對外文書是對外交往的書信形式，是進(jìn)行對外交涉和禮儀往來的一種重要手段。各種文書均體現(xiàn)國家的對外方針政策和有關(guān)法規(guī)，所以起草和發(fā)送對外文書是政策性很強(qiáng)的工作。即使是一件純屬禮節(jié)性的函件，如果格式與行文不合常規(guī)，也可能引起收件人的誤解和不愉快，如果文內(nèi)有其他錯(cuò)誤，則會(huì)造成更為嚴(yán)重的后果。因此，書寫對外文書要求文字嚴(yán)謹(jǐn)、精煉、準(zhǔn)確，客套用語合乎慣例，格式要美觀大方，打印要整潔。
收到各類文書要盡快處理，切勿拖壓，尤其是外交上的文書往來，收下回復(fù)或不予置理以至拒收退回，都反映一種政治態(tài)度。因此對外文書處理要十分慎重。一般情況下，除某些純屬通知性的文電外，應(yīng)以相應(yīng)的文書進(jìn)行答復(fù)或復(fù)謝。
一、 幾種對外文書
（一） 照 會(huì)
照會(huì)分正式照會(huì)和普通照會(huì)兩種。
正式照會(huì)由國家元首、政府首腦、外交部長、大使、代辦、臨時(shí)代辦等人簽名發(fā)出，并用第一人稱寫成。一般不蓋機(jī)關(guān)印章。普通照會(huì)由外交機(jī)關(guān)（外交部）或外交代表機(jī)關(guān)發(fā)出，行文用第三人稱，加蓋機(jī)關(guān)印章，一般不簽字。但有的國家要求加蓋印章后再由使節(jié)或受權(quán)的外交官簽名。正式照會(huì)和普通照會(huì)的區(qū)別還在于它們使用范圍不同。
正式照會(huì)用于：1．重大事情的通知。如國家領(lǐng)導(dǎo)人的變更，大使、領(lǐng)事的更換，承認(rèn)、斷交、復(fù)交等事項(xiàng)的正式通知。2．重要問題的交涉。如建議締結(jié)或修改條約，建議召開雙邊、多邊國際會(huì)議，互設(shè)領(lǐng)事館，委托代管本國財(cái)產(chǎn)，國家元首、政府首腦的訪問以及其他有關(guān)政治、軍事、經(jīng)濟(jì)等重要問題的交涉。3．隆重的禮儀表示。如表示慶賀、吊唁等等。4．為了表示對某一件事的特別重視，也有使用正式照會(huì)的。
普通照會(huì)用于進(jìn)行一般交涉、行政性通知、辦理日常事務(wù)、交際往來。由于外交文書日趨簡化，普通照會(huì)的使用范圍也越來越廣，政府之間關(guān)于重要國際問題的來往，現(xiàn)在也多使用普通照會(huì)。
普通照會(huì)以同樣內(nèi)容普遍分發(fā)給當(dāng)?shù)馗魍饨淮頇C(jī)關(guān)的，亦稱通告照會(huì)。例如，外交部用以向外交團(tuán)發(fā)送各種事務(wù)性通知、規(guī)定、條例等照會(huì)，以及各外交代表機(jī)關(guān)用以通知大使、臨時(shí)代辦離任、返任，外交官到離任、例假日等。這類通告照會(huì)可復(fù)印，受文機(jī)關(guān)可寫“各國駐××國外交代表機(jī)關(guān)”。
（二） 對 外 函 件
對外函件（包括外交函件）形式簡便，使用范圍較廣。國家領(lǐng)導(dǎo)人、外交人員以及各部門各機(jī)構(gòu)寫給外國相應(yīng)人員與機(jī)構(gòu)的書信都可采用這種形式。根據(jù)內(nèi)容情況，凡屬重要者，視為正式函件，凡屬事務(wù)性者，視為便函。一般說來，領(lǐng)導(dǎo)人和外交代表之間的親筆簽名信即屬外交函件。
（三） 備 忘 錄
備忘錄是外交代表機(jī)關(guān)之間使用的一種外交文書，用來說明就某一事件、問題進(jìn)行交涉時(shí)在事實(shí)上、立場上、法律方面的細(xì)節(jié)，或用來重申外交會(huì)談中的談話內(nèi)容?？擅娼换蛩徒粚Ψ?，無客套語、致敬語，開頭就敘述事實(shí)。在會(huì)談或交涉中為了對方便于記憶談話的內(nèi)容或避免誤解，可預(yù)先寫成備忘錄面交對方，也可在談話后將要點(diǎn)用備忘錄送交對方。為了敘述事實(shí)或陳述、補(bǔ)充自己的觀點(diǎn)、意見或駁復(fù)對方的觀點(diǎn)、意見，如果用照會(huì)過于鄭重時(shí)，可使用備忘錄。有時(shí)為了提醒某一件事，作為一種客氣的催詢，也可送交備忘錄。
備忘錄也可以作為正式照會(huì)或普通照會(huì)的附件。
面交的備忘錄，不編號(hào)、不寫抬頭、不蓋章；送交的則要編號(hào)、寫抬頭、要蓋章。有的標(biāo)上“備忘錄”三字。
（四） 電 報(bào)
國家領(lǐng)導(dǎo)人、外交代表，各部門和機(jī)構(gòu)亦常用電報(bào)同外國相應(yīng)人員及單位進(jìn)行文書往來。電報(bào)多用于祝賀、慰問、吊唁及各種事務(wù)性聯(lián)系。抬頭應(yīng)寫清受電人國名、地名、職銜、姓名，發(fā)電人亦應(yīng)具職銜和全名或機(jī)構(gòu)名稱。
電報(bào)可直發(fā)收電人，亦可發(fā)有關(guān)國家外交部轉(zhuǎn)或通過駐外使館轉(zhuǎn)交。
二、 對外文書使用的要求
格式 使用對外文書首先要注意格式，不要用錯(cuò)。如外長和外交代表使用正式照會(huì)，不要用普通照會(huì)的格式，非外交代表機(jī)構(gòu)使用對外函件，不要用照會(huì)格式等等。
人稱 人稱要與文書格式相適應(yīng)。正式照會(huì)、外交函件、電報(bào)均是以簽署人的口氣用第一人稱寫成。在正式照會(huì)中，一般不用“我們”一詞，普通照會(huì)一般以單位名義用第三人稱寫成，稱對方亦用第三人稱，不可用“貴方”或“貴館”等措詞，而是重提受照機(jī)關(guān)的名稱。以機(jī)構(gòu)名義書寫的對外函件亦用第三人稱。
另外，簽署者與受文者要相適應(yīng)，即人對人、單位對單位。如：正式照會(huì)是人對人，普通照會(huì)是單位對單位。在個(gè)人對個(gè)人的外交文書中講究身份對等，如元首對元首，總理對總理，外長對外長。但也有特殊情況，如大使作為國家的全權(quán)代表可對外長、總理、元首，而代辦一般只對外長。其他的對外函件可根據(jù)實(shí)際情況書寫。
客套用語 客套用語要與格式相適應(yīng)。如普通照會(huì)開頭的“×××向×××致意”這一客套用語不能用作個(gè)人函件中的開頭語，非外交機(jī)關(guān)發(fā)的對外文書也不用這一套語，照會(huì)結(jié)尾的致敬語使用時(shí)要注意與雙方的身份、關(guān)系和場合相適應(yīng)。如，致代辦處的文書一般用“順致敬意”或“順致崇高的敬意”；給外交部和大使館的文書則一般用“順致崇高的敬意”。事務(wù)性的文書，亦用“順致崇高的敬意”。
致敬語不能自成一頁，應(yīng)緊跟正文后另起一段。
稱呼 文書抬頭即受文人的職銜、姓名等要全稱，文中第一出現(xiàn)職銜、姓名也要全稱。第二次出現(xiàn)則可用簡稱。（“稱呼”詳見第二章第九節(jié)。）
國名 文書信封和文中的抬頭的國名等均用全稱。文中第一次出現(xiàn)時(shí)用全稱，以后可用簡稱。但有些國家由于情況特殊，如朝鮮民主主義共和國國名則須用全稱。
有些國家由于發(fā)生革命、政變或其他原因，國名可能改變，須隨時(shí)注意，不要寫錯(cuò)。
譯文 對外文書一般以本國文字為正本。但為了使收件人能夠確切理解文件的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，往往附有收件國文字或通用的第三國文字的譯文。在本國向外國常駐代表機(jī)關(guān)發(fā)送事務(wù)性函件，也可僅用本國文字，不附譯文。較為重要的文書則附以譯文為好（有的國家譯文本上注有“非正式譯文“字樣）。各國套語用法以及行文格式與中文不同，翻譯時(shí)應(yīng)注意，要符合各種文字的用法。一般函電也可用接受國文字或通用文字書寫。
收到各類文書要盡快處理，切勿拖壓，尤其是外交上的文書往來，收下回復(fù)或不予置理以至拒收退回，都反映一種政治態(tài)度。因此對外文書處理要十分慎重。一般情況下，除某些純屬通知性的文電外，應(yīng)以相應(yīng)的文書進(jìn)行答復(fù)或復(fù)謝。
一、 幾種對外文書
（一） 照 會(huì)
照會(huì)分正式照會(huì)和普通照會(huì)兩種。
正式照會(huì)由國家元首、政府首腦、外交部長、大使、代辦、臨時(shí)代辦等人簽名發(fā)出，并用第一人稱寫成。一般不蓋機(jī)關(guān)印章。普通照會(huì)由外交機(jī)關(guān)（外交部）或外交代表機(jī)關(guān)發(fā)出，行文用第三人稱，加蓋機(jī)關(guān)印章，一般不簽字。但有的國家要求加蓋印章后再由使節(jié)或受權(quán)的外交官簽名。正式照會(huì)和普通照會(huì)的區(qū)別還在于它們使用范圍不同。
正式照會(huì)用于：1．重大事情的通知。如國家領(lǐng)導(dǎo)人的變更，大使、領(lǐng)事的更換，承認(rèn)、斷交、復(fù)交等事項(xiàng)的正式通知。2．重要問題的交涉。如建議締結(jié)或修改條約，建議召開雙邊、多邊國際會(huì)議，互設(shè)領(lǐng)事館，委托代管本國財(cái)產(chǎn)，國家元首、政府首腦的訪問以及其他有關(guān)政治、軍事、經(jīng)濟(jì)等重要問題的交涉。3．隆重的禮儀表示。如表示慶賀、吊唁等等。4．為了表示對某一件事的特別重視，也有使用正式照會(huì)的。
普通照會(huì)用于進(jìn)行一般交涉、行政性通知、辦理日常事務(wù)、交際往來。由于外交文書日趨簡化，普通照會(huì)的使用范圍也越來越廣，政府之間關(guān)于重要國際問題的來往，現(xiàn)在也多使用普通照會(huì)。
普通照會(huì)以同樣內(nèi)容普遍分發(fā)給當(dāng)?shù)馗魍饨淮頇C(jī)關(guān)的，亦稱通告照會(huì)。例如，外交部用以向外交團(tuán)發(fā)送各種事務(wù)性通知、規(guī)定、條例等照會(huì)，以及各外交代表機(jī)關(guān)用以通知大使、臨時(shí)代辦離任、返任，外交官到離任、例假日等。這類通告照會(huì)可復(fù)印，受文機(jī)關(guān)可寫“各國駐××國外交代表機(jī)關(guān)”。
（二） 對 外 函 件
對外函件（包括外交函件）形式簡便，使用范圍較廣。國家領(lǐng)導(dǎo)人、外交人員以及各部門各機(jī)構(gòu)寫給外國相應(yīng)人員與機(jī)構(gòu)的書信都可采用這種形式。根據(jù)內(nèi)容情況，凡屬重要者，視為正式函件，凡屬事務(wù)性者，視為便函。一般說來，領(lǐng)導(dǎo)人和外交代表之間的親筆簽名信即屬外交函件。
（三） 備 忘 錄
備忘錄是外交代表機(jī)關(guān)之間使用的一種外交文書，用來說明就某一事件、問題進(jìn)行交涉時(shí)在事實(shí)上、立場上、法律方面的細(xì)節(jié)，或用來重申外交會(huì)談中的談話內(nèi)容?？擅娼换蛩徒粚Ψ?，無客套語、致敬語，開頭就敘述事實(shí)。在會(huì)談或交涉中為了對方便于記憶談話的內(nèi)容或避免誤解，可預(yù)先寫成備忘錄面交對方，也可在談話后將要點(diǎn)用備忘錄送交對方。為了敘述事實(shí)或陳述、補(bǔ)充自己的觀點(diǎn)、意見或駁復(fù)對方的觀點(diǎn)、意見，如果用照會(huì)過于鄭重時(shí)，可使用備忘錄。有時(shí)為了提醒某一件事，作為一種客氣的催詢，也可送交備忘錄。
備忘錄也可以作為正式照會(huì)或普通照會(huì)的附件。
面交的備忘錄，不編號(hào)、不寫抬頭、不蓋章；送交的則要編號(hào)、寫抬頭、要蓋章。有的標(biāo)上“備忘錄”三字。
（四） 電 報(bào)
國家領(lǐng)導(dǎo)人、外交代表，各部門和機(jī)構(gòu)亦常用電報(bào)同外國相應(yīng)人員及單位進(jìn)行文書往來。電報(bào)多用于祝賀、慰問、吊唁及各種事務(wù)性聯(lián)系。抬頭應(yīng)寫清受電人國名、地名、職銜、姓名，發(fā)電人亦應(yīng)具職銜和全名或機(jī)構(gòu)名稱。
電報(bào)可直發(fā)收電人，亦可發(fā)有關(guān)國家外交部轉(zhuǎn)或通過駐外使館轉(zhuǎn)交。
二、 對外文書使用的要求
格式 使用對外文書首先要注意格式，不要用錯(cuò)。如外長和外交代表使用正式照會(huì)，不要用普通照會(huì)的格式，非外交代表機(jī)構(gòu)使用對外函件，不要用照會(huì)格式等等。
人稱 人稱要與文書格式相適應(yīng)。正式照會(huì)、外交函件、電報(bào)均是以簽署人的口氣用第一人稱寫成。在正式照會(huì)中，一般不用“我們”一詞，普通照會(huì)一般以單位名義用第三人稱寫成，稱對方亦用第三人稱，不可用“貴方”或“貴館”等措詞，而是重提受照機(jī)關(guān)的名稱。以機(jī)構(gòu)名義書寫的對外函件亦用第三人稱。
另外，簽署者與受文者要相適應(yīng)，即人對人、單位對單位。如：正式照會(huì)是人對人，普通照會(huì)是單位對單位。在個(gè)人對個(gè)人的外交文書中講究身份對等，如元首對元首，總理對總理，外長對外長。但也有特殊情況，如大使作為國家的全權(quán)代表可對外長、總理、元首，而代辦一般只對外長。其他的對外函件可根據(jù)實(shí)際情況書寫。
客套用語 客套用語要與格式相適應(yīng)。如普通照會(huì)開頭的“×××向×××致意”這一客套用語不能用作個(gè)人函件中的開頭語，非外交機(jī)關(guān)發(fā)的對外文書也不用這一套語，照會(huì)結(jié)尾的致敬語使用時(shí)要注意與雙方的身份、關(guān)系和場合相適應(yīng)。如，致代辦處的文書一般用“順致敬意”或“順致崇高的敬意”；給外交部和大使館的文書則一般用“順致崇高的敬意”。事務(wù)性的文書，亦用“順致崇高的敬意”。
致敬語不能自成一頁，應(yīng)緊跟正文后另起一段。
稱呼 文書抬頭即受文人的職銜、姓名等要全稱，文中第一出現(xiàn)職銜、姓名也要全稱。第二次出現(xiàn)則可用簡稱。（“稱呼”詳見第二章第九節(jié)。）
國名 文書信封和文中的抬頭的國名等均用全稱。文中第一次出現(xiàn)時(shí)用全稱，以后可用簡稱。但有些國家由于情況特殊，如朝鮮民主主義共和國國名則須用全稱。
有些國家由于發(fā)生革命、政變或其他原因，國名可能改變，須隨時(shí)注意，不要寫錯(cuò)。
譯文 對外文書一般以本國文字為正本。但為了使收件人能夠確切理解文件的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，往往附有收件國文字或通用的第三國文字的譯文。在本國向外國常駐代表機(jī)關(guān)發(fā)送事務(wù)性函件，也可僅用本國文字，不附譯文。較為重要的文書則附以譯文為好（有的國家譯文本上注有“非正式譯文“字樣）。各國套語用法以及行文格式與中文不同，翻譯時(shí)應(yīng)注意，要符合各種文字的用法。一般函電也可用接受國文字或通用文字書寫。