報表編制與報表系統(tǒng)
編制會計報表一般要求數據真實、計算準確、內容完整和報送及時。
一、報表的基本結構與編制方式
1、報表的基本結構
⑴表頭；⑵表體；⑶表尾。
2、報表單元
單元是構成報表表體的基本元素，分為固定單元和變動單元（P85），每一個單元都有自己的地址、內容和格式。
⑴單元地址
A.單元地址通常以行列坐標編號并遵照Execl命名規(guī)則，如C2、B5等；
B.報表單元具有性，每個單元只能填寫一個數據，從而使單元實質上成了一個變量；
⑵單元內容
表格單元的內容即會計報表的數據（P85），它可以是數值型數據、字符型數據，也可以是一個計算公式（一般以“＝”開頭）。
⑶單元格式：單元數據的顯示或打印輸出的格式。
3、報表的編制方式
⑴預置報表
系統(tǒng)預先設定格式和取數關系的報表，由專用報表模塊生成；
⑵自定義報表
根據用戶定義而生成的報表，由通用報表系統(tǒng)生成。
二、報表系統(tǒng)的基本功能與操作流程
1、報表系統(tǒng)的主要功能
⑴文件管理；⑵報表定義；⑶數據處理；⑷報表輸出；⑸合并報表；⑹其他功能。
2、報表處理的操作流程
編制報表的處理方法是先定義后生成。報表定義相當于系統(tǒng)初始設置，對一個具體報表而言定義是一次性操作，只要格式和取數關系沒有改變，其定義就無需修改，所以一張報表的定義往往是一勞永逸的。當然，報表的生成和輸出卻是經常性的操作，不過這種操作相當簡單。報表定義的基本過程見教材P84。
3、報表的格式狀態(tài)和數據狀態(tài)
⑴格式狀態(tài)
在報表定義時一般選擇格式狀態(tài)，在格式狀態(tài)下只能看到報表的格式、固定單元的內容以及變動單元的計算公式，而看不到變動單元的具體數據。
⑵數據狀態(tài)
在報表數據處理時應該選擇數據狀態(tài)，數據狀態(tài)下不能看到報表的單元公式，也不能修改報表的定義，但能看到一張完整的報表，包括報表框架和具體的數據。
三、報表格式的定義
報表格式確定報表的基本框架，是報表數據計算的基礎，所以創(chuàng)建一個新表之后首先要定義的是報表的格式。
1、格式定義的內容
⑴表樣格式；⑵單元格式。
2、格式定義的其他功能
⑴報表模版；⑵引入引出；⑶打印式樣。
四、報表數據的定義
報表數據指表格單元的內容。單元分固定單元和變動單元，其中固定單元的數據一般是在報表定義時直接輸入的，它們是固定不變的，輸入之后通常不再需要修改。
1、變動單元的數據一般為數值型數據，主要有：
⑴取自賬簿或其他報表的數據；
⑵計算生成的數據；
⑶系統(tǒng)外部數據。
報表數據的定義除了直接輸入固定單元的內容之外，主要是指對變動單元的數據定義，這種單元往往是指定一個計算公式，由公式確定具體的數值。
2、計算公式與取數函數
⑴計算公式
計算公式一般由運算符號、常數、變量或函數構成。其中，變量一般就是單元地址，它本身代表一個數據。
大多數的報表系統(tǒng)規(guī)定，單元公式以“＝”打頭，換言之沒有“＝”的是固定單元，而以“＝”開頭的是計算公式
⑵函數
賬簿函數、邏輯函數、數學函數、財務函數等。
①總賬取數函數
函數名（科目代碼，會計期間，[“方向”]，[賬套號]，[會計年度]，[編碼1]，[編碼2]）
②表間取數：
③表內運算函數
3、單元數據的定義
在圖形方式下報表的數據定義與格式定義一般是同時且在同一個屏幕上進行。數據定義是報表定義的關鍵，而且要逐個單元地進行定義，其方法一般有以下兩種：
⑴直接在表格上定義：最流行；
⑵用批命令定義。
五、報表審核關系的定義
不少會計軟件都沿用了報表勾稽核關系的原理，通過設置報表數據之間的審核公式，檢查所編報表的正確性。
1、審核公式的設置：格式狀態(tài)；
2、審核公式的執(zhí)行：數據狀態(tài)。
六、報表數據處理
報表數據處理主要包括報表計算與重算、表頁管理、表頁匯總、舍位平衡、報表排序、圖形處理、網頁制作等功能。
1、數據采集與報表重算
報表生成一般有兩種方式，即自動計算和手動計算方式。自動計算方式是指報表數據或公式發(fā)生變動時，系統(tǒng)將自動對報表進行重新計算；而手工計算方式則必須執(zhí)行報表數據采集或報表重算功能，報表數據才會改變。
數據采集與報表重算的一般過程如下：
（1）打開報表文件。
（2）選擇數據狀態(tài)或修改其他參數。
（3）執(zhí)行數據采集或報表重算功能開始采集或計算單元數據。
（4）如果設置有審核公式，則自動執(zhí)行正確性審核。
2、表頁管理
報表軟件提供有多表頁管理功能，即允許對一個報表設置多個表頁，而且一個表頁代表一個會計期間的報表。但一個報表不論有多少表頁都只能有一套公式，只是由于表頁的計算時機不同所生成的單元數據不同而已。
表頁管理一般提供增刪表頁、設置關鍵字、表頁鎖定、表頁排序等功能。如果一個報表按會計期間設置表頁，則每個期間要增加一個新的表頁。對新表頁需要命名、設置關鍵字以及為表頁設置相應的取數期間。其中，以月份為表頁命名；以生成表頁的年月日為關鍵字；取數期間則關系到能否正確生成單元數據。此外，對于已經結賬期間的表頁可以對其鎖定。
3．報表匯總
報表匯總一般用于兩種情況：一是單位內部不同期間的同一種報表的匯總，主要用于統(tǒng)計較長期間的累計值；二是不同單位同一期間同一種報表的匯總，主要用于總公司對下屬分公司或上級主管部門對下屬單位有關報表的匯總。兩種情況要求匯總的都是同一種報表，即數據可以不同但格式必須完全相同。
顯然，報表匯總可以轉化為表頁之間的匯總問題。因為，不僅單位內部不同期間的報表一般用不同表頁表示，而且下屬分公司的報表也可以采集進表頁。所以報表匯總，實際上是將多頁報表數據進行立體疊加的過程。
七、報表的合并
財政部1995年2月頒布了《合并會計報表暫行規(guī)定》，其中規(guī)定：凡設立于我國境內，擁有一個或一個以上子公司的母公司，應該編制合并會計報表，包括合并資產負債表、合并利潤表、合并利潤分配表和合并現金流量表。
合并報表不是對子公司報表進行簡單的匯總。
我國只有少數會計軟件提供合并報表功能。會計人員首先要掌握編制合并報表的原理和編制方法，然后才可以借助報表系統(tǒng)完成合并報表的編制。
八、報表的查詢與輸出
報表的輸出形式有以下幾種：
（1）屏幕顯示
（2）打印輸出
（3）磁盤輸出
（4）網絡傳輸
（5）文件格式轉換
九、報表分析
報表分析是基于報表的一種財務分析，主要提供對資產負債表、利潤表的分析。報表分析的常用方法有比率分析法、比較分析法、趨勢分析法和結構分析法，分析結果可以文字、數值、圖形等多種形式輸出。
編制會計報表一般要求數據真實、計算準確、內容完整和報送及時。
一、報表的基本結構與編制方式
1、報表的基本結構
⑴表頭；⑵表體；⑶表尾。
2、報表單元
單元是構成報表表體的基本元素，分為固定單元和變動單元（P85），每一個單元都有自己的地址、內容和格式。
⑴單元地址
A.單元地址通常以行列坐標編號并遵照Execl命名規(guī)則，如C2、B5等；
B.報表單元具有性，每個單元只能填寫一個數據，從而使單元實質上成了一個變量；
⑵單元內容
表格單元的內容即會計報表的數據（P85），它可以是數值型數據、字符型數據，也可以是一個計算公式（一般以“＝”開頭）。
⑶單元格式：單元數據的顯示或打印輸出的格式。
3、報表的編制方式
⑴預置報表
系統(tǒng)預先設定格式和取數關系的報表，由專用報表模塊生成；
⑵自定義報表
根據用戶定義而生成的報表，由通用報表系統(tǒng)生成。
二、報表系統(tǒng)的基本功能與操作流程
1、報表系統(tǒng)的主要功能
⑴文件管理；⑵報表定義；⑶數據處理；⑷報表輸出；⑸合并報表；⑹其他功能。
2、報表處理的操作流程
編制報表的處理方法是先定義后生成。報表定義相當于系統(tǒng)初始設置，對一個具體報表而言定義是一次性操作，只要格式和取數關系沒有改變，其定義就無需修改，所以一張報表的定義往往是一勞永逸的。當然，報表的生成和輸出卻是經常性的操作，不過這種操作相當簡單。報表定義的基本過程見教材P84。
3、報表的格式狀態(tài)和數據狀態(tài)
⑴格式狀態(tài)
在報表定義時一般選擇格式狀態(tài)，在格式狀態(tài)下只能看到報表的格式、固定單元的內容以及變動單元的計算公式，而看不到變動單元的具體數據。
⑵數據狀態(tài)
在報表數據處理時應該選擇數據狀態(tài)，數據狀態(tài)下不能看到報表的單元公式，也不能修改報表的定義，但能看到一張完整的報表，包括報表框架和具體的數據。
三、報表格式的定義
報表格式確定報表的基本框架，是報表數據計算的基礎，所以創(chuàng)建一個新表之后首先要定義的是報表的格式。
1、格式定義的內容
⑴表樣格式；⑵單元格式。
2、格式定義的其他功能
⑴報表模版；⑵引入引出；⑶打印式樣。
四、報表數據的定義
報表數據指表格單元的內容。單元分固定單元和變動單元，其中固定單元的數據一般是在報表定義時直接輸入的，它們是固定不變的，輸入之后通常不再需要修改。
1、變動單元的數據一般為數值型數據，主要有：
⑴取自賬簿或其他報表的數據；
⑵計算生成的數據；
⑶系統(tǒng)外部數據。
報表數據的定義除了直接輸入固定單元的內容之外，主要是指對變動單元的數據定義，這種單元往往是指定一個計算公式，由公式確定具體的數值。
2、計算公式與取數函數
⑴計算公式
計算公式一般由運算符號、常數、變量或函數構成。其中，變量一般就是單元地址，它本身代表一個數據。
大多數的報表系統(tǒng)規(guī)定，單元公式以“＝”打頭，換言之沒有“＝”的是固定單元，而以“＝”開頭的是計算公式
⑵函數
賬簿函數、邏輯函數、數學函數、財務函數等。
①總賬取數函數
函數名（科目代碼，會計期間，[“方向”]，[賬套號]，[會計年度]，[編碼1]，[編碼2]）
②表間取數：
③表內運算函數
3、單元數據的定義
在圖形方式下報表的數據定義與格式定義一般是同時且在同一個屏幕上進行。數據定義是報表定義的關鍵，而且要逐個單元地進行定義，其方法一般有以下兩種：
⑴直接在表格上定義：最流行；
⑵用批命令定義。
五、報表審核關系的定義
不少會計軟件都沿用了報表勾稽核關系的原理，通過設置報表數據之間的審核公式，檢查所編報表的正確性。
1、審核公式的設置：格式狀態(tài)；
2、審核公式的執(zhí)行：數據狀態(tài)。
六、報表數據處理
報表數據處理主要包括報表計算與重算、表頁管理、表頁匯總、舍位平衡、報表排序、圖形處理、網頁制作等功能。
1、數據采集與報表重算
報表生成一般有兩種方式，即自動計算和手動計算方式。自動計算方式是指報表數據或公式發(fā)生變動時，系統(tǒng)將自動對報表進行重新計算；而手工計算方式則必須執(zhí)行報表數據采集或報表重算功能，報表數據才會改變。
數據采集與報表重算的一般過程如下：
（1）打開報表文件。
（2）選擇數據狀態(tài)或修改其他參數。
（3）執(zhí)行數據采集或報表重算功能開始采集或計算單元數據。
（4）如果設置有審核公式，則自動執(zhí)行正確性審核。
2、表頁管理
報表軟件提供有多表頁管理功能，即允許對一個報表設置多個表頁，而且一個表頁代表一個會計期間的報表。但一個報表不論有多少表頁都只能有一套公式，只是由于表頁的計算時機不同所生成的單元數據不同而已。
表頁管理一般提供增刪表頁、設置關鍵字、表頁鎖定、表頁排序等功能。如果一個報表按會計期間設置表頁，則每個期間要增加一個新的表頁。對新表頁需要命名、設置關鍵字以及為表頁設置相應的取數期間。其中，以月份為表頁命名；以生成表頁的年月日為關鍵字；取數期間則關系到能否正確生成單元數據。此外，對于已經結賬期間的表頁可以對其鎖定。
3．報表匯總
報表匯總一般用于兩種情況：一是單位內部不同期間的同一種報表的匯總，主要用于統(tǒng)計較長期間的累計值；二是不同單位同一期間同一種報表的匯總，主要用于總公司對下屬分公司或上級主管部門對下屬單位有關報表的匯總。兩種情況要求匯總的都是同一種報表，即數據可以不同但格式必須完全相同。
顯然，報表匯總可以轉化為表頁之間的匯總問題。因為，不僅單位內部不同期間的報表一般用不同表頁表示，而且下屬分公司的報表也可以采集進表頁。所以報表匯總，實際上是將多頁報表數據進行立體疊加的過程。
七、報表的合并
財政部1995年2月頒布了《合并會計報表暫行規(guī)定》，其中規(guī)定：凡設立于我國境內，擁有一個或一個以上子公司的母公司，應該編制合并會計報表，包括合并資產負債表、合并利潤表、合并利潤分配表和合并現金流量表。
合并報表不是對子公司報表進行簡單的匯總。
我國只有少數會計軟件提供合并報表功能。會計人員首先要掌握編制合并報表的原理和編制方法，然后才可以借助報表系統(tǒng)完成合并報表的編制。
八、報表的查詢與輸出
報表的輸出形式有以下幾種：
（1）屏幕顯示
（2）打印輸出
（3）磁盤輸出
（4）網絡傳輸
（5）文件格式轉換
九、報表分析
報表分析是基于報表的一種財務分析，主要提供對資產負債表、利潤表的分析。報表分析的常用方法有比率分析法、比較分析法、趨勢分析法和結構分析法，分析結果可以文字、數值、圖形等多種形式輸出。