公文，簡言之就是處理公務的文件，也有稱為文書、文件的。公文、文書、文件這三個名詞的概念，在具體理解上雖有所不同，但通常說來，都是指黨政領導機關，在工作往來中所形成和使用的記述和傳遞的文字。按照馬克思主義觀點，公文是統(tǒng)治階級在管理國家、處理政務時用來頒布法律、傳達政策法令、請示問題、報告情況、聯(lián)系工作、商洽事務、制定計劃以及記載各種活動的必不可缺的重要工具。如果從更廣義的范圍來看，則除黨政領導機關外，我國各級群眾團體以至基層企事業(yè)單位在工作中形成的公務文件，實際上也常在一定范圍內帶有公文的性質。再從現(xiàn)代化事業(yè)發(fā)展的趨勢看，則除了書面文字形成的公文外，某些表冊、照片、圖像、錄音磁帶以至錄像帶，也可以具有公文的性質。在美國，造成前總統(tǒng)尼克松下臺的"水*"中，錄音帶就被作為正式的"公文"證據(jù)而起了重要作用；國內有些重要會議，也已經(jīng)以錄音記錄代替了書面記錄，并正式定為"文件"歸檔保存。不過，現(xiàn)階段的公文仍以書面文字公文為主，我們在這里所要探討的，主要也是指的書面文字公文的寫作問題。
我國的公文歷史悠久，傳說堯舜部落聯(lián)盟的司法官皋陶時代，就已出現(xiàn)了"皋陶之刑"一類的原始"公文"。《左傳·昭公十四年》記，晉國的刑候同雍子爭奪土田，打官司久無結果。韓宣子命代理司法官叔魚判案，罪在雍子。雍子趕快把女兒嫁給叔魚，乃改判刑候有罪。刑侯怒殺了叔魚和雍子。韓宣子問叔向(叔魚兄)這三個人該如何治罪?叔向引《夏書》"昏、墨、賊。殺"的條例，答曰：三人同罪，都該處死。所謂"昏"是指自己有罪而掠取別人的美名，"墨"是指貪贓枉法，"賊"是指任意殺人，這也說明奴隸制國家已有了處理行賄、受賄的法規(guī)，這大約是原始公文的雛型。不過那時還沒有正式的文字。及至公元前一千多年殷商時代，從出土的甲骨文中，已可發(fā)現(xiàn)不少殷王室的公務文書及其他帶公文性質的文件。試舉一例："丁酉卜×貞今者王登五千征土方三月"(《殷墟書契后編》)。翻譯成現(xiàn)代話就是，"丁酉日，卜打仗，貞：今天王宜派五千人征土部落。三月"。這已經(jīng)有事出、有情況、有時間、有辦法、有記載人姓名，公文格式大致完備了?！渡袝ざ嗍俊贩Q:"惟殷先人，有冊有典"，典冊指秘書記載，也是原始的文件。由于公文是統(tǒng)治階級管理國家機器的重要工具，歷代統(tǒng)治者都十分重視公文的寫作與處理問題。西周專設史官掌管文書起草與記錄工作，并由六官中的大宰協(xié)助朝廷總管。秦始皇統(tǒng)一中國稱帝后，對各種公文的名稱、用途與寫作規(guī)格作出嚴格規(guī)定。秦漢時期皇帝頒發(fā)的公文制、詔、策、戒，臣僚上達皇帝的公文有章、表、奏、議等。曹操當魏王時，第一個設立"秘書令"，其任務是"典尚書奏事";后來的中書令、監(jiān)、舍人、丞、郎等多種官職，雖然歷朝體制與名稱不一，但大多是掌管典籍，起草文書的專職官員。唐宋時代，更進而以翰林學土負責"掌內制、制誥、赦敕、國書及宮禁所用之文辭"，甚至連對后妃、親王、大臣的冊立除拜，都必須由學士草擬，反映了古代公文寫作的政策性越來越強，文字技巧要求也越來越高，重要公文必須由有較廣闊的政治閱歷與淵博知識的學士們來擔負了。我國封建時代的公文，當然是為封建統(tǒng)治階級服務的，但也確實積累有豐富的寫作經(jīng)驗，至今不無可借鑒之處。比如漢高祖劉邦進占關中后制定的的《約法三章》，“…與父老約，法三章耳：殺人者死，傷人及盜抵罪。余悉除去秦法?！逼浜诵牟糠种挥惺鶄€字，文字極簡，威力卻很巨大，頒布后就取得了民心歸向，對漢王朝的建立與鞏固起了很大作用。１９４９年4月全國解放前夕，毛澤東同志親手草擬了《中國人民解放軍布告》，通稱為《約法八章》，就吸取了《約法三章》的某些形式、技巧。明太祖朱元璋于洪武九年(1376年)大力整頓公文，對于"故行沉滯公文"的官員給以嚴厲處分，屢次下詔禁繁文，減案牘。有刑部主事茹太素上了一個陳時務書，長達一萬七千字。朱元璋叫人念到六千三百七十個字還沒談到正題，當即大怒，責令把茹太素杖打了一百大板；第二天夜里又叫人再念，直到一萬六千五百字時，才接觸到正題。后來朱元璋針對類似現(xiàn)象下令說:"虛詞失實，浮文亂真，朕甚厭之"。制定了上書陳事的公文格式，榜示內外，"凡以繁文違式者罪之"。當然，封建時代豈止虛詞浮文、文牘主義不能根除，利用公文舞文弄墨，營私舞弊實為常事。不過歷代較有作為的帝王總是反對繁文之弊，提倡公文改革的。這對于我們今天改革文風，精簡公文，提高公文的質量與效率，也多少有可借鑒之處。
新中國建立以來，對公文的寫作、處理十分重視，國務院曾多次制定有關規(guī)定、條例，反復強調了公文對于傳達貫徹黨和國家的方針政策、發(fā)布法規(guī)、請示和答復問題、指導和商洽工作、報告情況、交流經(jīng)驗的重要性。并要求各級干部應當發(fā)揚深入實際、聯(lián)系群眾、調查研究、實事求是和認真負責的工作作風，克服官僚主義、形式主義和文牘主義作風，不斷提高公文的質量。毛澤東同志在《工作方法六十條》中，強調了領導干部要親自動手寫公文，“不可以一切依賴秘書”；同時也要求中央和省、地、縣都要培養(yǎng)"較多地懂得馬克思主義，又有一定的文化水平、科學知識、詞章修養(yǎng)"的“秀才”。周恩來同志也曾明確指出，“我們必須反對那些空洞的不提出問題不解決問題的文牘”，“反對那些只會坐機關、開會、簽公文而不研究業(yè)務、不熟悉情況、不檢查工作、不接近群眾”(第全國人民代表大會《政府工作報告》)的官僚主義作風。上述這些規(guī)定與論述，指出了社會主義公文的重要性，對于研究公文寫作也具有重要指導意義。但由于建國僅三十多年歷史，對社會主義公文的研究不夠，加之十年內亂的破壞，公文寫作中的"假、大、空、"惡劣文風遺毒仍待肅清，這是我們研究公文寫作時首先必須正視的問題。同時，由于公文知識普及不夠，還有些干部對于社會主義公文的性質、作用、種類、體式等不很熟悉，公文寫作質量不高，混亂現(xiàn)象與差錯也常有發(fā)生，影響和削弱了公文的效果。至于處理重大政策性問題或緊急公務時，由于公文內容不確切、邏輯混亂、辭不達意而給事業(yè)造成危害，也時有所聞?？梢婇_展公文寫作研究，提高公文寫作水平，是很重要的，應當刻不容緩地提到議事日程上來。
公文寫作是干部的基本功之一。不管領導機關或基層單位，既要工作，就必然要形成一定數(shù)量的公文。無論領導干部、一般干部，做政治工作或從事具體業(yè)務工作，也都會在本職工作中碰到公文寫作問題，而絕非僅僅是秘書的事。那末，有沒有簡易速成的公文寫作捷徑呢?怎樣才能提高公文寫作的水平呢?
首先，公文寫作是一門科學，公文寫作水平是多方面綜合功力的反映，而不是一個純寫作技巧問題。從這個意義上說，捷徑是沒有的。我們常聽到一些單位要求上級，"給我們一個筆桿子吧"，但調來了文科畢業(yè)的大學生，卻未必就能很快寫好公文。這說明通常所謂 "筆桿子"的說法，是把公文寫作僅僅看作語言文字技巧，而忽略了它的科學體系，這是很不確切的。公文寫作水平的高低，至少是由以下五個方面決定的：一，馬列主義理論水平與政策水平，包括領會中央、上級意圖的能力；二，政治、經(jīng)濟、哲學、歷史、法律等多方面的知識；三、本行本業(yè)的業(yè)務知識；四，工作閱歷、群眾觀點、調查研究作風等基本修養(yǎng)；五，語言、文字、邏輯基礎。以上五個方面是公文這門科學的金字塔基，僅僅依靠文筆通順、了解一些公文體例與格式，固可起草一般簡易文件，卻無法攀登公文學科的塔尖。公文寫作也需要"積學以儲寶，酌理以富才，研閱以窮照，馴致以繹辭"(《文心雕龍·神思》，即也存在廣泛學習、積累知識、認真思考、深入生活等問題，語言文字也只是一個方面。日前國外的專業(yè)高級秘書，還必須在大學秘書系學習外語、數(shù)學、會計以及工具學與某些自然科學知識。我們專職從事公文寫作的"秀才"，有條件時也還可以學點外語與自然科學知識，這將有利于寫出高質量的現(xiàn)代公文，以適應和推動"四化"建設。
其次，公文既是一門科學，也就有這門科學的規(guī)律可循。從這個意義上說，提高公文寫作水平也還是有一定途徑的。公文學科具有兩方面的特性：一方面它既是一種書面文字，每篇公文也就是一篇單獨成文的文章，自然離不開字、詞、章、句、題目、標點，遣詞造句，謀篇布局，以及諸如主題、材料、結構、語言、邏輯等帶共性的寫作基礎知識。這方面前人今人的研究著述都很多，各級各種文科學校也多開設有類似課程，努力掌握這些基礎知識，可以扎扎實實打好基礎。另一方面，公文又是具有強烈法規(guī)性的文件，上級對下級的下行公文，一經(jīng)制定出來下級就必須貫徹執(zhí)行，就是平行、上行公文，也是為了解決一定問題而制定的。這就決定了公文寫作的特殊性，國家對于公文寫作有一系列基本原則要求，例如公文盡管是由一個人或幾個人起草，但它的法定作者卻是一定的機關單位，它只能根據(jù)這些法定作者的職能和權限來起草制定，而不同于文學的自由創(chuàng)作，也不同于一般應用文。國家對公文規(guī)定了明確的種類，有特定的公文體式，還有一定的行文運轉制度，這些都與公文寫作緊密有關。又如多數(shù)公文從結構組成上講，都應有標題、受文單位、編號、正文等部分，缺一不可。正文內容應有情況、理論(根據(jù))特別是意見措施等部分，一件公文如果只有情況、理論(根據(jù))而沒有措施辦法，就接近一紙空文，所提的措施辦法如果超越了法定作者的職能權限，也就無法推行，文字再好也談不上質量。像這樣一些問題，也都是有明文規(guī)定或有慣例可循的，研究掌握這些規(guī)律，有助于正確起草文件，使公文盡快產(chǎn)生效果。
公文寫作與其他學科的重要區(qū)別之一是，它是一門實踐性很強的學科。毛澤東同志和魯迅、郭沫若等談論寫作時，多次強調要多看、多寫、多改，都是強調的實踐性。提高公文寫作水平的重要的方法，是加強寫作實踐訓練。包括“看”——既看一點古代優(yōu)秀公文，更多看一些黨中央、國務院發(fā)布的各類典范公文；"寫" ——有機會就寫，反復練習；"改"——虛心征求上下左右的意見，精心修改。此外，對于自己參與起草的公文，隔一段時間還可以翻出來看看，經(jīng)過實踐的檢驗，往往會發(fā)現(xiàn)一些問題，取得深刻的經(jīng)驗教訓。
我國的公文歷史悠久，傳說堯舜部落聯(lián)盟的司法官皋陶時代，就已出現(xiàn)了"皋陶之刑"一類的原始"公文"。《左傳·昭公十四年》記，晉國的刑候同雍子爭奪土田，打官司久無結果。韓宣子命代理司法官叔魚判案，罪在雍子。雍子趕快把女兒嫁給叔魚，乃改判刑候有罪。刑侯怒殺了叔魚和雍子。韓宣子問叔向(叔魚兄)這三個人該如何治罪?叔向引《夏書》"昏、墨、賊。殺"的條例，答曰：三人同罪，都該處死。所謂"昏"是指自己有罪而掠取別人的美名，"墨"是指貪贓枉法，"賊"是指任意殺人，這也說明奴隸制國家已有了處理行賄、受賄的法規(guī)，這大約是原始公文的雛型。不過那時還沒有正式的文字。及至公元前一千多年殷商時代，從出土的甲骨文中，已可發(fā)現(xiàn)不少殷王室的公務文書及其他帶公文性質的文件。試舉一例："丁酉卜×貞今者王登五千征土方三月"(《殷墟書契后編》)。翻譯成現(xiàn)代話就是，"丁酉日，卜打仗，貞：今天王宜派五千人征土部落。三月"。這已經(jīng)有事出、有情況、有時間、有辦法、有記載人姓名，公文格式大致完備了?！渡袝ざ嗍俊贩Q:"惟殷先人，有冊有典"，典冊指秘書記載，也是原始的文件。由于公文是統(tǒng)治階級管理國家機器的重要工具，歷代統(tǒng)治者都十分重視公文的寫作與處理問題。西周專設史官掌管文書起草與記錄工作，并由六官中的大宰協(xié)助朝廷總管。秦始皇統(tǒng)一中國稱帝后，對各種公文的名稱、用途與寫作規(guī)格作出嚴格規(guī)定。秦漢時期皇帝頒發(fā)的公文制、詔、策、戒，臣僚上達皇帝的公文有章、表、奏、議等。曹操當魏王時，第一個設立"秘書令"，其任務是"典尚書奏事";后來的中書令、監(jiān)、舍人、丞、郎等多種官職，雖然歷朝體制與名稱不一，但大多是掌管典籍，起草文書的專職官員。唐宋時代，更進而以翰林學土負責"掌內制、制誥、赦敕、國書及宮禁所用之文辭"，甚至連對后妃、親王、大臣的冊立除拜，都必須由學士草擬，反映了古代公文寫作的政策性越來越強，文字技巧要求也越來越高，重要公文必須由有較廣闊的政治閱歷與淵博知識的學士們來擔負了。我國封建時代的公文，當然是為封建統(tǒng)治階級服務的，但也確實積累有豐富的寫作經(jīng)驗，至今不無可借鑒之處。比如漢高祖劉邦進占關中后制定的的《約法三章》，“…與父老約，法三章耳：殺人者死，傷人及盜抵罪。余悉除去秦法?！逼浜诵牟糠种挥惺鶄€字，文字極簡，威力卻很巨大，頒布后就取得了民心歸向，對漢王朝的建立與鞏固起了很大作用。１９４９年4月全國解放前夕，毛澤東同志親手草擬了《中國人民解放軍布告》，通稱為《約法八章》，就吸取了《約法三章》的某些形式、技巧。明太祖朱元璋于洪武九年(1376年)大力整頓公文，對于"故行沉滯公文"的官員給以嚴厲處分，屢次下詔禁繁文，減案牘。有刑部主事茹太素上了一個陳時務書，長達一萬七千字。朱元璋叫人念到六千三百七十個字還沒談到正題，當即大怒，責令把茹太素杖打了一百大板；第二天夜里又叫人再念，直到一萬六千五百字時，才接觸到正題。后來朱元璋針對類似現(xiàn)象下令說:"虛詞失實，浮文亂真，朕甚厭之"。制定了上書陳事的公文格式，榜示內外，"凡以繁文違式者罪之"。當然，封建時代豈止虛詞浮文、文牘主義不能根除，利用公文舞文弄墨，營私舞弊實為常事。不過歷代較有作為的帝王總是反對繁文之弊，提倡公文改革的。這對于我們今天改革文風，精簡公文，提高公文的質量與效率，也多少有可借鑒之處。
新中國建立以來，對公文的寫作、處理十分重視，國務院曾多次制定有關規(guī)定、條例，反復強調了公文對于傳達貫徹黨和國家的方針政策、發(fā)布法規(guī)、請示和答復問題、指導和商洽工作、報告情況、交流經(jīng)驗的重要性。并要求各級干部應當發(fā)揚深入實際、聯(lián)系群眾、調查研究、實事求是和認真負責的工作作風，克服官僚主義、形式主義和文牘主義作風，不斷提高公文的質量。毛澤東同志在《工作方法六十條》中，強調了領導干部要親自動手寫公文，“不可以一切依賴秘書”；同時也要求中央和省、地、縣都要培養(yǎng)"較多地懂得馬克思主義，又有一定的文化水平、科學知識、詞章修養(yǎng)"的“秀才”。周恩來同志也曾明確指出，“我們必須反對那些空洞的不提出問題不解決問題的文牘”，“反對那些只會坐機關、開會、簽公文而不研究業(yè)務、不熟悉情況、不檢查工作、不接近群眾”(第全國人民代表大會《政府工作報告》)的官僚主義作風。上述這些規(guī)定與論述，指出了社會主義公文的重要性，對于研究公文寫作也具有重要指導意義。但由于建國僅三十多年歷史，對社會主義公文的研究不夠，加之十年內亂的破壞，公文寫作中的"假、大、空、"惡劣文風遺毒仍待肅清，這是我們研究公文寫作時首先必須正視的問題。同時，由于公文知識普及不夠，還有些干部對于社會主義公文的性質、作用、種類、體式等不很熟悉，公文寫作質量不高，混亂現(xiàn)象與差錯也常有發(fā)生，影響和削弱了公文的效果。至于處理重大政策性問題或緊急公務時，由于公文內容不確切、邏輯混亂、辭不達意而給事業(yè)造成危害，也時有所聞?？梢婇_展公文寫作研究，提高公文寫作水平，是很重要的，應當刻不容緩地提到議事日程上來。
公文寫作是干部的基本功之一。不管領導機關或基層單位，既要工作，就必然要形成一定數(shù)量的公文。無論領導干部、一般干部，做政治工作或從事具體業(yè)務工作，也都會在本職工作中碰到公文寫作問題，而絕非僅僅是秘書的事。那末，有沒有簡易速成的公文寫作捷徑呢?怎樣才能提高公文寫作的水平呢?
首先，公文寫作是一門科學，公文寫作水平是多方面綜合功力的反映，而不是一個純寫作技巧問題。從這個意義上說，捷徑是沒有的。我們常聽到一些單位要求上級，"給我們一個筆桿子吧"，但調來了文科畢業(yè)的大學生，卻未必就能很快寫好公文。這說明通常所謂 "筆桿子"的說法，是把公文寫作僅僅看作語言文字技巧，而忽略了它的科學體系，這是很不確切的。公文寫作水平的高低，至少是由以下五個方面決定的：一，馬列主義理論水平與政策水平，包括領會中央、上級意圖的能力；二，政治、經(jīng)濟、哲學、歷史、法律等多方面的知識；三、本行本業(yè)的業(yè)務知識；四，工作閱歷、群眾觀點、調查研究作風等基本修養(yǎng)；五，語言、文字、邏輯基礎。以上五個方面是公文這門科學的金字塔基，僅僅依靠文筆通順、了解一些公文體例與格式，固可起草一般簡易文件，卻無法攀登公文學科的塔尖。公文寫作也需要"積學以儲寶，酌理以富才，研閱以窮照，馴致以繹辭"(《文心雕龍·神思》，即也存在廣泛學習、積累知識、認真思考、深入生活等問題，語言文字也只是一個方面。日前國外的專業(yè)高級秘書，還必須在大學秘書系學習外語、數(shù)學、會計以及工具學與某些自然科學知識。我們專職從事公文寫作的"秀才"，有條件時也還可以學點外語與自然科學知識，這將有利于寫出高質量的現(xiàn)代公文，以適應和推動"四化"建設。
其次，公文既是一門科學，也就有這門科學的規(guī)律可循。從這個意義上說，提高公文寫作水平也還是有一定途徑的。公文學科具有兩方面的特性：一方面它既是一種書面文字，每篇公文也就是一篇單獨成文的文章，自然離不開字、詞、章、句、題目、標點，遣詞造句，謀篇布局，以及諸如主題、材料、結構、語言、邏輯等帶共性的寫作基礎知識。這方面前人今人的研究著述都很多，各級各種文科學校也多開設有類似課程，努力掌握這些基礎知識，可以扎扎實實打好基礎。另一方面，公文又是具有強烈法規(guī)性的文件，上級對下級的下行公文，一經(jīng)制定出來下級就必須貫徹執(zhí)行，就是平行、上行公文，也是為了解決一定問題而制定的。這就決定了公文寫作的特殊性，國家對于公文寫作有一系列基本原則要求，例如公文盡管是由一個人或幾個人起草，但它的法定作者卻是一定的機關單位，它只能根據(jù)這些法定作者的職能和權限來起草制定，而不同于文學的自由創(chuàng)作，也不同于一般應用文。國家對公文規(guī)定了明確的種類，有特定的公文體式，還有一定的行文運轉制度，這些都與公文寫作緊密有關。又如多數(shù)公文從結構組成上講，都應有標題、受文單位、編號、正文等部分，缺一不可。正文內容應有情況、理論(根據(jù))特別是意見措施等部分，一件公文如果只有情況、理論(根據(jù))而沒有措施辦法，就接近一紙空文，所提的措施辦法如果超越了法定作者的職能權限，也就無法推行，文字再好也談不上質量。像這樣一些問題，也都是有明文規(guī)定或有慣例可循的，研究掌握這些規(guī)律，有助于正確起草文件，使公文盡快產(chǎn)生效果。
公文寫作與其他學科的重要區(qū)別之一是，它是一門實踐性很強的學科。毛澤東同志和魯迅、郭沫若等談論寫作時，多次強調要多看、多寫、多改，都是強調的實踐性。提高公文寫作水平的重要的方法，是加強寫作實踐訓練。包括“看”——既看一點古代優(yōu)秀公文，更多看一些黨中央、國務院發(fā)布的各類典范公文；"寫" ——有機會就寫，反復練習；"改"——虛心征求上下左右的意見，精心修改。此外，對于自己參與起草的公文，隔一段時間還可以翻出來看看，經(jīng)過實踐的檢驗，往往會發(fā)現(xiàn)一些問題，取得深刻的經(jīng)驗教訓。