PMP考試之第六章項目時間管理(六)

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6.4.3進(jìn)度制訂的產(chǎn)出
    1.項目進(jìn)度(Projectschedule)
    項目進(jìn)度至少應(yīng)包括每項活動的計劃開始日期與預(yù)期完成日期(注:項目進(jìn)度保持其初步進(jìn)度地位,直到資源分配得到確認(rèn)之后。后者的確認(rèn)通常應(yīng)發(fā)生在項目計劃制訂完成之前)。
    項目進(jìn)度可以用簡要的形式(總進(jìn)度計劃)表示,也可以詳細(xì)列出。雖然可以用表格形式表達(dá),但更常見的做法是用以下一種或多種格式的圖形表示:
    項目網(wǎng)絡(luò)圖+日期資料:此圖一般既表示項目邏輯,又表示項目關(guān)鍵路徑上的活動。
    橫道圖(甘特圖):此圖同時顯示出活動的開始與終止日期和預(yù)期持續(xù)時間,有時也表示依存關(guān)系。甘特圖較容易看懂,常常在向管理層介紹情況時使用。
    里程碑圖:與甘特圖相似,但僅標(biāo)示出主要可交付成果的規(guī)定開始與完成日期以及關(guān)鍵的外部接口。
    2.輔助細(xì)節(jié)(Supportdetail)
    額外輔助細(xì)節(jié)至少應(yīng)包括所有已認(rèn)定假設(shè)與制約因素的文字記載。
    額外輔助細(xì)節(jié)的多寡因應(yīng)用領(lǐng)域而異。
    在施工項目上最可能包括:資源直方圖、現(xiàn)金流預(yù)測、訂貨與交貨時間表等等。
    在電子項目上,最可能包括的只有資源直方圖。
    作為輔助細(xì)節(jié)提供的信息常常包括,但不限于以下信息:
    按時段提出的資源要求,往往以資源直方圖的形式顯示;
    其它可供選擇的進(jìn)度(例如和最壞的情況,資源平衡或不平衡,有或無強制性日期)。
    進(jìn)度應(yīng)急儲備。
    3.進(jìn)度管理計劃(Schedulemanagementplan)
    進(jìn)度管理計劃規(guī)定對進(jìn)度變更如何進(jìn)行管理。
    規(guī)劃可以是正式的或非正式的,十分詳盡的或極其簡略的,視項目需要而定。它是項目總體計劃的組成部分。
    4.資源要求更新(Resourcerequirementupdates)
    資源平衡的更新對資源要求的初步估算有可能有重大影響。
    6.5進(jìn)度控制
    進(jìn)度控制關(guān)注:
    a)對造成進(jìn)度變化的因素施加影響,確保變化得到各方認(rèn)可;
    b)查明進(jìn)度是否已經(jīng)改變;
    c)在實際變化出現(xiàn)時對其進(jìn)行管理。
    6.5.1進(jìn)度控制的投入
    1.項目進(jìn)度(Projectschedule)
    經(jīng)批準(zhǔn)的項目進(jìn)度稱為進(jìn)度基準(zhǔn)(ScheduleBaseline)(它在技術(shù)上和從資源角度看必須是可行的,是項目計劃的組成部分)。它是進(jìn)度績效量度與報告的依據(jù)。
    2.績效報告(Performancereports)
    績效報告提供有關(guān)進(jìn)度績效的信息,例如哪些計劃日期按期完成,哪些未按期實現(xiàn)??紎試/大績效報告還提醒項目班子注意將來有可能出現(xiàn)麻煩的問題
    3.變更請求(Changerequests)
    變更可能是要求推遲進(jìn)度或加快進(jìn)度。
    4.進(jìn)度管理規(guī)劃(Schedulemanagementplan)
    6.5.2進(jìn)度控制的工具與技術(shù)
    1.進(jìn)度變更控制系統(tǒng)(Schedulechangecontrolsystem)
    進(jìn)度變更控制系統(tǒng)規(guī)定項目進(jìn)度所應(yīng)遵循的手段。
    進(jìn)度變更控制系統(tǒng)包括:書面申請、追蹤系統(tǒng)、核準(zhǔn)變更的審批級別。
    2.績效量度(Performancemeasurement)
    績效量度技術(shù)有助于評估已出現(xiàn)偏離的程度大小。
    進(jìn)度控制的一個重要部分是進(jìn)度所出現(xiàn)的偏離是否需要采取糾正措施。例如非關(guān)鍵路徑活動的重大延誤對項目總體影響甚微,而關(guān)鍵路徑或接近關(guān)鍵路徑上一個短得多的延誤卻有可能要立即采取行動。
    3.補充規(guī)劃(Additionalplanning)
    幾乎沒有一個項目能原封不動的按照規(guī)劃執(zhí)行。預(yù)期的變更可能會要求重新制訂或者修改活動所需時間估算、修改活動排序或者對可選擇進(jìn)度進(jìn)行分析。
    4.項目管理軟件(Pojectmanagementsoftware)
    項目管理軟件能夠追蹤與比較計劃日期與實際日期,預(yù)測實際或潛在的進(jìn)度變更所帶來的后果,是進(jìn)度控制的有用工具。
    5.偏差分析(Varianceanalysis)
    在進(jìn)度監(jiān)視過程中,偏差分析的績效是時間控制的一個關(guān)鍵因素。將目標(biāo)日期同實際或預(yù)測的開始與終止日期進(jìn)行比較,可以獲得發(fā)現(xiàn)偏差以及在出現(xiàn)延誤時采取糾正措施所需的信息。在評價項目進(jìn)度實施情況時,浮動偏差也是分析項目時間績效的一項必不可少的規(guī)劃手段。
    必須特別注意關(guān)鍵路徑和亞關(guān)鍵路徑的活動(如按浮動的上升順序分析10個亞關(guān)鍵路徑)。
    6.5.3進(jìn)度控制的產(chǎn)出
    1.進(jìn)度更新(Scheduleupdates)
    進(jìn)度更新指對用于項目管理的進(jìn)度資料所做的任何修改。必要時,要通知給有關(guān)的干系人。進(jìn)度更新即可要求,也可不要求對項目計劃的其它方面進(jìn)行調(diào)整。
    修改:進(jìn)度更新的一項特殊范疇,指變更經(jīng)批準(zhǔn)項目進(jìn)度的開始與完成日期。這些變更通常是對范圍變更或估算變更的所做出的反應(yīng)。
    在某些情況下,進(jìn)度推延的幅度可能大到需要重新調(diào)整基準(zhǔn)才能提供量度績效所需要的現(xiàn)實數(shù)據(jù)。(當(dāng)項目進(jìn)度已經(jīng)修整了幾次,但在一些問題中,進(jìn)度的拖延還是很嚴(yán)重的時候,為了確保準(zhǔn)確的績效考核信息,就應(yīng)該重新調(diào)整基準(zhǔn))
    重新調(diào)整基準(zhǔn)一事要三思而后行,因為項目進(jìn)度的歷史數(shù)據(jù)會因此而丟失。重新調(diào)整基準(zhǔn)只能用作進(jìn)度控制中萬不得已的最后一招,新的目標(biāo)進(jìn)度應(yīng)該是進(jìn)度修改的正常方式。
    2.糾正措施(Correctiveaction)
    糾正措施指為使未來進(jìn)度的期望績效達(dá)到項目計劃規(guī)定而采取的任何行動。
    時間管理領(lǐng)域的糾正措施通常涉及到趕進(jìn)度:即采取特殊行動保證活動按時完成,或者至少把延誤降低到最低限度。糾正措施往往要求進(jìn)行根本原因分析,查明造成偏差的原因,以便對進(jìn)度規(guī)定的今后活動中規(guī)劃與實施旨在恢復(fù)進(jìn)度的努力,而不必僅僅拘泥于處理造成偏離的行動。
    3.汲取的教訓(xùn)(Lessonslearned)
    偏差的原因,選取糾正行動時所依據(jù)的論據(jù)以及從進(jìn)度控制中汲取的其它教訓(xùn)均應(yīng)形成文字記載,作為本項目和實施組織其它項目歷史數(shù)據(jù)庫的組成部分。