政府公文標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的公文格式為：
文檔主標(biāo)題，用二號標(biāo)宋，居中對齊。以往，我們曾經(jīng)習(xí)慣于使用黑體字，現(xiàn)在需要改成標(biāo)宋字體，常用的是方正小標(biāo)微軟雅黑，另外，如果公文的標(biāo)題比較長，一行放不下，在分行時，要注意不要在連續(xù)的詞語中間分行，另外，如果字數(shù)實在太多，也可以考慮在字體設(shè)置中將標(biāo)題文字設(shè)置成細長型，以減少空間占用，但注意不要改得太厲害，一般設(shè)置為80%－90%即可。
文檔副標(biāo)題用三號仿宋字體，副標(biāo)題前加破折號，居中對齊。
受文單位，用三號楷體，兩端對齊，行首不縮進。各單位之間用頓號或逗號隔開，最后加冒號。
正文用三號仿宋，兩端對齊，段首縮進兩個字符。可以輸入兩個全角空格，或四個半角空格。但是在“段落”設(shè)置中設(shè)置“首行縮進”2字符。在WPS文字中，如果段首輸入了2個全角空格或4個半角空格，輸入文字并回車后，會自動轉(zhuǎn)換為段落首行縮進，并且下一段也自動按此設(shè)置，比較智能。
另外談?wù)劄槭裁从脙啥藢R而不是“左對齊”。因為如果文字中要換行的位置恰好有標(biāo)題符號或英文，辦公軟件用自動處理為英文單詞中不換行，標(biāo)點符號不會出現(xiàn)在行首。另外，標(biāo)點符號和英文、數(shù)字在文檔中所占用的空間大小也不是完全一樣的。因此每行的字數(shù)就不會絕對一樣多，如果采用左對齊，則文檔右側(cè)會顯得不夠整齊，而“兩端對齊”則會自動調(diào)整文字間距，使左側(cè)和右側(cè)都比較整齊。
一級標(biāo)題用三號黑體，序號一般用中文數(shù)字加頓號。如果標(biāo)題單位占一行，一般行末不加句號。如果后面緊跟著正文，也就是標(biāo)題和正文在同一段落中，則需要加句號。
二級標(biāo)題用三號楷體，序號一般用中文數(shù)字加小括號。
三級標(biāo)題用三號仿宋，序號一般用阿拉伯?dāng)?shù)字加頓號。實際應(yīng)用中也可用“一是”、“三是”這樣的形式。為了與正文相區(qū)別，三級標(biāo)題可將字體加粗。其他標(biāo)題和正文一般不加粗。一般而言，三級標(biāo)題足夠我們用了。
落款和成文日期，都是三號仿宋，在文檔的中間偏右的位置。在操作時，盡量不要用空格也調(diào)整位置，可以先居中，然后再用鼠標(biāo)拖動標(biāo)尺上的“首行縮進”滑塊，即可將落款和成文日期調(diào)整到合適的位置。另外，如果要插入當(dāng)前日期，可以用快捷鍵Alt+I，然后再按T，選擇中文日期格式并回車，即可。
主題詞用三號黑體字，各關(guān)鍵詞之間用一個全角空格隔開，兩端對齊。注意主題詞之間的間距不要過大。有些人喜歡讓主題詞布滿所在行，這是不對的（下面兩行）。
主題詞下面以及版記內(nèi)容都要加下劃線。如果用系統(tǒng)提供的“下劃線”功能，會出現(xiàn)兩個問題。一是下劃線與文字之間的距離過近，二是主題詞和版記的文字往往不足一行，沒有文字的地方就沒有下劃線，因此需要在行末補足空格。比較麻煩。
解決的辦法，一是用表格的方法，把版記內(nèi)容放到表格內(nèi)，調(diào)整表格邊框線風(fēng)格，只保留需要的部分，其它部分用“無邊框線”。二是用文字邊框，選中要設(shè)置的文字，在“格式”菜單中選擇“邊框和底紋”，然后在“自定義”中只設(shè)置下邊框即可。
頁碼一般用四號微軟雅黑字，采用阿拉伯?dāng)?shù)字兩邊加短橫線的格式。如果是傳真電報等單面打印的文檔，可以將頁碼放在頁腳的中間位置。如果是紅頭文件，則需要將頁碼放在頁腳文檔的外側(cè)，即單數(shù)頁在右側(cè)，雙數(shù)頁在左側(cè)。
傳真電報套打時，要注意首頁。
一是發(fā)文單位、簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)等內(nèi)容，需要套打，可以用文本框來制作，并反復(fù)調(diào)試即可。
二是首頁不顯示頁碼，并多出了“聯(lián)辦單位”、“聯(lián)系人”、“電話號碼”及總頁數(shù)等信息。需要在頁面設(shè)置中設(shè)置“首頁不同”，然后再在首頁中插入一個文本框，輸入相關(guān)內(nèi)容，將邊線設(shè)置為“無”。不需要報頭一個文檔，正文另用一個文檔。