2014秘書(shū)(三級(jí))資格考試??贾R(shí)復(fù)習(xí)指導(dǎo)(4)

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會(huì)議應(yīng)急方案的內(nèi)容
    1.會(huì)議中可能出現(xiàn)的意外事件:人員問(wèn)題 場(chǎng)地問(wèn)題 設(shè)備問(wèn)題 資料問(wèn)題 健康與安全問(wèn)題
    與會(huì)者情緒問(wèn)題 與會(huì)者返程問(wèn)題 行為問(wèn)題 2.明確意外事件出現(xiàn)時(shí)工作人員的責(zé)任
    3.處理會(huì)議中意外事件的方法:同上
    組織電話(huà)會(huì)議的方法
    發(fā)出會(huì)議通知 分發(fā)會(huì)議資料 安排會(huì)場(chǎng) 接通電話(huà) 相互通報(bào)出席情況 記錄
    組織視頻會(huì)議的方法
    視頻會(huì)議的會(huì)場(chǎng) 做好會(huì)場(chǎng)布置工作 配備和檢查設(shè)備 設(shè)備維護(hù) 為減少租用通信線(xiàn)路的時(shí)間 節(jié)約費(fèi)用
    遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案特點(diǎn)
    (1)遠(yuǎn)程會(huì)議具有節(jié)省時(shí)間和金錢(qián)、能夠與電話(huà)服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄音帶做永久記錄、而且交流更加直接、簡(jiǎn)短的優(yōu)點(diǎn)。
    (2)遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案擬定時(shí),應(yīng)預(yù)先了解提供電信會(huì)議服務(wù)公司的服務(wù)業(yè)務(wù),并提前一周與電信會(huì)議服務(wù)公司預(yù)約,明確提出自己的要求,并提前將下列內(nèi)容告訴電信服務(wù)公司:會(huì)議日期、會(huì)議起止時(shí)間、會(huì)議參加人數(shù)、與會(huì)者的電話(huà)號(hào)碼、主持人姓名等。
    (3)會(huì)議程序、議程及其他材料必須提前寄給與會(huì)者,以便他們有時(shí)間準(zhǔn)備會(huì)議討論。
    (4)遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案中要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)檢查遠(yuǎn)程會(huì)議設(shè)備是否齊全和正常,擺放是否符合要求。
    會(huì)議籌備情況檢查主要內(nèi)容
    1會(huì)議準(zhǔn)備工作是否充分2文件材料的準(zhǔn)備3會(huì)議布置情況4禮儀接待人員的準(zhǔn)備5環(huán)境條件與用品的準(zhǔn)備6保衛(wèi)工作的檢查7檢查其他內(nèi)容
    做好會(huì)務(wù)籌備情況檢查的方法有兩種:
    (1)聽(tīng)取會(huì)議籌備人員的匯報(bào)
    1)聽(tīng)取匯報(bào)的領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)前期的調(diào)查,深入一線(xiàn),發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,解決問(wèn)題。
    2)會(huì)議籌備人員對(duì)匯報(bào)材料的準(zhǔn)備要側(cè)重困難和問(wèn)題,注重實(shí)效。
    3)選擇合適的匯報(bào)時(shí)間。
    4)對(duì)會(huì)議籌備情況匯報(bào)的重點(diǎn)是籌備中的問(wèn)題。因此,匯報(bào)之后要抓緊催辦和落實(shí)。
    (2)會(huì)前現(xiàn)場(chǎng)檢查
    1)檢查會(huì)議所需的各種資料,要考慮一些特殊人群的需求,如提供大號(hào)字印刷材料。遠(yuǎn)程會(huì)議要提前下發(fā)材料。
    2)注意氣味。一些人對(duì)香水、花露水和濃重的化學(xué)氣味過(guò)敏或高度敏感。因此,要對(duì)所有工作人員提出要求。
    3)設(shè)立入場(chǎng)登記臺(tái)。為使人們能輕松、快捷地登記入場(chǎng),可考慮設(shè)置咨詢(xún)臺(tái)或登記臺(tái)。張貼會(huì)場(chǎng)平面示意圖。
    4)佩帶徽章、。為方便工作,所有工作人員都應(yīng)佩帶徽章或。
    5)準(zhǔn)備接待休息室。應(yīng)在接待休息室內(nèi)放置公司標(biāo)志或旗幟,可放置電話(huà)機(jī)、傳真機(jī)、電腦、留言條和筆等。此外,還應(yīng)備有急救箱。
    6)安排接待、服務(wù)人員。配備精通產(chǎn)品和服務(wù)的人員,事先組織培訓(xùn),回答與會(huì)者的提問(wèn)。
    7)遠(yuǎn)程會(huì)議要加強(qiáng)對(duì)設(shè)備的檢查