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會(huì)計(jì)電算化基本知識(shí)
【學(xué)習(xí)目的與要求】
通過(guò)本講的學(xué)習(xí)，要求掌握會(huì)計(jì)電算化的概念、作用及其管理體制，了解會(huì)計(jì)電算化的由來(lái)及其發(fā)展的基本狀況。
一、會(huì)計(jì)電算化的由來(lái)
會(huì)計(jì)作為經(jīng)濟(jì)管理的重要組成部分，是核算經(jīng)濟(jì)效益的一種管理活動(dòng)，它的發(fā)展迄今已有3000多年的歷史。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理手段和技術(shù)主要經(jīng)歷了以下三個(gè)階段的發(fā)展歷程，即手工方式、機(jī)械方式和電算化(計(jì)算機(jī)處理)方式。電算化方式就是以電子計(jì)算機(jī)取代傳統(tǒng)手工操作，組成一個(gè)人機(jī)系統(tǒng)。當(dāng)計(jì)算機(jī)真正應(yīng)用于會(huì)計(jì)領(lǐng)域之后，便產(chǎn)生了會(huì)計(jì)電算化。
什么是會(huì)計(jì)電算化
二、什么是會(huì)計(jì)電算化
1981年8月，在吉林省長(zhǎng)春市召開(kāi)的“財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)、成本應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)專(zhuān)題討論會(huì)”上，國(guó)家財(cái)政部和中國(guó)會(huì)計(jì)學(xué)會(huì)正式提出了“會(huì)計(jì)電算化”這個(gè)概念，是指電子計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在會(huì)計(jì)工作中應(yīng)用的簡(jiǎn)稱。
會(huì)計(jì)電算化的概念，隨著我國(guó)會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的發(fā)展，也在不斷豐富。一般而言，會(huì)計(jì)電算化有狹義和廣義之分。狹義的會(huì)計(jì)電算化，是指以電子計(jì)算機(jī)為主體的當(dāng)代電子信息技術(shù)在會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用。具體來(lái)說(shuō)，就是利用會(huì)計(jì)軟件，指揮各種計(jì)算機(jī)設(shè)備替代手工完成或完成在手工下很難完成、甚至無(wú)法完成的會(huì)計(jì)工作的過(guò)程。廣義的會(huì)計(jì)電算化，是指與實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作電算化有關(guān)的所有工作，包括會(huì)計(jì)電算化軟件的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，會(huì)計(jì)電算化人才的培養(yǎng)，會(huì)計(jì)電算化的宏觀規(guī)劃，會(huì)計(jì)電算化的制度建設(shè)，會(huì)計(jì)電算化軟件市場(chǎng)的培育與發(fā)展等。
會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)容比較廣泛，可以從不同的角度進(jìn)行歸納。
按照會(huì)計(jì)電算化的服務(wù)層次和提供信息的深度，可以分為三個(gè)不同的發(fā)展階段，即：會(huì)計(jì)核算電算化階段、會(huì)計(jì)管理電算化階段和會(huì)計(jì)決策電算化階段。會(huì)計(jì)核算電算化階段的主要工作內(nèi)容包括：設(shè)置會(huì)計(jì)科目、填制會(huì)計(jì)憑證、登記會(huì)計(jì)賬簿、結(jié)賬、成本核算、編制會(huì)計(jì)報(bào)表等。會(huì)計(jì)管理電算化的主要任務(wù)是進(jìn)行會(huì)計(jì)預(yù)測(cè)、編制財(cái)務(wù)計(jì)劃、進(jìn)行財(cái)務(wù)控制和開(kāi)展會(huì)計(jì)分析等。會(huì)計(jì)決策電算化是會(huì)計(jì)電算化的高級(jí)階段，它是在會(huì)計(jì)管理電算化系統(tǒng)提供信息的基礎(chǔ)上，結(jié)合其他的數(shù)據(jù)和信息，借助與決策支持系統(tǒng)的理論和方法，幫助決策者制定科學(xué)的決策方案。如，生產(chǎn)決策、銷(xiāo)售決策和財(cái)務(wù)決策等。
例題1：會(huì)計(jì)電算化是一個(gè)用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬、報(bào)賬的過(guò)程。( )
答案：× 會(huì)計(jì)電算化的過(guò)程就是一個(gè)用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬、報(bào)賬，并部分的完成對(duì)會(huì)計(jì)信息的分析、判斷和決策的過(guò)程。
例題2：會(huì)計(jì)電算化已成為一門(mén)融電子計(jì)算機(jī)科學(xué)、管理科學(xué)、信息科學(xué)、會(huì)計(jì)科學(xué)等現(xiàn)代科技為一體的邊緣學(xué)科。( )
答案：√
三、會(huì)計(jì)電算化的作用
從會(huì)計(jì)發(fā)展的歷史來(lái)說(shuō)，會(huì)計(jì)電算化的出現(xiàn)和發(fā)展是一次重大的變革，在紛繁復(fù)雜的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，其意義不僅僅在于節(jié)省了人力和時(shí)間，而且在轉(zhuǎn)換企業(yè)經(jīng)營(yíng)機(jī)制、增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力、提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平等方面都具有重要作用。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
首先，提高了會(huì)計(jì)核算的水平和質(zhì)量。會(huì)計(jì)電算化的首要目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)核算工作的電算化。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)極大的提高了會(huì)計(jì)核算工作的水平和質(zhì)量，主要有以下幾個(gè)方面的表現(xiàn)：
(1) 減輕了會(huì)計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率;
(2) 縮短了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的周期，提高了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的時(shí)效性;
(3) 提高了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的正確性和規(guī)范性。
其次，提高了企業(yè)現(xiàn)代化經(jīng)營(yíng)管理水平。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)核算電算化是會(huì)計(jì)電算化的基礎(chǔ)，全面提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平則是會(huì)計(jì)電算化的主要目的。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化，提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
(1) 為從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)化管理轉(zhuǎn)變創(chuàng)造了條件;
(2) 為從事后管理向事中控制、事先預(yù)測(cè)轉(zhuǎn)變創(chuàng)造了條件;
(3) 為企業(yè)全面管理現(xiàn)代化奠定了基礎(chǔ)。
再次，推動(dòng)了會(huì)計(jì)技術(shù)、方法、理論創(chuàng)新和觀念更新，促進(jìn)了會(huì)計(jì)工作的進(jìn)一步發(fā)展。會(huì)計(jì)電算化的產(chǎn)生和發(fā)展，使傳統(tǒng)會(huì)計(jì)學(xué)理論和實(shí)踐均收到影響，許多地方需要改革后，才能適應(yīng)這一新的情況。電算化會(huì)計(jì)不僅使傳統(tǒng)會(huì)計(jì)使用的介質(zhì)、工具、簿記格式等形式發(fā)生了變化，而且對(duì)會(huì)計(jì)核算的方式、程序、內(nèi)容和方法，以及控制甚至管理制度都提出了相應(yīng)的變化要求，并進(jìn)一步涉及到會(huì)計(jì)學(xué)的理論問(wèn)題。
四、會(huì)計(jì)電算化的管理體制
要使會(huì)計(jì)電算化工作一開(kāi)始便走上科學(xué)化、規(guī)范化的軌道，必須從宏觀和微觀兩個(gè)方面對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的管理。
會(huì)計(jì)電算化工作的宏觀管理是指各級(jí)財(cái)政部門(mén)和各級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)對(duì)全國(guó)和本地區(qū)會(huì)計(jì)電算化工作實(shí)行的綜合管理。即，財(cái)政部管理全國(guó)的會(huì)計(jì)電算化工作，地方各級(jí)財(cái)政部門(mén)管理本地區(qū)的會(huì)計(jì)電算化工作。宏觀管理的基本任務(wù)是：(1)制定會(huì)計(jì)電算化發(fā)展規(guī)劃并組織實(shí)施;(2)加強(qiáng)會(huì)計(jì)核算軟件管理，對(duì)會(huì)計(jì)核算軟件及生成的會(huì)計(jì)資料是否符合國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度情況進(jìn)行監(jiān)督;(3)加強(qiáng)會(huì)計(jì)軟件電算化管理制度建設(shè);(4)加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化的組織和領(lǐng)導(dǎo)，引導(dǎo)基層單位逐步實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化，提高會(huì)計(jì)工作水平;(5)組織和管理電算化人才培訓(xùn)工作。
會(huì)計(jì)電算化微觀管理制度的主要內(nèi)容包括：會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制、會(huì)計(jì)電算化操作管理制度、計(jì)算機(jī)軟硬件和數(shù)據(jù)管理制度、會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度等。
五、我國(guó)會(huì)計(jì)電算化發(fā)展概況
我國(guó)會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展始于20世紀(jì)70年代，雖然起步較晚，但發(fā)展較快，在短短20多年的時(shí)間里就已取得了豐碩的成果。簡(jiǎn)單說(shuō)來(lái)，我國(guó)會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展可以分為起步階段(也稱緩慢發(fā)展階段，1983年以前)、自發(fā)發(fā)展階段(1983～1987年)、有組織有計(jì)劃的穩(wěn)定發(fā)展階段(1987～1996年)和競(jìng)爭(zhēng)提高階段(1996年至今)。今后，會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展將形成兩種趨勢(shì)：高管理層次、業(yè)務(wù)復(fù)雜的大型企業(yè)依靠具有雄厚技術(shù)力量的專(zhuān)業(yè)會(huì)計(jì)軟件公司，進(jìn)行高水平會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的定點(diǎn)開(kāi)發(fā)，以滿足其獨(dú)特管理方法的會(huì)計(jì)要求;中小型企事業(yè)單位，在成熟的會(huì)計(jì)核算軟件市場(chǎng)，選擇操作簡(jiǎn)便、售后服務(wù)量小、專(zhuān)業(yè)化特點(diǎn)強(qiáng)、擴(kuò)充余地大的會(huì)計(jì)軟件包，逐步擴(kuò)展電算化范圍、滿足會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)管理的要求。
會(huì)計(jì)核算軟件
一、會(huì)計(jì)核算軟件的概念
所謂會(huì)計(jì)核算軟件，是指專(zhuān)門(mén)用于會(huì)計(jì)核算工作的計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件，包括采用各種計(jì)算機(jī)語(yǔ)言編制的用于會(huì)計(jì)核算工作的計(jì)算機(jī)程序，它是由一系列指揮計(jì)算機(jī)執(zhí)行會(huì)計(jì)核算工作的程序代碼和有關(guān)的文檔技術(shù)資料組成的。
凡是具備相對(duì)獨(dú)立完成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出功能模塊的軟件，如賬務(wù)處理、固定資產(chǎn)核算、工資核算軟件等均可視為會(huì)計(jì)核算軟件。大型企業(yè)中使用的企業(yè)資源計(jì)劃(Enterprise Resources Planning，簡(jiǎn)稱ERP)軟件中，用于處理會(huì)計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)部分的功能模塊也屬于會(huì)計(jì)核算軟件的范疇。
例題1.
判斷題：企業(yè)資源計(jì)劃(簡(jiǎn)稱ERP)軟件中用于處理會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)部分的模塊不屬于會(huì)計(jì)核算軟件的范疇。 ( )
答案：× 企業(yè)資源計(jì)劃(簡(jiǎn)稱ERP)軟件中用于處理會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)部分的模塊也屬于會(huì)計(jì)核算軟件的范疇。
二、會(huì)計(jì)核算軟件分類(lèi)
按照不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)計(jì)核算軟件可分為不同的種類(lèi)。按硬件結(jié)構(gòu)劃分，會(huì)計(jì)核算軟件可分為：?jiǎn)斡脩魰?huì)計(jì)核算軟件和多用戶(網(wǎng)絡(luò))會(huì)計(jì)核算軟件。按適用范圍劃分，則會(huì)計(jì)核算軟件可分為專(zhuān)用會(huì)計(jì)核算軟件和通用會(huì)計(jì)核算軟件。
專(zhuān)用會(huì)計(jì)核算軟件也稱為定點(diǎn)開(kāi)發(fā)核算軟件，一般是指由使用單位根據(jù)自身會(huì)計(jì)核算與管理的需要自行開(kāi)發(fā)或委托其他單位開(kāi)發(fā)，專(zhuān)供本單位使用的會(huì)計(jì)核算軟件。
通用會(huì)計(jì)核算軟件一般是指由專(zhuān)業(yè)軟件公司研制，公開(kāi)在市場(chǎng)上銷(xiāo)售，能適應(yīng)不同行業(yè)、不同單位會(huì)計(jì)核算與管理基本需要的會(huì)計(jì)核算軟件。目前，我國(guó)的通用會(huì)計(jì)核算軟件以商品化軟件為主。如，用友M8.X系列、金碟2000系列的通用企業(yè)會(huì)計(jì)軟件。
與專(zhuān)用會(huì)計(jì)核算軟件相比，通用會(huì)計(jì)核算軟件具有通用性強(qiáng)、成本相對(duì)較低、維護(hù)量小且維護(hù)有保障、軟件開(kāi)發(fā)水平較高等優(yōu)點(diǎn)，但是通用會(huì)計(jì)核算軟件也有一些缺陷，如軟件系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)性差，而且系統(tǒng)的擴(kuò)充與修改是由開(kāi)發(fā)者決定的，這些缺陷往往給使用者帶來(lái)不便。
因此，大家在選擇會(huì)計(jì)軟件時(shí)應(yīng)該注意以下幾個(gè)問(wèn)題：
(1) 所選軟件的技術(shù)指標(biāo)是否能夠滿足需要;
(2) 會(huì)計(jì)軟件的功能是否能充分滿足和保證企事業(yè)單位的特殊需求;
(3) 售后服務(wù)的質(zhì)量;
(4) 是否有同類(lèi)企業(yè)已成功地運(yùn)用了該種軟件。
例題2.
單選題：商品性會(huì)計(jì)軟件比自行開(kāi)發(fā)的會(huì)計(jì)軟件( )。
A.通用性強(qiáng)，開(kāi)發(fā)水平低 B.維護(hù)量小，購(gòu)置成本高
C.成本高，開(kāi)發(fā)水平高 D.通用性強(qiáng)，維護(hù)量小
答案：D。
例題3.
判斷題：商品化會(huì)計(jì)核算軟件通用性強(qiáng)，不需要在會(huì)計(jì)部門(mén)進(jìn)行任何調(diào)整即可使用。 ( )
答案：×。為了體現(xiàn)“通用”的特點(diǎn)，通用會(huì)計(jì)核算軟件一般都設(shè)置“初始化”模塊，用戶在首次使用通用會(huì)計(jì)核算軟件時(shí)，必須使用該模塊對(duì)本單位的所有會(huì)計(jì)核算規(guī)則進(jìn)行初始化設(shè)置，從而把通用會(huì)計(jì)核算軟件轉(zhuǎn)化為適合本單位核算實(shí)際的專(zhuān)用會(huì)計(jì)核算軟件。所以，“商品化會(huì)計(jì)核算軟件通用性強(qiáng)，不需要在會(huì)計(jì)部門(mén)作任何調(diào)整”的觀念是錯(cuò)誤的。
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