選擇會議通知信息傳遞方式一確認會議通知是否送達(或收回和處理回執(zhí)單)。
(2)如果有預備議程、事先需準備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況，應隨信寄發(fā)一份。
(3)書面通知的地址、郵編一定要填寫正確。裝信封和郵寄時應注意不要錯裝、漏裝或漏寄。通知的封筒應醒目標出“會議通知”字樣。
(4)需要回復的會議通知或預備通知還可夾人一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名，以便對方有時間考慮并能及時回復。
(5)對于經(jīng)常參加某類會議的部分人員，可用計算機打印出標簽或準備多套郵寄標簽，以免重復打印，對于計算機中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新。
(6)不管以什么方式發(fā)出的會議通知，都應抓住確認回復環(huán)節(jié)，以確保會議信息能夠按時、完整地傳達給與會者。
(7)可將會中使用的有關票證(入場券、代表證、汽車通行證、座次號、編組名單、就餐證和乘車證等)與會議通知一并發(fā)出。
(8)如果某些與會者對會議地址不熟悉，應附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會者告知具體的到達和返程日期，并標明到達會址的汽車、火車等交通工具、線路。
(9)會議通知樣本要作為檔案收存。
(四)注意事項
1.會議通知的確認
(1)確認會議通知發(fā)送對象
在發(fā)送通知前一定要明確被通知的部門和人員范圍。對所有與會人員應逐一落實。如果搞錯通知對象，使應參加會議的人員未能收到通知，就會影響到會議的有效性，使一些會議無法達到所需的法定人數(shù)，還會使一些應參加的人產(chǎn)生誤會;而不應通知的人員通知了，就會影響其正常工作，甚至造成尷尬的局面。，
(2)確認發(fā)送的回復環(huán)節(jié)
一些重要的會議通知有時會因組織渠道不暢、傳遞方式不當，或者是其他因素的干擾，使通知不能準確及時傳遞到與會者，作為會議通知的發(fā)放者，應及時發(fā)現(xiàn)問題，可以通過電話、口頭詢問以及電子郵件確認等方式檢查通知發(fā)放是否落實。
(3)確認會議通知內(nèi)容是否準確。
2.處理回執(zhí)
處理會議回執(zhí)是會議準備工作的一項重要內(nèi)容。它是會議準備住宿和餐飲等后勤工作的基礎。
(1)會議的回執(zhí)一定要注明寄回的截止時間，截止時間一定要為會議住宿的預定和確認留有余地。
(2)會議回執(zhí)的設計要明確會議組織者所需了解的重要信息，包括是否到會、何時到會、幾人到會、是否需要預定返程的機票和車票、參會的論文或報告的題目等。
(3)會議回執(zhí)寄回后要認真統(tǒng)計，及時確認。并根據(jù)統(tǒng)計情況安排會議的接待工作。
(五)相關鏈接
1.與會者
與會者即參加會議的對象，通常又稱為會議成員。與會者是會議活動的主體，因而是會議活動成功與否的重要因素。與會者的數(shù)量是決定會議規(guī)模的主要因素，參加會議的人數(shù)越多，
表明該會議的規(guī)模越大。會議成員一般可以分為3種資格，資格不同，在會議中的權利和義務也不同。
(1)正式成員
正式成員是被正式邀請或者被正式要求參加會議，并具有在相應的會議上發(fā)言、參加討論、行使表決權的人員。法定性會議的正式成員參加會議的權利受法律、法規(guī)和有關議事規(guī)則的保障，同時正式成員也必須履行相關的義務。正式成員享有以下權利：
①正式成員有發(fā)言、動議、提案和參加討論的權利。
②正式成員有會議表決權。
③正式成員有選舉權。
正式成員應履行的義務是：
①正式成員有按照會議通知的要求做好參加會議的各項準備工作的義務。
②正式成員有遵守會議規(guī)則、服從會議決議的義務，應該出席而未出席者，其義務不應當減免。
③正式成員有共同維護會場秩序的義務，在主席發(fā)言及議案付諸表決時，不應該離開會場。
(2)列席成員
即不具有正式資格、有一定的發(fā)言權、但無表決權和選舉權的會議成員。有些會議的議題涉及有關部門的管理權限和日常工作，為了及時、準確地了解情況、溝通信息，需要邀請其負責人列席有關會議。當然，是否需要列席成員參加會議，哪些對象應當作為列席成員，列席成員參加會議中的哪些活動等，應由會議的組織者根據(jù)會議內(nèi)容的實際需要來確定。列席成員的人數(shù)一般不超過正式成員。列席成員享有參加本單位有關問題討論發(fā)言的權利;另外，列席成員還具有會議臨時賦予的其他權利。
列席成員應履行的義務如下：
①列席成員有遵守會議規(guī)則的義務。
②列席成員有禮貌發(fā)言及解答相關詢問的義務。
③列席成員有保守會議機密的義務。
(3)工作人員
工作人員包括承擔會議議事、討論發(fā)言記錄的記錄人員，來自機構內(nèi)部和專業(yè)會議機構的技術人員和經(jīng)營管理人員，以及來自會場和會議設施所在地的有關服務人員。他們分別承擔著會議籌備工作、會議材料準備和記錄工作以及會間的事務性工作。
2.會議通知和委托書的樣式
(1)會議通知的內(nèi)容應包括：被通知部門、被通知人員的姓名及職務、通知事由、會議時間、會議召開地點、會議出席對象或范圍、會議程序、議事內(nèi)容、注意事項、公司全稱、通知部門、通知者姓名和職務、通知日期。
(2)會議通知格式多樣，這里介紹常用的兩種格式：便函式和卡片式。
二、制作會議證件和指示標識
(一)相關知識
1.會議證件的作用
會議證件一般有以下4個作用：
(1)證明身份。
(2)保證會議安全，控制人員出入。
(3)統(tǒng)計到會人數(shù)。
(4)維持會議的程序。
會議證件的類型主要有以下幾種：
(1)代表證：與會者不僅能參加會議，而且有表決權、選舉權。
(2)列席證：能夠到會旁聽，但無表決權。
(3)工作證：只證明是大會的工作人員，在會議期間出人行走有一定的限制。
(4)記者證：只發(fā)給新聞媒體有關的工作人員、記者，持記者證在有些工作區(qū)域出入受到限制。
(5)來賓證：表明是主辦方邀請的嘉賓。
2.會議指示標識的類型
會議標識是指在會議的準備和召開過程中，為了使與會者更容易找到座位，并了解會場周圍的環(huán)境，使會議的組織更加有條理，需要在會場和相關服務區(qū)域擺放某些標識物，如各種指示牌，接待處和簽到處的標志，貴賓室、飲水處、洗手間的標志等。
(1)標識牌(或指示牌)。中、大型會議事先應劃好區(qū)域，。貼上標識牌，使與會者順利入座，并能夠很方便地找到簽到處、貴賓室、飲水處、洗手間等。
(2)區(qū)域圖(或路線圖)。在一些體育館和禮堂，為了使參會的單位入場、退場井然有序，事先劃出區(qū)域圖，并張貼于門口。在一些表彰、總結類型的大會上，應將被表彰、受獎勵對象或其代表安排在前幾排，并在座位上貼上名簽，并標示于區(qū)域圖上。
(3)名簽與臺簽。在主席臺和簽到處等地方要擺放各種名簽或臺簽，以標明人員的身份或辦事機構的名稱。
(二)工作程序
1.制作會議證件的程序
制作會議證件的程序為：設計內(nèi)容→設計顏色→控制印制數(shù)量→發(fā)放中的特殊要求(照片) →蓋章確認。
召開重要的大中型會議應視必要制發(fā)姓名卡片和會議證件，通常小型會議不必制發(fā)證件。
2.制作會議證件的注意事項
(1)重要的大中型會議，證件和姓名卡片要正規(guī)。內(nèi)容設計上要有會議的名稱、與會者姓名、稱呼(先生、女士、小姐等)、身份(職務、職稱等)、組織或公司的名稱。
(2)重要的、具有保密性質(zhì)的會議要在證件上貼上本人的相片，并加蓋大會印章。
(3)證件的形式應反映出會議的內(nèi)容，設計要盡量經(jīng)濟實用、美觀大方。
(4)大型會議應區(qū)分正式代表、列席代表、新聞媒體、工作人員、服務人員等不同身份參加者的姓名卡片的樣式?？蓪⑺麄兊男彰ㄆO計為紅、藍、白、黃4種不同的顏色。也可以將姓名卡片設計為正式代表采用系帶式的卡片，其他人員采用夾子式的卡片來區(qū)分不同的身份。
(5)應在會議的接待區(qū)向與會人員發(fā)放姓名卡片，并在主席臺等必要的地方放置臺簽式姓名卡片。
(6)應注意根據(jù)公司不同的文化理念設計會議證件或姓名卡片。
3.制作會議指示標識的方法
(1)會議主辦者內(nèi)部簡易制作法
一些不太重要會議的指示標識可以由內(nèi)部用計算機制作或手工制作。
(2)由專業(yè)性的會議承辦機構制作
一些重要會議的指示標識需要制作規(guī)范和正式，要用專業(yè)性的設計和制作，因此，需要請專門性的公司來完成此項工作。
(三)注意事項
1.會議證件的樣式
會議證件的樣式有很多，我們可以根據(jù)需要來選擇。會議證件的樣式主要有以下幾種：
(1)粘性標簽式的證件樣式。這種證件比較經(jīng)濟、方便，但它們可能由于粘貼在衣服上而留痕跡。
(2)系帶的證件樣式。這種證件比較經(jīng)濟、方便，但可能在衣服上晃動。
(3)有夾子的證件樣式。這種證件成本略高，它們能更換塑料封里面的標簽而重復使用，并能移動夾在衣服的不同部位。
(4)臺簽式的證件樣式。這種證件是開會的時候放在桌子上使用的。
2.會議標識的樣式
(1)會議主席臺背板的樣式
(2)會議簽到處的指示標識樣式
(3)會議報到處的標識樣式
(四)相關鏈接
1.會議與會見、會談的區(qū)別
會見又稱接見、拜會。凡身份較高的人士見身份較低者，或是主人見客人，一般稱為會見。凡身份較低的認識見較高者，或是客人見主人，一般稱為拜會或拜見。會見分為禮節(jié)性、事務性和政治性3種。企業(yè)常用的會見主要是社交禮節(jié)性和涉及業(yè)務商談、經(jīng)貿(mào)洽談等內(nèi)容的事務性會見。
會談是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟、文化、軍事問題，以及其他共同關心的問題交換意見，會談也可以指洽談業(yè)務，即就具體業(yè)務進行談判、會商。會談的內(nèi)容較為正式，政治性、專業(yè)性較強。在企業(yè)中主要指商務談判和業(yè)務會商。
會議與會見、會談在對象、內(nèi)容、功能、程序上存在明顯區(qū)別：
(1)對象不同。會議可以是內(nèi)部的也可以是涉及外部的。
而會見、會談的對象一般是組織外部的，并與本組織有關的人員。
(2)內(nèi)容不同。會見的內(nèi)容禮節(jié)性、事務性較強;會談的內(nèi)容經(jīng)濟性、利益性較強。而會議的內(nèi)容涉及面要比會見、會談寬泛得多。
(3)功能不同。會見主要是為了加強雙方的關系，處理事務。會談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。人們通過會議可以達到交流信息、集思廣益、研究問題、決定對策、協(xié)調(diào)關系、傳達指示、布置工作、表彰先進、鼓舞士氣等目的。
2.會展的概念與類別
會展是經(jīng)濟行為的會議和展覽，是既有市場性又有展示性的經(jīng)濟流通形式。在西方國家，會展英文簡寫為“MICE”，4個字母分別是公司業(yè)務會議(meeting)、獎勵旅游(incentive travel program)、團體組織會議(convention)和展覽(exhibition)4個英文單詞的第一個字母組合。會展的兩個組成部分的側(cè)重是不同的：會議側(cè)重于信息交流，可以是經(jīng)濟行為，也可以是政治、科技或文化行為;而展覽側(cè)重于產(chǎn)品展覽和技術交流，主要是經(jīng)濟行為。
會展從性質(zhì)上分有貿(mào)易性和消費性兩種。
(1)貿(mào)易性展覽
它是制造業(yè)、商業(yè)等行業(yè)舉辦的展覽，其主要目的是洽談貿(mào)易、推廣技術和交流信息。貿(mào)易性的展覽主要是對工商業(yè)開放。
(2)消費性展覽
它的主要目的是展出消費晶，直接銷售，是對公眾開放的展覽。
將兩種性質(zhì)的展覽功能合二為一的展覽稱作綜合性展覽，經(jīng)濟越發(fā)達的國家和地區(qū)，對兩種展覽的功能分得越清晰。
三、預定會議室
(一)相關知識
1.會議室的分類
(1)外部會議室
外部會議室是指企業(yè)內(nèi)部會議室之外的會議場所。企業(yè)應綜合考慮各種因素，選擇恰當?shù)耐獠繒h室。
①會場位置必須讓上司和與會者方便前往。應選擇距上司和與會者的工作地點均較近的地方，同時應考慮交通便利。
②會場的大小應與會議規(guī)模相符。一般來說，每人平均應有2～3平方米的活動空間比較適宜。同時應考慮會議時間的長短，時間長的會議場地不妨大些。
③場地要有良好的設備配置。桌椅家具、通風設備、照明設備、空調(diào)設備、音像設備要盡量齊全。同時應該根據(jù)會議的需要檢查有無需要租用的特殊設備，如演示板、白板、放映設備、錄音機、投影器、計算機、麥克風等。
④場地應不受外界干擾。應盡量避開鬧市區(qū)。同時，“外界干擾”。還包括室外的各種噪音，應將手機、呼機關閉或改為振動，并謝絕訪客參觀。因此應在場外掛起“會議正在進行中，謝絕參觀”的牌子，會場內(nèi)部也應具有良好的隔音設備，以保證會議能在安靜的環(huán)境中順利進行。
⑤選擇會址的環(huán)境要整潔、明亮、空氣流通，并有益于會議的安全和保密。
⑥選擇會議地點應考慮有無停車場所。
⑦場地租借的成本必須合理。
(2)內(nèi)部會議室
大多數(shù)企業(yè)都有自己的內(nèi)部會議室，它可以減少租用外部場地和設施的費用，內(nèi)部會議地點多適合內(nèi)部會議和活動。
2.內(nèi)部會議室的特點
企業(yè)召開會議通常以內(nèi)部會議室為首選的會議地點，一般只有在內(nèi)部會議室不能滿足需要或有某些特殊需求時，才考慮使用企業(yè)之外的會議場所。
(1)方便快捷，手續(xù)簡單
利用內(nèi)部會議室無需事先考察、選擇，只要向有關的行政部門提出申請，預先登記即可。參會人員可以節(jié)省路上所費的時間，同時可兼顧正常的工作。
(2)節(jié)省了場地和設備的租用費用
選擇企業(yè)外部會議室，會提高會議的成本，.降低企業(yè)的經(jīng)營效益。而利用內(nèi)部會議室可以提高企業(yè)自身的資產(chǎn)利用率，同時對會議所需的設備也能夠更好地控制。
(3)易分散注意力
內(nèi)部會議室易營造輕松、和諧的氣氛，但易受各種干擾因素的影響。例如，在會議中間人員進進出出、找人、接聽電話等，因此更需強調(diào)會場的要求和紀律。
(二)示例分析
某公司把自己的年終總結會會址定在了一個展會中心旁邊的賓館召開，為的是休息時可以兼顧觀看展覽。會議進行中，展會中心正在進行的某旅游項目推介的音樂與喧鬧聲不時傳入會場，與會者有的向外張望，有的合著外邊的音樂節(jié)拍輕輕敲擊桌面，更有甚者從后面的門悄悄溜出去觀看。會議主持者一臉無奈與沮喪。
點評：會議的選址應與要實現(xiàn)的會議目標、內(nèi)容緊密相連，否則喧賓奪主的現(xiàn)象就在所難免了。
(三)工作程序
1.預定會議室的程序
(1)確定會議召開的時間和人數(shù)，確認所需會議室的類型。
(2)申請使用會議室。
(3)確認會議室已預留，并明確使用時問。
(4)預先調(diào)試會議所需設備。
會議召開前，負責會議室安排和協(xié)調(diào)的秘書事先要查看會議議程，了解會議的主持者和演講者是否需要音像輔助設備，秘書要了解各種設備的功能，并事先將各種設備調(diào)整到狀態(tài)。
(5)提前到達會場分發(fā)資料和用品，并負責簽到。
2.內(nèi)部會議室的管理
(1)內(nèi)部會議室的布置
①在會議桌的每個位置前都擺放一套文具和筆記簿。
②會議桌旁要有足夠的椅子。室內(nèi)桌椅的安排應視與會者人數(shù)和會議的性質(zhì)而定(演講的形式、分組的形式、設備擺放的形式)。
③應有專門的地方供客人存放衣、帽以及其他物品。
(2)內(nèi)部會議室的設備
①為報告準備好激光筆和能伸縮的指示棒，便于報告者使用和操作。
②要為使用白板和活動畫架者準備足夠的書寫筆和各色彩筆。
③應為使用白板、活動畫架、掛圖和顯示板者準備足夠的固定用的磁釘、按釘。
四、預定和確認會議住宿
(一)相關知識
1.會議接待工作的內(nèi)容
(1)會議接送工作
要做到準確無誤地接送，就要做好充分準備：一要掌握代表的名單及抵離的準確時間;二要備有足夠用的車輛;三要有良好的指揮調(diào)度，人車都要有值班。指揮調(diào)度要有一份代表抵離時間表，以便按時間、路線接送。
(2)會議食宿工作
食宿安排的原則是讓代表吃好、住好而又不浪費。就餐大體上是一個標準，適當照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者，確定好伙食標準和進餐方式，照顧南北不同代表的口味。具體安排住宿時，要根據(jù)與會人員職務、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。
(3)會議娛樂活動
會議期間還應考慮與會者的文化娛樂、參觀購物的需要。
會議地點要盡量安排在娛樂設施齊全、購物方便的地方，應向與會者提供參觀、購物的路線和安排一定的時間和車輛。
2.會議接待的基本程序
(1)迎接
會議接待人員在會議廳、禮堂或會議室門口迎候客人，并引至會議簽到處。
(2)會議簽到和引導
請與會者簽到，核對過有關的證件、通知書、邀請函后，辦理相關手續(xù)。然后，把重要的來賓引領到貴賓室或會場。
(3)安排合影
如有合影儀式，應事先安排好合影圖，準備好必需的攝影器材。合影圖一般是主人居中，主人右側(cè)為上，參會者按照一定的順序排列合影。
(4)引領會議嘉賓進入會場或登上主席臺
參會人員基本落座后，根據(jù)會議議程安排的時問，在會議正式開始前幾分鐘引導領導、嘉賓和相關人員進入會場。
(5)會議結束后送別。
(二)工作程序
1.預定會議住宿的程序
會議期間可能需要大量的房間，這些都必須事先預訂，否則會造成住宿方面的問題，特別是遇到旺季，可能找不到房間可以住。
(1)通過會議回執(zhí)，掌握到會人員的數(shù)量和定房規(guī)格
在會議的先期通知上附上一份表格寄給被邀請人，要求他填寫陪同人員的名字，希望住哪種類型的房間，抵達與離開日期，然后將以上資料填在住宿預訂單中，并告之飯店收費方式，內(nèi)容包括：主辦單位名稱、會議名稱、會議日期、會議地點、收件截止日期、確認函回信地址、各飯店的房價、飯店的地理位置圖、注明項目(選擇飯店偏好、哪種類型房間)、注明訂金支付、注明有關取消和更改處理方法、注明什么時候由誰寄發(fā)確認函、填寫名字、地址、電話以便寄確認函，必要時提供住宿資料。
(2)向賓館、酒店預訂會議用房
①如果會議需要住宿的人數(shù)不多的話，可以直接向飯店或會議中心索取訂房卡。
②主辦單位隨同會議通知寄上訂房卡，再由與會者直接向飯店訂房。
③如由主辦單位統(tǒng)一訂房，要與提供服務的酒店或飯店進行必要的談判，要求一定的折扣，并在此基礎上與飯店簽訂合約，合約中應包括房價、訂金數(shù)目和截止日期等關鍵內(nèi)容。
2.確認會議住宿的程序
(1)與參會人員確認
通知與會者收到他們的住宿表格和確認他們的房間，有些主辦單位并不通知與會者收到他們的住宿表格，而是由飯店直接寄發(fā)確認函。收到住宿資料時立即寄發(fā)收到通知，因為有些飯店比較晚才寄發(fā)確認函。
(2)與飯店或酒店確認預訂
住宿安排是相當復雜與耗時間的工作，需記錄有關各類房間的存量，回答各種問題，解決各種住宿的特殊問題，以及將住房報告轉(zhuǎn)給飯店，所有這些工作務必盡量快速與準確。
在到達預訂截止日期時，組織方要盡快與飯店溝通，將最后的訂房數(shù)字予以確認。這樣即可保證會議的住宿需要，又可避免不必要的支出。同時，主辦方要熟悉飯店、酒店的作業(yè)程序，例如如何處理截止日期以后的住房預訂。
(三)示例分析
天地公司秘書初萌總能把會議的接待、住宿安排得井井有條，同事們向她請教時，她拿出了兩張卡片和一個小本子，兩張卡片中一張是攜程會員卡，一張是YUYEE卡，而小本子上密密麻麻地記滿了每次會議服務的特殊要求與項目。
點評：初萌的兩張卡是對會議旅游都有一條龍服務的專項公司發(fā)放的，其服務內(nèi)容很容易解決大規(guī)模的會議服務要求，而初萌根據(jù)每次會議接待的特點能夠提前聯(lián)系并提出相應的要求，這使她的工作順利了許多。
(四)注意事項
1.選擇會議住宿地點的要求
在選擇住宿的招待所、飯店、賓館、會議中心之時，要充分考察其基本設施是否齊全，安全性如何，價格是否合理，地點是否方便，環(huán)境是否安靜、整潔。然后綜合考慮選擇。
如果由與會者自己支付住宿費，就需列出幾家價格、條件不等的招待所、飯店、賓館或者是同一家賓館不同標準的客房供其選擇。
2.會議住宿的房間安排
如果由主辦方支付費用的，則需按其職務標準安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領導，其具體安排住宿時，要根據(jù)與會人員職務、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。
(1)來賓和主辦方的領導要特殊照顧。
(2)年齡較大的與會者和女性應盡量安排到向陽、通風、衛(wèi)生條件較好的房間。
(3)注意盡量不要把漢族與會者與有禁忌的少數(shù)民族與會者安排在同一房間。
(4)可預先在會議回執(zhí)上將不同規(guī)格的住宿條件標明，請與會者自己選擇預定。
(5)預定住宿地點的工作一定要留出提前量，預定數(shù)量上應略有富余。
(五)相關鏈接
1.常見的商務旅行
常見的商務旅行主要內(nèi)容有洽談業(yè)務、參觀訪問、出席會議、簽定合同、實地考察等。
2.選擇交通方式的因素
常見交通方式有公路、鐵路、船舶、飛機，許多旅行可能是幾種方式的組合。選擇合適的交通方式要考慮以下因素：
(1)旅行者要去哪里——是國內(nèi)旅行還是國際旅行。
(2)旅行者旅行的原因——旅行者出訪可能需要攜帶的樣品、材料或信息等。
(3)旅行者停留的時間長短——對短期停留，需考慮旅行的速度
(4)參加團體旅行——團體旅行可能意味著不同的選擇方式。
(5)旅行費用——要受到預算或費用約束。
(6)企業(yè)旅行政策——根據(jù)公司的規(guī)定，可以提供公司汽車。
(7)旅行者的個人愛好——可以了解旅行者喜歡如何旅行。
3.賓館類型
(1)國內(nèi)或國際連鎖賓館
大型跨國賓館在世界主要城市有相應賓館。一些公司在這些連鎖賓館中可能有賬戶，可以得到商定的特殊的業(yè)務費率。
通過預訂中心預訂這些賓館很容易。
(2)本地賓館
獨立經(jīng)營，提供廣泛的個人服務?？芍苯酉蛸e館主管預定，在預定時應協(xié)商價格。
(3)會議場所客房
旅行者參加會議，會議場所有住宿安排。
(4)旅行住宿或汽車旅館
通常只提供住宿房間，所有食物需要在當?shù)夭宛^購買。這類住宿通常便宜、方便，在主要公路線上。
第一章會議管理
本章分會前籌備、會中服務以及會后落實3部分，闡述了五級秘書在會務管理中應學會的內(nèi)容。會前籌備介紹了會議通知、會議證件的制作與發(fā)放、預訂會議室、確認參會人員的基本知識;會中服務要求秘書了解接站、會議引導、簽到工作;會后落實主要涉及安排與會者返程和清退會議文件的內(nèi)容.由此構成會務管理的初步知識架構。
第一節(jié) 會前籌備
學習重點
通過對本節(jié)內(nèi)容的學習，了解會前籌備的相關知識;分析典型案例，掌握工作程序;把握注意事項，查看相關連接的過程形成及對管理會議的初步技能知識掌握，為做好會務服務打好基礎。
一、發(fā)送會議通知
(一)相關知識
1.會議的構成要素
(1)會議基本要素
(2)會議選擇要素
2.會議的主要種類
3.公司常見會議的種類與作用
(1)經(jīng)理例會
(2)部門員工例會
(3)股東會
(4)董事會
(5)公司年會
(6)客戶咨詢會
(7)產(chǎn)品展銷定貨會
(8)業(yè)務洽談會
(9)新產(chǎn)品新聞發(fā)布會
4.會議通知的內(nèi)容
會議通知是以召開某次會議的有關事項為內(nèi)容的文字信息。一般包括會議名稱、主持單位、會議內(nèi)容、起止時間、參加人員、會議議題、會議地點、聯(lián)絡信息、報到事宜及有關要求等。會議通知要事項周全、明確、具體;層次分明，條理清晰;語言簡明、流暢、樸實。
除此之外，還應包括：
(1)會議相關材料。如果有預備議程、事先需準備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況，應隨會議通知寄發(fā)一份。
(2)回復時需要的信封、郵票等。需要回復的會議通知或預備通知還可夾入一張明信片、信封、郵票等，上面應注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名，以便對方有時間考慮并能及時回復。
(3)有關票證。會議通知中可將會中使用的有關票證(人場券、代表證、汽車通行證、座次號、編組名單、就餐證和乘車證等)與會議通知一并發(fā)出。
(4)會議地點、交通工具、線路等。如果某些與會者對會議地址不熟悉，應附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會者告知具體的到達和返程日期，并標明到達會址的汽車、火車等交通工具、線路。
會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的載體，是會議組織者同與會者之問會前溝通的重要渠道。傳遞會議通知是會議準備工作的重要環(huán)節(jié)。在做出了召開會議的決定以后，應將有關會議通知信息傳遞給與會者。
(三)工作程序
1.發(fā)送會議通知的方法
在各項會議準備工作基本就緒以后，要盡早發(fā)出會議通知，以便與會人員提前做好準備。
(1)口頭通知與書面通知
1)口頭通知。即當面或用電話通知。小型會議或與會人員集中居住的會議，適用口頭當面通知。參加人數(shù)較多而發(fā)書面通知來不及或不方便的會議，適用電話通知。
2)書面通知。即書面印制的通知或板報、網(wǎng)絡上發(fā)布的通知。參加人數(shù)較多或者比較重要的會議，宜發(fā)書面通知。
(2)正式通知和非正式通知
1)正式通知
為了規(guī)范公司的管理及運作，除了非正式會議和每日例會之外的所有會議，均應正式打印會議通知，再通過書面形式或電子郵件傳遞給有關人員，以示正規(guī)和鄭重。
2)非正式通知
非正式會議可采用非正式通知，如先發(fā)傳真或打電話，隨后再寄備忘錄或信函。也可先發(fā)電子郵件，再通過電話或回復電子郵件確認。
一些會議(如股東大會)在發(fā)送通知時應按規(guī)定的會議規(guī)則行事。發(fā)通知的同時應附上一份代理委托書。其他類型的會議如無法出席，也應在必要時授權代理，以保證通過決議時達到所需的法定人數(shù)。
2.發(fā)送會議通知的程序
發(fā)送會議通知的程序具體如下：
(1)明確會議通知發(fā)送對象和聯(lián)系方式一填寫會議通知單并準備好相關附件一選擇會議通知信息傳遞方式一確認會議通知是否送達(或收回和處理回執(zhí)單)。
(2)如果有預備議程、事先需準備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況，應隨信寄發(fā)一份。
(3)書面通知的地址、郵編一定要填寫正確。裝信封和郵寄時應注意不要錯裝、漏裝或漏寄。通知的封筒應醒目標出“會議通知”字樣。
(4)需要回復的會議通知或預備通知還可夾人一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名，以便對方有時間考慮并能及時回復。
(5)對于經(jīng)常參加某類會議的部分人員，可用計算機打印出標簽或準備多套郵寄標簽，以免重復打印，對于計算機中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新。
(6)不管以什么方式發(fā)出的會議通知，都應抓住確認回復環(huán)節(jié)，以確保會議信息能夠按時、完整地傳達給與會者。
(7)可將會中使用的有關票證(入場券、代表證、汽車通行證、座次號、編組名單、就餐證和乘車證等)與會議通知一并發(fā)出。
(8)如果某些與會者對會議地址不熟悉，應附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會者告知具體的到達和返程日期，并標明到達會址的汽車、火車等交通工具、線路。
(9)會議通知樣本要作為檔案收存。
(四)注意事項
1.會議通知的確認
(1)確認會議通知發(fā)送對象
在發(fā)送通知前一定要明確被通知的部門和人員范圍。對所有與會人員應逐一落實。如果搞錯通知對象，使應參加會議的人員未能收到通知，就會影響到會議的有效性，使一些會議無法達到所需的法定人數(shù)，還會使一些應參加的人產(chǎn)生誤會;而不應通知的人員通知了，就會影響其正常工作，甚至造成尷尬的局面。，
(2)確認發(fā)送的回復環(huán)節(jié)
一些重要的會議通知有時會因組織渠道不暢、傳遞方式不當，或者是其他因素的干擾，使通知不能準確及時傳遞到與會者，作為會議通知的發(fā)放者，應及時發(fā)現(xiàn)問題，可以通過電話、口頭詢問以及電子郵件確認等方式檢查通知發(fā)放是否落實。
(3)確認會議通知內(nèi)容是否準確。
2.處理回執(zhí)
處理會議回執(zhí)是會議準備工作的一項重要內(nèi)容。它是會議準備住宿和餐飲等后勤工作的基礎。
(1)會議的回執(zhí)一定要注明寄回的截止時間，截止時間一定要為會議住宿的預定和確認留有余地。
(2)會議回執(zhí)的設計要明確會議組織者所需了解的重要信息，包括是否到會、何時到會、幾人到會、是否需要預定返程的機票和車票、參會的論文或報告的題目等。
(3)會議回執(zhí)寄回后要認真統(tǒng)計，及時確認。并根據(jù)統(tǒng)計情況安排會議的接待工作。
(五)相關鏈接
1.與會者
與會者即參加會議的對象，通常又稱為會議成員。與會者是會議活動的主體，因而是會議活動成功與否的重要因素。與會者的數(shù)量是決定會議規(guī)模的主要因素，參加會議的人數(shù)越多，
表明該會議的規(guī)模越大。會議成員一般可以分為3種資格，資格不同，在會議中的權利和義務也不同。
(1)正式成員
正式成員是被正式邀請或者被正式要求參加會議，并具有在相應的會議上發(fā)言、參加討論、行使表決權的人員。法定性會議的正式成員參加會議的權利受法律、法規(guī)和有關議事規(guī)則的保障，同時正式成員也必須履行相關的義務。正式成員享有以下權利：
①正式成員有發(fā)言、動議、提案和參加討論的權利。
②正式成員有會議表決權。
③正式成員有選舉權。
正式成員應履行的義務是：
①正式成員有按照會議通知的要求做好參加會議的各項準備工作的義務。
②正式成員有遵守會議規(guī)則、服從會議決議的義務，應該出席而未出席者，其義務不應當減免。
③正式成員有共同維護會場秩序的義務，在主席發(fā)言及議案付諸表決時，不應該離開會場。
(2)列席成員
即不具有正式資格、有一定的發(fā)言權、但無表決權和選舉權的會議成員。有些會議的議題涉及有關部門的管理權限和日常工作，為了及時、準確地了解情況、溝通信息，需要邀請其負責人列席有關會議。當然，是否需要列席成員參加會議，哪些對象應當作為列席成員，列席成員參加會議中的哪些活動等，應由會議的組織者根據(jù)會議內(nèi)容的實際需要來確定。列席成員的人數(shù)一般不超過正式成員。列席成員享有參加本單位有關問題討論發(fā)言的權利;另外，列席成員還具有會議臨時賦予的其他權利。
列席成員應履行的義務如下：
①列席成員有遵守會議規(guī)則的義務。
②列席成員有禮貌發(fā)言及解答相關詢問的義務。
③列席成員有保守會議機密的義務。
(3)工作人員
工作人員包括承擔會議議事、討論發(fā)言記錄的記錄人員，來自機構內(nèi)部和專業(yè)會議機構的技術人員和經(jīng)營管理人員，以及來自會場和會議設施所在地的有關服務人員。他們分別承擔著會議籌備工作、會議材料準備和記錄工作以及會間的事務性工作。
2.會議通知和委托書的樣式
(1)會議通知的內(nèi)容應包括：被通知部門、被通知人員的姓名及職務、通知事由、會議時間、會議召開地點、會議出席對象或范圍、會議程序、議事內(nèi)容、注意事項、公司全稱、通知部門、通知者姓名和職務、通知日期。
(2)會議通知格式多樣，這里介紹常用的兩種格式：便函式和卡片式。
二、制作會議證件和指示標識
(一)相關知識
1.會議證件的作用
會議證件一般有以下4個作用：
(1)證明身份。
(2)保證會議安全，控制人員出入。
(3)統(tǒng)計到會人數(shù)。
(4)維持會議的程序。
會議證件的類型主要有以下幾種：
(1)代表證：與會者不僅能參加會議，而且有表決權、選舉權。
(2)列席證：能夠到會旁聽，但無表決權。
(3)工作證：只證明是大會的工作人員，在會議期間出人行走有一定的限制。
(4)記者證：只發(fā)給新聞媒體有關的工作人員、記者，持記者證在有些工作區(qū)域出入受到限制。
(5)來賓證：表明是主辦方邀請的嘉賓。
2.會議指示標識的類型
會議標識是指在會議的準備和召開過程中，為了使與會者更容易找到座位，并了解會場周圍的環(huán)境，使會議的組織更加有條理，需要在會場和相關服務區(qū)域擺放某些標識物，如各種指示牌，接待處和簽到處的標志，貴賓室、飲水處、洗手間的標志等。
(1)標識牌(或指示牌)。中、大型會議事先應劃好區(qū)域，。貼上標識牌，使與會者順利入座，并能夠很方便地找到簽到處、貴賓室、飲水處、洗手間等。
(2)區(qū)域圖(或路線圖)。在一些體育館和禮堂，為了使參會的單位入場、退場井然有序，事先劃出區(qū)域圖，并張貼于門口。在一些表彰、總結類型的大會上，應將被表彰、受獎勵對象或其代表安排在前幾排，并在座位上貼上名簽，并標示于區(qū)域圖上。
(3)名簽與臺簽。在主席臺和簽到處等地方要擺放各種名簽或臺簽，以標明人員的身份或辦事機構的名稱。
(二)工作程序
1.制作會議證件的程序
制作會議證件的程序為：設計內(nèi)容→設計顏色→控制印制數(shù)量→發(fā)放中的特殊要求(照片) →蓋章確認。
召開重要的大中型會議應視必要制發(fā)姓名卡片和會議證件，通常小型會議不必制發(fā)證件。
2.制作會議證件的注意事項
(1)重要的大中型會議，證件和姓名卡片要正規(guī)。內(nèi)容設計上要有會議的名稱、與會者姓名、稱呼(先生、女士、小姐等)、身份(職務、職稱等)、組織或公司的名稱。
(2)重要的、具有保密性質(zhì)的會議要在證件上貼上本人的相片，并加蓋大會印章。
(3)證件的形式應反映出會議的內(nèi)容，設計要盡量經(jīng)濟實用、美觀大方。
(4)大型會議應區(qū)分正式代表、列席代表、新聞媒體、工作人員、服務人員等不同身份參加者的姓名卡片的樣式?？蓪⑺麄兊男彰ㄆO計為紅、藍、白、黃4種不同的顏色。也可以將姓名卡片設計為正式代表采用系帶式的卡片，其他人員采用夾子式的卡片來區(qū)分不同的身份。
(5)應在會議的接待區(qū)向與會人員發(fā)放姓名卡片，并在主席臺等必要的地方放置臺簽式姓名卡片。
(6)應注意根據(jù)公司不同的文化理念設計會議證件或姓名卡片。
3.制作會議指示標識的方法
(1)會議主辦者內(nèi)部簡易制作法
一些不太重要會議的指示標識可以由內(nèi)部用計算機制作或手工制作。
(2)由專業(yè)性的會議承辦機構制作
一些重要會議的指示標識需要制作規(guī)范和正式，要用專業(yè)性的設計和制作，因此，需要請專門性的公司來完成此項工作。
(三)注意事項
1.會議證件的樣式
會議證件的樣式有很多，我們可以根據(jù)需要來選擇。會議證件的樣式主要有以下幾種：
(1)粘性標簽式的證件樣式。這種證件比較經(jīng)濟、方便，但它們可能由于粘貼在衣服上而留痕跡。
(2)系帶的證件樣式。這種證件比較經(jīng)濟、方便，但可能在衣服上晃動。
(3)有夾子的證件樣式。這種證件成本略高，它們能更換塑料封里面的標簽而重復使用，并能移動夾在衣服的不同部位。
(4)臺簽式的證件樣式。這種證件是開會的時候放在桌子上使用的。
2.會議標識的樣式
(1)會議主席臺背板的樣式
(2)會議簽到處的指示標識樣式
(3)會議報到處的標識樣式
(四)相關鏈接
1.會議與會見、會談的區(qū)別
會見又稱接見、拜會。凡身份較高的人士見身份較低者，或是主人見客人，一般稱為會見。凡身份較低的認識見較高者，或是客人見主人，一般稱為拜會或拜見。會見分為禮節(jié)性、事務性和政治性3種。企業(yè)常用的會見主要是社交禮節(jié)性和涉及業(yè)務商談、經(jīng)貿(mào)洽談等內(nèi)容的事務性會見。
會談是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟、文化、軍事問題，以及其他共同關心的問題交換意見，會談也可以指洽談業(yè)務，即就具體業(yè)務進行談判、會商。會談的內(nèi)容較為正式，政治性、專業(yè)性較強。在企業(yè)中主要指商務談判和業(yè)務會商。
會議與會見、會談在對象、內(nèi)容、功能、程序上存在明顯區(qū)別：
(1)對象不同。會議可以是內(nèi)部的也可以是涉及外部的。
而會見、會談的對象一般是組織外部的，并與本組織有關的人員。
(2)內(nèi)容不同。會見的內(nèi)容禮節(jié)性、事務性較強;會談的內(nèi)容經(jīng)濟性、利益性較強。而會議的內(nèi)容涉及面要比會見、會談寬泛得多。
(3)功能不同。會見主要是為了加強雙方的關系，處理事務。會談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。人們通過會議可以達到交流信息、集思廣益、研究問題、決定對策、協(xié)調(diào)關系、傳達指示、布置工作、表彰先進、鼓舞士氣等目的。
2.會展的概念與類別
會展是經(jīng)濟行為的會議和展覽，是既有市場性又有展示性的經(jīng)濟流通形式。在西方國家，會展英文簡寫為“MICE”，4個字母分別是公司業(yè)務會議(meeting)、獎勵旅游(incentive travel program)、團體組織會議(convention)和展覽(exhibition)4個英文單詞的第一個字母組合。會展的兩個組成部分的側(cè)重是不同的：會議側(cè)重于信息交流，可以是經(jīng)濟行為，也可以是政治、科技或文化行為;而展覽側(cè)重于產(chǎn)品展覽和技術交流，主要是經(jīng)濟行為。
會展從性質(zhì)上分有貿(mào)易性和消費性兩種。
(1)貿(mào)易性展覽
它是制造業(yè)、商業(yè)等行業(yè)舉辦的展覽，其主要目的是洽談貿(mào)易、推廣技術和交流信息。貿(mào)易性的展覽主要是對工商業(yè)開放。
(2)消費性展覽
它的主要目的是展出消費晶，直接銷售，是對公眾開放的展覽。
將兩種性質(zhì)的展覽功能合二為一的展覽稱作綜合性展覽，經(jīng)濟越發(fā)達的國家和地區(qū)，對兩種展覽的功能分得越清晰。
三、預定會議室
(一)相關知識
1.會議室的分類
(1)外部會議室
外部會議室是指企業(yè)內(nèi)部會議室之外的會議場所。企業(yè)應綜合考慮各種因素，選擇恰當?shù)耐獠繒h室。
①會場位置必須讓上司和與會者方便前往。應選擇距上司和與會者的工作地點均較近的地方，同時應考慮交通便利。
②會場的大小應與會議規(guī)模相符。一般來說，每人平均應有2～3平方米的活動空間比較適宜。同時應考慮會議時間的長短，時間長的會議場地不妨大些。
③場地要有良好的設備配置。桌椅家具、通風設備、照明設備、空調(diào)設備、音像設備要盡量齊全。同時應該根據(jù)會議的需要檢查有無需要租用的特殊設備，如演示板、白板、放映設備、錄音機、投影器、計算機、麥克風等。
④場地應不受外界干擾。應盡量避開鬧市區(qū)。同時，“外界干擾”。還包括室外的各種噪音，應將手機、呼機關閉或改為振動，并謝絕訪客參觀。因此應在場外掛起“會議正在進行中，謝絕參觀”的牌子，會場內(nèi)部也應具有良好的隔音設備，以保證會議能在安靜的環(huán)境中順利進行。
⑤選擇會址的環(huán)境要整潔、明亮、空氣流通，并有益于會議的安全和保密。
⑥選擇會議地點應考慮有無停車場所。
⑦場地租借的成本必須合理。
(2)內(nèi)部會議室
大多數(shù)企業(yè)都有自己的內(nèi)部會議室，它可以減少租用外部場地和設施的費用，內(nèi)部會議地點多適合內(nèi)部會議和活動。
2.內(nèi)部會議室的特點
企業(yè)召開會議通常以內(nèi)部會議室為首選的會議地點，一般只有在內(nèi)部會議室不能滿足需要或有某些特殊需求時，才考慮使用企業(yè)之外的會議場所。
(1)方便快捷，手續(xù)簡單
利用內(nèi)部會議室無需事先考察、選擇，只要向有關的行政部門提出申請，預先登記即可。參會人員可以節(jié)省路上所費的時間，同時可兼顧正常的工作。
(2)節(jié)省了場地和設備的租用費用
選擇企業(yè)外部會議室，會提高會議的成本，.降低企業(yè)的經(jīng)營效益。而利用內(nèi)部會議室可以提高企業(yè)自身的資產(chǎn)利用率，同時對會議所需的設備也能夠更好地控制。
(3)易分散注意力
內(nèi)部會議室易營造輕松、和諧的氣氛，但易受各種干擾因素的影響。例如，在會議中間人員進進出出、找人、接聽電話等，因此更需強調(diào)會場的要求和紀律。
(二)示例分析
某公司把自己的年終總結會會址定在了一個展會中心旁邊的賓館召開，為的是休息時可以兼顧觀看展覽。會議進行中，展會中心正在進行的某旅游項目推介的音樂與喧鬧聲不時傳入會場，與會者有的向外張望，有的合著外邊的音樂節(jié)拍輕輕敲擊桌面，更有甚者從后面的門悄悄溜出去觀看。會議主持者一臉無奈與沮喪。
點評：會議的選址應與要實現(xiàn)的會議目標、內(nèi)容緊密相連，否則喧賓奪主的現(xiàn)象就在所難免了。
(三)工作程序
1.預定會議室的程序
(1)確定會議召開的時間和人數(shù)，確認所需會議室的類型。
(2)申請使用會議室。
(3)確認會議室已預留，并明確使用時問。
(4)預先調(diào)試會議所需設備。
會議召開前，負責會議室安排和協(xié)調(diào)的秘書事先要查看會議議程，了解會議的主持者和演講者是否需要音像輔助設備，秘書要了解各種設備的功能，并事先將各種設備調(diào)整到狀態(tài)。
(5)提前到達會場分發(fā)資料和用品，并負責簽到。
2.內(nèi)部會議室的管理
(1)內(nèi)部會議室的布置
①在會議桌的每個位置前都擺放一套文具和筆記簿。
②會議桌旁要有足夠的椅子。室內(nèi)桌椅的安排應視與會者人數(shù)和會議的性質(zhì)而定(演講的形式、分組的形式、設備擺放的形式)。
③應有專門的地方供客人存放衣、帽以及其他物品。
(2)內(nèi)部會議室的設備
①為報告準備好激光筆和能伸縮的指示棒，便于報告者使用和操作。
②要為使用白板和活動畫架者準備足夠的書寫筆和各色彩筆。
③應為使用白板、活動畫架、掛圖和顯示板者準備足夠的固定用的磁釘、按釘。
四、預定和確認會議住宿
(一)相關知識
1.會議接待工作的內(nèi)容
(1)會議接送工作
要做到準確無誤地接送，就要做好充分準備：一要掌握代表的名單及抵離的準確時間;二要備有足夠用的車輛;三要有良好的指揮調(diào)度，人車都要有值班。指揮調(diào)度要有一份代表抵離時間表，以便按時間、路線接送。
(2)會議食宿工作
食宿安排的原則是讓代表吃好、住好而又不浪費。就餐大體上是一個標準，適當照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者，確定好伙食標準和進餐方式，照顧南北不同代表的口味。具體安排住宿時，要根據(jù)與會人員職務、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。
(3)會議娛樂活動
會議期間還應考慮與會者的文化娛樂、參觀購物的需要。
會議地點要盡量安排在娛樂設施齊全、購物方便的地方，應向與會者提供參觀、購物的路線和安排一定的時間和車輛。
2.會議接待的基本程序
(1)迎接
會議接待人員在會議廳、禮堂或會議室門口迎候客人，并引至會議簽到處。
(2)會議簽到和引導
請與會者簽到，核對過有關的證件、通知書、邀請函后，辦理相關手續(xù)。然后，把重要的來賓引領到貴賓室或會場。
(3)安排合影
如有合影儀式，應事先安排好合影圖，準備好必需的攝影器材。合影圖一般是主人居中，主人右側(cè)為上，參會者按照一定的順序排列合影。
(4)引領會議嘉賓進入會場或登上主席臺
參會人員基本落座后，根據(jù)會議議程安排的時問，在會議正式開始前幾分鐘引導領導、嘉賓和相關人員進入會場。
(5)會議結束后送別。
(二)工作程序
1.預定會議住宿的程序
會議期間可能需要大量的房間，這些都必須事先預訂，否則會造成住宿方面的問題，特別是遇到旺季，可能找不到房間可以住。
(1)通過會議回執(zhí)，掌握到會人員的數(shù)量和定房規(guī)格
在會議的先期通知上附上一份表格寄給被邀請人，要求他填寫陪同人員的名字，希望住哪種類型的房間，抵達與離開日期，然后將以上資料填在住宿預訂單中，并告之飯店收費方式，內(nèi)容包括：主辦單位名稱、會議名稱、會議日期、會議地點、收件截止日期、確認函回信地址、各飯店的房價、飯店的地理位置圖、注明項目(選擇飯店偏好、哪種類型房間)、注明訂金支付、注明有關取消和更改處理方法、注明什么時候由誰寄發(fā)確認函、填寫名字、地址、電話以便寄確認函，必要時提供住宿資料。
(2)向賓館、酒店預訂會議用房
①如果會議需要住宿的人數(shù)不多的話，可以直接向飯店或會議中心索取訂房卡。
②主辦單位隨同會議通知寄上訂房卡，再由與會者直接向飯店訂房。
③如由主辦單位統(tǒng)一訂房，要與提供服務的酒店或飯店進行必要的談判，要求一定的折扣，并在此基礎上與飯店簽訂合約，合約中應包括房價、訂金數(shù)目和截止日期等關鍵內(nèi)容。
2.確認會議住宿的程序
(1)與參會人員確認
通知與會者收到他們的住宿表格和確認他們的房間，有些主辦單位并不通知與會者收到他們的住宿表格，而是由飯店直接寄發(fā)確認函。收到住宿資料時立即寄發(fā)收到通知，因為有些飯店比較晚才寄發(fā)確認函。
(2)與飯店或酒店確認預訂
住宿安排是相當復雜與耗時間的工作，需記錄有關各類房間的存量，回答各種問題，解決各種住宿的特殊問題，以及將住房報告轉(zhuǎn)給飯店，所有這些工作務必盡量快速與準確。
在到達預訂截止日期時，組織方要盡快與飯店溝通，將最后的訂房數(shù)字予以確認。這樣即可保證會議的住宿需要，又可避免不必要的支出。同時，主辦方要熟悉飯店、酒店的作業(yè)程序，例如如何處理截止日期以后的住房預訂。
(三)示例分析
天地公司秘書初萌總能把會議的接待、住宿安排得井井有條，同事們向她請教時，她拿出了兩張卡片和一個小本子，兩張卡片中一張是攜程會員卡，一張是YUYEE卡，而小本子上密密麻麻地記滿了每次會議服務的特殊要求與項目。
點評：初萌的兩張卡是對會議旅游都有一條龍服務的專項公司發(fā)放的，其服務內(nèi)容很容易解決大規(guī)模的會議服務要求，而初萌根據(jù)每次會議接待的特點能夠提前聯(lián)系并提出相應的要求，這使她的工作順利了許多。
(四)注意事項
1.選擇會議住宿地點的要求
在選擇住宿的招待所、飯店、賓館、會議中心之時，要充分考察其基本設施是否齊全，安全性如何，價格是否合理，地點是否方便，環(huán)境是否安靜、整潔。然后綜合考慮選擇。
如果由與會者自己支付住宿費，就需列出幾家價格、條件不等的招待所、飯店、賓館或者是同一家賓館不同標準的客房供其選擇。
2.會議住宿的房間安排
如果由主辦方支付費用的，則需按其職務標準安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領導，其具體安排住宿時，要根據(jù)與會人員職務、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。
(1)來賓和主辦方的領導要特殊照顧。
(2)年齡較大的與會者和女性應盡量安排到向陽、通風、衛(wèi)生條件較好的房間。
(3)注意盡量不要把漢族與會者與有禁忌的少數(shù)民族與會者安排在同一房間。
(4)可預先在會議回執(zhí)上將不同規(guī)格的住宿條件標明，請與會者自己選擇預定。
(5)預定住宿地點的工作一定要留出提前量，預定數(shù)量上應略有富余。
(五)相關鏈接
1.常見的商務旅行
常見的商務旅行主要內(nèi)容有洽談業(yè)務、參觀訪問、出席會議、簽定合同、實地考察等。
2.選擇交通方式的因素
常見交通方式有公路、鐵路、船舶、飛機，許多旅行可能是幾種方式的組合。選擇合適的交通方式要考慮以下因素：
(1)旅行者要去哪里——是國內(nèi)旅行還是國際旅行。
(2)旅行者旅行的原因——旅行者出訪可能需要攜帶的樣品、材料或信息等。
(3)旅行者停留的時間長短——對短期停留，需考慮旅行的速度
(4)參加團體旅行——團體旅行可能意味著不同的選擇方式。
(5)旅行費用——要受到預算或費用約束。
(6)企業(yè)旅行政策——根據(jù)公司的規(guī)定，可以提供公司汽車。
(7)旅行者的個人愛好——可以了解旅行者喜歡如何旅行。
3.賓館類型
(1)國內(nèi)或國際連鎖賓館
大型跨國賓館在世界主要城市有相應賓館。一些公司在這些連鎖賓館中可能有賬戶，可以得到商定的特殊的業(yè)務費率。
通過預訂中心預訂這些賓館很容易。
(2)本地賓館
獨立經(jīng)營，提供廣泛的個人服務?？芍苯酉蛸e館主管預定，在預定時應協(xié)商價格。
(3)會議場所客房
旅行者參加會議，會議場所有住宿安排。
(4)旅行住宿或汽車旅館
通常只提供住宿房間，所有食物需要在當?shù)夭宛^購買。這類住宿通常便宜、方便，在主要公路線上。