第三章會(huì)計(jì)軟件的應(yīng)用
54.會(huì)計(jì)軟件的應(yīng)用流程一般包括系統(tǒng)初始化、日常處理和期末處理等環(huán)節(jié)。
55.系統(tǒng)初始化是系統(tǒng)首次使用時(shí)，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行參數(shù)設(shè)置，并錄入基礎(chǔ)檔案與初始數(shù)據(jù)的過(guò)程。
系統(tǒng)初始化是會(huì)計(jì)軟件運(yùn)行的基礎(chǔ)。它將通用的會(huì)計(jì)軟件轉(zhuǎn)變?yōu)闈M足特定企業(yè)需要的系統(tǒng)，使手工環(huán)境下的會(huì)計(jì)核算和數(shù)據(jù)處理工作得以在計(jì)算機(jī)環(huán)境下延續(xù)和正常運(yùn)行。
系統(tǒng)初始化在系統(tǒng)初次運(yùn)行時(shí)一次性完成，但部分設(shè)置可以在系統(tǒng)使用后進(jìn)行修改。系統(tǒng)初始化將對(duì)系統(tǒng)的后續(xù)運(yùn)行產(chǎn)生重要影響，因此系統(tǒng)初始化工作必須完整且盡量滿足企業(yè)的需求。
系統(tǒng)初始化的內(nèi)容包括系統(tǒng)級(jí)初始化和模塊級(jí)初始化。
模塊級(jí)初始化是設(shè)置特定模塊運(yùn)行過(guò)程中，所需要的參數(shù)、數(shù)據(jù)和本模塊的基礎(chǔ)信息，以保證模塊按照企業(yè)的要求正常運(yùn)行。
系統(tǒng)級(jí)初始化內(nèi)容主要包括：①創(chuàng)建賬套并設(shè)置相關(guān)信息;②增加操作員并設(shè)置權(quán)限;③設(shè)置系統(tǒng)公用基礎(chǔ)信息。
模塊級(jí)初始化內(nèi)容主要包括：①設(shè)置系統(tǒng)控制參數(shù);②設(shè)置基礎(chǔ)信息;③錄入初始數(shù)據(jù)。
56.日常處理是指在每個(gè)會(huì)計(jì)期間內(nèi)，企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中重復(fù)、頻繁發(fā)生的業(yè)務(wù)處理過(guò)程。
日常處理的特點(diǎn)：
(1)日常業(yè)務(wù)頻繁發(fā)生，需要輸入數(shù)據(jù)量大;
(2)日常業(yè)務(wù)在每個(gè)會(huì)計(jì)期間內(nèi)重復(fù)發(fā)生，所涉及金額不盡相同。
57.期末處理是指在每個(gè)會(huì)計(jì)期間的期末所要完成的特定業(yè)務(wù)。
期末處理的特點(diǎn)：
(1)有較為固定的處理流程。
(2)業(yè)務(wù)可以由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成。
在會(huì)計(jì)軟件應(yīng)用的各處環(huán)節(jié)均應(yīng)注意對(duì)數(shù)據(jù)的管理。
數(shù)據(jù)備份是指將會(huì)計(jì)軟件的數(shù)據(jù)輸出保存在其他存儲(chǔ)介質(zhì)上，以備后續(xù)使用。數(shù)據(jù)備份主要包括賬套備份、年度賬備份等。
數(shù)據(jù)還原又稱數(shù)據(jù)恢復(fù)，是指將備份的數(shù)據(jù)使用會(huì)計(jì)軟件恢復(fù)到計(jì)算機(jī)硬盤上。它與數(shù)據(jù)備份是一個(gè)相反的過(guò)程。數(shù)據(jù)還原主要包括賬套還原、年度賬還原等。
58.賬套是指存放會(huì)計(jì)核算對(duì)象的所有會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)文件的總稱，賬套中包含的文件有會(huì)計(jì)科目、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等。建立賬套時(shí)需要根據(jù)企業(yè)的具體情況和核算要求設(shè)置相關(guān)信息。賬套信息主要包括賬套號(hào)、企業(yè)名稱、企業(yè)性質(zhì)、會(huì)計(jì)期間、記賬本位幣(即本位幣代碼和本位幣名稱)等。
管理用戶并設(shè)置權(quán)限：
(1)管理用戶。
用戶是指有權(quán)登錄系統(tǒng)，對(duì)會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行操作的人員。管理用戶主要是指將合法的用戶增加到系統(tǒng)中，設(shè)置其用戶名和初始密碼或?qū)Σ辉偈褂孟到y(tǒng)的人員進(jìn)行注銷其登錄系統(tǒng)的權(quán)限等
操作。
(2)設(shè)置權(quán)限。
在增加用戶后，一般應(yīng)該根據(jù)用戶在企業(yè)核算工作中所擔(dān)任的職務(wù)、分工來(lái)設(shè)置、修改其對(duì)各功能模塊的操作權(quán)限。通過(guò)設(shè)置權(quán)限，用戶不能進(jìn)行沒(méi)有權(quán)限的操作，也不能查看沒(méi)有權(quán)限的數(shù)據(jù)。
59.設(shè)置系統(tǒng)公用基礎(chǔ)信息包括設(shè)置編碼方案、基礎(chǔ)檔案、收付結(jié)算信息、憑證類別、外幣和會(huì)計(jì)科目等。
設(shè)置編碼方案是指設(shè)置具體的編碼規(guī)則，包括編碼級(jí)次、各級(jí)編碼長(zhǎng)度及其含義。其目的在于方便企業(yè)對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編碼進(jìn)行分級(jí)管理。設(shè)置編碼的對(duì)象包括部門、職員、客戶、供應(yīng)商、科目、存貨分類、成本對(duì)象、結(jié)算方式和地區(qū)分類等。編碼符號(hào)能地確定被標(biāo)識(shí)的對(duì)象。
60.職員檔案資料一旦被使用將不能被刪除。
設(shè)置職員信息一般包括輸入職員編號(hào)、姓名、性別、所屬部門、身份證號(hào)等，其目的在于方便進(jìn)行個(gè)人往來(lái)核算和管理等操作。
61.(1)單位類型編碼、供應(yīng)商編碼、客戶編碼必須。供應(yīng)商編碼與客戶編碼不能重復(fù)。
(2)單位編碼、單位名稱、單位類型必須輸入，其余可以忽略。
62.設(shè)置憑證類別是指對(duì)記賬憑證進(jìn)行分類編制。用戶可以按照企業(yè)的需求選擇或自定義憑證類別。
憑證類別設(shè)置完成后，用戶應(yīng)該設(shè)置憑證類別限制條件和限制科目，兩者組成憑證類別校驗(yàn)的標(biāo)準(zhǔn)，供系統(tǒng)對(duì)錄入的記賬憑證進(jìn)行輸入校驗(yàn)，以便檢查錄入的憑證信息和選擇的憑證類別是否相符。在會(huì)計(jì)軟件中，系統(tǒng)通常提供的限制條件包括借方必有、貸方必有、憑證必有、憑證必?zé)o、無(wú)限制等。
憑證類別的限制科目是指限制該憑證類別所包含的科目。
在記賬憑證錄入時(shí)，如果錄入的記賬憑證不符合用戶設(shè)置的限制條件或限制科目，則系統(tǒng)會(huì)提示錯(cuò)誤，要求修改，直至符合為止。
63.設(shè)置會(huì)計(jì)科目就是將企業(yè)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算所需要使用的會(huì)計(jì)科目錄入系統(tǒng)中，并按照企業(yè)核算要求和業(yè)務(wù)要求，對(duì)每個(gè)科目的核算屬性進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置會(huì)計(jì)科目是填制會(huì)計(jì)憑證、記賬、編制報(bào)表等各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。
增加會(huì)計(jì)科目時(shí)，應(yīng)遵循先設(shè)置上級(jí)會(huì)計(jì)科目，再設(shè)置下級(jí)會(huì)計(jì)科目的順序。會(huì)計(jì)科目編碼、會(huì)計(jì)科目名稱不能為空。增加的會(huì)計(jì)科目編碼必須遵循會(huì)計(jì)科目編碼方案。
64.會(huì)計(jì)科目編碼按照科目編碼規(guī)則進(jìn)行。在對(duì)會(huì)計(jì)科目編碼時(shí)，一般應(yīng)遵守以下原則：
(1)性。每個(gè)編碼必須地標(biāo)識(shí)某一個(gè)科目，不可重復(fù)。
(2)統(tǒng)一性。所有會(huì)計(jì)科目的編碼標(biāo)準(zhǔn)必須遵守統(tǒng)一的編碼方案。
(3)擴(kuò)展性。編碼既要適應(yīng)企業(yè)當(dāng)前核算的要求，又要考慮將來(lái)業(yè)務(wù)發(fā)展的變化，在設(shè)計(jì)編碼時(shí)應(yīng)注意保留一些空間，以方便將來(lái)科目的增減變動(dòng)。
65.已經(jīng)使用過(guò)的末級(jí)會(huì)計(jì)科目不能再修改科目編碼。
已有數(shù)據(jù)的會(huì)計(jì)科目，應(yīng)將該科目及其下級(jí)科目余額清零后再進(jìn)行修改或刪除。
54.會(huì)計(jì)軟件的應(yīng)用流程一般包括系統(tǒng)初始化、日常處理和期末處理等環(huán)節(jié)。
55.系統(tǒng)初始化是系統(tǒng)首次使用時(shí)，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行參數(shù)設(shè)置，并錄入基礎(chǔ)檔案與初始數(shù)據(jù)的過(guò)程。
系統(tǒng)初始化是會(huì)計(jì)軟件運(yùn)行的基礎(chǔ)。它將通用的會(huì)計(jì)軟件轉(zhuǎn)變?yōu)闈M足特定企業(yè)需要的系統(tǒng)，使手工環(huán)境下的會(huì)計(jì)核算和數(shù)據(jù)處理工作得以在計(jì)算機(jī)環(huán)境下延續(xù)和正常運(yùn)行。
系統(tǒng)初始化在系統(tǒng)初次運(yùn)行時(shí)一次性完成，但部分設(shè)置可以在系統(tǒng)使用后進(jìn)行修改。系統(tǒng)初始化將對(duì)系統(tǒng)的后續(xù)運(yùn)行產(chǎn)生重要影響，因此系統(tǒng)初始化工作必須完整且盡量滿足企業(yè)的需求。
系統(tǒng)初始化的內(nèi)容包括系統(tǒng)級(jí)初始化和模塊級(jí)初始化。
模塊級(jí)初始化是設(shè)置特定模塊運(yùn)行過(guò)程中，所需要的參數(shù)、數(shù)據(jù)和本模塊的基礎(chǔ)信息，以保證模塊按照企業(yè)的要求正常運(yùn)行。
系統(tǒng)級(jí)初始化內(nèi)容主要包括：①創(chuàng)建賬套并設(shè)置相關(guān)信息;②增加操作員并設(shè)置權(quán)限;③設(shè)置系統(tǒng)公用基礎(chǔ)信息。
模塊級(jí)初始化內(nèi)容主要包括：①設(shè)置系統(tǒng)控制參數(shù);②設(shè)置基礎(chǔ)信息;③錄入初始數(shù)據(jù)。
56.日常處理是指在每個(gè)會(huì)計(jì)期間內(nèi)，企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中重復(fù)、頻繁發(fā)生的業(yè)務(wù)處理過(guò)程。
日常處理的特點(diǎn)：
(1)日常業(yè)務(wù)頻繁發(fā)生，需要輸入數(shù)據(jù)量大;
(2)日常業(yè)務(wù)在每個(gè)會(huì)計(jì)期間內(nèi)重復(fù)發(fā)生，所涉及金額不盡相同。
57.期末處理是指在每個(gè)會(huì)計(jì)期間的期末所要完成的特定業(yè)務(wù)。
期末處理的特點(diǎn)：
(1)有較為固定的處理流程。
(2)業(yè)務(wù)可以由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成。
在會(huì)計(jì)軟件應(yīng)用的各處環(huán)節(jié)均應(yīng)注意對(duì)數(shù)據(jù)的管理。
數(shù)據(jù)備份是指將會(huì)計(jì)軟件的數(shù)據(jù)輸出保存在其他存儲(chǔ)介質(zhì)上，以備后續(xù)使用。數(shù)據(jù)備份主要包括賬套備份、年度賬備份等。
數(shù)據(jù)還原又稱數(shù)據(jù)恢復(fù)，是指將備份的數(shù)據(jù)使用會(huì)計(jì)軟件恢復(fù)到計(jì)算機(jī)硬盤上。它與數(shù)據(jù)備份是一個(gè)相反的過(guò)程。數(shù)據(jù)還原主要包括賬套還原、年度賬還原等。
58.賬套是指存放會(huì)計(jì)核算對(duì)象的所有會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)文件的總稱，賬套中包含的文件有會(huì)計(jì)科目、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等。建立賬套時(shí)需要根據(jù)企業(yè)的具體情況和核算要求設(shè)置相關(guān)信息。賬套信息主要包括賬套號(hào)、企業(yè)名稱、企業(yè)性質(zhì)、會(huì)計(jì)期間、記賬本位幣(即本位幣代碼和本位幣名稱)等。
管理用戶并設(shè)置權(quán)限：
(1)管理用戶。
用戶是指有權(quán)登錄系統(tǒng)，對(duì)會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行操作的人員。管理用戶主要是指將合法的用戶增加到系統(tǒng)中，設(shè)置其用戶名和初始密碼或?qū)Σ辉偈褂孟到y(tǒng)的人員進(jìn)行注銷其登錄系統(tǒng)的權(quán)限等
操作。
(2)設(shè)置權(quán)限。
在增加用戶后，一般應(yīng)該根據(jù)用戶在企業(yè)核算工作中所擔(dān)任的職務(wù)、分工來(lái)設(shè)置、修改其對(duì)各功能模塊的操作權(quán)限。通過(guò)設(shè)置權(quán)限，用戶不能進(jìn)行沒(méi)有權(quán)限的操作，也不能查看沒(méi)有權(quán)限的數(shù)據(jù)。
59.設(shè)置系統(tǒng)公用基礎(chǔ)信息包括設(shè)置編碼方案、基礎(chǔ)檔案、收付結(jié)算信息、憑證類別、外幣和會(huì)計(jì)科目等。
設(shè)置編碼方案是指設(shè)置具體的編碼規(guī)則，包括編碼級(jí)次、各級(jí)編碼長(zhǎng)度及其含義。其目的在于方便企業(yè)對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編碼進(jìn)行分級(jí)管理。設(shè)置編碼的對(duì)象包括部門、職員、客戶、供應(yīng)商、科目、存貨分類、成本對(duì)象、結(jié)算方式和地區(qū)分類等。編碼符號(hào)能地確定被標(biāo)識(shí)的對(duì)象。
60.職員檔案資料一旦被使用將不能被刪除。
設(shè)置職員信息一般包括輸入職員編號(hào)、姓名、性別、所屬部門、身份證號(hào)等，其目的在于方便進(jìn)行個(gè)人往來(lái)核算和管理等操作。
61.(1)單位類型編碼、供應(yīng)商編碼、客戶編碼必須。供應(yīng)商編碼與客戶編碼不能重復(fù)。
(2)單位編碼、單位名稱、單位類型必須輸入，其余可以忽略。
62.設(shè)置憑證類別是指對(duì)記賬憑證進(jìn)行分類編制。用戶可以按照企業(yè)的需求選擇或自定義憑證類別。
憑證類別設(shè)置完成后，用戶應(yīng)該設(shè)置憑證類別限制條件和限制科目，兩者組成憑證類別校驗(yàn)的標(biāo)準(zhǔn)，供系統(tǒng)對(duì)錄入的記賬憑證進(jìn)行輸入校驗(yàn)，以便檢查錄入的憑證信息和選擇的憑證類別是否相符。在會(huì)計(jì)軟件中，系統(tǒng)通常提供的限制條件包括借方必有、貸方必有、憑證必有、憑證必?zé)o、無(wú)限制等。
憑證類別的限制科目是指限制該憑證類別所包含的科目。
在記賬憑證錄入時(shí)，如果錄入的記賬憑證不符合用戶設(shè)置的限制條件或限制科目，則系統(tǒng)會(huì)提示錯(cuò)誤，要求修改，直至符合為止。
63.設(shè)置會(huì)計(jì)科目就是將企業(yè)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算所需要使用的會(huì)計(jì)科目錄入系統(tǒng)中，并按照企業(yè)核算要求和業(yè)務(wù)要求，對(duì)每個(gè)科目的核算屬性進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置會(huì)計(jì)科目是填制會(huì)計(jì)憑證、記賬、編制報(bào)表等各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。
增加會(huì)計(jì)科目時(shí)，應(yīng)遵循先設(shè)置上級(jí)會(huì)計(jì)科目，再設(shè)置下級(jí)會(huì)計(jì)科目的順序。會(huì)計(jì)科目編碼、會(huì)計(jì)科目名稱不能為空。增加的會(huì)計(jì)科目編碼必須遵循會(huì)計(jì)科目編碼方案。
64.會(huì)計(jì)科目編碼按照科目編碼規(guī)則進(jìn)行。在對(duì)會(huì)計(jì)科目編碼時(shí)，一般應(yīng)遵守以下原則：
(1)性。每個(gè)編碼必須地標(biāo)識(shí)某一個(gè)科目，不可重復(fù)。
(2)統(tǒng)一性。所有會(huì)計(jì)科目的編碼標(biāo)準(zhǔn)必須遵守統(tǒng)一的編碼方案。
(3)擴(kuò)展性。編碼既要適應(yīng)企業(yè)當(dāng)前核算的要求，又要考慮將來(lái)業(yè)務(wù)發(fā)展的變化，在設(shè)計(jì)編碼時(shí)應(yīng)注意保留一些空間，以方便將來(lái)科目的增減變動(dòng)。
65.已經(jīng)使用過(guò)的末級(jí)會(huì)計(jì)科目不能再修改科目編碼。
已有數(shù)據(jù)的會(huì)計(jì)科目，應(yīng)將該科目及其下級(jí)科目余額清零后再進(jìn)行修改或刪除。