含義
在進(jìn)出口國(guó)際業(yè)務(wù)中，交易磋商，確認(rèn)成交是一個(gè)十分重要的環(huán)節(jié)。磋商有兩種，一是口頭磋商，一是書面磋商。書面磋商是以外貿(mào)信函的形式表現(xiàn)的，是指雙方通過(guò)信函、電報(bào)、電傳等書面形式來(lái)洽談交易。
寫作格式
外貿(mào)信函在寫作格式上一般由七個(gè)部分組成，即：信頭、行文對(duì)象、事由、正文、祝頌語(yǔ)、落款、附件。
1。信頭。信頭包括發(fā)函公司的名稱、地址、電報(bào)掛號(hào)、電傳號(hào)碼以及發(fā)文字號(hào)。一般公司都用印有信頭的專用發(fā)函紙。
2。行文對(duì)象。行文對(duì)象是指信函的受文者，函件發(fā)給的公司、商號(hào)、店主、經(jīng)理等。如“英國(guó)××公司”。如果寫給負(fù)責(zé)人，要在公司名稱和對(duì)方名字之后加官銜或職務(wù)，或者依照習(xí)慣可接著寫上“臺(tái)覽”、“惠覽”、“雅鑒”等敬詞。
3。事由。業(yè)務(wù)函件，寫信人為了讓收信人一見便知道內(nèi)容，往往以“事由”的形式把內(nèi)容要點(diǎn)標(biāo)出來(lái)。這樣可省時(shí)間，便于工作。
4。正文。正文一般由三部分組成。即：開頭、主體、結(jié)尾。開頭大致有兩種寫法：開門見山，直述發(fā)函意圖；對(duì)客戶作自我介紹或引述對(duì)方來(lái)函。比如：“我公司專營(yíng)×××”，或“貴公司×月×日來(lái)函收悉”等等。
5。主體。主體是信函的中心內(nèi)容，主要闡明發(fā)函者的意見、目的、意圖。文字要簡(jiǎn)明，事由要講清楚，力求有理有據(jù)，有分寸，使對(duì)方能夠接受。作者應(yīng)依內(nèi)容的多寡，或分段寫，或分條列項(xiàng)，確保條理清楚。
6。結(jié)尾。外貿(mào)業(yè)務(wù)函件的結(jié)尾務(wù)必簡(jiǎn)潔，往往用一兩句表示希望回信或提出與本函件的主旨有關(guān)的要求。結(jié)尾是點(diǎn)睛之處，特別要寫好。
7。祝頌語(yǔ)。祝頌語(yǔ)分兩部分，祝頌語(yǔ)寫于正文結(jié)尾的下面。前部寫于正文的中部，后部另起行，頂格書寫。如“謹(jǐn)視商安”“謹(jǐn)祝”寫于正文中部，“商安”另起行，頂格書寫。
8。落款。落款寫明發(fā)函單位名稱，如“××公司”。如有負(fù)責(zé)人簽字，須注明職銜，年、月、日要寫全。
9。附件。隨函附發(fā)的有關(guān)材料，如報(bào)價(jià)單、發(fā)票、確認(rèn)書、單據(jù)等，都可作為附件處理。
格式
×××××公司：
傳真：×××地址：××縣×路×號(hào)
電傳：×××電話：×××××”
編號(hào)：×××
事由：
開頭．
主體．
結(jié)尾．
此致
附件：
××公司
××××年×月×日
范文
×××公司：
前從××處獲悉，貴公司為發(fā)展轉(zhuǎn)口貿(mào)易，擬訂購(gòu)我公司××食品，直銷美國(guó)。針對(duì)你方開展的這一業(yè)務(wù)，我們?cè)敢馓峁┲С峙c合作。現(xiàn)報(bào)供10000箱，每箱2美元的美國(guó)凈價(jià)；交貨期××年×月×日，分兩批各5000箱，付款條件是不可撤銷即期信用證。
上述發(fā)盤×日復(fù)到有效。
××進(jìn)出口公司
××××年×月×日
在進(jìn)出口國(guó)際業(yè)務(wù)中，交易磋商，確認(rèn)成交是一個(gè)十分重要的環(huán)節(jié)。磋商有兩種，一是口頭磋商，一是書面磋商。書面磋商是以外貿(mào)信函的形式表現(xiàn)的，是指雙方通過(guò)信函、電報(bào)、電傳等書面形式來(lái)洽談交易。
寫作格式
外貿(mào)信函在寫作格式上一般由七個(gè)部分組成，即：信頭、行文對(duì)象、事由、正文、祝頌語(yǔ)、落款、附件。
1。信頭。信頭包括發(fā)函公司的名稱、地址、電報(bào)掛號(hào)、電傳號(hào)碼以及發(fā)文字號(hào)。一般公司都用印有信頭的專用發(fā)函紙。
2。行文對(duì)象。行文對(duì)象是指信函的受文者，函件發(fā)給的公司、商號(hào)、店主、經(jīng)理等。如“英國(guó)××公司”。如果寫給負(fù)責(zé)人，要在公司名稱和對(duì)方名字之后加官銜或職務(wù)，或者依照習(xí)慣可接著寫上“臺(tái)覽”、“惠覽”、“雅鑒”等敬詞。
3。事由。業(yè)務(wù)函件，寫信人為了讓收信人一見便知道內(nèi)容，往往以“事由”的形式把內(nèi)容要點(diǎn)標(biāo)出來(lái)。這樣可省時(shí)間，便于工作。
4。正文。正文一般由三部分組成。即：開頭、主體、結(jié)尾。開頭大致有兩種寫法：開門見山，直述發(fā)函意圖；對(duì)客戶作自我介紹或引述對(duì)方來(lái)函。比如：“我公司專營(yíng)×××”，或“貴公司×月×日來(lái)函收悉”等等。
5。主體。主體是信函的中心內(nèi)容，主要闡明發(fā)函者的意見、目的、意圖。文字要簡(jiǎn)明，事由要講清楚，力求有理有據(jù)，有分寸，使對(duì)方能夠接受。作者應(yīng)依內(nèi)容的多寡，或分段寫，或分條列項(xiàng)，確保條理清楚。
6。結(jié)尾。外貿(mào)業(yè)務(wù)函件的結(jié)尾務(wù)必簡(jiǎn)潔，往往用一兩句表示希望回信或提出與本函件的主旨有關(guān)的要求。結(jié)尾是點(diǎn)睛之處，特別要寫好。
7。祝頌語(yǔ)。祝頌語(yǔ)分兩部分，祝頌語(yǔ)寫于正文結(jié)尾的下面。前部寫于正文的中部，后部另起行，頂格書寫。如“謹(jǐn)視商安”“謹(jǐn)祝”寫于正文中部，“商安”另起行，頂格書寫。
8。落款。落款寫明發(fā)函單位名稱，如“××公司”。如有負(fù)責(zé)人簽字，須注明職銜，年、月、日要寫全。
9。附件。隨函附發(fā)的有關(guān)材料，如報(bào)價(jià)單、發(fā)票、確認(rèn)書、單據(jù)等，都可作為附件處理。
格式
×××××公司：
傳真：×××地址：××縣×路×號(hào)
電傳：×××電話：×××××”
編號(hào)：×××
事由：
開頭．
主體．
結(jié)尾．
此致
附件：
××公司
××××年×月×日
范文
×××公司：
前從××處獲悉，貴公司為發(fā)展轉(zhuǎn)口貿(mào)易，擬訂購(gòu)我公司××食品，直銷美國(guó)。針對(duì)你方開展的這一業(yè)務(wù)，我們?cè)敢馓峁┲С峙c合作。現(xiàn)報(bào)供10000箱，每箱2美元的美國(guó)凈價(jià)；交貨期××年×月×日，分兩批各5000箱，付款條件是不可撤銷即期信用證。
上述發(fā)盤×日復(fù)到有效。
××進(jìn)出口公司
××××年×月×日