一、皇權(quán)周期性的由強轉(zhuǎn)弱
封建社會中，皇帝通過頒布詔書，下達口諭來指揮國事。凡開國帝王、中興之主或有為之君，無不力求強化皇權(quán)，事無大小，都須經(jīng)自己過目，由自己批閱裁定。如秦始皇嚴(yán)令各級地方政府凡事都須層層上報，規(guī)定該行文的事項極為繁瑣，《秦律十八種·田律》中明令，凡下了及時雨、谷物抽穗及遇旱、澇、蟲災(zāi)等事都得行文上報，以致“日夜有呈，不中呈不得休息”（《史記·秦始皇本紀(jì)》），他每天親自批閱的簡牘奏章就重達120斤。又如精明強干的明成祖曾斥責(zé)秘書機構(gòu)通政司自行將認(rèn)為不重要的事不上報，語重心長地對秘書官員說：“欲周知民情，雖細(xì)微事不敢忽。蓋上下交則泰，不交則否，自古昏君，其不知民事者多至亡國?！泵髁钔ㄕ尽胺矔嚓P(guān)民休戚者，雖小事必聞，朕于所受不厭倦也”（《明史·成祖本紀(jì)》），以此牢牢控制政權(quán)。這種時期，皇權(quán)都很強。
但是，如此一來，朝廷公文驟增。如西漢武帝時，僅刑事文書就“盈于幾閣，典者不能偏睹”（《漢書·刑法志》），公文堆滿房間，連刑事吏員們也來不及閱讀，大量積壓。又如朱元璋為強化皇權(quán)，取消中書省，廢除丞相一職，自己以皇帝兼行宰相職權(quán)，直接指揮六部，處理國事，導(dǎo)致面臨的事務(wù)千頭萬緒，他除了每天設(shè)早朝處理外，又增設(shè)午朝，仍忙不過來。他試圖事事過問，件件公文由自己批閱，無論從個人精力、能力、時間上而言，客觀上都不可能。為此，朱元璋設(shè)立起內(nèi)閣、六科、通政司等眾多的秘書機構(gòu)，來協(xié)助自己處理公文。
起初，這些帝王只是將大量文書交給秘書機構(gòu)初閱，分別其輕重緩急，將重要的、急迫的公文篩選出來，呈送皇帝批答。重要的、急迫的公文的增多，又迫使皇帝授權(quán)秘書官員對之提出初步意見，如明代內(nèi)閣大學(xué)士的“票擬”權(quán)。后來，又發(fā)展為由秘書官吏代擬批答，經(jīng)皇帝過目，以皇帝的名義頒發(fā)。如南朝齊、梁時期的中書舍人，幾乎包攬了皇帝詔命的擬制、章奏的批答。這樣，皇帝客觀上將決策權(quán)一步步授與秘書機構(gòu)，自己通過公文指揮國事的作用相對減弱，逐漸成為一具尊貴而神圣的偶像，政令都由權(quán)臣控制的秘書機構(gòu)擬制，加蓋皇帝的玉璽下頒。至此，皇帝便成為一具徹底的偶像，皇權(quán)也完全象征化。
隨著皇權(quán)的弱化，從貧民百姓到政府官員對皇權(quán)的崇拜也日益淡化。如北宋末年，中書省的一些秘書官員公然指出：“至于君，雖得以令臣，而不可違于理而妄作，臣雖所以共君，而不可貳于道而曲從。”（羅大經(jīng)《鶴林玉露》）“所謂君者，非有四目兩喙、鱗頭羽臂也，狀貌或與人同，則夫人固可為也。”（鄧牧《君道篇》）“政事由中書則治，不由中書則亂，天下事當(dāng)與天下共之，非人主所可得私也?！保ā端问贰㈨陚鳌罚┻@些言論大膽宣布，皇帝并非神，而是人，秘書官員對皇帝的錯誤命令不必屈從，凡政務(wù)應(yīng)當(dāng)經(jīng)過中書省官員的商議，不應(yīng)由皇帝一人說了算。這是皇權(quán)衰弱時期秘書官員要求擴大職權(quán)的代表性意愿。因此，無論從指揮國事上還是觀念上，皇權(quán)都周期性地由強轉(zhuǎn)弱，而這就為秘書機構(gòu)的擴權(quán)創(chuàng)設(shè)了條件。
二、實務(wù)性的秘書機構(gòu)周期性地由弱轉(zhuǎn)強
自秦始皇建立起統(tǒng)一的中央集權(quán)的封建君主專制王朝后，歷代統(tǒng)治者為了管理幅員遼闊、人口眾多的大國，其管理系統(tǒng)必須大大加強縱向溝通，即由統(tǒng)治者發(fā)出指令，經(jīng)過溝通渠道，將指令傳遞給朝廷百司和各級地方官衙，付諸實施，再由朝廷百司和各級地方官衙將實施情況通過溝通渠道，反饋給統(tǒng)治者。溝通渠道擔(dān)負(fù)的職能是：將統(tǒng)治者的指令以文字?jǐn)M制成各種公文，或以口語傳達給接收者，并通過調(diào)查、了解等方法將指令實施情況擬制成公文，或以口語反饋給統(tǒng)治者。溝通渠道的表現(xiàn)形式就是中央秘書機構(gòu)。因此，中央秘書機構(gòu)是封建王朝政體中必不可少的一個輔助機構(gòu)，王朝可以更迭，帝王可以廢立，它卻始終存在，使封建國家機器得以連續(xù)運轉(zhuǎn)。它從事著公文擬制、處理、命令傳頒、調(diào)查研究、情況上報等具體事務(wù)，與象征性的皇權(quán)相對照，它是一個腳踏實地的實務(wù)性的辦事機構(gòu)。實務(wù)性成為秘書機構(gòu)的一個重要性質(zhì)。
這一性質(zhì)決定了秘書機構(gòu)的組成成員必須是實干家，而不是空發(fā)議論的清談家。歷代中央秘書機構(gòu)吸收的成員，或是子承父業(yè)、弟承兌業(yè)、代代積累起經(jīng)驗的世襲秘書官吏，或是以科舉考試等形式層層選拔出來的優(yōu)秀人才，以保證它的業(yè)務(wù)素質(zhì)。這些秘書官吏在長期從事大量實務(wù)性事務(wù)中，使其專業(yè)水平日益增進，經(jīng)驗越來越豐富。更重要的，是使他們既熟悉了統(tǒng)治者的決策意圖、方式，又熟悉了執(zhí)行機構(gòu)的實施方式、技巧，培養(yǎng)了參政、理政能力，使每一個王朝的中央秘書機構(gòu)總是由弱至強。
這樣，歷代中央秘書機構(gòu)在皇權(quán)強盛、皇帝直接指揮政務(wù)時，它一般只從事公文收發(fā)、命令宣達等事務(wù)，附屬性明顯，服從性很強，職權(quán)較弱；當(dāng)皇帝無法處理全部政務(wù)，將越來越多的公文擬制、初閱、處理及交辦事項委托給它時，它的職權(quán)開始擴展，機構(gòu)擴大、人員增加，地位、作用也隨之提高；當(dāng)皇權(quán)衰弱時期，它的附屬性、服從性減弱，獨立性增強，遂逐步以自己的能力部分或全部地替代了統(tǒng)治集團中的決策、執(zhí)行職能，插手政務(wù)，導(dǎo)致職權(quán)膨脹。
象征性的皇權(quán)總是由強轉(zhuǎn)弱，實務(wù)性的秘書機構(gòu)總是由弱轉(zhuǎn)強，這對矛盾的雙方呈反比同步發(fā)展。當(dāng)皇權(quán)衰弱，秘書機構(gòu)職權(quán)膨脹時，統(tǒng)治集團經(jīng)過激烈的內(nèi)爭或戰(zhàn)爭，推舉出中興之主或開創(chuàng)新王朝后，再度強化皇權(quán)，將已膨脹的秘書機構(gòu)轉(zhuǎn)化為政務(wù)中樞或解散，重新設(shè)立起附屬性、服從性很強的秘書機構(gòu)。由此，又開始了下一輪的循環(huán)。如此循環(huán)往復(fù)，就形成了規(guī)律性的“膨脹回位”的怪圈。盡管封建統(tǒng)治者力圖吸取前朝的教訓(xùn)，采取種種措施，試圖制止中央秘書機構(gòu)職權(quán)膨脹，消除這一怪圈。但是，由于他們無法解決這對矛盾，其結(jié)果，至多只能延長某一個周期，而始終阻遏不住這怪圈的旋轉(zhuǎn)循環(huán)。
三、權(quán)限不明為秘書機構(gòu)擴權(quán)推波助瀾
歷代中央秘書機構(gòu)權(quán)限界定不明確，是形成“膨脹回位”怪圈的又一原因。如前所述，在封建王朝的政體中，中央秘書機構(gòu)是介于決策者和執(zhí)行者之間的溝通渠道，起橋梁、紐帶作用。如果封建統(tǒng)治者始終將它的職權(quán)限制在受命擬制、處理公文、傳達命令等溝通事務(wù)的范圍內(nèi)，使它上無決策之權(quán)，下無執(zhí)行之權(quán)，那么，它將一直是個附屬性很強的輔助機構(gòu)，不可能職權(quán)膨脹。
然而，由于封建帝王不理解這一點，只是將中央秘書機構(gòu)視為個人得心應(yīng)手的工具，常隨心所欲地授予一些決策權(quán)、執(zhí)行權(quán)。其最典型的例子，是南朝宋、齊時期的典簽。典簽本是中央秘書機構(gòu)中處理文書的小吏，由于經(jīng)常接近皇帝，受到信用，后常被派往各地，監(jiān)視方鎮(zhèn)、宗室諸王及州刺史，名為去典領(lǐng)文書，實是去控制地方的行政權(quán)、兵權(quán)，使他們攬權(quán)一方，勢傾一地，號稱“簽帥”。
如果說典簽的大權(quán)加身只是帝王對個別秘書官吏的特殊任用，那么，封建帝王允許尚書臺官員可以裁決奏章、內(nèi)閣大學(xué)士可以“票擬”則是從制度上授于中央秘書機構(gòu)以決策權(quán)。據(jù)《明史·職官志》和《明會典·通政使司》記載，通政使司有六項職掌，前五項可歸納為“掌受內(nèi)外章疏敷奏封駁之事”，即收發(fā)、處理各方公文，是典型的秘書業(yè)務(wù)；第六項則規(guī)定它可以參與議決大政、大獄及“廷推”（即商議任命朝廷重要官員），允許它參與決策、處理重大案件，具有一定的人事權(quán)，即授予了它決策權(quán)和執(zhí)行權(quán)。
當(dāng)皇權(quán)逐步象征化，皇帝授于中央秘書機構(gòu)的決策權(quán)與執(zhí)行權(quán)就越多、越大。因此，從史實上看，歷代中央秘書機構(gòu)職權(quán)的擴展、膨脹，并非它本身在奪權(quán)、侵權(quán)，而是皇帝在向它放權(quán)、授權(quán)。正由于這些職權(quán)是皇帝明文授予、見諸于規(guī)章制度，使它帶有合法性，因此，歷代中央秘書機構(gòu)職權(quán)的擴展、膨脹沒有受到朝官集團的非議、阻止，而是潛形默化地在進行著。當(dāng)皇權(quán)衰弱時期，它就能理直氣壯地承擔(dān)起統(tǒng)治集團中的決策、執(zhí)行職能，使職權(quán)膨脹到頂峰。
縱觀以往秘書機構(gòu)的職責(zé)范圍，可以清楚地看出，歷代中央秘書機構(gòu)在處于弱小時，其職能基本上限定在文書、檔案等秘書事務(wù)范疇內(nèi)；當(dāng)其擴展時，增加了些決策、執(zhí)行權(quán)，已不是純粹的秘書機構(gòu)；當(dāng)其膨脹時，它實際上已嬗變?yōu)橐粋€政務(wù)中樞。由此可見，職權(quán)界定不明確，為歷代中央秘書機構(gòu)的擴展、膨脹鋪設(shè)了階梯，起了推波助瀾的作用。與此相反，歷代地方官衙的秘書機構(gòu)由于職責(zé)界定相對明確，它們很少出現(xiàn)“膨脹回位”現(xiàn)象，其機構(gòu)和秘書人員的名稱長期趨于穩(wěn)定。如秦朝時產(chǎn)生的郡衙門中的記室，其職掌為起草、處理文書及記錄，相當(dāng)于現(xiàn)代的秘書科，它在封建社會中存在了一千多年。又如秦朝產(chǎn)生的郡、縣衙門中的主簿一職，職掌為典領(lǐng)文書工作，處理官衙中日常事務(wù)，相當(dāng)于現(xiàn)代的辦公室主任，此職一直延續(xù)到清朝滅亡為止。
探究歷代中央秘書機構(gòu)的設(shè)置規(guī)律，有助于古為今用，吸取教訓(xùn)，獲得啟迪，對進一步明確我國現(xiàn)代秘書機構(gòu)的性質(zhì)、界定職責(zé)范圍、制定規(guī)章制度，乃至精簡機構(gòu)、提高效率、防止文牘主義等都有一定的借鑒作用。
封建社會中，皇帝通過頒布詔書，下達口諭來指揮國事。凡開國帝王、中興之主或有為之君，無不力求強化皇權(quán)，事無大小，都須經(jīng)自己過目，由自己批閱裁定。如秦始皇嚴(yán)令各級地方政府凡事都須層層上報，規(guī)定該行文的事項極為繁瑣，《秦律十八種·田律》中明令，凡下了及時雨、谷物抽穗及遇旱、澇、蟲災(zāi)等事都得行文上報，以致“日夜有呈，不中呈不得休息”（《史記·秦始皇本紀(jì)》），他每天親自批閱的簡牘奏章就重達120斤。又如精明強干的明成祖曾斥責(zé)秘書機構(gòu)通政司自行將認(rèn)為不重要的事不上報，語重心長地對秘書官員說：“欲周知民情，雖細(xì)微事不敢忽。蓋上下交則泰，不交則否，自古昏君，其不知民事者多至亡國?！泵髁钔ㄕ尽胺矔嚓P(guān)民休戚者，雖小事必聞，朕于所受不厭倦也”（《明史·成祖本紀(jì)》），以此牢牢控制政權(quán)。這種時期，皇權(quán)都很強。
但是，如此一來，朝廷公文驟增。如西漢武帝時，僅刑事文書就“盈于幾閣，典者不能偏睹”（《漢書·刑法志》），公文堆滿房間，連刑事吏員們也來不及閱讀，大量積壓。又如朱元璋為強化皇權(quán)，取消中書省，廢除丞相一職，自己以皇帝兼行宰相職權(quán)，直接指揮六部，處理國事，導(dǎo)致面臨的事務(wù)千頭萬緒，他除了每天設(shè)早朝處理外，又增設(shè)午朝，仍忙不過來。他試圖事事過問，件件公文由自己批閱，無論從個人精力、能力、時間上而言，客觀上都不可能。為此，朱元璋設(shè)立起內(nèi)閣、六科、通政司等眾多的秘書機構(gòu)，來協(xié)助自己處理公文。
起初，這些帝王只是將大量文書交給秘書機構(gòu)初閱，分別其輕重緩急，將重要的、急迫的公文篩選出來，呈送皇帝批答。重要的、急迫的公文的增多，又迫使皇帝授權(quán)秘書官員對之提出初步意見，如明代內(nèi)閣大學(xué)士的“票擬”權(quán)。后來，又發(fā)展為由秘書官吏代擬批答，經(jīng)皇帝過目，以皇帝的名義頒發(fā)。如南朝齊、梁時期的中書舍人，幾乎包攬了皇帝詔命的擬制、章奏的批答。這樣，皇帝客觀上將決策權(quán)一步步授與秘書機構(gòu)，自己通過公文指揮國事的作用相對減弱，逐漸成為一具尊貴而神圣的偶像，政令都由權(quán)臣控制的秘書機構(gòu)擬制，加蓋皇帝的玉璽下頒。至此，皇帝便成為一具徹底的偶像，皇權(quán)也完全象征化。
隨著皇權(quán)的弱化，從貧民百姓到政府官員對皇權(quán)的崇拜也日益淡化。如北宋末年，中書省的一些秘書官員公然指出：“至于君，雖得以令臣，而不可違于理而妄作，臣雖所以共君，而不可貳于道而曲從。”（羅大經(jīng)《鶴林玉露》）“所謂君者，非有四目兩喙、鱗頭羽臂也，狀貌或與人同，則夫人固可為也。”（鄧牧《君道篇》）“政事由中書則治，不由中書則亂，天下事當(dāng)與天下共之，非人主所可得私也?！保ā端问贰㈨陚鳌罚┻@些言論大膽宣布，皇帝并非神，而是人，秘書官員對皇帝的錯誤命令不必屈從，凡政務(wù)應(yīng)當(dāng)經(jīng)過中書省官員的商議，不應(yīng)由皇帝一人說了算。這是皇權(quán)衰弱時期秘書官員要求擴大職權(quán)的代表性意愿。因此，無論從指揮國事上還是觀念上，皇權(quán)都周期性地由強轉(zhuǎn)弱，而這就為秘書機構(gòu)的擴權(quán)創(chuàng)設(shè)了條件。
二、實務(wù)性的秘書機構(gòu)周期性地由弱轉(zhuǎn)強
自秦始皇建立起統(tǒng)一的中央集權(quán)的封建君主專制王朝后，歷代統(tǒng)治者為了管理幅員遼闊、人口眾多的大國，其管理系統(tǒng)必須大大加強縱向溝通，即由統(tǒng)治者發(fā)出指令，經(jīng)過溝通渠道，將指令傳遞給朝廷百司和各級地方官衙，付諸實施，再由朝廷百司和各級地方官衙將實施情況通過溝通渠道，反饋給統(tǒng)治者。溝通渠道擔(dān)負(fù)的職能是：將統(tǒng)治者的指令以文字?jǐn)M制成各種公文，或以口語傳達給接收者，并通過調(diào)查、了解等方法將指令實施情況擬制成公文，或以口語反饋給統(tǒng)治者。溝通渠道的表現(xiàn)形式就是中央秘書機構(gòu)。因此，中央秘書機構(gòu)是封建王朝政體中必不可少的一個輔助機構(gòu)，王朝可以更迭，帝王可以廢立，它卻始終存在，使封建國家機器得以連續(xù)運轉(zhuǎn)。它從事著公文擬制、處理、命令傳頒、調(diào)查研究、情況上報等具體事務(wù)，與象征性的皇權(quán)相對照，它是一個腳踏實地的實務(wù)性的辦事機構(gòu)。實務(wù)性成為秘書機構(gòu)的一個重要性質(zhì)。
這一性質(zhì)決定了秘書機構(gòu)的組成成員必須是實干家，而不是空發(fā)議論的清談家。歷代中央秘書機構(gòu)吸收的成員，或是子承父業(yè)、弟承兌業(yè)、代代積累起經(jīng)驗的世襲秘書官吏，或是以科舉考試等形式層層選拔出來的優(yōu)秀人才，以保證它的業(yè)務(wù)素質(zhì)。這些秘書官吏在長期從事大量實務(wù)性事務(wù)中，使其專業(yè)水平日益增進，經(jīng)驗越來越豐富。更重要的，是使他們既熟悉了統(tǒng)治者的決策意圖、方式，又熟悉了執(zhí)行機構(gòu)的實施方式、技巧，培養(yǎng)了參政、理政能力，使每一個王朝的中央秘書機構(gòu)總是由弱至強。
這樣，歷代中央秘書機構(gòu)在皇權(quán)強盛、皇帝直接指揮政務(wù)時，它一般只從事公文收發(fā)、命令宣達等事務(wù)，附屬性明顯，服從性很強，職權(quán)較弱；當(dāng)皇帝無法處理全部政務(wù)，將越來越多的公文擬制、初閱、處理及交辦事項委托給它時，它的職權(quán)開始擴展，機構(gòu)擴大、人員增加，地位、作用也隨之提高；當(dāng)皇權(quán)衰弱時期，它的附屬性、服從性減弱，獨立性增強，遂逐步以自己的能力部分或全部地替代了統(tǒng)治集團中的決策、執(zhí)行職能，插手政務(wù)，導(dǎo)致職權(quán)膨脹。
象征性的皇權(quán)總是由強轉(zhuǎn)弱，實務(wù)性的秘書機構(gòu)總是由弱轉(zhuǎn)強，這對矛盾的雙方呈反比同步發(fā)展。當(dāng)皇權(quán)衰弱，秘書機構(gòu)職權(quán)膨脹時，統(tǒng)治集團經(jīng)過激烈的內(nèi)爭或戰(zhàn)爭，推舉出中興之主或開創(chuàng)新王朝后，再度強化皇權(quán)，將已膨脹的秘書機構(gòu)轉(zhuǎn)化為政務(wù)中樞或解散，重新設(shè)立起附屬性、服從性很強的秘書機構(gòu)。由此，又開始了下一輪的循環(huán)。如此循環(huán)往復(fù)，就形成了規(guī)律性的“膨脹回位”的怪圈。盡管封建統(tǒng)治者力圖吸取前朝的教訓(xùn)，采取種種措施，試圖制止中央秘書機構(gòu)職權(quán)膨脹，消除這一怪圈。但是，由于他們無法解決這對矛盾，其結(jié)果，至多只能延長某一個周期，而始終阻遏不住這怪圈的旋轉(zhuǎn)循環(huán)。
三、權(quán)限不明為秘書機構(gòu)擴權(quán)推波助瀾
歷代中央秘書機構(gòu)權(quán)限界定不明確，是形成“膨脹回位”怪圈的又一原因。如前所述，在封建王朝的政體中，中央秘書機構(gòu)是介于決策者和執(zhí)行者之間的溝通渠道，起橋梁、紐帶作用。如果封建統(tǒng)治者始終將它的職權(quán)限制在受命擬制、處理公文、傳達命令等溝通事務(wù)的范圍內(nèi)，使它上無決策之權(quán)，下無執(zhí)行之權(quán)，那么，它將一直是個附屬性很強的輔助機構(gòu)，不可能職權(quán)膨脹。
然而，由于封建帝王不理解這一點，只是將中央秘書機構(gòu)視為個人得心應(yīng)手的工具，常隨心所欲地授予一些決策權(quán)、執(zhí)行權(quán)。其最典型的例子，是南朝宋、齊時期的典簽。典簽本是中央秘書機構(gòu)中處理文書的小吏，由于經(jīng)常接近皇帝，受到信用，后常被派往各地，監(jiān)視方鎮(zhèn)、宗室諸王及州刺史，名為去典領(lǐng)文書，實是去控制地方的行政權(quán)、兵權(quán)，使他們攬權(quán)一方，勢傾一地，號稱“簽帥”。
如果說典簽的大權(quán)加身只是帝王對個別秘書官吏的特殊任用，那么，封建帝王允許尚書臺官員可以裁決奏章、內(nèi)閣大學(xué)士可以“票擬”則是從制度上授于中央秘書機構(gòu)以決策權(quán)。據(jù)《明史·職官志》和《明會典·通政使司》記載，通政使司有六項職掌，前五項可歸納為“掌受內(nèi)外章疏敷奏封駁之事”，即收發(fā)、處理各方公文，是典型的秘書業(yè)務(wù)；第六項則規(guī)定它可以參與議決大政、大獄及“廷推”（即商議任命朝廷重要官員），允許它參與決策、處理重大案件，具有一定的人事權(quán)，即授予了它決策權(quán)和執(zhí)行權(quán)。
當(dāng)皇權(quán)逐步象征化，皇帝授于中央秘書機構(gòu)的決策權(quán)與執(zhí)行權(quán)就越多、越大。因此，從史實上看，歷代中央秘書機構(gòu)職權(quán)的擴展、膨脹，并非它本身在奪權(quán)、侵權(quán)，而是皇帝在向它放權(quán)、授權(quán)。正由于這些職權(quán)是皇帝明文授予、見諸于規(guī)章制度，使它帶有合法性，因此，歷代中央秘書機構(gòu)職權(quán)的擴展、膨脹沒有受到朝官集團的非議、阻止，而是潛形默化地在進行著。當(dāng)皇權(quán)衰弱時期，它就能理直氣壯地承擔(dān)起統(tǒng)治集團中的決策、執(zhí)行職能，使職權(quán)膨脹到頂峰。
縱觀以往秘書機構(gòu)的職責(zé)范圍，可以清楚地看出，歷代中央秘書機構(gòu)在處于弱小時，其職能基本上限定在文書、檔案等秘書事務(wù)范疇內(nèi)；當(dāng)其擴展時，增加了些決策、執(zhí)行權(quán)，已不是純粹的秘書機構(gòu)；當(dāng)其膨脹時，它實際上已嬗變?yōu)橐粋€政務(wù)中樞。由此可見，職權(quán)界定不明確，為歷代中央秘書機構(gòu)的擴展、膨脹鋪設(shè)了階梯，起了推波助瀾的作用。與此相反，歷代地方官衙的秘書機構(gòu)由于職責(zé)界定相對明確，它們很少出現(xiàn)“膨脹回位”現(xiàn)象，其機構(gòu)和秘書人員的名稱長期趨于穩(wěn)定。如秦朝時產(chǎn)生的郡衙門中的記室，其職掌為起草、處理文書及記錄，相當(dāng)于現(xiàn)代的秘書科，它在封建社會中存在了一千多年。又如秦朝產(chǎn)生的郡、縣衙門中的主簿一職，職掌為典領(lǐng)文書工作，處理官衙中日常事務(wù)，相當(dāng)于現(xiàn)代的辦公室主任，此職一直延續(xù)到清朝滅亡為止。
探究歷代中央秘書機構(gòu)的設(shè)置規(guī)律，有助于古為今用，吸取教訓(xùn)，獲得啟迪，對進一步明確我國現(xiàn)代秘書機構(gòu)的性質(zhì)、界定職責(zé)范圍、制定規(guī)章制度，乃至精簡機構(gòu)、提高效率、防止文牘主義等都有一定的借鑒作用。