政府公文標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的公文格式為：
文檔主標(biāo)題，用二號(hào)標(biāo)宋，居中對(duì)齊。以往，我們?cè)?jīng)習(xí)慣于使用黑體字，現(xiàn)在需要改成標(biāo)宋字體，常用的是方正小標(biāo)微軟雅黑，另外，如果公文的標(biāo)題比較長(zhǎng)，一行放不下，在分行時(shí)，要注意不要在連續(xù)的詞語(yǔ)中間分行，另外，如果字?jǐn)?shù)實(shí)在太多，也可以考慮在字體設(shè)置中將標(biāo)題文字設(shè)置成細(xì)長(zhǎng)型，以減少空間占用，但注意不要改得太厲害，一般設(shè)置為80%－90%即可。
文檔副標(biāo)題用三號(hào)仿宋字體，副標(biāo)題前加破折號(hào)，居中對(duì)齊。
受文單位，用三號(hào)楷體，兩端對(duì)齊，行首不縮進(jìn)。各單位之間用頓號(hào)或逗號(hào)隔開，最后加冒號(hào)。
正文用三號(hào)仿宋，兩端對(duì)齊，段首縮進(jìn)兩個(gè)字符?？梢暂斎雰蓚€(gè)全角空格，或四個(gè)半角空格。但是在“段落”設(shè)置中設(shè)置“首行縮進(jìn)”2字符。在WPS文字中，如果段首輸入了2個(gè)全角空格或4個(gè)半角空格，輸入文字并回車后，會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)換為段落首行縮進(jìn)，并且下一段也自動(dòng)按此設(shè)置，比較智能。
另外談?wù)劄槭裁从脙啥藢?duì)齊而不是“左對(duì)齊”。因?yàn)槿绻淖种幸獡Q行的位置恰好有標(biāo)題符號(hào)或英文，辦公軟件用自動(dòng)處理為英文單詞中不換行，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)不會(huì)出現(xiàn)在行首。另外，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和英文、數(shù)字在文檔中所占用的空間大小也不是完全一樣的。因此每行的字?jǐn)?shù)就不會(huì)絕對(duì)一樣多，如果采用左對(duì)齊，則文檔右側(cè)會(huì)顯得不夠整齊，而“兩端對(duì)齊”則會(huì)自動(dòng)調(diào)整文字間距，使左側(cè)和右側(cè)都比較整齊。
一級(jí)標(biāo)題用三號(hào)黑體，序號(hào)一般用中文數(shù)字加頓號(hào)。如果標(biāo)題單位占一行，一般行末不加句號(hào)。如果后面緊跟著正文，也就是標(biāo)題和正文在同一段落中，則需要加句號(hào)。
二級(jí)標(biāo)題用三號(hào)楷體，序號(hào)一般用中文數(shù)字加小括號(hào)。
三級(jí)標(biāo)題用三號(hào)仿宋，序號(hào)一般用阿拉伯?dāng)?shù)字加頓號(hào)。實(shí)際應(yīng)用中也可用“一是”、“三是”這樣的形式。為了與正文相區(qū)別，三級(jí)標(biāo)題可將字體加粗。其他標(biāo)題和正文一般不加粗。一般而言，三級(jí)標(biāo)題足夠我們用了。
落款和成文日期，都是三號(hào)仿宋，在文檔的中間偏右的位置。在操作時(shí)，盡量不要用空格也調(diào)整位置，可以先居中，然后再用鼠標(biāo)拖動(dòng)標(biāo)尺上的“首行縮進(jìn)”滑塊，即可將落款和成文日期調(diào)整到合適的位置。另外，如果要插入當(dāng)前日期，可以用快捷鍵Alt+I，然后再按T，選擇中文日期格式并回車，即可。
主題詞用三號(hào)黑體字，各關(guān)鍵詞之間用一個(gè)全角空格隔開，兩端對(duì)齊。注意主題詞之間的間距不要過大。有些人喜歡讓主題詞布滿所在行，這是不對(duì)的（下面兩行）。
主題詞下面以及版記內(nèi)容都要加下劃線。如果用系統(tǒng)提供的“下劃線”功能，會(huì)出現(xiàn)兩個(gè)問題。一是下劃線與文字之間的距離過近，二是主題詞和版記的文字往往不足一行，沒有文字的地方就沒有下劃線，因此需要在行末補(bǔ)足空格。比較麻煩。
解決的辦法，一是用表格的方法，把版記內(nèi)容放到表格內(nèi)，調(diào)整表格邊框線風(fēng)格，只保留需要的部分，其它部分用“無邊框線”。二是用文字邊框，選中要設(shè)置的文字，在“格式”菜單中選擇“邊框和底紋”，然后在“自定義”中只設(shè)置下邊框即可。
頁(yè)碼一般用四號(hào)微軟雅黑字，采用阿拉伯?dāng)?shù)字兩邊加短橫線的格式。如果是傳真電報(bào)等單面打印的文檔，可以將頁(yè)碼放在頁(yè)腳的中間位置。如果是紅頭文件，則需要將頁(yè)碼放在頁(yè)腳文檔的外側(cè)，即單數(shù)頁(yè)在右側(cè)，雙數(shù)頁(yè)在左側(cè)。
傳真電報(bào)套打時(shí)，要注意首頁(yè)。
一是發(fā)文單位、簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)等內(nèi)容，需要套打，可以用文本框來制作，并反復(fù)調(diào)試即可。
二是首頁(yè)不顯示頁(yè)碼，并多出了“聯(lián)辦單位”、“聯(lián)系人”、“電話號(hào)碼”及總頁(yè)數(shù)等信息。需要在頁(yè)面設(shè)置中設(shè)置“首頁(yè)不同”，然后再在首頁(yè)中插入一個(gè)文本框，輸入相關(guān)內(nèi)容，將邊線設(shè)置為“無”。不需要報(bào)頭一個(gè)文檔，正文另用一個(gè)文檔。