商務，它不單純是指商業(yè)，而是包括工業(yè)企業(yè)、農(nóng)業(yè)企業(yè)、商業(yè)、服務企業(yè)等領域在現(xiàn)代市場經(jīng)濟環(huán)境中所發(fā)生的一切商業(yè)性活動。所謂商務秘書是泛指在工業(yè)企業(yè)、農(nóng)業(yè)企業(yè)、商業(yè)、服務企業(yè)等領城中，協(xié)助領導處理商業(yè)性活動的秘書人員。
一、商務秘書的概念內(nèi)涵和沿革
商務秘書是在市場經(jīng)濟條件下興起的一種社會職業(yè)，他們具有熟練的行政管理與文字處理技能，以投資經(jīng)營者和商務管理者為服務對象，主要從事行政辦公事務性工作和決策輔助性工作，有時，在授權(quán)范圍內(nèi)履行代理職權(quán)。
任何社會職業(yè)的形成都要經(jīng)歷一個漫長的過程。商務秘書這一社會職業(yè)的萌發(fā)、演變和形成當然離不開商業(yè)的起源、變化和發(fā)展。遠在母系氏族社會時期商品交換有了一定的發(fā)展，從一些傳說中，可以看到我國商品交換、市場、商業(yè)起源的一點線索。《易經(jīng)·系辭下》記載：“皰犧氏沒，神農(nóng)氏作，列 于國，日中為市，致天下之民，聚天下之貨，交易而退，各得其所?！?神農(nóng)氏生于姜水，在今陜西歧山東，可見，這里記載的是我國北方原始集市狀況?！妒辣尽ぷ髌穭t記載了“祝融作市”的傳說，祝融活躍在我國南方兩湖一帶，可見，長江以南同黃河流域一樣，也出現(xiàn)了商品交換和市場。在夏、商時代，發(fā)生了第三次社會大分工，“它制造了一個不從事生產(chǎn)而只從事商品交換的階級——商人”(《馬克思恩格斯選集》第4卷。社會上也出現(xiàn)了一種專門從事商品交換的經(jīng)濟事業(yè)——商業(yè)。商人的出現(xiàn)，商業(yè)的產(chǎn)生，為商務秘書這一社會職業(yè)的出現(xiàn)提供了前提和基礎。
至商、周時代，我國商業(yè)發(fā)展己有了一定規(guī)模，據(jù)《六韜》記載：“殷君善治宮室，大者百里，中有九市?！薄皩m中九市，車行酒，馬行炙”。可見商都的市肄、商業(yè)已初具規(guī)模，《詩經(jīng)·商頌》曾生動形象地描繪說：“商邑翼翼，四方之極，赫赫厥聲，濯濯厥靈。”隨著交換數(shù)量的增多，物資交流的地區(qū)也日益擴大，交換的距離更日益遼遠，據(jù)《易·復》記載：出門經(jīng)商的人往返需“七日來復”，有的則長達數(shù)年，《易·漸九三》中記載說：“夫征不復，婦孕不育”。這時，便出現(xiàn)商人對于經(jīng)營助手的需要，于是就有了“小臣”的出現(xiàn)。這便是我國商務秘書的萌芽。“小臣”們在授權(quán)范圍內(nèi)行使代理職權(quán)，處理各種商務事宜，實施辦事職能。
經(jīng)過周代的發(fā)展，到春秋戰(zhàn)國時期商業(yè)界出現(xiàn)了名商大賈，他們擁有“千金”、“巨萬”之富。例如范蠡、子貢、猗頓、郭縱、烏氏倮、白圭等。時至今日，人們?nèi)匀粚⒔?jīng)營商業(yè)稱作“陶朱事業(yè)，端木生涯”，其中，“陶朱”是指范蠡，“端木”是指子貢。范蠡字少伯，春秋后期楚國人，曾是越王勾踐的謀臣，輔越滅吳后，便更名易姓，棄官經(jīng)商，定居陶邑，自稱“朱公”，后也稱為“陶朱公”。據(jù)《史記·貨殖列傳》記載：他到齊國都城經(jīng)營商業(yè)，盈利千萬；后散發(fā)家財，移居定陶，又逐什一之利，積資巨萬，為天下富翁。子貢復姓端木，名賜，春秋后期衛(wèi)國人，就學于孔子?！墩撜Z·先進》中記載有孔子對子貢的評議：“賜不受命而貨殖焉，意則屢中”。他是說子貢寧愿經(jīng)營而不愿做官。善于猜中行情，預測市場，后至“家累千金”。其社會地位也令人刮目，《史記》中曾記載說：“子貢結(jié)駟連騎，束帛之幣以聘享諸侯，所至，國君無不分庭與之抗禮?！彼?，“陶朱事業(yè)，端木生涯”，就成了中國工商界的世代楷模。這些名商大賈的出現(xiàn)，促使商業(yè)經(jīng)營有了兩大實質(zhì)性變化：一是對經(jīng)營謀略的追求；二是有了商業(yè)經(jīng)營辦事機構(gòu)的設置。
范蠡之所以能富之“巨萬”，《史記·貨殖列傳》中認為他“善治生者，能擇人而任時”。所謂"“治生之學”集中表現(xiàn)在《計然之策》中?！妒酚?、集解》引《范子》說：“記然者，葵丘濮上人，姓辛氏，字子文，其先晉國亡公子也。嘗南游于越，范蠡師事之?！笨梢姟坝嬋恢摺笔侵赣嬋坏纳虡I(yè)經(jīng)營理論，其核心部分是強調(diào)商業(yè)經(jīng)營過程中的“時斷”與“智斷”。據(jù)《越絕書·計倪內(nèi)經(jīng)第五》記載：“時斷則循，智斷則備，知此三者形于體，萬物之情，短長逆順，可觀而矣”。所謂：“時斷”是指掌握天時變化的規(guī)律；所謂“智斷”，是指選擇貿(mào)易對象。計然的商業(yè)經(jīng)營理論確已接觸到經(jīng)商的一些規(guī)律性問題，并已在經(jīng)濟上接觸到價值規(guī)律調(diào)節(jié)商品生產(chǎn)的問題，范蠡依靠計然的商業(yè)經(jīng)營謀劃而至巨富，由此可知，在當時的名商大賈身邊，己聚集一批智囊人物為他們提供決策理論、決策依據(jù)和訣策方案，實施輔助決策的功能，這就是我們常說的參謀功能。這正是今天高層次的商務秘書所要擔負的職責，只不過當時這批智囊人物往往沒有固定職銜和職責，多以師、友，或賓客的身份出現(xiàn)。名商大賈的出現(xiàn)，促使萌芽狀態(tài)下的商務秘書職能逐步走向完善。
這些名商大賈們的經(jīng)營規(guī)模和擁有的流通資金己達到了相當?shù)某潭?。《韓非子·解老》中曾把“上有天子諸侯之尊”和“下有猜頓、陶朱、卜祝之富”相提并論，這就可見一斑了。戰(zhàn)國時期的白圭曾提出“人棄我取，人取我予”的經(jīng)營謀略，他主張：“夫歲熟，取谷，予之絲、漆繭；兇，取帛、絮，與之食。”意思是在豐收的年成，由于糧食大量上市，應購進五谷、糧食商品，并將存貯的絲、漆、繭等非糧食產(chǎn)品出售給別人；在糧食歉收之年，應多購進帛、絮等農(nóng)林副業(yè)的非糧食產(chǎn)品，多出售糧食。這樣可以從不同商品的賤買貴賣中獲利。白圭的這一經(jīng)營謀略必需以雄厚的資金作為基礎，必然會形成相當?shù)慕?jīng)營規(guī)模。如此數(shù)量的資金流通，如此規(guī)模的貯存、銷售，沒有較為完善的經(jīng)營機構(gòu)設置是不可能的，這樣就有了帳房先生和伙計的出現(xiàn)。“伙計”這一群體主要負責儲運，“先生”這一群體主要負責營銷，“帳房”則主要負責接待、洽談、日常事務和會計業(yè)務等，將辦公室和總會計室合為一體，大約相當于現(xiàn)在的綜合辦公室。這便是商務秘書辦公機構(gòu)的萌芽。
由于封建社會在我國維持了一段漫長的時期，近代工業(yè)和近代商業(yè)出現(xiàn)較遲，因此，具有現(xiàn)代意義的商務秘書，特別是一種社會職業(yè)，作為一個社會群體，則一直到本世紀下半葉才形成。如果從世界范圍來看，18世紀下半葉在英國發(fā)生的工業(yè)革命，把手工作坊變?yōu)榻S，同時也促使商業(yè)發(fā)生了實質(zhì)性變化，引導了商務秘書這一社會群體的出現(xiàn)，最早論述工商企業(yè)秘書職能的是法國科芒特里——富香博采礦公司總經(jīng)理享利·法約爾，他在本世紀初的著作中，主張在總經(jīng)理下面設置類似秘書的參謀人員，負責通訊、會客、記錄、聯(lián)絡、計劃、檢查等工作，向經(jīng)營者提供幫助?？梢姡虅彰貢请S著現(xiàn)代規(guī)模商業(yè)的產(chǎn)生而出現(xiàn)的一種社會職業(yè)。
二、當代商務秘書工作的整體功能和機構(gòu)設置
為了適應商業(yè)公司和商業(yè)企業(yè)群體組織結(jié)構(gòu)的需要。商務秘書工作的整體功能，大體以三個層次的形式分別表現(xiàn)出來：
1、直接輔助層。這個層次的商務秘書群體，通稱商務助理，如董事長助理、總經(jīng)理助理、經(jīng)理助理等。主要行使商戰(zhàn)謀略和行政代理職能，有的直接進入領導核心。在實際商務秘書工作中，他們與領導層最為接近，又大多具有秘書工作的豐富經(jīng)驗。在他們手下一般都有大、小不同或密集型或松散型的工作班子，并對其負有組織領導責任。在這個班子的支持下，充分發(fā)揮“領導智囊”或“領導左右手”的作用。商務秘書工作的輔助決策和實施綜合管理功能主要依靠這一層次的商務秘書群體來實現(xiàn)。
2、行政執(zhí)行層。這個層次的商務秘書群體通稱經(jīng)理秘書，具有較強的辦事能力，則是這個群體的顯著特征。在管理系統(tǒng)中他們處于直接輔助層的外層，一般從事屬于秘書工作范疇的事務工作，他們主要接受秘書部門主管的工作指令；辦理各項具體事宜；他們也當參謀，但這種輔助決策大多是間接的，往往是寓參謀于辦事之中。商務秘書工作的辦文、辦會、辦事功能主要依靠這個層次的商務秘書人員來實現(xiàn)。
3、技術操作層。這個層次的商務秘書人員通稱企業(yè)文員，他們的工作較為單純，具有明顯的專業(yè)性和技術性，如辦公室內(nèi)務、文書收發(fā)管理、檔案管理、各種辦公機器的操作等，積極提供專項服務、保障領導工作、管理工作的正常運行，是這一層次文秘人員最主要的功能，而熟練的專業(yè)技術能力，則是這一層次商務秘書最顯著的特征。
如果我們從機構(gòu)設置的角度作橫向考察，為了適應商業(yè)公司和商業(yè)企業(yè)群體的需要，現(xiàn)代商務秘書的整體功能可以分列為六大系統(tǒng)：
（一）以信息調(diào)研為主體的參謀系統(tǒng)。這一系統(tǒng)的主要任務是負責本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營方面信息的收集、篩選、加工和反饋；負責大型會議等重大活動的籌劃和組織；負責本企業(yè)目標實施過程出現(xiàn)的問題的調(diào)查研究以及決策意見的初擬。
（二）以計算機管理為主體的決策支持系統(tǒng)。他們負責整理并及時提供商品的進、銷、調(diào)、存及財務等情況的數(shù)據(jù)，幫助企業(yè)領導明確決策目標和進行問題的識別。
（三）以文件制發(fā)、傳遞為主體的辦文系統(tǒng)。他們的主要任務是外部文件和領導批示的收簽、呈閱、轉(zhuǎn)辦、清繳、銷毀；本企業(yè)文件的草擬、審核、呈簽、登記、分發(fā)、打印、保管等。
（四）以樹立企業(yè)形象為主體的公關系統(tǒng)。他們的主要任務是獲取商品形象、組織形象、科學技術信息，并對企業(yè)整體形象、經(jīng)營方針、目標、計劃以及公眾環(huán)境和市場環(huán)境分別進行評估、預測，向領導提供咨詢建議；在企業(yè)和公眾之間進行雙向信息傳遞，開展傳播溝通活動。
（五）以接待來信來訪為主體的穩(wěn)定調(diào)節(jié)系統(tǒng)。他們的主要任務是處理企業(yè)職工、家屬和社會成員、顧客以及其他人員運用書面和面訪方式，向企業(yè)領導表達個人或集體意愿的各種行為，消除企業(yè)內(nèi)外的各種不穩(wěn)定因素。
（六）以督查決策執(zhí)行落實為主體的約束制約系統(tǒng)。他們的主要任務是督促檢查企業(yè)經(jīng)營管理決策是否能按照管理的目標認真切實的貫徹執(zhí)行，企業(yè)整體運轉(zhuǎn)是否能協(xié)調(diào)同步，企業(yè)經(jīng)營指揮是否真正發(fā)揮作用，企業(yè)運轉(zhuǎn)的效率和效益是否實現(xiàn)預期目標。
總之，商務秘書工作是企業(yè)領導行使職權(quán)的一個重要公務支持系統(tǒng)，是領導中樞的外緣緊貼部分，主要開展行政事務性工作和決策的輔助性工作。
三、商務秘書工作的基本職責
商務秘書工作的職責，主要表現(xiàn)在以下十個方面：
（一）信息處理。包括對信息的收集，甄別、篩選、整理、傳遞、反饋、存儲、追蹤等。從某種程度上說。市場經(jīng)濟就是信息經(jīng)濟。企業(yè)的正確判斷和決策總是來源于準確有效的信息，因此，信息處理應是商務秘書工作的首要職責。正如亞歷山大·金指出的：“辦公室工作本質(zhì)上是信息的處理、存儲、檢索和通信。”（《微電子與社會·一次新的工業(yè)革命還是另一項技術》）
（二）法律監(jiān)護。社會主義市場經(jīng)濟同時又是法制經(jīng)濟，企業(yè)法制觀念的強弱直接影響其在市場經(jīng)濟中的生存和競爭，因此，企業(yè)秘書部門必須清楚本企業(yè)的經(jīng)營活動是否合法，必須熟悉在現(xiàn)行法律允許的范圍內(nèi)如何充分開展經(jīng)營活動，必須隨時了解本企業(yè)的權(quán)益是否受到侵害，必須做到依法行文，擬寫符合法律規(guī)范的各種公務文書和法律文書。從而一方面保證本企業(yè)合法經(jīng)營，另一方面加強自我保護意識，依法捍衛(wèi)自身利益，為企業(yè)和領導中樞保駕護航。
（三）輔助決策。是指秘書部門為企業(yè)領導進行經(jīng)營決策服務，并對決策方案的實施進行協(xié)調(diào)和檢查。它包括決策前為領導提供決策的政策依據(jù)和情報資料；決策過程中提供決策預案，并協(xié)助領導對預案進行可行性研究；在決策后協(xié)助領導擬定具體實施措施等。
（四）督促檢查。在商業(yè)企業(yè)管理的控制系統(tǒng)中，督促檢查是重要的子系統(tǒng)，是忠實執(zhí)行決策目標的保護體系。其主要工作內(nèi)容是對領導決策、決定、指示、批示和會議決策事項的辦理情況進行督促、檢查和反饋。
（五）文書處理。商務文書是各級領導機構(gòu)行使職權(quán)，進行指揮管理、商洽工作的工具，它是秘書部門重要的、經(jīng)常的一項工作。具體包括文書收發(fā)、登記、分送、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、立卷等處理工作和撰制工作。
（六）綜合協(xié)調(diào)。主要是指在企業(yè)內(nèi)部各領導之間、各系統(tǒng)之間、系統(tǒng)內(nèi)部各方面之間開展綜合平衡和協(xié)調(diào)處工作，使其達到相互配合，正常運轉(zhuǎn)，同舟共濟，統(tǒng)一步調(diào)，為實現(xiàn)企業(yè)總目標而共同奮斗。
（七）公關傳播。主要是指組織運用各種傳播手段，通過雙向信息交流，在社會公眾中樹立起企業(yè)的良好形象，從而促進組織本身目標的實現(xiàn)。它是一種策略行為，也是一種經(jīng)營管理藝術，其具體工作主要包括獲取信息、咨詢建議、傳播溝通、協(xié)調(diào)處理等四個大的方面。藉以推動商業(yè)經(jīng)營活動的開展。
（八）會務組織。是指商務秘書部門對企業(yè)領導召開的各種會議的安排組織工作。它包括會議承辦、組織聯(lián)絡、日程安排、環(huán)境布置、生活管理、會場服務、保密保衛(wèi)、文件擬制等多個方面的工作。特別是大型會議的組織更為復雜。
（九）信訪接待。是指秘書部門接待處理本企業(yè)職工群眾或外單位人員，以口頭或書面形式向企業(yè)領導或領導機關的來信來訪。信訪工作的內(nèi)容十分龐雜，往往涉及面廣，工作量大，但它是企業(yè)領導聯(lián)系群眾的一條重要渠道。
（十）內(nèi)務管理。秘書部門的內(nèi)務管理是大量的經(jīng)常性的繁瑣事務，它包括日常值班、印章管理、應接電話、公務接待、通訊聯(lián)系、繕打校印、微機處理、宣傳報導、保衛(wèi)保密以及一些偶發(fā)性和突發(fā)性工作。內(nèi)務管理雖然繁瑣龐雜，但切不可掉以輕心，不管事情的大小巨細，秘書部門都應該認真辦理。
一、商務秘書的概念內(nèi)涵和沿革
商務秘書是在市場經(jīng)濟條件下興起的一種社會職業(yè)，他們具有熟練的行政管理與文字處理技能，以投資經(jīng)營者和商務管理者為服務對象，主要從事行政辦公事務性工作和決策輔助性工作，有時，在授權(quán)范圍內(nèi)履行代理職權(quán)。
任何社會職業(yè)的形成都要經(jīng)歷一個漫長的過程。商務秘書這一社會職業(yè)的萌發(fā)、演變和形成當然離不開商業(yè)的起源、變化和發(fā)展。遠在母系氏族社會時期商品交換有了一定的發(fā)展，從一些傳說中，可以看到我國商品交換、市場、商業(yè)起源的一點線索。《易經(jīng)·系辭下》記載：“皰犧氏沒，神農(nóng)氏作，列 于國，日中為市，致天下之民，聚天下之貨，交易而退，各得其所?！?神農(nóng)氏生于姜水，在今陜西歧山東，可見，這里記載的是我國北方原始集市狀況?！妒辣尽ぷ髌穭t記載了“祝融作市”的傳說，祝融活躍在我國南方兩湖一帶，可見，長江以南同黃河流域一樣，也出現(xiàn)了商品交換和市場。在夏、商時代，發(fā)生了第三次社會大分工，“它制造了一個不從事生產(chǎn)而只從事商品交換的階級——商人”(《馬克思恩格斯選集》第4卷。社會上也出現(xiàn)了一種專門從事商品交換的經(jīng)濟事業(yè)——商業(yè)。商人的出現(xiàn)，商業(yè)的產(chǎn)生，為商務秘書這一社會職業(yè)的出現(xiàn)提供了前提和基礎。
至商、周時代，我國商業(yè)發(fā)展己有了一定規(guī)模，據(jù)《六韜》記載：“殷君善治宮室，大者百里，中有九市?！薄皩m中九市，車行酒，馬行炙”。可見商都的市肄、商業(yè)已初具規(guī)模，《詩經(jīng)·商頌》曾生動形象地描繪說：“商邑翼翼，四方之極，赫赫厥聲，濯濯厥靈。”隨著交換數(shù)量的增多，物資交流的地區(qū)也日益擴大，交換的距離更日益遼遠，據(jù)《易·復》記載：出門經(jīng)商的人往返需“七日來復”，有的則長達數(shù)年，《易·漸九三》中記載說：“夫征不復，婦孕不育”。這時，便出現(xiàn)商人對于經(jīng)營助手的需要，于是就有了“小臣”的出現(xiàn)。這便是我國商務秘書的萌芽。“小臣”們在授權(quán)范圍內(nèi)行使代理職權(quán)，處理各種商務事宜，實施辦事職能。
經(jīng)過周代的發(fā)展，到春秋戰(zhàn)國時期商業(yè)界出現(xiàn)了名商大賈，他們擁有“千金”、“巨萬”之富。例如范蠡、子貢、猗頓、郭縱、烏氏倮、白圭等。時至今日，人們?nèi)匀粚⒔?jīng)營商業(yè)稱作“陶朱事業(yè)，端木生涯”，其中，“陶朱”是指范蠡，“端木”是指子貢。范蠡字少伯，春秋后期楚國人，曾是越王勾踐的謀臣，輔越滅吳后，便更名易姓，棄官經(jīng)商，定居陶邑，自稱“朱公”，后也稱為“陶朱公”。據(jù)《史記·貨殖列傳》記載：他到齊國都城經(jīng)營商業(yè)，盈利千萬；后散發(fā)家財，移居定陶，又逐什一之利，積資巨萬，為天下富翁。子貢復姓端木，名賜，春秋后期衛(wèi)國人，就學于孔子?！墩撜Z·先進》中記載有孔子對子貢的評議：“賜不受命而貨殖焉，意則屢中”。他是說子貢寧愿經(jīng)營而不愿做官。善于猜中行情，預測市場，后至“家累千金”。其社會地位也令人刮目，《史記》中曾記載說：“子貢結(jié)駟連騎，束帛之幣以聘享諸侯，所至，國君無不分庭與之抗禮?！彼?，“陶朱事業(yè)，端木生涯”，就成了中國工商界的世代楷模。這些名商大賈的出現(xiàn)，促使商業(yè)經(jīng)營有了兩大實質(zhì)性變化：一是對經(jīng)營謀略的追求；二是有了商業(yè)經(jīng)營辦事機構(gòu)的設置。
范蠡之所以能富之“巨萬”，《史記·貨殖列傳》中認為他“善治生者，能擇人而任時”。所謂"“治生之學”集中表現(xiàn)在《計然之策》中?！妒酚?、集解》引《范子》說：“記然者，葵丘濮上人，姓辛氏，字子文，其先晉國亡公子也。嘗南游于越，范蠡師事之?！笨梢姟坝嬋恢摺笔侵赣嬋坏纳虡I(yè)經(jīng)營理論，其核心部分是強調(diào)商業(yè)經(jīng)營過程中的“時斷”與“智斷”。據(jù)《越絕書·計倪內(nèi)經(jīng)第五》記載：“時斷則循，智斷則備，知此三者形于體，萬物之情，短長逆順，可觀而矣”。所謂：“時斷”是指掌握天時變化的規(guī)律；所謂“智斷”，是指選擇貿(mào)易對象。計然的商業(yè)經(jīng)營理論確已接觸到經(jīng)商的一些規(guī)律性問題，并已在經(jīng)濟上接觸到價值規(guī)律調(diào)節(jié)商品生產(chǎn)的問題，范蠡依靠計然的商業(yè)經(jīng)營謀劃而至巨富，由此可知，在當時的名商大賈身邊，己聚集一批智囊人物為他們提供決策理論、決策依據(jù)和訣策方案，實施輔助決策的功能，這就是我們常說的參謀功能。這正是今天高層次的商務秘書所要擔負的職責，只不過當時這批智囊人物往往沒有固定職銜和職責，多以師、友，或賓客的身份出現(xiàn)。名商大賈的出現(xiàn)，促使萌芽狀態(tài)下的商務秘書職能逐步走向完善。
這些名商大賈們的經(jīng)營規(guī)模和擁有的流通資金己達到了相當?shù)某潭?。《韓非子·解老》中曾把“上有天子諸侯之尊”和“下有猜頓、陶朱、卜祝之富”相提并論，這就可見一斑了。戰(zhàn)國時期的白圭曾提出“人棄我取，人取我予”的經(jīng)營謀略，他主張：“夫歲熟，取谷，予之絲、漆繭；兇，取帛、絮，與之食。”意思是在豐收的年成，由于糧食大量上市，應購進五谷、糧食商品，并將存貯的絲、漆、繭等非糧食產(chǎn)品出售給別人；在糧食歉收之年，應多購進帛、絮等農(nóng)林副業(yè)的非糧食產(chǎn)品，多出售糧食。這樣可以從不同商品的賤買貴賣中獲利。白圭的這一經(jīng)營謀略必需以雄厚的資金作為基礎，必然會形成相當?shù)慕?jīng)營規(guī)模。如此數(shù)量的資金流通，如此規(guī)模的貯存、銷售，沒有較為完善的經(jīng)營機構(gòu)設置是不可能的，這樣就有了帳房先生和伙計的出現(xiàn)。“伙計”這一群體主要負責儲運，“先生”這一群體主要負責營銷，“帳房”則主要負責接待、洽談、日常事務和會計業(yè)務等，將辦公室和總會計室合為一體，大約相當于現(xiàn)在的綜合辦公室。這便是商務秘書辦公機構(gòu)的萌芽。
由于封建社會在我國維持了一段漫長的時期，近代工業(yè)和近代商業(yè)出現(xiàn)較遲，因此，具有現(xiàn)代意義的商務秘書，特別是一種社會職業(yè)，作為一個社會群體，則一直到本世紀下半葉才形成。如果從世界范圍來看，18世紀下半葉在英國發(fā)生的工業(yè)革命，把手工作坊變?yōu)榻S，同時也促使商業(yè)發(fā)生了實質(zhì)性變化，引導了商務秘書這一社會群體的出現(xiàn)，最早論述工商企業(yè)秘書職能的是法國科芒特里——富香博采礦公司總經(jīng)理享利·法約爾，他在本世紀初的著作中，主張在總經(jīng)理下面設置類似秘書的參謀人員，負責通訊、會客、記錄、聯(lián)絡、計劃、檢查等工作，向經(jīng)營者提供幫助?？梢姡虅彰貢请S著現(xiàn)代規(guī)模商業(yè)的產(chǎn)生而出現(xiàn)的一種社會職業(yè)。
二、當代商務秘書工作的整體功能和機構(gòu)設置
為了適應商業(yè)公司和商業(yè)企業(yè)群體組織結(jié)構(gòu)的需要。商務秘書工作的整體功能，大體以三個層次的形式分別表現(xiàn)出來：
1、直接輔助層。這個層次的商務秘書群體，通稱商務助理，如董事長助理、總經(jīng)理助理、經(jīng)理助理等。主要行使商戰(zhàn)謀略和行政代理職能，有的直接進入領導核心。在實際商務秘書工作中，他們與領導層最為接近，又大多具有秘書工作的豐富經(jīng)驗。在他們手下一般都有大、小不同或密集型或松散型的工作班子，并對其負有組織領導責任。在這個班子的支持下，充分發(fā)揮“領導智囊”或“領導左右手”的作用。商務秘書工作的輔助決策和實施綜合管理功能主要依靠這一層次的商務秘書群體來實現(xiàn)。
2、行政執(zhí)行層。這個層次的商務秘書群體通稱經(jīng)理秘書，具有較強的辦事能力，則是這個群體的顯著特征。在管理系統(tǒng)中他們處于直接輔助層的外層，一般從事屬于秘書工作范疇的事務工作，他們主要接受秘書部門主管的工作指令；辦理各項具體事宜；他們也當參謀，但這種輔助決策大多是間接的，往往是寓參謀于辦事之中。商務秘書工作的辦文、辦會、辦事功能主要依靠這個層次的商務秘書人員來實現(xiàn)。
3、技術操作層。這個層次的商務秘書人員通稱企業(yè)文員，他們的工作較為單純，具有明顯的專業(yè)性和技術性，如辦公室內(nèi)務、文書收發(fā)管理、檔案管理、各種辦公機器的操作等，積極提供專項服務、保障領導工作、管理工作的正常運行，是這一層次文秘人員最主要的功能，而熟練的專業(yè)技術能力，則是這一層次商務秘書最顯著的特征。
如果我們從機構(gòu)設置的角度作橫向考察，為了適應商業(yè)公司和商業(yè)企業(yè)群體的需要，現(xiàn)代商務秘書的整體功能可以分列為六大系統(tǒng)：
（一）以信息調(diào)研為主體的參謀系統(tǒng)。這一系統(tǒng)的主要任務是負責本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營方面信息的收集、篩選、加工和反饋；負責大型會議等重大活動的籌劃和組織；負責本企業(yè)目標實施過程出現(xiàn)的問題的調(diào)查研究以及決策意見的初擬。
（二）以計算機管理為主體的決策支持系統(tǒng)。他們負責整理并及時提供商品的進、銷、調(diào)、存及財務等情況的數(shù)據(jù)，幫助企業(yè)領導明確決策目標和進行問題的識別。
（三）以文件制發(fā)、傳遞為主體的辦文系統(tǒng)。他們的主要任務是外部文件和領導批示的收簽、呈閱、轉(zhuǎn)辦、清繳、銷毀；本企業(yè)文件的草擬、審核、呈簽、登記、分發(fā)、打印、保管等。
（四）以樹立企業(yè)形象為主體的公關系統(tǒng)。他們的主要任務是獲取商品形象、組織形象、科學技術信息，并對企業(yè)整體形象、經(jīng)營方針、目標、計劃以及公眾環(huán)境和市場環(huán)境分別進行評估、預測，向領導提供咨詢建議；在企業(yè)和公眾之間進行雙向信息傳遞，開展傳播溝通活動。
（五）以接待來信來訪為主體的穩(wěn)定調(diào)節(jié)系統(tǒng)。他們的主要任務是處理企業(yè)職工、家屬和社會成員、顧客以及其他人員運用書面和面訪方式，向企業(yè)領導表達個人或集體意愿的各種行為，消除企業(yè)內(nèi)外的各種不穩(wěn)定因素。
（六）以督查決策執(zhí)行落實為主體的約束制約系統(tǒng)。他們的主要任務是督促檢查企業(yè)經(jīng)營管理決策是否能按照管理的目標認真切實的貫徹執(zhí)行，企業(yè)整體運轉(zhuǎn)是否能協(xié)調(diào)同步，企業(yè)經(jīng)營指揮是否真正發(fā)揮作用，企業(yè)運轉(zhuǎn)的效率和效益是否實現(xiàn)預期目標。
總之，商務秘書工作是企業(yè)領導行使職權(quán)的一個重要公務支持系統(tǒng)，是領導中樞的外緣緊貼部分，主要開展行政事務性工作和決策的輔助性工作。
三、商務秘書工作的基本職責
商務秘書工作的職責，主要表現(xiàn)在以下十個方面：
（一）信息處理。包括對信息的收集，甄別、篩選、整理、傳遞、反饋、存儲、追蹤等。從某種程度上說。市場經(jīng)濟就是信息經(jīng)濟。企業(yè)的正確判斷和決策總是來源于準確有效的信息，因此，信息處理應是商務秘書工作的首要職責。正如亞歷山大·金指出的：“辦公室工作本質(zhì)上是信息的處理、存儲、檢索和通信。”（《微電子與社會·一次新的工業(yè)革命還是另一項技術》）
（二）法律監(jiān)護。社會主義市場經(jīng)濟同時又是法制經(jīng)濟，企業(yè)法制觀念的強弱直接影響其在市場經(jīng)濟中的生存和競爭，因此，企業(yè)秘書部門必須清楚本企業(yè)的經(jīng)營活動是否合法，必須熟悉在現(xiàn)行法律允許的范圍內(nèi)如何充分開展經(jīng)營活動，必須隨時了解本企業(yè)的權(quán)益是否受到侵害，必須做到依法行文，擬寫符合法律規(guī)范的各種公務文書和法律文書。從而一方面保證本企業(yè)合法經(jīng)營，另一方面加強自我保護意識，依法捍衛(wèi)自身利益，為企業(yè)和領導中樞保駕護航。
（三）輔助決策。是指秘書部門為企業(yè)領導進行經(jīng)營決策服務，并對決策方案的實施進行協(xié)調(diào)和檢查。它包括決策前為領導提供決策的政策依據(jù)和情報資料；決策過程中提供決策預案，并協(xié)助領導對預案進行可行性研究；在決策后協(xié)助領導擬定具體實施措施等。
（四）督促檢查。在商業(yè)企業(yè)管理的控制系統(tǒng)中，督促檢查是重要的子系統(tǒng)，是忠實執(zhí)行決策目標的保護體系。其主要工作內(nèi)容是對領導決策、決定、指示、批示和會議決策事項的辦理情況進行督促、檢查和反饋。
（五）文書處理。商務文書是各級領導機構(gòu)行使職權(quán)，進行指揮管理、商洽工作的工具，它是秘書部門重要的、經(jīng)常的一項工作。具體包括文書收發(fā)、登記、分送、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、立卷等處理工作和撰制工作。
（六）綜合協(xié)調(diào)。主要是指在企業(yè)內(nèi)部各領導之間、各系統(tǒng)之間、系統(tǒng)內(nèi)部各方面之間開展綜合平衡和協(xié)調(diào)處工作，使其達到相互配合，正常運轉(zhuǎn)，同舟共濟，統(tǒng)一步調(diào)，為實現(xiàn)企業(yè)總目標而共同奮斗。
（七）公關傳播。主要是指組織運用各種傳播手段，通過雙向信息交流，在社會公眾中樹立起企業(yè)的良好形象，從而促進組織本身目標的實現(xiàn)。它是一種策略行為，也是一種經(jīng)營管理藝術，其具體工作主要包括獲取信息、咨詢建議、傳播溝通、協(xié)調(diào)處理等四個大的方面。藉以推動商業(yè)經(jīng)營活動的開展。
（八）會務組織。是指商務秘書部門對企業(yè)領導召開的各種會議的安排組織工作。它包括會議承辦、組織聯(lián)絡、日程安排、環(huán)境布置、生活管理、會場服務、保密保衛(wèi)、文件擬制等多個方面的工作。特別是大型會議的組織更為復雜。
（九）信訪接待。是指秘書部門接待處理本企業(yè)職工群眾或外單位人員，以口頭或書面形式向企業(yè)領導或領導機關的來信來訪。信訪工作的內(nèi)容十分龐雜，往往涉及面廣，工作量大，但它是企業(yè)領導聯(lián)系群眾的一條重要渠道。
（十）內(nèi)務管理。秘書部門的內(nèi)務管理是大量的經(jīng)常性的繁瑣事務，它包括日常值班、印章管理、應接電話、公務接待、通訊聯(lián)系、繕打校印、微機處理、宣傳報導、保衛(wèi)保密以及一些偶發(fā)性和突發(fā)性工作。內(nèi)務管理雖然繁瑣龐雜，但切不可掉以輕心，不管事情的大小巨細，秘書部門都應該認真辦理。