會計電算化軟件就是代替手工記賬的會計工作，只要實現(xiàn)會計手工輸入記賬憑證數(shù)據(jù)，后面的過賬程序，編制報表程序，都由計算機內部處理，把會計賬簿和報表存儲在計算機中，只要輸出某個賬戶，輸出某一時間的報表時，才需要對計算機進行操作。會計電算化能夠這樣，那么，所有會計崗位都是就業(yè)崗位。手工會計因此也就不需要了。而通過會計電算化考試是獲得會計從業(yè)資格證不可缺少的一步，會計網(wǎng)(https://www.liuxue86.com/kuaiji/)為幫助各位考生順利通過考試，為大家準備了知識講解，歡迎您收藏本網(wǎng)站。
四、賬務處理系統(tǒng)初始化
（一）設置基礎檔案
設置基礎檔案包括設置部門檔案、設置職員檔案、設置客戶檔案、設置供應商檔案、設置外幣及匯率、設置結算方式等。這些檔案信息將在設置會計科目、填制憑證等操作中將有選擇地被引用。
1.基礎檔案的內容
（1）設置部門檔案
在會計核算中，往往需要按部門進行分類、匯總和管理， 從下一級自動向有隸屬關系的上一級進行匯總。部門檔案是設置會計科目中要進行部門核算的部門名稱，以及要進行個人核算的往來個人所屬的部門。
（2）設置職員檔案
職員檔案主要用于本單位職員的個人信息資料，設置職員檔案可以方便地進行個人往來核算和管理等操作。
提示：輸入一個職員的檔案信息之后，必須敲回車換行才能保存。
（3）設置客戶檔案
如果企業(yè)需要進行往來賬管理，必須將企業(yè)中客戶的詳細信息錄入客戶檔案中。建立客戶檔案直接關系到對客戶數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。在銷售管理等業(yè)務中需要處理的客戶檔案資料，應先行在本功能中設定，平時如有變動應及時在此進行調整?？蛻魴n案主要包括“客戶編號”、“開戶銀行”等基本信息和聯(lián)系方式及信用等級等其他信息。
提示：必須先選擇末級分類，然后才能輸入客戶檔案。
（4）設置供應商檔案
企業(yè)如果需要進行往來賬管理，必須將企業(yè)中供應商的詳細資料錄入供應商檔案。建立供應商檔案直接關系到對供應商數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。在采購管理等業(yè)務中，需要處理的供應商的檔案資料，應先在本功能中設定，平時如有變動要及時在此進行調整。
（5）設置外幣及匯率
匯率管理是專為外幣核算服務的。企業(yè)如有外幣業(yè)務，應進行外幣及匯率的設置。外幣及匯率的設置僅錄入固定匯率與浮動匯率的數(shù)值，并不決定在制單時究竟是使用固定匯率還是浮動匯率，制單時使用固定匯率還是浮動匯率是由賬簿初始化設置決定的。
（6）設置結算方式
為便于管理和提高銀行對賬的效率，軟件提供了設置銀行結算方式的功能，用來建立在經(jīng)營活動中所涉及到的結算方式。
5.操作演示：
進入用友通
基礎檔案設置
（二）設置會計科目
1.會計科目編碼：
（1）以文字形式表示的會計科目較長，必然在存儲的時候浪費計算機的內存。
（2）對計算機處理來說文字型的科目具有二義性，文字中多一個或少一個空格計算機就認為是兩個不同的科目，因此文字型的科目不便于計算機的分類處理。
（3）在大量的憑證處理中會計科目需要人工輸入，文字型的科目不便于提高輸入速度，輸入較慢。
（4）使文字型的科目不便于計算機進行數(shù)據(jù)的匯總。
2.設置會計會計科目編碼的一般原則
（1）首先應結合使用本單位特點和管理需要對會計科目進行整理，使之形成系統(tǒng)性和層次性較強的會計體系。
（2）會計科目的的設置應符合現(xiàn)行會計制度的規(guī)定，遵照財政部規(guī)定來設置一級編碼，明細科目編碼是由企業(yè)自定的。
（3）會計科目的編碼應具有一定的規(guī)律性。
（4）會計科目代碼的擴展性和義務性相結合
3.會計科目設置的內容
（1）會計科目編碼
科目編碼就是按科目編碼方案對每一科目的編碼進行定義。其作用是：便于反映會計科目間的上下級邏輯關系；便于計算機識別和處理，將會計科目編碼作為數(shù)據(jù)處理的關鍵字，便于檢索、分類及匯總等；減少輸入工作量，提高輸入速度；促進會計核算的規(guī)范化和標準化。
設計會計科目編碼首先從一級科目開始，逐級向下設置明細科目。一級科目編碼按財政部的統(tǒng)一編碼方案編制；明細科目編碼按照參數(shù)設置中對科目編碼級次和級長的規(guī)定進行設置。通常的方法是同級科目按順序排列，以序號作為本級科目編碼，加上一級科目編碼后，組成本級科目全編碼。即：
本級科目全編碼=上一級科目全編碼+本級科目編碼
由此可見， 每級科目的全編碼都包括上級科目的編碼和本級科目編碼，這樣的編碼能夠很好地反映科目上下級之間的關系。
（2）會計科目名稱
會計科目名稱是指會計科目的漢字名稱。科目編碼是計算機使用的科目代碼，而科目漢字名稱，則是證、賬、表上顯示和打印的標志，是企業(yè)與外部交流信息所使用的標志。因此在定義科目名稱時，必須嚴格按照會計制度規(guī)定的科目名稱輸入，做到規(guī)范化和標準化。輸入科目名稱時應盡量避免重名，以免影響科目運用的準確性。
（3）科目類型
即按會計科目性質對會計科目進行劃分。按照會計制度規(guī)定， 科目類型分為五大類，即資產(chǎn)、負債、所有者權益、成本、損益。指定會計科目的類型，這是計算機自動進行分類匯總的依據(jù)。新的會計準則中，財政部規(guī)定的一級科目編碼的第一位，即科目大類代碼為：“1=資產(chǎn)”，“2=負債”， “3=共同類”“4=所有者權益”，“5=成本”，“6=損益”。因此在指定科目類型時必須將定義的類型與編碼的第一位保持一致。
（4）助記碼
（5）賬頁格式
即根據(jù)會計核算的需要對會計賬簿進行格式定義，賬頁格式一般有金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、數(shù)量外幣式等種類。
（6）輔助賬核算
輔助賬是指科目的輔助核算內容，主要有個人往來、客戶往來、供應商往來、部門核算、項目核算。
舉例：
手工方式下，應收賬款應該按照企業(yè)名稱設置明細科目，比如，應收賬款-A公司，應收賬款-B公司，應收賬款-C公司。
填制憑證的時候，比如說如下分錄：
借：應收賬款——A公司 30 000
貸：主營業(yè)務收入 30 000
手工方式下，采用活頁式賬簿，因為隨著經(jīng)濟業(yè)務的變化，明細科目的內容也在發(fā)生變動，采用活頁式賬簿比較容易核算。
計算機方式下如果采用手工記賬方式下的明細設置方法，就會出現(xiàn)信息設置重復，因此我們就應該考慮如何將應收賬款科目和客戶檔案聯(lián)系起來。方法是：建立應收賬款科目的時候，我們可以將其設置為“客戶往來輔助核算”，這樣應收賬款科目和客戶檔案就可以自動建立起聯(lián)系。以上面的分錄為例，在填制憑證的時候，計算機會彈出一個輔助窗口，由憑證填制人員選擇是與哪一個公司發(fā)生的業(yè)務往來，然后輸入金額3萬。
設置往來核算可以按往來目錄進行分類和匯總，即下一級將自動向有隸屬關系的上一級進行匯總；設置部門核算可以按部門進行分類和匯總；設置項目核算不僅可方便地實現(xiàn)對部分成本費用和收入按項目核算，而且為這些成本費用及收入情況的管理提供了快速方便的輔助手段。