眾所周知，留學申請文書在整個留學申請中的作用都是非常重要的，招生官往往通過留學文書來對申請者有個大概的了解?？梢哉f，好的留學申請文書是成功申請的關鍵所在，所以今天，出國留學網(wǎng)小編就給大家講講如何寫好一份完美的套磁信。
其實套磁信并沒有什么固定的格式和模板，再好的模板，千篇一律的內容也會讓教授產(chǎn)生審美疲勞的。只要信中涉及到該有的點就可以了。如簡單的自我介紹，闡述自己申請理由和目的，介紹一下自己的優(yōu)勢，說一下今后的規(guī)劃。
而我們在內容之外，還一定要注意，郵件中一定要使用敬體，簡體是非常不禮貌的，如果對自己的語言水平很有自信的話，也可以使用敬語，但是自謙尊他一定要分清，用錯的話非常不好。另外就是字體和格式，一定要嚴格要求，不論如何，態(tài)度是最重要的一點。最后當然就是寒暄語了，雖然并不是什么有意義的內容，但是是日本書信最重要的習慣，禮貌非常重要。好的第一封信會讓教授對我們有一個非常好的印象的喲。
如何寫好日本留學套磁信?
發(fā)信的時候最好帶上我們的簡歷和計劃書。簡歷中最重要的是我們的研究經(jīng)歷、發(fā)表經(jīng)歷之類的學術內容，當然榮譽獎勵和語言成績也是非常重要的硬件條件。計劃書可以讓教授更了解我們的學術水平和研究意向，好的計劃書能加分非常多。
發(fā)信之后如果教授給我們回復當然是最開心的事情啦，一定要好好把握。教授最常問的問題一般就是經(jīng)濟方面的事情和今后的打算。經(jīng)濟方面肯定是要向教授保證沒有問題的，必要的時候可以提供存款證明或者說下父母的職業(yè)和收入，讓教授打消疑慮。
1.有力的主題
我們每天在收件箱里會收到大量的電郵。教授們也一樣，每天都有大量的郵件需要處理。想讓你的郵件脫穎而出吸引教授注意的話，給它起一個吸引眼球的主題就很重要了。主題的選擇還要確保和電郵內容密切相關。同時，如果回復時能換個套磁信郵件主題，就會比默認的回復好很多，也會便于教授快速了解信件內容。
2.正確地發(fā)送
把郵件發(fā)給正確的接收人是很重要的。沒人想在收件箱中看到與自己無關的電子郵件。試想一下，如果把本要發(fā)給田中教授的信發(fā)給了山田教授，那么山田教授收到以“田中教授”開頭的郵件時的心情也就可想而知了。更關鍵的是，我們的整個留學申請可能就此被中斷。因此，在發(fā)送之前一定要檢查一下收信人及抄送人(如果有的話)，確保我們的信件順利到達正確的收件人手中。
3.語法準確無誤
在電子郵件中看到錯誤是很使人厭煩的。尤其對于大學教授而言，他們通常對文字具有更高的敏感性，同時也對語言上錯誤有更低的包容性。所以你要在寫完后檢查語法和拼寫。使用錯誤語法只會降低自己在收件人眼中的公信力，這種錯誤往往成本太高，還是避而遠之為好。
4.言簡意賅
人們的注意力是有限的，每個人都想盡快讀完郵件，提高工作效率。大學教師們每天都要接觸大量的文字內容，在讀郵件的時候尤其不喜歡冗長復雜的長篇大論。避免陳詞濫調，像是“最后但并非最不重要的”，盡量用直接而有禮貌的表達方式來寫郵件。
5.適當?shù)母袷?/strong>
你郵件的所有內容盡量不要都放在一段，這會使讀者很難理解你的意思。為了便于教授清晰快速地讀出你的意思，最好把郵件的內容分為幾段式。還要避免有很多從句的長句復雜句。有邏輯地組織你的文章，包括要點，標題和用于說明的副標題。
6.適當?shù)拇朕o
像緊急、重要這類的詞旨在抓住讀者的注意力。如果在不必要的時候使用這些詞，你的郵件對收件人來說就會顯得沒有價值。而且在留學申請過程當中，教授們不希望看到這類給人急迫感的用詞。所以，慎重使用“緊急”，只在真正必要的時候才選取這類詞匯。
7.了解目標群體
你要清楚你的郵件是要寫給誰的。出于這個目的，你應該十分了解你的讀者，在你寫郵件之前必須清楚地知道他們想要看到什么。這就要求你在聯(lián)系教授之前，盡量充分了解教授的相關研究，做到有備而來。
8.給出回復的截止日期
如果你的郵件需要回復，那么郵件中應該給回復人明確指出截止時間。但是在留學申請的郵件中，通常不贊成為教授指明回復日期，而是盡量用委婉地話語來提醒教授看到郵件后記得回復。
9.給出明確的行動指令
如果你的郵件要求讀者完成某項行動或任務，那么指令應該清晰明了。比如說在聯(lián)系教授的時候，你想要讓教授回答自己提出的一個關于申請的疑問，那你就最好明確寫出希望教授對這一問題進行回復。