第十章 公文處理工作
第一節(jié) 公文處理工作概述
1）什么是公文處理工作：廣義上說，公文處理工作就是運用科學的原則、程序和方法對機關(guān)公文的擬制、辦理、管理以級立卷歸檔所進行的一系列銜接有序的工作。
廣義可以從以下幾個方面來理解：
1.從發(fā)文階段來說：從思想觀點的醞釀、材料的收集與整理、文字起草與討修改、審核把關(guān)與領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)定稿以至印制發(fā)出所必須經(jīng)歷的一系列處理環(huán)節(jié)。
2.從收文階段來說，從來文的簽收、登記、分法、傳閱、擬辦、批辦到承辦、催辦以及答復(fù)等，也必須經(jīng)歷一系列處理環(huán)節(jié)。
3.從公文的管理來說，機關(guān)秘書部門應(yīng)當切實做好公文的管理工作，既要充分發(fā)揮公文的效用，又要有利于公文的保密，還必須建立一系列管理環(huán)節(jié)。
4.從公文的立卷歸檔階段來說，公文在處理完畢以后，人們還要將其中對今后的機關(guān)的機關(guān)工作活動仍然具有一定查考利用價值的文件，進一步整理立卷，進行歸檔保存，必須經(jīng)歷一系列的處理環(huán)節(jié)。
狹義方面來說：主要是指機關(guān)內(nèi)文書工作人員所承擔的公文的收發(fā)、登記、催辦、整理與保管等方面的具體工作。
2）公文處理工作的特點：
1.政治性。是指機關(guān)的公文的處理直接關(guān)系到黨和國家的方針政策、法令法規(guī)的貫徹執(zhí)行。
2.時限性。是指公文處理工作中，時間上的限定性要求是非常嚴格的。
3.機要性。是指公文處理所涉及的一些文件的內(nèi)容具有不同程序的機密性，以及文書工作崗位的重要性。
4.規(guī)范性。是指公文在形成、辦理、管理和立卷歸檔的過程中，必須遵循統(tǒng)一的規(guī)范。
3）公文處理工作的作用：
公文處理工作對機關(guān)工作人員所起的作用主要表現(xiàn)在：
1.助手作用。在機關(guān)內(nèi)部，公文處理工作是機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和業(yè)務(wù)工作者不可或缺的助手。
2.紐帶作用。任何一個機關(guān)，都不能孤立地存在，都有上下左右的機關(guān)與之發(fā)生各種各樣的聯(lián)系。
3.查考作用。其中一部分按規(guī)定移交檔案管，作為長期或永久保存，以備日后查考之用。
第二節(jié) 公文處理工作的任務(wù)與組織
（1）公文處理工作的基本任務(wù)：科學地組織機關(guān)的文書工作，及時準確在處理機關(guān)的往來公文，有條理地、安全地運轉(zhuǎn)公文，完整地保管公文，正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進機關(guān)工作，為機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
基本任務(wù)的主要內(nèi)容包括以下幾個方面：
1.文件的收發(fā)、登記和分類；
2.文件的擬辦、批辦、承辦和催辦；
3.文件的撰寫、校核、簽發(fā)、繕印、校對和用印；
4.會議、匯報、電話的記錄和整理；
5.文件材料的平時歸卷、提供借閱與保管；
6.文件材料的系統(tǒng)整理、編目和歸檔工作；
7.處理群眾來信；
8.為機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)準備有關(guān)資料并完成機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人交辦的其他文書工作的任務(wù)。
（2）公文處理工作的組織：
1）公文處理工作的組織機構(gòu)：
1.對于一些較大的機關(guān)來說。可考慮設(shè)立專門的機構(gòu)，歸機關(guān)的辦公廳（室）領(lǐng)導(dǎo)。
2.對于一些較小的機關(guān)，或者基層單位來說。 一般只在辦公室設(shè)一兩個專職或者兼職的文書工作人員也就夠了。
3.對于一些企業(yè)單位來說。大中型企業(yè)都在辦公室內(nèi)設(shè)文書科或秘書科等公文處理工作機構(gòu)；小型企業(yè)則只在辦公室內(nèi)設(shè)專、兼職的文書工作人員就行了。
文書處理部門：公文處理工作的主要部分由機關(guān)的辦公廳（室）負責，其下邊可以設(shè)立文書處（室）、信訪處（室）、機要室、打字室、印刷廠、收發(fā)室、通訊科等公文處理機構(gòu)。
2）公文處理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)
1.從全國來說，由中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳分別負責領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)黨和政府系統(tǒng)的文書工作。
2.從一個機關(guān)來說，它的公文處理工作由本機關(guān)的秘書長或辦公室主任負責領(lǐng)導(dǎo)。其主要職責是：
A.對本機關(guān)公文處理工作的任務(wù)和公文處理的組織工作，提出全面的工作計劃和實施方案。
B.總結(jié)機關(guān)及其所屬單位公文處理工作的經(jīng)駙，推廣先進典型，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正，并提出改進的意見和辦法。
C.設(shè)計文書規(guī)格，促進機關(guān)公文處理工作的規(guī)范化、標準化，組織印制機關(guān)公文規(guī)范化、標準化需要的公文表格、公文版頭，公文稿紙、公文處理簽等，并組織購置公文處理工作所需要的設(shè)備。
D.指導(dǎo)、幫助機關(guān)部門專職、兼職文書人員的業(yè)務(wù)工作。
E.制定機關(guān)公文處理工作規(guī)范、規(guī)章制度， 并對執(zhí)行情況進行檢查、監(jiān)督和協(xié)調(diào)。
3.從上下級機關(guān)的關(guān)系來說，上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的辦公廳（室）負有負責對其所屬的機關(guān)、單位的文書處理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
4.從機關(guān)主要 業(yè)務(wù)職能部門來說，機關(guān)的業(yè)務(wù)職能部門可責成一名秘書分工負責本部門、本單位的公文處理工作。其主要職責是：
A.負責本部門、本單位同機關(guān)辦公廳（室）、檔案室的聯(lián)系，在本部門、本單位傳達、貫徹有關(guān)公文處理工作事項。
B.在本部門、本單位負責人的領(lǐng)導(dǎo)下，全面負責本部門、本單位公文處理工作組織，對本部門、本單位的公文處理工作的質(zhì)量、效率和效益、進行檢查、總結(jié)，學習先進經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正。
C.拾遺補缺，負責做好本部門、本單位公文處理工作中他人遺忘、不周到、應(yīng)當補做的工作。
5.對機關(guān)檔案部門來說。機關(guān)檔案部門所開展的業(yè)務(wù)工作和公文處理工作具有密切的關(guān)系，它對機關(guān)的公文處理工作也負有一定的指導(dǎo)責任。其主要職責是：
A.協(xié)組機關(guān)辦公廳（室）在公文立卷、歸檔等業(yè)務(wù)方面。對機關(guān)各部門的文書工作人員進行幫組和指導(dǎo)。
B.同機關(guān)辦公廳（室）以及其他公文處理部門共同制定對本機關(guān)的公文處理工作、公文立卷及歸檔工作等方面的規(guī)章制度。
C.從有利于開展檔案工作的角度，對本機關(guān)的公文處理工作提出合理的建議。
3）公文處理工作的組織形式：是指一個機關(guān)如何和安排公文處理的各個環(huán)節(jié)。也就是說，一個機關(guān)到底采取什么樣的合理工作形式，對機關(guān)內(nèi)公文處理工作作出科學的、有效的組織安排，這是關(guān)系到能否提高公文處理工作效率的重要組織措施和保證。
1.公文處理工作組織形式的類型：
A.集中形式。它是指在一個機關(guān)內(nèi)，除了文件的承辦處，公文處理的各個環(huán)節(jié)都集中在機關(guān)的中心機構(gòu)，亦即辦公室來進行。由辦公室直接同機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各業(yè)務(wù)部門聯(lián)系，而各業(yè)務(wù)部門一般就不再設(shè)立公文處理機構(gòu)或者專職、兼職的文書工作人員。
B.公工形式。它是指將一個機關(guān)的公文處理工作分別由機關(guān)的辦公廳（室）以及各業(yè)務(wù)機構(gòu)的公文處理部門或?qū)Ｂ?、兼職文書工作人員分工負責進行。其分工又大體有以下兩種情況：a.按文件內(nèi)容和職責分工。b.按公文處理的不同環(huán)節(jié)分工。
2.公文處理工作組織形式的選擇。
應(yīng)根據(jù)各機關(guān)的實際情況而定，以能及時、準確地處理公文，提高機關(guān)工作效率和方便工作為原則。
通常要結(jié)合考慮以下幾種情況：
A.機關(guān)的工作性質(zhì)、任務(wù)和職權(quán)范圍。
B.機關(guān)內(nèi)部組織機構(gòu)設(shè)置的層次、數(shù)量。
C.機關(guān)收發(fā)文件數(shù)量的多少。
D.機關(guān)辦公駐地是集中還是分散以及距離遠近。
E.機關(guān)工作人員的數(shù)目和機關(guān)文書工作人員的配備等。
小機關(guān)適用：集中形式。
中等機關(guān)：視情況而定。
大機關(guān)采用：分工處理的形式。
第三節(jié) 公文處理工作的原則與要求
1）公文處理工作的基本原則：公文處理必須準確、及時、安全、保密，加強集中統(tǒng)一管理，堅持實事求是，按照行文要求和公文處理規(guī)定進行的原則。
2）公文處理工作的具體要求：
1.公文處理必須準確、周密、確保質(zhì)量。
2.公文處理必須及時、迅速、注重時效。
3.公文處理必須做到安全可靠，確保機密。
4.公文處理必須加強集中統(tǒng)一管理。
5.公文處理必須堅持實事求是，遵規(guī)守紀，按行文機關(guān)要求和公文處理規(guī)定進行。
6.精簡文件，深入實際、反對官僚主義和文牘主義。
第一節(jié) 公文處理工作概述
1）什么是公文處理工作：廣義上說，公文處理工作就是運用科學的原則、程序和方法對機關(guān)公文的擬制、辦理、管理以級立卷歸檔所進行的一系列銜接有序的工作。
廣義可以從以下幾個方面來理解：
1.從發(fā)文階段來說：從思想觀點的醞釀、材料的收集與整理、文字起草與討修改、審核把關(guān)與領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)定稿以至印制發(fā)出所必須經(jīng)歷的一系列處理環(huán)節(jié)。
2.從收文階段來說，從來文的簽收、登記、分法、傳閱、擬辦、批辦到承辦、催辦以及答復(fù)等，也必須經(jīng)歷一系列處理環(huán)節(jié)。
3.從公文的管理來說，機關(guān)秘書部門應(yīng)當切實做好公文的管理工作，既要充分發(fā)揮公文的效用，又要有利于公文的保密，還必須建立一系列管理環(huán)節(jié)。
4.從公文的立卷歸檔階段來說，公文在處理完畢以后，人們還要將其中對今后的機關(guān)的機關(guān)工作活動仍然具有一定查考利用價值的文件，進一步整理立卷，進行歸檔保存，必須經(jīng)歷一系列的處理環(huán)節(jié)。
狹義方面來說：主要是指機關(guān)內(nèi)文書工作人員所承擔的公文的收發(fā)、登記、催辦、整理與保管等方面的具體工作。
2）公文處理工作的特點：
1.政治性。是指機關(guān)的公文的處理直接關(guān)系到黨和國家的方針政策、法令法規(guī)的貫徹執(zhí)行。
2.時限性。是指公文處理工作中，時間上的限定性要求是非常嚴格的。
3.機要性。是指公文處理所涉及的一些文件的內(nèi)容具有不同程序的機密性，以及文書工作崗位的重要性。
4.規(guī)范性。是指公文在形成、辦理、管理和立卷歸檔的過程中，必須遵循統(tǒng)一的規(guī)范。
3）公文處理工作的作用：
公文處理工作對機關(guān)工作人員所起的作用主要表現(xiàn)在：
1.助手作用。在機關(guān)內(nèi)部，公文處理工作是機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和業(yè)務(wù)工作者不可或缺的助手。
2.紐帶作用。任何一個機關(guān)，都不能孤立地存在，都有上下左右的機關(guān)與之發(fā)生各種各樣的聯(lián)系。
3.查考作用。其中一部分按規(guī)定移交檔案管，作為長期或永久保存，以備日后查考之用。
第二節(jié) 公文處理工作的任務(wù)與組織
（1）公文處理工作的基本任務(wù)：科學地組織機關(guān)的文書工作，及時準確在處理機關(guān)的往來公文，有條理地、安全地運轉(zhuǎn)公文，完整地保管公文，正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進機關(guān)工作，為機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
基本任務(wù)的主要內(nèi)容包括以下幾個方面：
1.文件的收發(fā)、登記和分類；
2.文件的擬辦、批辦、承辦和催辦；
3.文件的撰寫、校核、簽發(fā)、繕印、校對和用印；
4.會議、匯報、電話的記錄和整理；
5.文件材料的平時歸卷、提供借閱與保管；
6.文件材料的系統(tǒng)整理、編目和歸檔工作；
7.處理群眾來信；
8.為機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)準備有關(guān)資料并完成機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人交辦的其他文書工作的任務(wù)。
（2）公文處理工作的組織：
1）公文處理工作的組織機構(gòu)：
1.對于一些較大的機關(guān)來說。可考慮設(shè)立專門的機構(gòu)，歸機關(guān)的辦公廳（室）領(lǐng)導(dǎo)。
2.對于一些較小的機關(guān)，或者基層單位來說。 一般只在辦公室設(shè)一兩個專職或者兼職的文書工作人員也就夠了。
3.對于一些企業(yè)單位來說。大中型企業(yè)都在辦公室內(nèi)設(shè)文書科或秘書科等公文處理工作機構(gòu)；小型企業(yè)則只在辦公室內(nèi)設(shè)專、兼職的文書工作人員就行了。
文書處理部門：公文處理工作的主要部分由機關(guān)的辦公廳（室）負責，其下邊可以設(shè)立文書處（室）、信訪處（室）、機要室、打字室、印刷廠、收發(fā)室、通訊科等公文處理機構(gòu)。
2）公文處理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)
1.從全國來說，由中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳分別負責領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)黨和政府系統(tǒng)的文書工作。
2.從一個機關(guān)來說，它的公文處理工作由本機關(guān)的秘書長或辦公室主任負責領(lǐng)導(dǎo)。其主要職責是：
A.對本機關(guān)公文處理工作的任務(wù)和公文處理的組織工作，提出全面的工作計劃和實施方案。
B.總結(jié)機關(guān)及其所屬單位公文處理工作的經(jīng)駙，推廣先進典型，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正，并提出改進的意見和辦法。
C.設(shè)計文書規(guī)格，促進機關(guān)公文處理工作的規(guī)范化、標準化，組織印制機關(guān)公文規(guī)范化、標準化需要的公文表格、公文版頭，公文稿紙、公文處理簽等，并組織購置公文處理工作所需要的設(shè)備。
D.指導(dǎo)、幫助機關(guān)部門專職、兼職文書人員的業(yè)務(wù)工作。
E.制定機關(guān)公文處理工作規(guī)范、規(guī)章制度， 并對執(zhí)行情況進行檢查、監(jiān)督和協(xié)調(diào)。
3.從上下級機關(guān)的關(guān)系來說，上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的辦公廳（室）負有負責對其所屬的機關(guān)、單位的文書處理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
4.從機關(guān)主要 業(yè)務(wù)職能部門來說，機關(guān)的業(yè)務(wù)職能部門可責成一名秘書分工負責本部門、本單位的公文處理工作。其主要職責是：
A.負責本部門、本單位同機關(guān)辦公廳（室）、檔案室的聯(lián)系，在本部門、本單位傳達、貫徹有關(guān)公文處理工作事項。
B.在本部門、本單位負責人的領(lǐng)導(dǎo)下，全面負責本部門、本單位公文處理工作組織，對本部門、本單位的公文處理工作的質(zhì)量、效率和效益、進行檢查、總結(jié)，學習先進經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正。
C.拾遺補缺，負責做好本部門、本單位公文處理工作中他人遺忘、不周到、應(yīng)當補做的工作。
5.對機關(guān)檔案部門來說。機關(guān)檔案部門所開展的業(yè)務(wù)工作和公文處理工作具有密切的關(guān)系，它對機關(guān)的公文處理工作也負有一定的指導(dǎo)責任。其主要職責是：
A.協(xié)組機關(guān)辦公廳（室）在公文立卷、歸檔等業(yè)務(wù)方面。對機關(guān)各部門的文書工作人員進行幫組和指導(dǎo)。
B.同機關(guān)辦公廳（室）以及其他公文處理部門共同制定對本機關(guān)的公文處理工作、公文立卷及歸檔工作等方面的規(guī)章制度。
C.從有利于開展檔案工作的角度，對本機關(guān)的公文處理工作提出合理的建議。
3）公文處理工作的組織形式：是指一個機關(guān)如何和安排公文處理的各個環(huán)節(jié)。也就是說，一個機關(guān)到底采取什么樣的合理工作形式，對機關(guān)內(nèi)公文處理工作作出科學的、有效的組織安排，這是關(guān)系到能否提高公文處理工作效率的重要組織措施和保證。
1.公文處理工作組織形式的類型：
A.集中形式。它是指在一個機關(guān)內(nèi)，除了文件的承辦處，公文處理的各個環(huán)節(jié)都集中在機關(guān)的中心機構(gòu)，亦即辦公室來進行。由辦公室直接同機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各業(yè)務(wù)部門聯(lián)系，而各業(yè)務(wù)部門一般就不再設(shè)立公文處理機構(gòu)或者專職、兼職的文書工作人員。
B.公工形式。它是指將一個機關(guān)的公文處理工作分別由機關(guān)的辦公廳（室）以及各業(yè)務(wù)機構(gòu)的公文處理部門或?qū)Ｂ?、兼職文書工作人員分工負責進行。其分工又大體有以下兩種情況：a.按文件內(nèi)容和職責分工。b.按公文處理的不同環(huán)節(jié)分工。
2.公文處理工作組織形式的選擇。
應(yīng)根據(jù)各機關(guān)的實際情況而定，以能及時、準確地處理公文，提高機關(guān)工作效率和方便工作為原則。
通常要結(jié)合考慮以下幾種情況：
A.機關(guān)的工作性質(zhì)、任務(wù)和職權(quán)范圍。
B.機關(guān)內(nèi)部組織機構(gòu)設(shè)置的層次、數(shù)量。
C.機關(guān)收發(fā)文件數(shù)量的多少。
D.機關(guān)辦公駐地是集中還是分散以及距離遠近。
E.機關(guān)工作人員的數(shù)目和機關(guān)文書工作人員的配備等。
小機關(guān)適用：集中形式。
中等機關(guān)：視情況而定。
大機關(guān)采用：分工處理的形式。
第三節(jié) 公文處理工作的原則與要求
1）公文處理工作的基本原則：公文處理必須準確、及時、安全、保密，加強集中統(tǒng)一管理，堅持實事求是，按照行文要求和公文處理規(guī)定進行的原則。
2）公文處理工作的具體要求：
1.公文處理必須準確、周密、確保質(zhì)量。
2.公文處理必須及時、迅速、注重時效。
3.公文處理必須做到安全可靠，確保機密。
4.公文處理必須加強集中統(tǒng)一管理。
5.公文處理必須堅持實事求是，遵規(guī)守紀，按行文機關(guān)要求和公文處理規(guī)定進行。
6.精簡文件，深入實際、反對官僚主義和文牘主義。