三、采用風(fēng)險分析方法制訂工程造價預(yù)算
準(zhǔn)確的工程造價預(yù)算，不但可避免工程費用的超支或過多的工程費用撥付，亦可使工程施工期間的造價管理更為有效。
以往在制訂工程造價預(yù)算時，對一些不確定的事項(風(fēng)險)，有可能忽略了或只粗略地在已估算的工程造價上加上筆額外金額(如5％或10%)為風(fēng)險項目準(zhǔn)備。現(xiàn)在工務(wù)部門采用了風(fēng)險分析方法去制訂工務(wù)工程造價預(yù)算，務(wù)求使預(yù)算更為準(zhǔn)確。風(fēng)險分析是一個將工程項目的不確定的事項全列出來，并把這些項目以金額量化的風(fēng)險估算方法。
估算出來的風(fēng)險金額會加進工程造價預(yù)算內(nèi)。
工程項目較常見的風(fēng)險包括業(yè)主更改其對工程的量或質(zhì)的要求、工地地質(zhì)變化、市場價格的變動、宏觀經(jīng)濟狀況及投標(biāo)氣氛、工程設(shè)計變更等。
風(fēng)險分析的程序包括：
1.確定：重大的風(fēng)險項目(如市場價格的重大轉(zhuǎn)變)。
2.評估此等風(fēng)險出現(xiàn)的可能性及其程度。
3.估計每一風(fēng)險出現(xiàn)后對工程費用的影響并用金額將其顯示。
4.將估算出來的各項風(fēng)險金額加進工程造價預(yù)算內(nèi)。
風(fēng)險項目對工程造價的影響程度因工程而異。例如市場價格的變動對工期短及工程金額少的工程影響不大，反之對工期長及工程金額大的工程便會有較大的影響。又風(fēng)險分析發(fā)揮其效用的時間是工程籌劃期間，因為在此時很多因素及事項都未明確。
隨著工程的進行，風(fēng)險亦相應(yīng)減低。故此風(fēng)險分析要不時進行檢討，以減少前期預(yù)留風(fēng)險備用的金額或?qū)⒃摻痤~撥給其它項目。
四、投標(biāo)者資格預(yù)審
聘用富有經(jīng)驗及管理良好的承建商負(fù)責(zé)工程的建造對工程造價的管理有很大幫助，特別是大型或復(fù)雜的工作。當(dāng)正常的招標(biāo)程序不適用于某項工程時(如下列情況)，工務(wù)部門會采用投標(biāo)者資格預(yù)審方法去挑選一些適合的承建商承投該項工程：
1.工程的規(guī)模龐大或性質(zhì)復(fù)雜。
2.工程費用非常龐大。
3.工期非常緊迫。
4.須要緊密的工序協(xié)調(diào)，或特別的建造技術(shù)。
5.采用特別的合約條款。
6.須要特別的財務(wù)安排。
投標(biāo)者獨立核算預(yù)算預(yù)審的目的是揀選不少于5位的財政上及技術(shù)上都合資格的承建商承投某一項工程。在采用此方法之前，有關(guān)工務(wù)部門需要先取得庫務(wù)局的同意。
投標(biāo)者資格預(yù)審的具體方法如下：
1.有關(guān)工務(wù)部門制訂預(yù)審文件、并邀請有意參加預(yù)審的承建商在指定日期前遞交預(yù)審文件內(nèi)所要求的預(yù)審申請書。此等承建商必須是工務(wù)局認(rèn)可的承建商。但如因工程性質(zhì)特殊或其它因素以至在認(rèn)可承建商名冊內(nèi)可能沒有足夠數(shù)目的符合資格的承建商參加預(yù)審，那么其它本地或海外的承建商亦可申請參加預(yù)審。
2.預(yù)審的程序分兩階段：
(1)第一階段是將一些不能符臺基本要求的申請者(如沒有相關(guān)的工作經(jīng)驗)剔除出預(yù)審程序，以省卻審核他們遞交的其它技術(shù)性資料的時間。
(2)第二階段是詳細(xì)審核已通過第一階段的申請者的各項技術(shù)資料(如以往五年在承建工務(wù)工程的表現(xiàn)、已往五年在類似有關(guān)工程項目的工作經(jīng)驗、所擁有的管理及專業(yè)員上的資歷及經(jīng)驗、建造有關(guān)工程的技術(shù)方法及預(yù)計進度表、已往索賠紀(jì)錄等)。
3.所有審核準(zhǔn)則須經(jīng)庫務(wù)局預(yù)先批準(zhǔn)及須在預(yù)審文件內(nèi)列明。
而預(yù)審文件亦將有關(guān)工程的特殊情況如工地使用限制等詳細(xì)列出。如有需要，亦可要求申請人提供對該工程的各項意見，給有關(guān)工務(wù)部門參考，以助后期的策劃及監(jiān)督工作。
4.在經(jīng)過第二階段的預(yù)審后，有關(guān)部門會將審閱報告呈交庫務(wù)局批核。
5.當(dāng)庫務(wù)局通過報告內(nèi)所推薦的申請人后，有關(guān)工務(wù)部門便會通知每一申請人他的申請結(jié)果，及通知成功申請人有關(guān)工程的招標(biāo)日期。
五、招標(biāo)文件
一份清楚列明合約雙方的權(quán)責(zé)以及風(fēng)險分配的招標(biāo)文件可減少施工期間的合約糾紛，對工程造價管理有很大的幫助。
各工務(wù)部門制訂的招標(biāo)文件在格式上都十分相似，而在內(nèi)容方面(除了有關(guān)工程的資料外)亦大致相同。例如建筑工程合約都會采用同一版本的標(biāo)準(zhǔn)建筑合約條款，而土木工程合約則會采用同一版本的標(biāo)準(zhǔn)土木工程合約條款等。此等標(biāo)準(zhǔn)格式、內(nèi)容及合約條款是經(jīng)過多年累積的工程管理經(jīng)驗而制訂及更新的。
每個工務(wù)部門都設(shè)有一合約顧問單位，為工程管理人員提供合約上的指引。
若工程造價預(yù)算超過一億港元的話，有關(guān)招標(biāo)文件的重要部分(即對合約約責(zé)有影響的，如特殊合約條款等)要先經(jīng)工務(wù)局法津咨詢部審閱，才可招標(biāo)。若在招標(biāo)期間招標(biāo)文件內(nèi)的重要部分有重大修改，則此等修改連同與投標(biāo)者的相關(guān)書信來往須經(jīng)工務(wù)局法律咨詢部審閱后才可批出工程合約。
六、標(biāo)書審核及定標(biāo)程序
工務(wù)部門處理及審核標(biāo)書的程序非常嚴(yán)謹(jǐn)。在未有定案之前，所有關(guān)于投標(biāo)事宜或標(biāo)書的口頭上或書面上的溝通都作機密文件處理，而有關(guān)文件上亦蓋有此等字樣。
若發(fā)現(xiàn)投標(biāo)者漏交了需要提交的資料或提交了含糊的資料時，有關(guān)工務(wù)部門會要求投標(biāo)者在指定日期前補交有關(guān)資料或澄清含糊的資料。但在任何情況下，投標(biāo)者都不能更改已提交的投標(biāo)價。有些時候?qū)彉?biāo)人員需要當(dāng)面與投標(biāo)者了解所提交的資料，因而會與投標(biāo)者開會。此等會議必須有會議紀(jì)錄，列明與會人，曾討論的事情及結(jié)論。記錄必須經(jīng)各與會人同意。
當(dāng)發(fā)現(xiàn)標(biāo)中有某些工程小項的單價不合理地高或低時，而此等工程小項在數(shù)量上如有大增減時會導(dǎo)致最終工程價有大變動時，審標(biāo)人員小心考慮應(yīng)否將該工程判給該投標(biāo)者。若投標(biāo)者的標(biāo)價不合理地低而審核人員仍然認(rèn)為應(yīng)該將工程批與該投標(biāo)者，他們須在審核標(biāo)書報告中列明原因。
在發(fā)現(xiàn)標(biāo)中有計算錯誤或有過低或過高的單價時，有關(guān)部門會去信該投標(biāo)者詢問他是否仍然愿意持該投標(biāo)價抑或收回投標(biāo)書。
若在考慮之列的標(biāo)書中的標(biāo)價是十分接近時，有關(guān)部門會將各標(biāo)書在工程期間將會收到的分期工程費用轉(zhuǎn)化為現(xiàn)值總價格以作比較。
除標(biāo)價外，審標(biāo)人員亦會考慮投標(biāo)者的過往工作表現(xiàn)，技術(shù)及財政狀況，工地安全記錄，觸犯法律情況(如環(huán)保及雇傭條例等)， 與及若工程額超過一億港元時，投標(biāo)者以往的索賠記錄等。
在完成審標(biāo)工作后，有關(guān)工務(wù)部門會提交審核標(biāo)書報告予以下委員會考慮及批準(zhǔn)：
工程額超過二千萬港元的由中央投標(biāo)委員會(成員包括庫務(wù)局局長，工務(wù)局局長，律政署代表，廉政公署代表等)；
工程額少于三千萬港元的由工務(wù)工程投標(biāo)委員會(成員包括工務(wù)部門代表)。
準(zhǔn)確的工程造價預(yù)算，不但可避免工程費用的超支或過多的工程費用撥付，亦可使工程施工期間的造價管理更為有效。
以往在制訂工程造價預(yù)算時，對一些不確定的事項(風(fēng)險)，有可能忽略了或只粗略地在已估算的工程造價上加上筆額外金額(如5％或10%)為風(fēng)險項目準(zhǔn)備。現(xiàn)在工務(wù)部門采用了風(fēng)險分析方法去制訂工務(wù)工程造價預(yù)算，務(wù)求使預(yù)算更為準(zhǔn)確。風(fēng)險分析是一個將工程項目的不確定的事項全列出來，并把這些項目以金額量化的風(fēng)險估算方法。
估算出來的風(fēng)險金額會加進工程造價預(yù)算內(nèi)。
工程項目較常見的風(fēng)險包括業(yè)主更改其對工程的量或質(zhì)的要求、工地地質(zhì)變化、市場價格的變動、宏觀經(jīng)濟狀況及投標(biāo)氣氛、工程設(shè)計變更等。
風(fēng)險分析的程序包括：
1.確定：重大的風(fēng)險項目(如市場價格的重大轉(zhuǎn)變)。
2.評估此等風(fēng)險出現(xiàn)的可能性及其程度。
3.估計每一風(fēng)險出現(xiàn)后對工程費用的影響并用金額將其顯示。
4.將估算出來的各項風(fēng)險金額加進工程造價預(yù)算內(nèi)。
風(fēng)險項目對工程造價的影響程度因工程而異。例如市場價格的變動對工期短及工程金額少的工程影響不大，反之對工期長及工程金額大的工程便會有較大的影響。又風(fēng)險分析發(fā)揮其效用的時間是工程籌劃期間，因為在此時很多因素及事項都未明確。
隨著工程的進行，風(fēng)險亦相應(yīng)減低。故此風(fēng)險分析要不時進行檢討，以減少前期預(yù)留風(fēng)險備用的金額或?qū)⒃摻痤~撥給其它項目。
四、投標(biāo)者資格預(yù)審
聘用富有經(jīng)驗及管理良好的承建商負(fù)責(zé)工程的建造對工程造價的管理有很大幫助，特別是大型或復(fù)雜的工作。當(dāng)正常的招標(biāo)程序不適用于某項工程時(如下列情況)，工務(wù)部門會采用投標(biāo)者資格預(yù)審方法去挑選一些適合的承建商承投該項工程：
1.工程的規(guī)模龐大或性質(zhì)復(fù)雜。
2.工程費用非常龐大。
3.工期非常緊迫。
4.須要緊密的工序協(xié)調(diào)，或特別的建造技術(shù)。
5.采用特別的合約條款。
6.須要特別的財務(wù)安排。
投標(biāo)者獨立核算預(yù)算預(yù)審的目的是揀選不少于5位的財政上及技術(shù)上都合資格的承建商承投某一項工程。在采用此方法之前，有關(guān)工務(wù)部門需要先取得庫務(wù)局的同意。
投標(biāo)者資格預(yù)審的具體方法如下：
1.有關(guān)工務(wù)部門制訂預(yù)審文件、并邀請有意參加預(yù)審的承建商在指定日期前遞交預(yù)審文件內(nèi)所要求的預(yù)審申請書。此等承建商必須是工務(wù)局認(rèn)可的承建商。但如因工程性質(zhì)特殊或其它因素以至在認(rèn)可承建商名冊內(nèi)可能沒有足夠數(shù)目的符合資格的承建商參加預(yù)審，那么其它本地或海外的承建商亦可申請參加預(yù)審。
2.預(yù)審的程序分兩階段：
(1)第一階段是將一些不能符臺基本要求的申請者(如沒有相關(guān)的工作經(jīng)驗)剔除出預(yù)審程序，以省卻審核他們遞交的其它技術(shù)性資料的時間。
(2)第二階段是詳細(xì)審核已通過第一階段的申請者的各項技術(shù)資料(如以往五年在承建工務(wù)工程的表現(xiàn)、已往五年在類似有關(guān)工程項目的工作經(jīng)驗、所擁有的管理及專業(yè)員上的資歷及經(jīng)驗、建造有關(guān)工程的技術(shù)方法及預(yù)計進度表、已往索賠紀(jì)錄等)。
3.所有審核準(zhǔn)則須經(jīng)庫務(wù)局預(yù)先批準(zhǔn)及須在預(yù)審文件內(nèi)列明。
而預(yù)審文件亦將有關(guān)工程的特殊情況如工地使用限制等詳細(xì)列出。如有需要，亦可要求申請人提供對該工程的各項意見，給有關(guān)工務(wù)部門參考，以助后期的策劃及監(jiān)督工作。
4.在經(jīng)過第二階段的預(yù)審后，有關(guān)部門會將審閱報告呈交庫務(wù)局批核。
5.當(dāng)庫務(wù)局通過報告內(nèi)所推薦的申請人后，有關(guān)工務(wù)部門便會通知每一申請人他的申請結(jié)果，及通知成功申請人有關(guān)工程的招標(biāo)日期。
五、招標(biāo)文件
一份清楚列明合約雙方的權(quán)責(zé)以及風(fēng)險分配的招標(biāo)文件可減少施工期間的合約糾紛，對工程造價管理有很大的幫助。
各工務(wù)部門制訂的招標(biāo)文件在格式上都十分相似，而在內(nèi)容方面(除了有關(guān)工程的資料外)亦大致相同。例如建筑工程合約都會采用同一版本的標(biāo)準(zhǔn)建筑合約條款，而土木工程合約則會采用同一版本的標(biāo)準(zhǔn)土木工程合約條款等。此等標(biāo)準(zhǔn)格式、內(nèi)容及合約條款是經(jīng)過多年累積的工程管理經(jīng)驗而制訂及更新的。
每個工務(wù)部門都設(shè)有一合約顧問單位，為工程管理人員提供合約上的指引。
若工程造價預(yù)算超過一億港元的話，有關(guān)招標(biāo)文件的重要部分(即對合約約責(zé)有影響的，如特殊合約條款等)要先經(jīng)工務(wù)局法津咨詢部審閱，才可招標(biāo)。若在招標(biāo)期間招標(biāo)文件內(nèi)的重要部分有重大修改，則此等修改連同與投標(biāo)者的相關(guān)書信來往須經(jīng)工務(wù)局法律咨詢部審閱后才可批出工程合約。
六、標(biāo)書審核及定標(biāo)程序
工務(wù)部門處理及審核標(biāo)書的程序非常嚴(yán)謹(jǐn)。在未有定案之前，所有關(guān)于投標(biāo)事宜或標(biāo)書的口頭上或書面上的溝通都作機密文件處理，而有關(guān)文件上亦蓋有此等字樣。
若發(fā)現(xiàn)投標(biāo)者漏交了需要提交的資料或提交了含糊的資料時，有關(guān)工務(wù)部門會要求投標(biāo)者在指定日期前補交有關(guān)資料或澄清含糊的資料。但在任何情況下，投標(biāo)者都不能更改已提交的投標(biāo)價。有些時候?qū)彉?biāo)人員需要當(dāng)面與投標(biāo)者了解所提交的資料，因而會與投標(biāo)者開會。此等會議必須有會議紀(jì)錄，列明與會人，曾討論的事情及結(jié)論。記錄必須經(jīng)各與會人同意。
當(dāng)發(fā)現(xiàn)標(biāo)中有某些工程小項的單價不合理地高或低時，而此等工程小項在數(shù)量上如有大增減時會導(dǎo)致最終工程價有大變動時，審標(biāo)人員小心考慮應(yīng)否將該工程判給該投標(biāo)者。若投標(biāo)者的標(biāo)價不合理地低而審核人員仍然認(rèn)為應(yīng)該將工程批與該投標(biāo)者，他們須在審核標(biāo)書報告中列明原因。
在發(fā)現(xiàn)標(biāo)中有計算錯誤或有過低或過高的單價時，有關(guān)部門會去信該投標(biāo)者詢問他是否仍然愿意持該投標(biāo)價抑或收回投標(biāo)書。
若在考慮之列的標(biāo)書中的標(biāo)價是十分接近時，有關(guān)部門會將各標(biāo)書在工程期間將會收到的分期工程費用轉(zhuǎn)化為現(xiàn)值總價格以作比較。
除標(biāo)價外，審標(biāo)人員亦會考慮投標(biāo)者的過往工作表現(xiàn)，技術(shù)及財政狀況，工地安全記錄，觸犯法律情況(如環(huán)保及雇傭條例等)， 與及若工程額超過一億港元時，投標(biāo)者以往的索賠記錄等。
在完成審標(biāo)工作后，有關(guān)工務(wù)部門會提交審核標(biāo)書報告予以下委員會考慮及批準(zhǔn)：
工程額超過二千萬港元的由中央投標(biāo)委員會(成員包括庫務(wù)局局長，工務(wù)局局長，律政署代表，廉政公署代表等)；
工程額少于三千萬港元的由工務(wù)工程投標(biāo)委員會(成員包括工務(wù)部門代表)。