一、概念的使用不規(guī)范
1、公文：某《公文寫作教程》稱：“公文，全稱公務(wù)文書，是人類在治理社會(huì)，管理國家的公務(wù)實(shí)踐中創(chuàng)造和使用的應(yīng)用文?！边@個(gè)概念將公文的發(fā)出者定位“人類”，太過廣泛，不夠準(zhǔn)確。很明顯，公共是機(jī)關(guān)單位之間相互往來的文書，秘書及時(shí)個(gè)人執(zhí)筆寫公文，也是“代機(jī)關(guān)立言”。因此，公文的發(fā)出者（作者）應(yīng)為“法定的機(jī)關(guān)單位及其負(fù)責(zé)人”。
2、議案：某屆人大代表大會(huì)上，會(huì)議秘書處向新聞單位提供了一則信息：“會(huì)議決定，6月11日下午6時(shí)為代表提出議案的截止時(shí)間?！边@里就錯(cuò)用了“議案”這一概念。因?yàn)楦鶕?jù)《辦法》規(guī)定：只有各級(jí)人民政府向同級(jí)人大或人大常委會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)時(shí)，文中才用“議案”。而人大代表以個(gè)人身份向人民代表大會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)的文稿文中應(yīng)用“提案”。
3、公告：某報(bào)發(fā)布了兩則“XX市房地產(chǎn)管理局城市房屋拆遷公告”。另一家報(bào)紙也有一則“XX市工商行政管理局工商企業(yè)等級(jí)公告”。顯然，它們的文中應(yīng)該是“通告”而非“公告”。因?yàn)椤掇k法》的第九條明確規(guī)定“公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)”。上述三則“公告”的問題就在與擴(kuò)大、泛化了公告的使用范圍，混淆了公告與通告。對(duì)于一般機(jī)關(guān)單位來說，公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的業(yè)務(wù)事項(xiàng)，《辦法》規(guī)定應(yīng)用“通告”。
二、成文時(shí)間的確定不規(guī)范
在確定某一公文的成文時(shí)間時(shí)，有如下幾種不規(guī)范的現(xiàn)象：①以起草公文的日期為成文時(shí)間；②“以公文實(shí)際出發(fā)的日期”為成文時(shí)間，以郵戳為準(zhǔn)；③覺得成文時(shí)間可以省略，不標(biāo)成文時(shí)間。事實(shí)上，成文時(shí)間是公文生效的法定日期。《辦法》的第十條規(guī)定：“成文時(shí)間，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)”。具體來說，簽發(fā)的日期是指單位領(lǐng)導(dǎo)人在草稿上簽批意見，同一公文發(fā)出，將草擬的公文定稿的日期。該時(shí)間一般比“起草的日期”要遲，比“實(shí)際出發(fā)的日期”要早，因?yàn)閺钠鸩莸蕉ǜ?，從定稿到繕印、登記、發(fā)出還要經(jīng)過幾個(gè)方面的部門和辦文環(huán)節(jié)。沉穩(wěn)時(shí)間應(yīng)明確地標(biāo)識(shí)在正文之后或標(biāo)題下方（如決定）。
三、行文關(guān)系的處理不規(guī)范
某《公文寫作教程》稱：“函和請(qǐng)示的區(qū)別在于——請(qǐng)示則是用于隸屬關(guān)系的上下級(jí)機(jī)關(guān)，下級(jí)機(jī)關(guān)用請(qǐng)示向上級(jí)機(jī)關(guān)行文請(qǐng)示批準(zhǔn)重要事項(xiàng)”。因此是否可以推斷：沒有隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)上下級(jí)之間，業(yè)務(wù)下級(jí)就不能向業(yè)務(wù)上級(jí)行文寫請(qǐng)示？因?yàn)槲覀兌Y節(jié)的隸屬關(guān)系一般就是指行政上下級(jí)。而在《辦法》的第20條規(guī)定：“受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示，應(yīng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)”。這就是說，請(qǐng)示有時(shí)可以行文給行政上級(jí)，有時(shí)可以行文給業(yè)務(wù)上級(jí)。那么，“函和請(qǐng)示”的區(qū)別就應(yīng)該是“是否有行政或業(yè)務(wù)的上下級(jí)關(guān)系”，而不是“是否有隸屬關(guān)系”了。
四、組織關(guān)系的劃分太粗糙
有的教材將組織關(guān)系分為兩組四種關(guān)系：即按照級(jí)別高低分為上下級(jí)關(guān)系和平級(jí)關(guān)系；按照是否相隸屬分為隸屬關(guān)系和非隸屬關(guān)系。其中，對(duì)“上下級(jí)關(guān)系”和“隸屬關(guān)系”這兩個(gè)概念的說明性文字就明顯的區(qū)別，都是“如省政府和它管轄范圍內(nèi)的市政府、縣政府、鄉(xiāng)鎮(zhèn)振幅之間；省政府內(nèi)的一個(gè)廳局和處、科之間的關(guān)系”。這可能讓人產(chǎn)生混淆。
上述四種劃分太粗糙，應(yīng)該分為八種：①行政上下級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，即我們常說的隸屬關(guān)系；②業(yè)務(wù)上下級(jí)的知道與被知道的關(guān)系；③諸如人大對(duì)“一府兩院”的監(jiān)督與被監(jiān)督的關(guān)系；④歸口管理與被管理的關(guān)系；⑤業(yè)務(wù)主管與被主管的關(guān)系，業(yè)務(wù)主管部門有管錢的財(cái)政廳，管教育的教育廳等；⑥垂直管理與被管理的關(guān)系，如鐵路、民航等國家壟斷行業(yè)；⑦屬地管理與被管理關(guān)系；如某市府的戶口、計(jì)生、綠化恩公方面被所在的某區(qū)某街道委員會(huì)管理；⑧非隸屬的協(xié)作關(guān)系，即只要存在有關(guān)系需要協(xié)作，而又不是上述種種關(guān)系的機(jī)關(guān)之間的關(guān)系。
很明顯，在第1種和第2種組織關(guān)系中，下級(jí)對(duì)上級(jí)要用上行文，上級(jí)則用下行文對(duì)下級(jí)布置任務(wù)，解答問題，知道工作。
第3種組織關(guān)系較為特殊，因?yàn)楸槐O(jiān)督的“一府兩院”要直接向本級(jí)芬達(dá)負(fù)責(zé)，很多事項(xiàng)必須在經(jīng)過芬達(dá)審議通過之后，才具有正式執(zhí)行的法定效力。因此，“一府兩院”對(duì)本級(jí)人大也應(yīng)該用上行文。比如，《辦法》就規(guī)定：各級(jí)政府向同級(jí)人大或人大常委會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)用“議案”，議案就是一種有代表性的特殊的上行文。
第6種垂直管理與被管理的關(guān)系，可以這樣理解，垂直管理的上級(jí)部門既是被垂直管理部門的業(yè)務(wù)上級(jí)，同時(shí)也是它的行政上級(jí)，因而下級(jí)對(duì)上級(jí)也必須寫上行文。如XX鐵路局與中華人民共和國鐵道部的關(guān)系就是這樣。
第4種歸口被管理的部門向歸口管理部門行上行文。如新聞、文化、出版單位對(duì)省委宣傳部；公、檢、法、司等部門對(duì)政法委員會(huì)等。
案規(guī)定，第5種業(yè)務(wù)主管與被主管的關(guān)系，第1種屬地管理與被管理的關(guān)系，第8種非隸屬的協(xié)作關(guān)系，它們的發(fā)文機(jī)關(guān)與受文機(jī)關(guān)之間的組織關(guān)系應(yīng)該是對(duì)等平級(jí)和不相隸屬的關(guān)系，相互之間宜用平行文。如此說來，前述的“函和請(qǐng)示”的區(qū)別，就應(yīng)該根據(jù)行文機(jī)關(guān)之間組織關(guān)系的具體情況具體分析，區(qū)別對(duì)待了。
1、公文：某《公文寫作教程》稱：“公文，全稱公務(wù)文書，是人類在治理社會(huì)，管理國家的公務(wù)實(shí)踐中創(chuàng)造和使用的應(yīng)用文?！边@個(gè)概念將公文的發(fā)出者定位“人類”，太過廣泛，不夠準(zhǔn)確。很明顯，公共是機(jī)關(guān)單位之間相互往來的文書，秘書及時(shí)個(gè)人執(zhí)筆寫公文，也是“代機(jī)關(guān)立言”。因此，公文的發(fā)出者（作者）應(yīng)為“法定的機(jī)關(guān)單位及其負(fù)責(zé)人”。
2、議案：某屆人大代表大會(huì)上，會(huì)議秘書處向新聞單位提供了一則信息：“會(huì)議決定，6月11日下午6時(shí)為代表提出議案的截止時(shí)間?！边@里就錯(cuò)用了“議案”這一概念。因?yàn)楦鶕?jù)《辦法》規(guī)定：只有各級(jí)人民政府向同級(jí)人大或人大常委會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)時(shí)，文中才用“議案”。而人大代表以個(gè)人身份向人民代表大會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)的文稿文中應(yīng)用“提案”。
3、公告：某報(bào)發(fā)布了兩則“XX市房地產(chǎn)管理局城市房屋拆遷公告”。另一家報(bào)紙也有一則“XX市工商行政管理局工商企業(yè)等級(jí)公告”。顯然，它們的文中應(yīng)該是“通告”而非“公告”。因?yàn)椤掇k法》的第九條明確規(guī)定“公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)”。上述三則“公告”的問題就在與擴(kuò)大、泛化了公告的使用范圍，混淆了公告與通告。對(duì)于一般機(jī)關(guān)單位來說，公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的業(yè)務(wù)事項(xiàng)，《辦法》規(guī)定應(yīng)用“通告”。
二、成文時(shí)間的確定不規(guī)范
在確定某一公文的成文時(shí)間時(shí)，有如下幾種不規(guī)范的現(xiàn)象：①以起草公文的日期為成文時(shí)間；②“以公文實(shí)際出發(fā)的日期”為成文時(shí)間，以郵戳為準(zhǔn)；③覺得成文時(shí)間可以省略，不標(biāo)成文時(shí)間。事實(shí)上，成文時(shí)間是公文生效的法定日期。《辦法》的第十條規(guī)定：“成文時(shí)間，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)”。具體來說，簽發(fā)的日期是指單位領(lǐng)導(dǎo)人在草稿上簽批意見，同一公文發(fā)出，將草擬的公文定稿的日期。該時(shí)間一般比“起草的日期”要遲，比“實(shí)際出發(fā)的日期”要早，因?yàn)閺钠鸩莸蕉ǜ?，從定稿到繕印、登記、發(fā)出還要經(jīng)過幾個(gè)方面的部門和辦文環(huán)節(jié)。沉穩(wěn)時(shí)間應(yīng)明確地標(biāo)識(shí)在正文之后或標(biāo)題下方（如決定）。
三、行文關(guān)系的處理不規(guī)范
某《公文寫作教程》稱：“函和請(qǐng)示的區(qū)別在于——請(qǐng)示則是用于隸屬關(guān)系的上下級(jí)機(jī)關(guān)，下級(jí)機(jī)關(guān)用請(qǐng)示向上級(jí)機(jī)關(guān)行文請(qǐng)示批準(zhǔn)重要事項(xiàng)”。因此是否可以推斷：沒有隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)上下級(jí)之間，業(yè)務(wù)下級(jí)就不能向業(yè)務(wù)上級(jí)行文寫請(qǐng)示？因?yàn)槲覀兌Y節(jié)的隸屬關(guān)系一般就是指行政上下級(jí)。而在《辦法》的第20條規(guī)定：“受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示，應(yīng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)”。這就是說，請(qǐng)示有時(shí)可以行文給行政上級(jí)，有時(shí)可以行文給業(yè)務(wù)上級(jí)。那么，“函和請(qǐng)示”的區(qū)別就應(yīng)該是“是否有行政或業(yè)務(wù)的上下級(jí)關(guān)系”，而不是“是否有隸屬關(guān)系”了。
四、組織關(guān)系的劃分太粗糙
有的教材將組織關(guān)系分為兩組四種關(guān)系：即按照級(jí)別高低分為上下級(jí)關(guān)系和平級(jí)關(guān)系；按照是否相隸屬分為隸屬關(guān)系和非隸屬關(guān)系。其中，對(duì)“上下級(jí)關(guān)系”和“隸屬關(guān)系”這兩個(gè)概念的說明性文字就明顯的區(qū)別，都是“如省政府和它管轄范圍內(nèi)的市政府、縣政府、鄉(xiāng)鎮(zhèn)振幅之間；省政府內(nèi)的一個(gè)廳局和處、科之間的關(guān)系”。這可能讓人產(chǎn)生混淆。
上述四種劃分太粗糙，應(yīng)該分為八種：①行政上下級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，即我們常說的隸屬關(guān)系；②業(yè)務(wù)上下級(jí)的知道與被知道的關(guān)系；③諸如人大對(duì)“一府兩院”的監(jiān)督與被監(jiān)督的關(guān)系；④歸口管理與被管理的關(guān)系；⑤業(yè)務(wù)主管與被主管的關(guān)系，業(yè)務(wù)主管部門有管錢的財(cái)政廳，管教育的教育廳等；⑥垂直管理與被管理的關(guān)系，如鐵路、民航等國家壟斷行業(yè)；⑦屬地管理與被管理關(guān)系；如某市府的戶口、計(jì)生、綠化恩公方面被所在的某區(qū)某街道委員會(huì)管理；⑧非隸屬的協(xié)作關(guān)系，即只要存在有關(guān)系需要協(xié)作，而又不是上述種種關(guān)系的機(jī)關(guān)之間的關(guān)系。
很明顯，在第1種和第2種組織關(guān)系中，下級(jí)對(duì)上級(jí)要用上行文，上級(jí)則用下行文對(duì)下級(jí)布置任務(wù)，解答問題，知道工作。
第3種組織關(guān)系較為特殊，因?yàn)楸槐O(jiān)督的“一府兩院”要直接向本級(jí)芬達(dá)負(fù)責(zé)，很多事項(xiàng)必須在經(jīng)過芬達(dá)審議通過之后，才具有正式執(zhí)行的法定效力。因此，“一府兩院”對(duì)本級(jí)人大也應(yīng)該用上行文。比如，《辦法》就規(guī)定：各級(jí)政府向同級(jí)人大或人大常委會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)用“議案”，議案就是一種有代表性的特殊的上行文。
第6種垂直管理與被管理的關(guān)系，可以這樣理解，垂直管理的上級(jí)部門既是被垂直管理部門的業(yè)務(wù)上級(jí)，同時(shí)也是它的行政上級(jí)，因而下級(jí)對(duì)上級(jí)也必須寫上行文。如XX鐵路局與中華人民共和國鐵道部的關(guān)系就是這樣。
第4種歸口被管理的部門向歸口管理部門行上行文。如新聞、文化、出版單位對(duì)省委宣傳部；公、檢、法、司等部門對(duì)政法委員會(huì)等。
案規(guī)定，第5種業(yè)務(wù)主管與被主管的關(guān)系，第1種屬地管理與被管理的關(guān)系，第8種非隸屬的協(xié)作關(guān)系，它們的發(fā)文機(jī)關(guān)與受文機(jī)關(guān)之間的組織關(guān)系應(yīng)該是對(duì)等平級(jí)和不相隸屬的關(guān)系，相互之間宜用平行文。如此說來，前述的“函和請(qǐng)示”的區(qū)別，就應(yīng)該根據(jù)行文機(jī)關(guān)之間組織關(guān)系的具體情況具體分析，區(qū)別對(duì)待了。