第十一章 公文辦理程序
第一節(jié) 公文辦理程序概述
（1）公文辦理程序：就是指公文在機關內(nèi)部形成到運轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié)。
（2）公文辦理示意圖：略。P305
第二節(jié) 收文辦理程序
收文：是指機關文書部門收進行外文單位發(fā)來的文件材料。
收文辦理：是指文書部門收到文件材料后，在機關內(nèi)部及時運轉(zhuǎn)直到閱辦完畢的全過程。組成這一過程的一系列相互銜接的環(huán)節(jié)稱之為收文辦理程序。
過程包括：簽收、拆封與登記；分發(fā)與傳閱；擬辦、批辦與承辦；催辦、查辦與注辦。分述如下：
（1）簽收、拆封和登記
1）簽收。是指收到文件材料后，收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，以明確交接雙方的責任，保證公文運轉(zhuǎn)的安全可靠。
機關的收文主要有三個來源：
一是機要交通送來的機要件；
二是郵局送來的掛號函件和電報；
三是外機關和部門直接送來的文件材料。
對照公文投遞單或送文登記簿認真清點，做到四查清：
1.查清信封或封筒上的收文機關名稱，是否確屬本機關的收文，以防錯投、錯收；
2.查清文件號碼與遞送人在簽收登記上所登的號碼是否一致；
3.查清文件封口是否破損，包裝是否牢固，如發(fā)現(xiàn)有散包、破封、密封條被拆等情況，應及時追查原因；
4.查清文件的登記件數(shù)與實有件數(shù)是否相符。
2）拆封。
1.對于寫明某某領“親收”、“親啟”的封件，則由領導人本人拆封或由其委托的人代拆。
2.密件則應交機要文書或機要室拆封。
3）登記。就是將需要登記的文件在收文登記簿上編號和記載文件的來源、去向，經(jīng)保正文件的收受和處理。
公文登記的作用主要有：
1.便于管理和保護文件，防止積壓和丟失；
2.便于檢查和檢索文件；
3.便于文件的統(tǒng)計和催辦工作；
4.作為核對與交接文件的憑據(jù)。
公文登記的具體范圍：
1.上下級機關文件。包括指導性、參閱性和需要辦理的文件；
2.下級機關文件。包括請示、報告性文件；
3.重要的帶有密級的刊物、資料；
4.其他機關商洽問題和需要答復的文件；
5.上級機關召開會議印發(fā)的會議文件材料。
不必登記的材料和文件：
1.各種公開的和內(nèi)部不保密的出版物；
2.一般的公開信和不應拆的私人信件；
3.已被綜合性文件包括的文件材料；
4.行政事務性的通知、便函、介紹信和請柬等；
5.領導“親收”、“親啟”件，這類信件應由收件人本人或其委托人收閱后，認為須交機關存查或處理的，再行登記，并交有關部門處理。
外收發(fā)文登記項目包括：收到文件的流水順號、收到日期、來文機關、來文封皮號、密級、分送部門、簽收、備注等。（外收發(fā)使用的《收文登記簿》P308）
內(nèi)收發(fā)的收文登記主要項目應包括：收文順序號、收到日期、來文機關、來文字號、標題或摘由、密級、份數(shù)、承辦單位、簽收人、復文號、歸入卷號、備注等。
收文登記的形式：薄冊式、聯(lián)單式、卡片式 .（具體參見：P309-313）
（2）分發(fā)和傳閱
1.分發(fā)。亦稱分辦，是指文書人員在文件拆封登記以后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求，及時、準確地將收來文件分送給有關領導、有關部門和承辦人員閱辦。
分發(fā)的原則和具體要求是：5點。略。P314
2.傳閱。是指單份或份數(shù)很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經(jīng)機關各們領導人和許多部門閱知時，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。
屬于傳閱件之列的主要包括：
1.上級機關的指導性文件或重要會議文件；
2.需要幾位領導共同批辦的文件，包括上級機關和有關部門的專項業(yè)務文憑，下級機關的請示，以及本機關制發(fā)的需要會簽的文件等；
3.機關領導在文件上有重要批示，需其他領導同志和部門閱知閱辦的文件。
傳 閱文件應當注意的問題：
1.傳閱的順序，一般應先送給機關的主要領導、主管負責人和主管業(yè)務部門閱讀，然后送其他有關需要閱知的對象；
2.傳閱文件應以文書人員為中心進行傳遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪輻式傳 閱”；
3.在傳閱過程中或傳閱完畢后，文書人員要及時對文件進行檢查，發(fā)現(xiàn)有領導批示時，要按批示意見進行處理；
4.每份傳閱文件，都應由文書部門在文件首頁附上《文件傳閱單》。文件閱畢后，閱讀人員要在《文件傳閱單》上簽注姓名和日期。（《文件傳閱單》和《閱讀通知》見P316）
（3）擬辦、批辦與承辦
1）擬辦。是指對來文的處理提出初步的意見，供領導人批辦時參考。
做好擬辦工作，要做到以下幾點：
1.擬辦之前，要認真研究公文的內(nèi)容和發(fā)文機關的要求，弄清來文的背景，查明問題的癥結所在，便有針對性的提出切實可行的擬辦意見。
2.要清楚地掌握有關政策和規(guī)定，力求使擬辦意見既符合實際情況，又符合政策規(guī)定。
3.要熟悉業(yè)務。
4.擬辦意見要周到，要綜合考慮各方面的因素和影響。
5.擬辦意見不是具體的承辦計劃或方案，文字要簡明扼要。
2）批辦。是指機關領導人對送批的文件如何處理所作的批示。
批辦的主要內(nèi)容包括：
1.提出處理該份文件所述問題的原則和方法。
2.提出并指明負責承辦該文件的單位或者承辦人，規(guī)定承辦的時限。
3.凡是需要兩個單位或者人員共同承辦的，必須指出主辦單位和主辦人，以便承辦單位和承辦人員具體執(zhí)行。
4.名項批辦意見，均應鄭重地填寫在《公文處理清單》的“批辦意見”欄目內(nèi)，并簽署批辦人姓名日期。
3）承辦。是指機關有關部門或人員按照來文的要求進行具體工作或辦理復文。
公文承辦有兩方面的意思：
一是從業(yè)務部門來說，承辦是指對具體工作問題的執(zhí)行和處理，如上級的有關政策、規(guī)定，要組織學習和貫徹落實；平級機關來函商辦的業(yè)務問題，要進行調(diào)查和辦理。
二是從公文處理工作來說，主要是批指根據(jù)擬辦和批辦的意見辦理復文（指那些必須回復的來文）
承辦部門或承辦人員在辦理來文過程中要注意幾點：
1.對有領導具體批示的意見的公文，一定要認真領會領導的指示精神，按照領導的意圖辦理復文。
2.對沒有領導簽署批辦的意見的公文，即一般性文件，應根據(jù)有關的文件精神、按照規(guī)定或按以前的慣例，酌情辦理。
3.對領導批辦要求本部門牽頭與其他部門或單位聯(lián)合辦理的公文，本部門要先擬出復文稿請有關部門或單位會商，并由本部門和有關部門負責人簽名后，再報請機關領導審批。
4.來文內(nèi)容涉及到以前的收文或其他有關材料時，承辦人要查找或調(diào)閱有關文件材料作為承辦復文的參考，不能憑記憶辦事，以防出錯。
（4）催辦、查辦與注辦
1）催辦。是指那些必須辦理答復的文件，根據(jù)承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查。
催辦的目的：是為了避免辦理拖沓，文件積壓，克服官僚主義，加速文件運轉(zhuǎn)，提高機關辦事效率的重要措施。
催辦工作一般有兩種情況：
一是對內(nèi)催辦。主要內(nèi)容是：上級機關發(fā)來本機關的文件，特別是要及時回復的文件的催辦；平行或不相隸屬的機關單位向本機關聯(lián)系商洽工作的文件的催辦；下屬單位主送本機關的請示性文件的催辦；本機關下發(fā)所屬單位需要回復文件的催辦。
二是對外催辦。主要是指本機關上行或平行需要對方回復的文件的催辦。
催辦工作應當注意做到的幾點：
1.要明確催辦范圍。
2 要明確催辦落實。
3.要建立和加強公文催辦工作的組織機構。
催辦的形式：口頭催辦、電話催辦和書面催辦等。
選用形式的方法：
1.在機關內(nèi)部，盡可能由催辦人員上門當面催詢，了解有關公文的承辦情況，也可以利用分送文件給領導或各部門有關人員的機會進行口頭催辦。
2.對外機關，可由催辦人向承辦單位或者承辦人用電話進行催詢，或用發(fā)便函、催辦單等方式進行催辦。
3.如果為了便于掌握情況，由負責內(nèi)收發(fā)的文書工作人員兼管公文催辦工作時，就可以利用收文登記薄將必須催辦的文件登記，注明承辦時間，在辦理答復以后，立限即填上復文號，然后經(jīng)常檢查登記簿來掌握文件催辦的進展情況。
2）查辦。是指文書工作人員協(xié)組機關領導檢查各項方針、政策、決議、指示的執(zhí)行和落實，以及對某些問題進行查處，解決的一項承辦性工作。
一般在縣以上的黨委辦公廳（室）內(nèi)部都設有專門機構，其任務是督促檢查并協(xié)助辦理下列問題：
1.淀領導機關各項方針政策、決議的貫徹落實情況；
2.各種會議的決辦事項；
3.文件、電報的擬辦、擬復事項；
4.對需要解決的重大問題提出查辦意見，報請領導批示；
5.領導批示或交辦的事項。
查辦與催辦的異同：
相同：都是對公文的承辦情況進行督促檢查或催詢。
區(qū)別：1.查辦主要是對大政方針的貫徹落實情況進行督促檢查，可辦的事項要經(jīng)領導批示或授權后才能進行；而催辦則是文書部門的一項例行性工作，凡應催辦的公文。文書部門應按承辦時限的要求主動進行催辦。
2.查辦的實質(zhì)是督促檢查，限期落實，是領導機關同官僚主義作風作斗爭的一種手段，查辦的重點在于查證落實；而催辦作為收文處的一道程序，一般只是限于了解是否已經(jīng)辦理，對如何辦理及辦理結果是不大過問的。
查辦工作一般按以下程序進行：
1.閱讀有關材料，搞清查辦的問題。
2.查辦立項。這是法定程序。立項內(nèi)空包括五要素：A.確定查辦的事由；B.明確辦理要求；C.指明承辦單位或承辦人；D.規(guī)定完成時限；E.提出辦結后的反饋要求。
3.查辦的辦理。分兩種情況：一種是轉(zhuǎn)出交辦；一種是由查辦人員直接承辦。
4.查辦的結果與反饋。（結果的幾種情況：
A.肯定的。即反映問題屬實，按規(guī)定作了處理；
B.否定的。即反映問題失實，向批示人、當事人說明了情況；
C.部分肯定，部分否定。
D.事件的范圍有所擴大，即由一個問題涉及一片，或一個人的問題牽涉到同類事、同類人的問題。）
5.立卷歸檔。
3）注辦。 是指對公文承辦結束后，由經(jīng)辦人在公文處理單上所作的簡要說明。
注辦一般包括以下內(nèi)容：
1.一般的傳閱文件，在有關人員傳閱完畢后，文書人員應注明閱畢的日期。
2.需要辦理復文的文件，辦理后要注明“已復文”，并注上復日的日期和文號。
3.用口頭或電話答復的要注明時間、地點、接談或接電話有、主要內(nèi)容等，并由承辦人簽字。
4.不需復文的文件要注明“已閱”、“已辦”、“已摘記”等字樣。
第三節(jié) 發(fā)文辦理程序
發(fā)文：是指機關文書部門根據(jù)機關的工作需要向外發(fā)出文件材料，包括本機關制發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、翻印、復印的文件材料等。發(fā)文辦理：就是指文件從擬稿到印制發(fā)出的整個運轉(zhuǎn)過程。
發(fā)文辦理程序由擬稿、審核與簽發(fā)；核發(fā)、繕印與校對；用印、登記與分發(fā)等環(huán)節(jié)組成。
（1）擬稿、審核與簽發(fā)
1）擬稿。公文擬稿是公文承辦人員根據(jù)領導交擬或批辦的意見草擬文稿的過程。
公文擬稿必須注意的問題：7點。略。P326
2）審核。是指公文的草稿在送交機關領導人審批簽發(fā)以前，對公文的內(nèi)容、體式進行的全面審核和檢查。
公文的審核要做到“六查”：
1.查是否需要行文，以什么名義行文。
2.查文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)和政策以及上級有關規(guī)定是否一致，與平行機關和部門已有的規(guī)定是否矛盾。
3.查要求和措施是否明確具體，切實可行。
4.查涉及其他部門或地區(qū)職權范圍的問題是否協(xié)商一致并經(jīng)過會簽。
5.查文字表述是否正確、簡練、條理清楚，標點使用是否正確，文字書寫是否規(guī)范。
6.查公文格式是否符合規(guī)定。
關于上面第4條目前沒有切實把好關的主要有幾個問題：
略。P328）
公文格式的審核主要包括：
1.查文種的使用是否恰當。
2.查公文標題是否能正確體現(xiàn)文件內(nèi)容；
3.查公文格式安排是否得當。
3）簽發(fā)。是指機關領導人對文稿的最后審批。
需要注意的幾個問題：
1.機關領導在簽發(fā)公文時，必須確認是自己職權范圍內(nèi)的有關公文才有權簽發(fā)，不可越級簽發(fā)公文。
2.以機關內(nèi)某個部門名義的發(fā)文，可由部門負責人簽發(fā)。
3.簽發(fā)人在簽發(fā)文件時，必須對文件的內(nèi)容和文字作嚴格的審閱修改對其所簽發(fā)的公文內(nèi)容和文字表達的正確性應負完全責任。
4.文件經(jīng)簽發(fā)人審批同意發(fā)出時，簽發(fā)有應在送簽的發(fā)文稿紙的簽發(fā)欄內(nèi)明確寫上“發(fā)”、“印發(fā)”、“急發(fā)”等字樣，并簽署全名，注明年月日。
5.幾個相關或部門的聯(lián)合發(fā)文，一般應由主辦該公文的單位負責，送請有關聯(lián)署機關或部門的領導人會簽。
（2）核發(fā)、繕印與校對
1）核發(fā)。是指在公文正式印發(fā)之前，對經(jīng)領導人簽發(fā)的文稿進行復核并確定發(fā)文字號、分送單位和印制份數(shù)的一項工作。
核發(fā)的內(nèi)容與要求：
1.文稿是否按規(guī)定程序報請有關領導人審批，審批手續(xù)是否完備，及審批意見是否明確，審批人是否簽署全名及時間等。
2.文稿中的人名、地名、時間、數(shù)字、引文和文字表述、密級、印發(fā)（傳達）范圍、主題詞是否正確、恰當，標點符號、計量單位、數(shù)字的用法及文種使用、公文格式是否符合規(guī)定。
3.編排發(fā)文字號。
4.對需要標明密級、緊急程度有公文進行標注。
5.確定分送單位和印制份數(shù)。
2）繕印。是指對已簽發(fā)的公文定稿進行印制。
繕印公文要注意的問題：5點。略。P331
3）校對。是指將公文的謄寫稿、打印稿清樣與經(jīng)領導簽發(fā)的原稿核對校正，以修改和稍除書寫、排字上的錯誤。
公文校對的兩種方法：一是由印制單位先校對一次或者兩次，然后再次由承辦人校對一次；另一種方法是完全由承辦人員負責校對。
校對公文必須注意以下幾點：4點。略。P332
（3）用印、登記與封發(fā)
1）用印。是指在印好的文件上加蓋機關印章。
公文用印要注意幾個問題：5點。略P333
2）發(fā)文登記。一切發(fā)出的文件，均應進行登記。
發(fā)文登記一般采用薄冊式形式。三種形式見P308-313
3）封發(fā)。是指對準備發(fā)出的文件進行分裝和發(fā)送。
封發(fā)文件應注意幾點：5點。略。P334
第一節(jié) 公文辦理程序概述
（1）公文辦理程序：就是指公文在機關內(nèi)部形成到運轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié)。
（2）公文辦理示意圖：略。P305
第二節(jié) 收文辦理程序
收文：是指機關文書部門收進行外文單位發(fā)來的文件材料。
收文辦理：是指文書部門收到文件材料后，在機關內(nèi)部及時運轉(zhuǎn)直到閱辦完畢的全過程。組成這一過程的一系列相互銜接的環(huán)節(jié)稱之為收文辦理程序。
過程包括：簽收、拆封與登記；分發(fā)與傳閱；擬辦、批辦與承辦；催辦、查辦與注辦。分述如下：
（1）簽收、拆封和登記
1）簽收。是指收到文件材料后，收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，以明確交接雙方的責任，保證公文運轉(zhuǎn)的安全可靠。
機關的收文主要有三個來源：
一是機要交通送來的機要件；
二是郵局送來的掛號函件和電報；
三是外機關和部門直接送來的文件材料。
對照公文投遞單或送文登記簿認真清點，做到四查清：
1.查清信封或封筒上的收文機關名稱，是否確屬本機關的收文，以防錯投、錯收；
2.查清文件號碼與遞送人在簽收登記上所登的號碼是否一致；
3.查清文件封口是否破損，包裝是否牢固，如發(fā)現(xiàn)有散包、破封、密封條被拆等情況，應及時追查原因；
4.查清文件的登記件數(shù)與實有件數(shù)是否相符。
2）拆封。
1.對于寫明某某領“親收”、“親啟”的封件，則由領導人本人拆封或由其委托的人代拆。
2.密件則應交機要文書或機要室拆封。
3）登記。就是將需要登記的文件在收文登記簿上編號和記載文件的來源、去向，經(jīng)保正文件的收受和處理。
公文登記的作用主要有：
1.便于管理和保護文件，防止積壓和丟失；
2.便于檢查和檢索文件；
3.便于文件的統(tǒng)計和催辦工作；
4.作為核對與交接文件的憑據(jù)。
公文登記的具體范圍：
1.上下級機關文件。包括指導性、參閱性和需要辦理的文件；
2.下級機關文件。包括請示、報告性文件；
3.重要的帶有密級的刊物、資料；
4.其他機關商洽問題和需要答復的文件；
5.上級機關召開會議印發(fā)的會議文件材料。
不必登記的材料和文件：
1.各種公開的和內(nèi)部不保密的出版物；
2.一般的公開信和不應拆的私人信件；
3.已被綜合性文件包括的文件材料；
4.行政事務性的通知、便函、介紹信和請柬等；
5.領導“親收”、“親啟”件，這類信件應由收件人本人或其委托人收閱后，認為須交機關存查或處理的，再行登記，并交有關部門處理。
外收發(fā)文登記項目包括：收到文件的流水順號、收到日期、來文機關、來文封皮號、密級、分送部門、簽收、備注等。（外收發(fā)使用的《收文登記簿》P308）
內(nèi)收發(fā)的收文登記主要項目應包括：收文順序號、收到日期、來文機關、來文字號、標題或摘由、密級、份數(shù)、承辦單位、簽收人、復文號、歸入卷號、備注等。
收文登記的形式：薄冊式、聯(lián)單式、卡片式 .（具體參見：P309-313）
（2）分發(fā)和傳閱
1.分發(fā)。亦稱分辦，是指文書人員在文件拆封登記以后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求，及時、準確地將收來文件分送給有關領導、有關部門和承辦人員閱辦。
分發(fā)的原則和具體要求是：5點。略。P314
2.傳閱。是指單份或份數(shù)很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經(jīng)機關各們領導人和許多部門閱知時，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。
屬于傳閱件之列的主要包括：
1.上級機關的指導性文件或重要會議文件；
2.需要幾位領導共同批辦的文件，包括上級機關和有關部門的專項業(yè)務文憑，下級機關的請示，以及本機關制發(fā)的需要會簽的文件等；
3.機關領導在文件上有重要批示，需其他領導同志和部門閱知閱辦的文件。
傳 閱文件應當注意的問題：
1.傳閱的順序，一般應先送給機關的主要領導、主管負責人和主管業(yè)務部門閱讀，然后送其他有關需要閱知的對象；
2.傳閱文件應以文書人員為中心進行傳遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪輻式傳 閱”；
3.在傳閱過程中或傳閱完畢后，文書人員要及時對文件進行檢查，發(fā)現(xiàn)有領導批示時，要按批示意見進行處理；
4.每份傳閱文件，都應由文書部門在文件首頁附上《文件傳閱單》。文件閱畢后，閱讀人員要在《文件傳閱單》上簽注姓名和日期。（《文件傳閱單》和《閱讀通知》見P316）
（3）擬辦、批辦與承辦
1）擬辦。是指對來文的處理提出初步的意見，供領導人批辦時參考。
做好擬辦工作，要做到以下幾點：
1.擬辦之前，要認真研究公文的內(nèi)容和發(fā)文機關的要求，弄清來文的背景，查明問題的癥結所在，便有針對性的提出切實可行的擬辦意見。
2.要清楚地掌握有關政策和規(guī)定，力求使擬辦意見既符合實際情況，又符合政策規(guī)定。
3.要熟悉業(yè)務。
4.擬辦意見要周到，要綜合考慮各方面的因素和影響。
5.擬辦意見不是具體的承辦計劃或方案，文字要簡明扼要。
2）批辦。是指機關領導人對送批的文件如何處理所作的批示。
批辦的主要內(nèi)容包括：
1.提出處理該份文件所述問題的原則和方法。
2.提出并指明負責承辦該文件的單位或者承辦人，規(guī)定承辦的時限。
3.凡是需要兩個單位或者人員共同承辦的，必須指出主辦單位和主辦人，以便承辦單位和承辦人員具體執(zhí)行。
4.名項批辦意見，均應鄭重地填寫在《公文處理清單》的“批辦意見”欄目內(nèi)，并簽署批辦人姓名日期。
3）承辦。是指機關有關部門或人員按照來文的要求進行具體工作或辦理復文。
公文承辦有兩方面的意思：
一是從業(yè)務部門來說，承辦是指對具體工作問題的執(zhí)行和處理，如上級的有關政策、規(guī)定，要組織學習和貫徹落實；平級機關來函商辦的業(yè)務問題，要進行調(diào)查和辦理。
二是從公文處理工作來說，主要是批指根據(jù)擬辦和批辦的意見辦理復文（指那些必須回復的來文）
承辦部門或承辦人員在辦理來文過程中要注意幾點：
1.對有領導具體批示的意見的公文，一定要認真領會領導的指示精神，按照領導的意圖辦理復文。
2.對沒有領導簽署批辦的意見的公文，即一般性文件，應根據(jù)有關的文件精神、按照規(guī)定或按以前的慣例，酌情辦理。
3.對領導批辦要求本部門牽頭與其他部門或單位聯(lián)合辦理的公文，本部門要先擬出復文稿請有關部門或單位會商，并由本部門和有關部門負責人簽名后，再報請機關領導審批。
4.來文內(nèi)容涉及到以前的收文或其他有關材料時，承辦人要查找或調(diào)閱有關文件材料作為承辦復文的參考，不能憑記憶辦事，以防出錯。
（4）催辦、查辦與注辦
1）催辦。是指那些必須辦理答復的文件，根據(jù)承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查。
催辦的目的：是為了避免辦理拖沓，文件積壓，克服官僚主義，加速文件運轉(zhuǎn)，提高機關辦事效率的重要措施。
催辦工作一般有兩種情況：
一是對內(nèi)催辦。主要內(nèi)容是：上級機關發(fā)來本機關的文件，特別是要及時回復的文件的催辦；平行或不相隸屬的機關單位向本機關聯(lián)系商洽工作的文件的催辦；下屬單位主送本機關的請示性文件的催辦；本機關下發(fā)所屬單位需要回復文件的催辦。
二是對外催辦。主要是指本機關上行或平行需要對方回復的文件的催辦。
催辦工作應當注意做到的幾點：
1.要明確催辦范圍。
2 要明確催辦落實。
3.要建立和加強公文催辦工作的組織機構。
催辦的形式：口頭催辦、電話催辦和書面催辦等。
選用形式的方法：
1.在機關內(nèi)部，盡可能由催辦人員上門當面催詢，了解有關公文的承辦情況，也可以利用分送文件給領導或各部門有關人員的機會進行口頭催辦。
2.對外機關，可由催辦人向承辦單位或者承辦人用電話進行催詢，或用發(fā)便函、催辦單等方式進行催辦。
3.如果為了便于掌握情況，由負責內(nèi)收發(fā)的文書工作人員兼管公文催辦工作時，就可以利用收文登記薄將必須催辦的文件登記，注明承辦時間，在辦理答復以后，立限即填上復文號，然后經(jīng)常檢查登記簿來掌握文件催辦的進展情況。
2）查辦。是指文書工作人員協(xié)組機關領導檢查各項方針、政策、決議、指示的執(zhí)行和落實，以及對某些問題進行查處，解決的一項承辦性工作。
一般在縣以上的黨委辦公廳（室）內(nèi)部都設有專門機構，其任務是督促檢查并協(xié)助辦理下列問題：
1.淀領導機關各項方針政策、決議的貫徹落實情況；
2.各種會議的決辦事項；
3.文件、電報的擬辦、擬復事項；
4.對需要解決的重大問題提出查辦意見，報請領導批示；
5.領導批示或交辦的事項。
查辦與催辦的異同：
相同：都是對公文的承辦情況進行督促檢查或催詢。
區(qū)別：1.查辦主要是對大政方針的貫徹落實情況進行督促檢查，可辦的事項要經(jīng)領導批示或授權后才能進行；而催辦則是文書部門的一項例行性工作，凡應催辦的公文。文書部門應按承辦時限的要求主動進行催辦。
2.查辦的實質(zhì)是督促檢查，限期落實，是領導機關同官僚主義作風作斗爭的一種手段，查辦的重點在于查證落實；而催辦作為收文處的一道程序，一般只是限于了解是否已經(jīng)辦理，對如何辦理及辦理結果是不大過問的。
查辦工作一般按以下程序進行：
1.閱讀有關材料，搞清查辦的問題。
2.查辦立項。這是法定程序。立項內(nèi)空包括五要素：A.確定查辦的事由；B.明確辦理要求；C.指明承辦單位或承辦人；D.規(guī)定完成時限；E.提出辦結后的反饋要求。
3.查辦的辦理。分兩種情況：一種是轉(zhuǎn)出交辦；一種是由查辦人員直接承辦。
4.查辦的結果與反饋。（結果的幾種情況：
A.肯定的。即反映問題屬實，按規(guī)定作了處理；
B.否定的。即反映問題失實，向批示人、當事人說明了情況；
C.部分肯定，部分否定。
D.事件的范圍有所擴大，即由一個問題涉及一片，或一個人的問題牽涉到同類事、同類人的問題。）
5.立卷歸檔。
3）注辦。 是指對公文承辦結束后，由經(jīng)辦人在公文處理單上所作的簡要說明。
注辦一般包括以下內(nèi)容：
1.一般的傳閱文件，在有關人員傳閱完畢后，文書人員應注明閱畢的日期。
2.需要辦理復文的文件，辦理后要注明“已復文”，并注上復日的日期和文號。
3.用口頭或電話答復的要注明時間、地點、接談或接電話有、主要內(nèi)容等，并由承辦人簽字。
4.不需復文的文件要注明“已閱”、“已辦”、“已摘記”等字樣。
第三節(jié) 發(fā)文辦理程序
發(fā)文：是指機關文書部門根據(jù)機關的工作需要向外發(fā)出文件材料，包括本機關制發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、翻印、復印的文件材料等。發(fā)文辦理：就是指文件從擬稿到印制發(fā)出的整個運轉(zhuǎn)過程。
發(fā)文辦理程序由擬稿、審核與簽發(fā)；核發(fā)、繕印與校對；用印、登記與分發(fā)等環(huán)節(jié)組成。
（1）擬稿、審核與簽發(fā)
1）擬稿。公文擬稿是公文承辦人員根據(jù)領導交擬或批辦的意見草擬文稿的過程。
公文擬稿必須注意的問題：7點。略。P326
2）審核。是指公文的草稿在送交機關領導人審批簽發(fā)以前，對公文的內(nèi)容、體式進行的全面審核和檢查。
公文的審核要做到“六查”：
1.查是否需要行文，以什么名義行文。
2.查文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)和政策以及上級有關規(guī)定是否一致，與平行機關和部門已有的規(guī)定是否矛盾。
3.查要求和措施是否明確具體，切實可行。
4.查涉及其他部門或地區(qū)職權范圍的問題是否協(xié)商一致并經(jīng)過會簽。
5.查文字表述是否正確、簡練、條理清楚，標點使用是否正確，文字書寫是否規(guī)范。
6.查公文格式是否符合規(guī)定。
關于上面第4條目前沒有切實把好關的主要有幾個問題：
略。P328）
公文格式的審核主要包括：
1.查文種的使用是否恰當。
2.查公文標題是否能正確體現(xiàn)文件內(nèi)容；
3.查公文格式安排是否得當。
3）簽發(fā)。是指機關領導人對文稿的最后審批。
需要注意的幾個問題：
1.機關領導在簽發(fā)公文時，必須確認是自己職權范圍內(nèi)的有關公文才有權簽發(fā)，不可越級簽發(fā)公文。
2.以機關內(nèi)某個部門名義的發(fā)文，可由部門負責人簽發(fā)。
3.簽發(fā)人在簽發(fā)文件時，必須對文件的內(nèi)容和文字作嚴格的審閱修改對其所簽發(fā)的公文內(nèi)容和文字表達的正確性應負完全責任。
4.文件經(jīng)簽發(fā)人審批同意發(fā)出時，簽發(fā)有應在送簽的發(fā)文稿紙的簽發(fā)欄內(nèi)明確寫上“發(fā)”、“印發(fā)”、“急發(fā)”等字樣，并簽署全名，注明年月日。
5.幾個相關或部門的聯(lián)合發(fā)文，一般應由主辦該公文的單位負責，送請有關聯(lián)署機關或部門的領導人會簽。
（2）核發(fā)、繕印與校對
1）核發(fā)。是指在公文正式印發(fā)之前，對經(jīng)領導人簽發(fā)的文稿進行復核并確定發(fā)文字號、分送單位和印制份數(shù)的一項工作。
核發(fā)的內(nèi)容與要求：
1.文稿是否按規(guī)定程序報請有關領導人審批，審批手續(xù)是否完備，及審批意見是否明確，審批人是否簽署全名及時間等。
2.文稿中的人名、地名、時間、數(shù)字、引文和文字表述、密級、印發(fā)（傳達）范圍、主題詞是否正確、恰當，標點符號、計量單位、數(shù)字的用法及文種使用、公文格式是否符合規(guī)定。
3.編排發(fā)文字號。
4.對需要標明密級、緊急程度有公文進行標注。
5.確定分送單位和印制份數(shù)。
2）繕印。是指對已簽發(fā)的公文定稿進行印制。
繕印公文要注意的問題：5點。略。P331
3）校對。是指將公文的謄寫稿、打印稿清樣與經(jīng)領導簽發(fā)的原稿核對校正，以修改和稍除書寫、排字上的錯誤。
公文校對的兩種方法：一是由印制單位先校對一次或者兩次，然后再次由承辦人校對一次；另一種方法是完全由承辦人員負責校對。
校對公文必須注意以下幾點：4點。略。P332
（3）用印、登記與封發(fā)
1）用印。是指在印好的文件上加蓋機關印章。
公文用印要注意幾個問題：5點。略P333
2）發(fā)文登記。一切發(fā)出的文件，均應進行登記。
發(fā)文登記一般采用薄冊式形式。三種形式見P308-313
3）封發(fā)。是指對準備發(fā)出的文件進行分裝和發(fā)送。
封發(fā)文件應注意幾點：5點。略。P334