三、采用風險分析方法制訂工程造價預(yù)算
準確的工程造價預(yù)算，不但可避免工程費用的超支或過多的工程費用撥付，亦可使工程施工期間的造價管理更為有效。
以往在制訂工程造價預(yù)算時，對一些不確定的事項(風險)，有可能忽略了或只粗略地在已估算的工程造價上加上筆額外金額(如5％或10%)為風險項目準備?，F(xiàn)在工務(wù)部門采用了風險分析方法去制訂工務(wù)工程造價預(yù)算，務(wù)求使預(yù)算更為準確。風險分析是一個將工程項目的不確定的事項全列出來，并把這些項目以金額量化的風險估算方法。
估算出來的風險金額會加進工程造價預(yù)算內(nèi)。
工程項目較常見的風險包括業(yè)主更改其對工程的量或質(zhì)的要求、工地地質(zhì)變化、市場價格的變動、宏觀經(jīng)濟狀況及投標氣氛、工程設(shè)計變更等。
風險分析的程序包括：
1.確定：重大的風險項目(如市場價格的重大轉(zhuǎn)變)。
2.評估此等風險出現(xiàn)的可能性及其程度。
3.估計每一風險出現(xiàn)后對工程費用的影響并用金額將其顯示。
4.將估算出來的各項風險金額加進工程造價預(yù)算內(nèi)。
風險項目對工程造價的影響程度因工程而異。例如市場價格的變動對工期短及工程金額少的工程影響不大，反之對工期長及工程金額大的工程便會有較大的影響。又風險分析發(fā)揮其效用的時間是工程籌劃期間，因為在此時很多因素及事項都未明確。
隨著工程的進行，風險亦相應(yīng)減低。故此風險分析要不時進行檢討，以減少前期預(yù)留風險備用的金額或?qū)⒃摻痤~撥給其它項目。
四、投標者資格預(yù)審
聘用富有經(jīng)驗及管理良好的承建商負責工程的建造對工程造價的管理有很大幫助，特別是大型或復(fù)雜的工作。當正常的招標程序不適用于某項工程時(如下列情況)，工務(wù)部門會采用投標者資格預(yù)審方法去挑選一些適合的承建商承投該項工程：
1.工程的規(guī)模龐大或性質(zhì)復(fù)雜。
2.工程費用非常龐大。
3.工期非常緊迫。
4.須要緊密的工序協(xié)調(diào)，或特別的建造技術(shù)。
5.采用特別的合約條款。
6.須要特別的財務(wù)安排。
投標者獨立核算預(yù)算預(yù)審的目的是揀選不少于5位的財政上及技術(shù)上都合資格的承建商承投某一項工程。在采用此方法之前，有關(guān)工務(wù)部門需要先取得庫務(wù)局的同意。
投標者資格預(yù)審的具體方法如下：
1.有關(guān)工務(wù)部門制訂預(yù)審文件、并邀請有意參加預(yù)審的承建商在指定日期前遞交預(yù)審文件內(nèi)所要求的預(yù)審申請書。此等承建商必須是工務(wù)局認可的承建商。但如因工程性質(zhì)特殊或其它因素以至在認可承建商名冊內(nèi)可能沒有足夠數(shù)目的符合資格的承建商參加預(yù)審，那么其它本地或海外的承建商亦可申請參加預(yù)審。
2.預(yù)審的程序分兩階段：
(1)第一階段是將一些不能符臺基本要求的申請者(如沒有相關(guān)的工作經(jīng)驗)剔除出預(yù)審程序，以省卻審核他們遞交的其它技術(shù)性資料的時間。
(2)第二階段是詳細審核已通過第一階段的申請者的各項技術(shù)資料(如以往五年在承建工務(wù)工程的表現(xiàn)、已往五年在類似有關(guān)工程項目的工作經(jīng)驗、所擁有的管理及專業(yè)員上的資歷及經(jīng)驗、建造有關(guān)工程的技術(shù)方法及預(yù)計進度表、已往索賠紀錄等)。
3.所有審核準則須經(jīng)庫務(wù)局預(yù)先批準及須在預(yù)審文件內(nèi)列明。
而預(yù)審文件亦將有關(guān)工程的特殊情況如工地使用限制等詳細列出。如有需要，亦可要求申請人提供對該工程的各項意見，給有關(guān)工務(wù)部門參考，以助后期的策劃及監(jiān)督工作。
4.在經(jīng)過第二階段的預(yù)審后，有關(guān)部門會將審閱報告呈交庫務(wù)局批核。
5.當庫務(wù)局通過報告內(nèi)所推薦的申請人后，有關(guān)工務(wù)部門便會通知每一申請人他的申請結(jié)果，及通知成功申請人有關(guān)工程的招標日期。
五、招標文件
一份清楚列明合約雙方的權(quán)責以及風險分配的招標文件可減少施工期間的合約糾紛，對工程造價管理有很大的幫助。
各工務(wù)部門制訂的招標文件在格式上都十分相似，而在內(nèi)容方面(除了有關(guān)工程的資料外)亦大致相同。例如建筑工程合約都會采用同一版本的標準建筑合約條款，而土木工程合約則會采用同一版本的標準土木工程合約條款等。此等標準格式、內(nèi)容及合約條款是經(jīng)過多年累積的工程管理經(jīng)驗而制訂及更新的。
每個工務(wù)部門都設(shè)有一合約顧問單位，為工程管理人員提供合約上的指引。
若工程造價預(yù)算超過一億港元的話，有關(guān)招標文件的重要部分(即對合約約責有影響的，如特殊合約條款等)要先經(jīng)工務(wù)局法津咨詢部審閱，才可招標。若在招標期間招標文件內(nèi)的重要部分有重大修改，則此等修改連同與投標者的相關(guān)書信來往須經(jīng)工務(wù)局法律咨詢部審閱后才可批出工程合約。
六、標書審核及定標程序
工務(wù)部門處理及審核標書的程序非常嚴謹。在未有定案之前，所有關(guān)于投標事宜或標書的口頭上或書面上的溝通都作機密文件處理，而有關(guān)文件上亦蓋有此等字樣。
若發(fā)現(xiàn)投標者漏交了需要提交的資料或提交了含糊的資料時，有關(guān)工務(wù)部門會要求投標者在指定日期前補交有關(guān)資料或澄清含糊的資料。但在任何情況下，投標者都不能更改已提交的投標價。有些時候?qū)彉巳藛T需要當面與投標者了解所提交的資料，因而會與投標者開會。此等會議必須有會議紀錄，列明與會人，曾討論的事情及結(jié)論。記錄必須經(jīng)各與會人同意。
當發(fā)現(xiàn)標中有某些工程小項的單價不合理地高或低時，而此等工程小項在數(shù)量上如有大增減時會導致最終工程價有大變動時，審標人員小心考慮應(yīng)否將該工程判給該投標者。若投標者的標價不合理地低而審核人員仍然認為應(yīng)該將工程批與該投標者，他們須在審核標書報告中列明原因。
在發(fā)現(xiàn)標中有計算錯誤或有過低或過高的單價時，有關(guān)部門會去信該投標者詢問他是否仍然愿意持該投標價抑或收回投標書。
若在考慮之列的標書中的標價是十分接近時，有關(guān)部門會將各標書在工程期間將會收到的分期工程費用轉(zhuǎn)化為現(xiàn)值總價格以作比較。
除標價外，審標人員亦會考慮投標者的過往工作表現(xiàn)，技術(shù)及財政狀況，工地安全記錄，觸犯法律情況(如環(huán)保及雇傭條例等)， 與及若工程額超過一億港元時，投標者以往的索賠記錄等。
在完成審標工作后，有關(guān)工務(wù)部門會提交審核標書報告予以下委員會考慮及批準：
工程額超過二千萬港元的由中央投標委員會(成員包括庫務(wù)局局長，工務(wù)局局長，律政署代表，廉政公署代表等)；
工程額少于三千萬港元的由工務(wù)工程投標委員會(成員包括工務(wù)部門代表)。
準確的工程造價預(yù)算，不但可避免工程費用的超支或過多的工程費用撥付，亦可使工程施工期間的造價管理更為有效。
以往在制訂工程造價預(yù)算時，對一些不確定的事項(風險)，有可能忽略了或只粗略地在已估算的工程造價上加上筆額外金額(如5％或10%)為風險項目準備?，F(xiàn)在工務(wù)部門采用了風險分析方法去制訂工務(wù)工程造價預(yù)算，務(wù)求使預(yù)算更為準確。風險分析是一個將工程項目的不確定的事項全列出來，并把這些項目以金額量化的風險估算方法。
估算出來的風險金額會加進工程造價預(yù)算內(nèi)。
工程項目較常見的風險包括業(yè)主更改其對工程的量或質(zhì)的要求、工地地質(zhì)變化、市場價格的變動、宏觀經(jīng)濟狀況及投標氣氛、工程設(shè)計變更等。
風險分析的程序包括：
1.確定：重大的風險項目(如市場價格的重大轉(zhuǎn)變)。
2.評估此等風險出現(xiàn)的可能性及其程度。
3.估計每一風險出現(xiàn)后對工程費用的影響并用金額將其顯示。
4.將估算出來的各項風險金額加進工程造價預(yù)算內(nèi)。
風險項目對工程造價的影響程度因工程而異。例如市場價格的變動對工期短及工程金額少的工程影響不大，反之對工期長及工程金額大的工程便會有較大的影響。又風險分析發(fā)揮其效用的時間是工程籌劃期間，因為在此時很多因素及事項都未明確。
隨著工程的進行，風險亦相應(yīng)減低。故此風險分析要不時進行檢討，以減少前期預(yù)留風險備用的金額或?qū)⒃摻痤~撥給其它項目。
四、投標者資格預(yù)審
聘用富有經(jīng)驗及管理良好的承建商負責工程的建造對工程造價的管理有很大幫助，特別是大型或復(fù)雜的工作。當正常的招標程序不適用于某項工程時(如下列情況)，工務(wù)部門會采用投標者資格預(yù)審方法去挑選一些適合的承建商承投該項工程：
1.工程的規(guī)模龐大或性質(zhì)復(fù)雜。
2.工程費用非常龐大。
3.工期非常緊迫。
4.須要緊密的工序協(xié)調(diào)，或特別的建造技術(shù)。
5.采用特別的合約條款。
6.須要特別的財務(wù)安排。
投標者獨立核算預(yù)算預(yù)審的目的是揀選不少于5位的財政上及技術(shù)上都合資格的承建商承投某一項工程。在采用此方法之前，有關(guān)工務(wù)部門需要先取得庫務(wù)局的同意。
投標者資格預(yù)審的具體方法如下：
1.有關(guān)工務(wù)部門制訂預(yù)審文件、并邀請有意參加預(yù)審的承建商在指定日期前遞交預(yù)審文件內(nèi)所要求的預(yù)審申請書。此等承建商必須是工務(wù)局認可的承建商。但如因工程性質(zhì)特殊或其它因素以至在認可承建商名冊內(nèi)可能沒有足夠數(shù)目的符合資格的承建商參加預(yù)審，那么其它本地或海外的承建商亦可申請參加預(yù)審。
2.預(yù)審的程序分兩階段：
(1)第一階段是將一些不能符臺基本要求的申請者(如沒有相關(guān)的工作經(jīng)驗)剔除出預(yù)審程序，以省卻審核他們遞交的其它技術(shù)性資料的時間。
(2)第二階段是詳細審核已通過第一階段的申請者的各項技術(shù)資料(如以往五年在承建工務(wù)工程的表現(xiàn)、已往五年在類似有關(guān)工程項目的工作經(jīng)驗、所擁有的管理及專業(yè)員上的資歷及經(jīng)驗、建造有關(guān)工程的技術(shù)方法及預(yù)計進度表、已往索賠紀錄等)。
3.所有審核準則須經(jīng)庫務(wù)局預(yù)先批準及須在預(yù)審文件內(nèi)列明。
而預(yù)審文件亦將有關(guān)工程的特殊情況如工地使用限制等詳細列出。如有需要，亦可要求申請人提供對該工程的各項意見，給有關(guān)工務(wù)部門參考，以助后期的策劃及監(jiān)督工作。
4.在經(jīng)過第二階段的預(yù)審后，有關(guān)部門會將審閱報告呈交庫務(wù)局批核。
5.當庫務(wù)局通過報告內(nèi)所推薦的申請人后，有關(guān)工務(wù)部門便會通知每一申請人他的申請結(jié)果，及通知成功申請人有關(guān)工程的招標日期。
五、招標文件
一份清楚列明合約雙方的權(quán)責以及風險分配的招標文件可減少施工期間的合約糾紛，對工程造價管理有很大的幫助。
各工務(wù)部門制訂的招標文件在格式上都十分相似，而在內(nèi)容方面(除了有關(guān)工程的資料外)亦大致相同。例如建筑工程合約都會采用同一版本的標準建筑合約條款，而土木工程合約則會采用同一版本的標準土木工程合約條款等。此等標準格式、內(nèi)容及合約條款是經(jīng)過多年累積的工程管理經(jīng)驗而制訂及更新的。
每個工務(wù)部門都設(shè)有一合約顧問單位，為工程管理人員提供合約上的指引。
若工程造價預(yù)算超過一億港元的話，有關(guān)招標文件的重要部分(即對合約約責有影響的，如特殊合約條款等)要先經(jīng)工務(wù)局法津咨詢部審閱，才可招標。若在招標期間招標文件內(nèi)的重要部分有重大修改，則此等修改連同與投標者的相關(guān)書信來往須經(jīng)工務(wù)局法律咨詢部審閱后才可批出工程合約。
六、標書審核及定標程序
工務(wù)部門處理及審核標書的程序非常嚴謹。在未有定案之前，所有關(guān)于投標事宜或標書的口頭上或書面上的溝通都作機密文件處理，而有關(guān)文件上亦蓋有此等字樣。
若發(fā)現(xiàn)投標者漏交了需要提交的資料或提交了含糊的資料時，有關(guān)工務(wù)部門會要求投標者在指定日期前補交有關(guān)資料或澄清含糊的資料。但在任何情況下，投標者都不能更改已提交的投標價。有些時候?qū)彉巳藛T需要當面與投標者了解所提交的資料，因而會與投標者開會。此等會議必須有會議紀錄，列明與會人，曾討論的事情及結(jié)論。記錄必須經(jīng)各與會人同意。
當發(fā)現(xiàn)標中有某些工程小項的單價不合理地高或低時，而此等工程小項在數(shù)量上如有大增減時會導致最終工程價有大變動時，審標人員小心考慮應(yīng)否將該工程判給該投標者。若投標者的標價不合理地低而審核人員仍然認為應(yīng)該將工程批與該投標者，他們須在審核標書報告中列明原因。
在發(fā)現(xiàn)標中有計算錯誤或有過低或過高的單價時，有關(guān)部門會去信該投標者詢問他是否仍然愿意持該投標價抑或收回投標書。
若在考慮之列的標書中的標價是十分接近時，有關(guān)部門會將各標書在工程期間將會收到的分期工程費用轉(zhuǎn)化為現(xiàn)值總價格以作比較。
除標價外，審標人員亦會考慮投標者的過往工作表現(xiàn)，技術(shù)及財政狀況，工地安全記錄，觸犯法律情況(如環(huán)保及雇傭條例等)， 與及若工程額超過一億港元時，投標者以往的索賠記錄等。
在完成審標工作后，有關(guān)工務(wù)部門會提交審核標書報告予以下委員會考慮及批準：
工程額超過二千萬港元的由中央投標委員會(成員包括庫務(wù)局局長，工務(wù)局局長，律政署代表，廉政公署代表等)；
工程額少于三千萬港元的由工務(wù)工程投標委員會(成員包括工務(wù)部門代表)。